設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)
本文內容:
關於記錄中心網站
規劃保留記錄的文件庫
規劃中繼資料
規劃記錄路由表格
網站設計人員與記錄管理員可規劃並實作「記錄中心」網站,以管理 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的記錄。此網站以「記錄中心」網站範本為基礎,包含可用以實作檔案計劃以及於保留記錄時管理記錄的功能。
設計「記錄中心」網站的四個步驟:
根據您的檔案計劃,規劃儲存記錄所需之文件庫。
規劃每個記錄類型的中繼資料並定義文件庫中的欄,以包含並顯示中繼資料。
針對每種記錄類型,規劃定義保留期間及稽核規格的原則,有助於符合貴企業的法規責任。
根據您對即將成為記錄之主動式內容的分析,規劃記錄路由表格,其會將每種記錄類型對應到「記錄中心」網站的適當文件庫。當記錄傳送至「記錄中心」網站時,您可用程式設計方式或透過使用者介面,使用此表格決定如何分類檔案計劃內的文件。
關於記錄中心網站
Office SharePoint Server 2007「記錄中心」網站範本設計的目的,旨在實作記錄的管理及保留。
結合了標準的 Office SharePoint Server 2007 功能及特定的記錄管理功能,「記錄中心」網站提供下列功能:
記錄路由 當文件傳送到「記錄中心」網站時,無論是使用諸如 [傳送至記錄中心] 命令等預設方法或使用可程式化的介面,記錄都會根據其類型路由到正確的文件庫。內送記錄類型及其相關文件庫之間的關聯性,於記錄路由表格中進行管理,如本文<規劃記錄路由表格>一節所述。
當記錄傳送到「記錄中心」網站時,其他資訊也會隨著記錄本身一併傳送。此一其他資訊包括記錄的稽核歷程記錄 (儲存在 XML 檔案中) 以及所有中繼資料 (儲存在 XML 檔案及「記錄中心」網站的中繼資料欄中)。
原則強制 Office SharePoint Server 2007 包括下列有利記錄管理的原則功能:
稽核 記錄對文件執行過的事件及作業。在記錄管理環境中,此有助於記錄在「記錄中心」網站中檢視及存取資訊的人員。
到期日 指定記錄應保留的時間長短,並提供於保留期間結束時所要採取的動作,如初始化處理核准工作流程。在記錄管理環境中,保留期間一般是從記錄儲存在「記錄中心」網站時開始起算。
條碼 為每筆記錄提供唯一的條碼圖形及數值。條碼值會與記錄的電子版本一併儲存,並編製索引。條碼的值與記錄的電子版本會一起儲存及索引。當文件庫的記錄有紙本版本時,條碼可讓紙本版本及其對應複本的關聯性。請參閱主題規劃實體記錄保留,以取得實體記錄保留規劃的討論內容。
可程式化介面 是綜合性的記錄管理解決方案,讓組織內所有記錄來源的記錄流入記錄管理系統。「記錄中心」網站的可程式化介面提供的方法,可將檔案、其相關中繼資料及其稽核歷程記錄傳送到「記錄中心」網站,作為商務程序的一部分。使用此方法,所有文件管理系統皆可設定為將檔案傳送到「記錄中心」網站。您也可以新增擴充內送記錄分類的模組,例如,根據中繼資料值分類記錄。
除了擴充介面將記錄移至「記錄中心」網站,還可以擴充「記錄中心」網站的其他方面。例如,您可以設計符合貴企業獨特需求的其他原則功能。
保留 Office SharePoint Server 2007「記錄中心」網站可讓您擱置記錄的到期原則。它包含的「保留」**功能,可讓記錄管理員建立具名的 "holds",保護指定的記錄免於到期銷毀。例如,在內部稽核或訴訟事件中,保留相關記錄可確保取得您可能需要提供的記錄,直到稽核或訴訟完成為止。
規劃保留記錄的文件庫
規劃保留記錄文件庫最簡單的方法,同時也是本規劃指南建議的方法,就是為檔案計劃中的每種記錄類型建立一個文件庫 (請參閱<發展檔案計劃 (Office SharePoint Server)>)。例如,以下範例檔案計劃中的每筆記錄,都可能儲存在不同的文件庫中:
記錄 | 描述 | 媒體 | 記錄類別 | 保留 | 配置 | 連絡人 |
---|---|---|---|---|---|---|
401K 計劃 |
員工福利計劃的描述。 |
網頁 |
員工福利計劃 |
x 年 |
無 |
Reshma Patel |
保險計劃 |
員工保險計劃的描述。 |
電子文件 |
員工福利計劃 |
x 年 |
無 |
Reshma Patel |
新聞稿 |
產品與服務的新聞稿。 |
電子文件 |
公共關係資訊 |
x 年 |
封存 |
Molly Dempsey |
報紙文章 |
產品與服務的相關新聞。 |
列印 |
公共關係資訊 |
x 年 |
封存 |
