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規劃記錄的收集方法 (Office SharePoint Server)

本文內容:

  • 將檔案移至記錄中心網站的技術

  • 完成您的計劃

在您開發檔案計劃及設計「記錄中心」網站之後,請規劃要如何將組織中正在使用的電子和書面文件移至「記錄中心」網站。本文回顧您可以用以將內容移至「記錄中心」網站的技術,並提供規劃如何將檔案計劃中的項目變成記錄的建議方法。

將檔案移至記錄中心網站的技術

您可以使用下列技術將檔案移至「記錄中心」網站:

  • 從以 Microsoft Office SharePoint Server 2007 為基礎的網站手動傳送內容。

  • 使用 Microsoft Exchange Server 2007 中的受管理電子郵件資料夾。

  • 使用以 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型為基礎的自訂解決方案,例如自訂工作流程。

手動將內容傳送至「記錄中心」網站

如果檔案儲存在以 Office SharePoint Server 2007 為基礎之網站的文件庫中,資訊工作者可以使用 [傳送至記錄中心] 命令,將檔案複本傳送至「記錄中心」網站,以宣告該檔案。當網站集合管理員設定「記錄中心」網站的連線時,網站集合中的所有使用中文件即可使用此命令。除了將文件複本傳送至「記錄中心」網站,[傳送至記錄中心]**** 命令也會傳送文件的中繼資料、其稽核記錄及其在使用中文件伺服器上的位置。如果「記錄中心」網站中需要其他中繼資料,則會提示使用者提供該資料。雖然手動將記錄傳送至「記錄中心」網站並不是實用的大型解決方案,但是您可以用以輔助其他將內容移至「記錄中心」網站的方法。

注意

使用 [傳送至記錄中心] 命令來宣告記錄,並將它傳送至「記錄中心」網站時,會將使用中的文件留在其現行位置中。使用中的文件可繼續使用,也可以依需要加以刪除。

使用 Microsoft Exchange Server 2007 中的受管理電子郵件資料夾,將電子郵件和檔案傳送至「記錄中心」網站

Exchange Server 2007 包含的原則功能類似使用 Office SharePoint Server 2007 來實作的原則功能。在 Exchange Server 2007 中,管理員可以設定 Exchange 資料夾,這樣一來,當使用者將電子郵件訊息移至該資料夾時,即會使用「簡易郵件傳送通訊協定」(SMTP) 將電子郵件訊息複製到「記錄中心」網站。

當「記錄中心」網站收到從 Office SharePoint Server 2007 複製的電子郵件訊息時,其處理方式就和傳送至「記錄中心」網站的任何其他檔案一樣;系統會依據記錄路由表格中的相符項目,將該電子郵件訊息移至適當的文件庫。如需記錄路由表格的詳細資訊,請參閱<設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)>。

上述的原則和記錄保留功能,即為 Exchange Server 2007 中導入的受管理電子郵件資料夾功能。Exchange 管理員可以使用受管理的電子郵件資料夾,來定義針對特定商務目的 (例如人事議題、產品規劃或連絡人) 提供的資料夾。管理員可以指派原則給這些受管理的資料夾,以確保內容的到期日適當、設定其他伺服器 (例如 Office SharePoint Server 2007 中的「記錄中心」網站) 的連線,或是初始化 Exchange Server 2007 中已設定的任何自訂動作。您可以依規則強制使用受管理的電子郵件資料夾 (例如依主旨行將訊息移至資料夾),也可以隨自己的意願使用資料夾,要求資訊工作者手動將電子郵件移至適當的資料夾。如需實作受管理電子郵件資料夾及其他 Exchange Server 2007 功能的完整描述,請參閱《Exchange Server 2007 管理員手冊》。

使用自訂解決方案將檔案傳送至「記錄中心」網站

您可以透過程式設計方式,將檔案和電子郵件訊息從檔案和電子郵件伺服器傳送至「記錄中心」網站,無論其是否以 Office SharePoint Server 2007 或 Exchange Server 2007 為基礎。若要執行這項操作,請開發並安裝具有以 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型實作之記錄管理方法介面的程式,然後將這些程式整合到文件或電子郵件管理程序中。

您可以使用 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型,來決定「記錄中心」網站之記錄路由表格中定義的記錄類型清單,然後將包括其內容、屬性和稽核記錄的檔案送出至特定的記錄系列。如需使用程式設計 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型的完整描述,請參閱 Office SharePoint Server 2007 軟體開發套件 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x404) 。

您可以使用 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型建立「自訂的工作流程」**,將檔案複製到「記錄中心」網站。將檔案傳送到「記錄中心」網站的工作流程,可整合到文件管理系統,成為引導文件完成其生命週期之工作流程的一部分。針對可預測生命週期的文件類型 (例如費用報表),您可以實作引導文件完成不同階段的工作流程,並在最後一個步驟,將文件複本傳送至「記錄中心」網站。透過建立新文件,即可觸發此工作流程。

完成您的計劃

在您發展檔案計劃 (Office SharePoint Server),並檢閱用以將內容移至「記錄中心」網站的方法之後,請決定要如何將各類型的記錄傳送至「記錄中心」網站,以完成您的計劃。需考量的因素如下:

  • 需強制遵守規定或隨意?

  • 您可以仰賴組織中資訊工作者的合作來遵守記錄管理程序嗎?一般最好避免手動程序;但是如有需要,請策劃適當的訓練及監視,以確保小組遵守規定。

  • 內容會儲存在 Office SharePoint Server 2007 文件管理伺服器上嗎?

  • 電子郵件會儲存在 Exchange Server 2007 電子郵件伺服器上嗎?如果電子郵件儲存在 Exchange Server 2007 電子郵件伺服器上,則可使用內建機制 (例如受管理的電子郵件資料夾) 來實作「記錄中心」網站的連線。如果電子郵件儲存在其他電子郵件伺服器上,則可使用 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型來設計及實作自訂方法,將檔案傳送至「記錄中心」網站。

  • 您有保留實體內容嗎?管理使用中的實體內容 (例如書面文件或 CD-ROM),以及將其傳送至記錄存放庫以供保留 (並追蹤「記錄中心」網站中的記錄),都需要獨特的規劃,但本主題並不會加以說明。例如,若書面文件沒有電子版存在,您可能需要使用清單及其相關的原則和工作流程來追蹤該項目。如需追蹤實體記錄之策略和技術的完整描述,包括使用中及傳送至「記錄中心」網站之後的記錄,請參閱<規劃實體記錄保留>主題。

下表說明檔案計劃中的某些記錄要如何移至記錄儲存機制網站:

文件 描述 媒體 來源位置 變成記錄...

福利計劃

員工福利計劃的描述。

網頁

Office SharePoint Server 2007 文件庫

使用與到期原則相關的自訂工作流程

保險計劃

員工保險計劃的描述。

列印

與 Office SharePoint Server 2007 中之清單項目相關的實體文件

傳送至實體存放庫,並在「記錄中心」網站中建立清單項目進行追蹤 (使用條碼)

薪資工時表

工作、加班及支付薪資時數的摘要。

電子文件

薪資記錄伺服器不是以 Office SharePoint Server 2007 為基礎

使用自訂程式

產品開發檔案

產品及相關文件的規格。

電子文件

Office SharePoint Server 2007 文件庫

使用與到期原則相關的自訂工作流程,並手動使用 [傳送至記錄中心] 命令

產品開發電子郵件

與產品開發相關的電子郵件訊息。

電子郵件

Exchange Server 2007 受管理的資料夾

手動將訊息移至連線到「記錄中心」網站的 Exchange 資料夾

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中,以便於閱讀與列印:

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。