文件庫規劃 (SharePoint Foundation 2010)
適用版本： SharePoint Foundation 2010
上次修改主題的時間： 2016-11-30
本文說明如何在 Microsoft SharePoint Foundation 文件管理解決方案中規劃文件庫。
本文內容：
決定文件庫類型
規劃內容流程
規劃資訊版權管理
文件庫是 SharePoint Foundation 2010 上的檔案集合，您可以與其他網站使用者共用文件庫。大多數的文件管理功能會透過文件庫提供。在文件管理規劃的過程中，應該決定最符合組織需求的文件庫類型。如果您規劃多個網站的文件庫，則可能必須規劃不同網站之間的內容流程。如果您規劃使用文件庫做為儲存位置，則可以自訂 Microsoft Office Professional 2010 [開啟] 對話方塊和 [儲存] 對話方塊，確定文件儲存在偏好的位置中。
閱讀本文之前，您應該先了解 ＜文件管理概觀 (SharePoint Foundation 2010)＞中所述的文件管理程序。
決定文件庫類型
識別最符合您組織需求的文件庫時，也可以決定您需要多個網站或網站集合。例如，如果您正在製作要發佈給外部客戶的內容，則可能需要一個用來製作和檢閱內容的網站，以及另一個用來發佈內容的網站 (可能位在不同 SharePoint Foundation 2010 安裝中)。
當您規劃多個網站上的文件庫時，可能也需要透過手動程序、工作流程或自訂解決方案來規劃網站之間的內容流程。如需詳細資訊，請參閱本文後述的＜規劃內容流程＞。
下表列出文件庫的一般用途。
| 文件庫 | 用途 |
|---|---|
小組網站中的文件庫 |
共同作業；與同事輕鬆共用內容；內容控制 (例如版本設定)；SharePoint Foundation 2010 搜尋。 |
入口網站區域中的文件庫 |
預定供組織中較多對象使用的內容；與小組網站中的文件庫類似，但是一般會使用較嚴密的檢閱和核准程序來實作。 |
投影片庫 |
支援共用、管理和重複使用 Microsoft PowerPoint 投影片。 注意 如果您知道此網站的內容要使用內容部署以部署至另一個伺服器陣列或網站集合，請不要在投影片庫中建立資料夾。無法匯入或匯出包含帶有資料夾之投影片庫的網站。 |
下列範例顯示如何使用您已在＜識別使用者及分析文件的使用狀況 (SharePoint Foundation 2010)＞ 的＜分析文件使用狀況＞一節中完成的分析，協助您規劃企業的文件庫組織。在這個範例中，Contoso Ltd. 提供用戶端根據市調的內容。內容主要是由顧問在遠端作業而建立。這會透過一個執行下列步驟的循環來執行：
合作夥伴會評估參與構思及要求以擬訂提案。
建立合約之後，專案經理會組成顧問小組，並建立參與專屬的工作網站，以在其中記錄市調結果及完成專案。
專案完成時，會將可交付的文件發佈至客戶可以存取的安全網際網路網站。
小組會根據專案來撰寫最佳作法文件和案例研究。
知識經理會收集、組織和封存最佳作法和其他文件。
可交付項目、合約和其他文件都會保留為公司記錄。
使用知識經理所維護的內容，合作夥伴可評估商機並建立新的提案。
下表顯示這個案例的文件使用分析。
| 文件 | 用途 | 作者 | 使用者 | 格式 |
|---|---|---|---|---|
參與構思及要求 |
開發新的客戶參與 |
專案負責人 |
業務經理；專案負責人 |
.docx |
提案 |
說明提議的客戶參與 |
專案負責人 |
專案經理；專案小組成員；客戶 |
.docx |
合約 |
交付諮詢參與 |
律師 |
專案負責人；專案經理；業務經理；客戶 |
.docx |
市調結果與專案可交付項目草稿 |
產生與客戶參與相關的文件 |
專案負責人；專案參與者；顧問 |
編輯；技術審稿人員 |
.docx 和其他類型 |
可交付的文件 |
產生最終可交付項目 (可能是從 .docx 格式轉換而來) |
專案負責人 |
客戶 |
|
最佳作法和案例研究文件 |
擷取有組織的知識 |
專案參與者；顧問；知識經理 |
所有小組成員 |
各種類型 |
這份文件使用分析建議下列需求：
專案負責人需要小組網站中的文件庫，以儲存參與構思、參與要求和提案草稿。
律師需要入口網站或集中式文件管理網站中的文件庫，以儲存合約範本和使用中合約。
專案負責人和參與者需要小組網站中的文件庫，以製作研究結果、可交付項目和案例研究。
客戶需要網際網路網站中的文件庫，以檢視最終可交付項目。
規劃內容流程