Molly Dempsey |
工作表動作 |
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請列出各種記錄類型並將其指派給文件庫,以利規劃保留記錄的文件庫。若要記錄文件庫的相關資訊,例如要套用的原則及要新增的中繼資料欄等,請使用每個文件庫的保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404) 。 |
規劃中繼資料
規劃保留記錄的文件庫後,下一步即是決定要為每個文件庫定義的中繼資料。有兩種類別的中繼資料需要考慮:
記錄中繼資料
其他中繼資料
規劃記錄中繼資料
記錄中繼資料是當記錄傳送到「記錄中心」網站時,隨記錄一起送出的中繼資料。決定記錄類型的最佳中繼資料為何,取決於記錄類型,同時也需要記錄管理員及動態伺服器內容管理員互相討論。一旦決定後,即會為記錄類型產生並儲存足夠的中繼資料,您可為該記錄類型設定目的地文件庫,一併保留中繼資料及記錄。當記錄傳送到目的地文件庫時:
與其相關之各中繼資料欄的名稱及值,會與記錄一併儲存在隱藏的 _properties 資料夾之 XML 檔案中 (建立在目的地文件庫中)。
中繼資料值會複製到目的地文件庫的相符欄中。
請就記錄類型的中繼資料欄,在目的地文件庫中定義與內送欄名稱及類型皆相符的欄。若要指定該欄必須與記錄一併送出,且必須有與其相關的資料值,請在 Office SharePoint Server 2007 使用者介面中設定欄,以要求資料 (選取 [此欄需要包含資訊] 選項即可執行此作業)。例如,若來源記錄包含「單行文字」類型的「部門」欄,請在目的地文件庫中定義具有此名稱及類型的欄。
注意
如因保留之故送出記錄,但卻缺少必要的中繼資料 (因未提供值或缺少整欄),則會出現提示告知送出者缺少中繼資料。如不提供中繼資料,即不會接受保留該記錄。如係以程式設計方式傳送文件 (而非從使用者介面傳送),檔案即會置於暫時保留區中,將資訊傳回必須以程式設計方式處理的呼叫程式,要求先提供缺少的資訊欄,再將記錄新增至目的地文件庫。
工作表動作 |
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在保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404) 中,記下要與記錄一併儲存之各記錄中繼資料欄的名稱及類型,並指定該欄是否應為必要。 |
規劃其他中繼資料
您可能想要新增其他資訊欄,與保留記錄相關的中繼資料欄一起顯示在記錄管理文件庫中。例如,可能想要新增「記錄管理員」欄顯示貴團隊負責管理文件庫所儲存記錄的人員姓名。請注意,因為欄會與記錄一併送出,若將這些其他欄指定為必要,則除非提供中繼資料,否則會提示送出者缺少中繼資料,記錄也不被接受。若不希望提示送出者提供其他中繼資料值,請勿將欄設定為要求資料。
注意
您可定義欄供多個文件庫使用。若要執行這項操作,您可在與「記錄中心」網站相關的「欄範本」庫中建立欄。
工作表動作 |
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在保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404) 中,記下要與記錄一併儲存之各其他中繼資料欄的名稱及類型,並指定該欄是否應為必要。 |
規劃原則
「資訊管理原則」**是一組內容類型的規則。原則的每個規則都是「原則功能」。例如,資訊管理原則功能可以指定內容類型應保留的時間長短,或內容中應受稽核的動作。資訊管理原則可以讓您控制允許存取組織資訊的使用者、這些使用者可以對組織資訊執行的作業,以及組織資訊的保留期限。記錄管理系統中的原則應由記錄管理員設定,以反映企業的法規責任。
Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括下列有助於管理「記錄中心」網站記錄的原則功能:
稽核,示範記錄受到妥善的管理。
到期日,控制記錄在「記錄中心」網站的保留期限。
條碼,追蹤實體記錄。
您也可以根據本身的記錄管理需求,取得或開發 Office SharePoint Server 2007 中沒有的自有記錄管理相關原則功能,例如以數位方式簽署記錄或將記錄轉換為固定格式的原則。
規劃記錄管理原則的兩個建議選項:
如果相同的原則會套用到多種記錄類型 (例如,因為它們位於相同的記錄類別),請分別為每一個記錄類型集建立網站集合原則。建立每個網站集合原則與相關文件庫的關聯性。
