版本設定、內容核准與取出規劃 (SharePoint Foundation 2010)
適用版本： SharePoint Foundation 2010
上次修改主題的時間： 2011-05-21
本文描述如何規劃在 Microsoft SharePoint Foundation 2010 中使用版本設定、內容核准以及取出等功能，來控制文件在整個週期中的不同版本。
本文內容：
關於版本設定、內容核准以及取出
規劃版本設定
規劃內容核准
規劃取出與存回
關於版本設定、內容核准以及取出
SharePoint Foundation 2010 包含以下功能，可以幫助您控制文件庫的文件：
「版本設定」是文件連續重複的進行編號及儲存的方法。
「內容核准」是擁有核准者權限的網站成員控制內容發佈的方法。
使用者可以使用「取出」和「存回」這兩種方法，更好控制建立文件的新版本，以及文件取出之後，對該文件所做的變更加上註解。
請在文件庫中設定本文所討論之內容控制功能的設定。若要在方案中的各文件庫共用這些設定，請您建立包含內容控制設定的文件庫範本；如此可確保新的文件庫會反映您的內容控制決策。
規劃版本設定
文件庫的預設版本控制取決於網站集合範本。不過，您可以視自己的特殊需求設定文件庫的版本控制。每個文件庫的版本控制可以不同，但最適合該文件庫之文件類型的版本控制。SharePoint Foundation 2010 提供三種版本設定選項：
無版本設定 指定不儲存舊版的文件。不使用版本設定時，無法擷取舊版的文件，且因為不會儲存每個文件重複項目隨附的註解，所以文件歷程記錄也不會予以保留。如果文件庫包含的內容不重要或絕不會變更，請使用這個選項。
建立主要版本 指定使用簡單的版本設定配置 (例如 1、2、3) 來保留文件的編號版本。若要控制對儲存空間的影響，可以指定保留的舊版數目 (從目前版本往回計算)。
在主要版本設定中，每次儲存文件的新版本時，所有對文件庫擁有權限的使用者都能夠檢視其內容。當您不想區別文件的草稿版本與發佈版本時，請使用這個選項。例如，在組織內的工作群組使用的文件庫中，如果小組中的每個成員必須能夠檢視每份文件的所有重複項目，主要版本設定便是個不錯的選擇。
建立主要和次要 (草稿) 版本 指定使用主要和次要版本設定配置 (例如 1.0、1.1、1.2、2.0、2.1) 來保留文件的編號版本。以 .0 結束的版本是主要版本；以非.0 結束的版本，則為次要版本。文件先前的主要和次要版本也會與目前版本一起儲存。若要控制對儲存空間的影響，可以指定保留的先前主要版本數目 (從目前版本往回計算)。您也可以指定目前有多少保留的主要版本應該包含其個別的次要版本。例如，如果您指定應該保留兩個主要版本的次要版本，而目前的主要版本是 4.0，則從 3.1 開始的所有次要版本都會予以保留。
在主要和次要版本設定中，擁有讀取權限的所有使用者都能檢視文件的主要版本。您也可以指定可檢視次要版本的使用者。一般而言，請針對能編輯項目的使用者授與檢視和使用次要版本的權限，而限制擁有讀取權限的使用者僅能檢視主要版本。
當您想要區別發佈內容 (可供檢視) 與草稿內容 (尚未能發佈) 時，請使用主要和次要版本設定。例如，在描述組織福利的人力資源網站上，請使用主要和次要版本設定，以限制員工存取仍在修改的福利描述。
注意
無論您選擇的版本控制為何，都必須考慮保留同一份文件的多個版本，對儲存空間造成壓力的效應。
規劃內容核准
使用內容核准，可將提供內容供人檢視的程序正式化並加以控制。例如，企業在發佈某一項產品或服務的內容時，可能需要在發佈內容之前先進行法務檢閱與核准。視文件狀態，也可以安排內容的發佈。
正在等候內容核准的文件草稿，會處於「擱置」狀態。當核准者檢閱文件並核准其內容時，便可供擁有讀取權限的網站使用者進行檢視。文件庫擁有人可啟用文件庫的內容核准，並且可選擇將工作流程與執行核准程序之文件庫建立關聯。
送出文件以進行核准的方式，視文件庫的版本設定而異：
無版本設定 如果未使用版本設定，而且儲存了對文件的變更，文件的狀態會變成「擱置」。SharePoint Foundation 2010 會保留文件的前一版，以便擁有讀取權限的使用者仍然能夠加以檢視。擱置變更經過核准之後，會將文件的新版本提供給擁有讀取權限的使用者檢視，而且不會保留舊版。
若未使用版本設定，並將新文件上傳至文件庫，文件會以「擱置」狀態新增至文件庫，且在核准之前，無法供擁有讀取權限的使用者檢視。
建立主要版本 如果使用主要版本設定，而且儲存了對文件的變更，文件的狀態會變成「擱置」，並將文件的前一個主要版本提供給擁有讀取權限的使用者檢視。文件的變更經過核准之後，會建立新的文件主要版本，並提供給擁有讀取權限的網站使用者，然後將先前的版本儲存到文件的歷程記錄清單。
若使用主要版本設定，而且將新文件上傳至文件庫，文件會以「擱置」狀態新增至文件庫，且在核准為第 1 版之前，無法供擁有讀取權限的使用者檢視。
建立主要和次要 (草稿) 版本 如果使用主要和次要版本設定，而且儲存了對文件的變更，作者可以選擇將文件的新次要版本儲存為草稿，或是建立新的主要版本，後者會將文件的狀態變更為「擱置」。文件變更經過核准之後，會建立新的文件主要版本，並提供給擁有讀取權限的網站使用者。在主要和次要版本設定中，文件的主要和次要版本都會保留在文件的歷程記錄清單。
若使用主要和次要版本設定，而且將新文件上傳至文件庫，文件會以 0.1 版的「草稿」狀態新增至文件庫；作者也可以立即要求核准，此時文件的狀態會變更為「擱置」。
規劃取出與存回
您可以要求使用者在編輯文件之前，先從文件庫取出文件。建議您一律這麼做。要求取出和存回的好處包括以下幾點：
改善控制建立文件版本的時機。將文件取出時，作者可以儲存文件而不存回。文件庫的其他使用者將無法看到這些變更，且不會建立新版本。新版本 (其他使用者可看見) 只會在作者存回文件時建立。這讓作者有更多的彈性和控制。
改善中繼資料的擷取。當文件存回時，作者可以撰寫註解，描述對文件所做的變更。這有助於建立對文件所做變更的持續歷程記錄。
如果您的解決方案要求使用者在編輯文件時存回以及取出文件，Microsoft Office 2010 用戶端應用程式包含支援這些動作的功能。使用者可以從 Office 2010 用戶端應用程式取出文件、復原取出，以及存回文件。
取出文件時，會將該立文件儲存在使用者 [我的文件] 資料夾中名為 [SharePoint Drafts] 的子資料夾。此資料夾會顯示在 Office 2010。取出文件後，使用者便只能將編輯儲存到此本機資料夾。當使用者準備好存回文件時，文件會儲存回原始的伺服器位置。
從 Office 2010 用戶端應用程式，使用者也可以變更內容編輯選項，即可將取出的文件保留在伺服器。