文件管理解決方案中的內容通常是動態的，可以視需要在不同網站之間移動以符合使用者的需求。因此，當您規劃文件庫時，通常會規劃不同文件庫或網站之間的內容流程。SharePoint Foundation 包括下列手動或動態移動內容的方式：
您可以建立自訂工作流程，以在不同網站或文件庫之間複製或移動內容。工作流程會透過商務程序來引導文件，並在參與者的角色於文件生命週期中作用時，指派工作給參與者。工作流程可以設計成在不同網站或文件庫之間移動文件。如需如何規劃工作流程的詳細資訊，請參閱＜內容類型規劃 (SharePoint Foundation 2010)＞和＜規劃工作流程 (SharePoint Foundation 2010)＞。
作者可以將文件複製到擁有製作權限之任何網站的文件庫中。來源與目的地文件之間的關係會受到維護，因此可視需要重新整理該複本。
作者可以使用 [Web 資料夾] 或 [網路位置]，在不同文件庫或網站之間手動複製或移動文件庫的內容。
作者可以使用 [複製] 命令，將文件複製到文件中心網站。
作者可以使用自訂工作流程，將文件複製到網際網路網站上的文件庫。
規劃資訊版權管理
資訊版權管理 (IRM) 可讓內容建立者控制及保護其文件。版權管理文件內容會進行加密，並在提供時對使用者發出具有限制的發佈授權。這些限制會根據使用者權限等級而不同。一般限制包括將文件設為唯讀、停用文字的複製、不允許使用者儲存文件的複本，或防止使用者列印文件。讀取 IRM 所支援檔案類型的用戶端應用程式使用 IRM 管理文件內的發行授權，對存取文件的使用者強制執行限制。
如需 Rights Management Services (RMS) 實作 IRM 的詳細資訊，請參閱 RMS FAQ (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=230459&clcid=0x404)。
Microsoft SharePoint Foundation 2010 支援在文件庫中儲存的文件上使用 IRM。若要新增其他檔案類型，管理員必須針對該檔案類型安裝「保護裝置」 (控制該檔案類型之版權管理文件加密與解密的程式)。
透過在 SharePoint Foundation 2010 中使用 IRM，即可集中控制使用者從 SharePoint Foundation 2010 的文件庫開啟文件時，可在文件上執行的動作。這與已套用用戶端電腦上所儲存文件的 IRM 相反，在這種情況下，文件的擁有者可以選擇要將哪些權限指派給文件的每位使用者。在文件庫上使用 IRM，控制伺服器上儲存的機密內容。例如，如果您是讓企業內的其他小組可以預覽文件庫中的預定產品，則可以使用 IRM 防止小組對組織外部的對象發佈內容。
如果在文件庫上啟用 IRM，而且將 IRM 支援格式的文件從伺服器下載至用戶端應用程式，SharePoint Foundation 2010 會加密文件，並新增發行授權。將文件上傳回伺服器時，SharePoint Foundation 2010 會解密檔案，並以未加密的形式將它儲存至文件庫。文件只有在下載時進行加密，並在上傳時進行解密，SharePoint Foundation 2010 才會啟用功能 (如搜尋和索引) 以對 IRM 保護文件庫中的檔案如常作業。使用者從文件庫下載文件時套用至文件的 IRM 權限，是根據每位使用者對 SharePoint Foundation 2010 安全性設定中內容的權限。下表說明 SharePoint Foundation 2010 權限如何轉換為 IRM 權限。
| SharePoint Foundation 2010 權限 | IRM 權限 |
|---|---|
管理權限、管理網頁 |
用戶端定義的完全控制。這通常允許使用者讀取、編輯、複製、儲存和修改或移除版權管理內容的權限。 |
編輯清單項目、管理清單、新增並自訂頁面 |
編輯、複製和儲存權限。您可以選擇性地讓具有這些權限的使用者列印文件庫中的文件。 |
檢視清單項目 |
讀取權限。使用者可以讀取文件，但是無法複製或更新其內容。您可以選擇性地讓具有檢視清單項目權限的使用者列印文件庫中的文件。 |
其他 |
沒有其他權限對應至 IRM 權限。 |
See Also
Concepts
內容類型規劃 (SharePoint Foundation 2010)
規劃工作流程 (SharePoint Foundation 2010)
設定資訊版權管理 (SharePoint Foundation 2010)