工作表動作 在發展檔案計劃 (Office SharePoint Server)主題中,使用記錄類別工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x404) 決定記錄類別。針對每個需要原則的記錄類別,新增並設定原則功能,在「網站集合原則」庫中建立並設定原則 (如需更多有關原則及原則規劃的一般資訊,包括原則規劃工作表連結,請參閱主題規劃資訊管理原則)。
若記錄類型需要唯一的原則設定集,請直接在文件庫中,為該記錄類型建立相關原則功能的關聯性,並正確設定該文件庫的原則功能。
工作表動作 在文件庫的保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404) 中,記錄有關原則設定的決定:
若要根據儲存在文件庫內容的記錄類別,建立網站集合原則與文件庫的關聯性,請在工作表的 [原則] 區段,記下該記錄類別的原則範本名稱。
若要直接建立唯一原則功能與文件庫的關聯性,請在工作表的 [原則] 區段,一併輸入各原則功能以及該功能的設定附註。
規劃記錄資路由表格
記錄路由表格是「記錄中心」網站中的清單,它列出每一種可能送出至「記錄中心」網站的記錄類型,並指定儲存的文件庫。當您使用 [傳送至記錄中心]**** 命令或可程式化介面,將檔案送出至「記錄中心」網站時,即會使用此清單將內送檔案路由至適當的位置。
記錄路由表格中的每個項目,都是記錄系列清單項目,其指定:
「記錄系列」**的標題及描述。記錄系列的名稱會指出目前記錄系列可送出至「記錄中心」網站的項目類型。若檔案是從以 Office SharePoint Server 2007 或 Windows SharePoint Services 3.0 為基礎的伺服器送出至「記錄中心」網站,則名稱應符合包含現有記錄之文件庫中的內容類型名稱。若檔案係從其他來源送出,則名稱應符合可利用可程式化介面從該檔案來源送出之文件類型。
儲存目前記錄系列記錄的位置 (文件庫)。
稱為「別名」** 的記錄類型清單。這些是此記錄系列可送出至「記錄中心」網站之記錄的其他名稱。例如,若貴組織有多個部門為相同的基礎記錄 (如「合同」及「合約」) 類型使用不同的名稱,您可為每個用於相同記錄類型的名稱定義別名。
若記錄是從以 Office SharePoint Server 2007 或 Windows SharePoint Services 3.0 為基礎的伺服器送出至「記錄中心」網站,則別名即為內容類型。若記錄是來自其他的檔案來源,別名即應符合可程式化介面中可為該記錄來源指定的類型。
記錄路由表格中應有一個記錄系列指定預設的文件庫。當「記錄中心」網站接獲不符合記錄路由清單別名的檔案時,該檔案即會移至指定的預設位置,在此處可由記錄管理員手動歸檔。「記錄中心」網站範本中以「未分類記錄」文件庫及記錄系列作為初始預設位置;建議您保留此記錄系列作為預設值。
規劃記錄路由表格的好方法是:
為您在「記錄中心」網站中所建立的每個文件庫,在記錄路由表格中規劃建立項目。
讓記錄系列與使用該記錄系列保留的主要記錄類型同標題。
根據您對貴企業使用中文件的分析,取得目前記錄系列可送出之所有內容類型或其他記錄類型的清單;它們應列在您的檔案計劃中,且將會是此記錄系列的別名。以人力資源「記錄中心」網站為例,若決定保留「員工福利計劃」文件庫中所有的退休金計劃、保險計劃及 401k 計劃,您應該將所有這些記錄類型,指定為「員工福利計劃」文件庫之記錄系列項目中的別名。
決定應為預設值的記錄系列。
工作表動作 |
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使用記錄路由表格工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x404) 記下您規劃在記錄路由表格中建立的每個記錄系列的決定。請注意,「記錄中心」網站中每個文件庫都應有記錄系列。 |
工作表
使用下列工作表及本文協助您規劃部署:
保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404)
記錄類別工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x404)
記錄路由表格工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x404)
下載本書
本主題隨附於下列可下載的叢書中,以便於閱讀與列印:
請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。