建立及編輯實體
發行︰ 2016年11月
適用於： Dynamics CRM 2015
實體定義人們可以在 Microsoft Dynamics 365 組織中使用的記錄類型。 在 Dynamics 365 應用程式，您可以編輯自訂的系統實體，以及建立、編輯和刪除自訂實體。
本主題內容
實體的類型
安全考量：存取活動和實體
建立實體
編輯實體
編輯系統實體訊息
刪除自訂實體
設定受管理的屬性
實體的類型
在建立或編輯實體之前，應該先了解實體有不同的類型。 一旦自訂實體建立後，便無法變更這些類型。 兩個主要劃分法是基於實體擁有權，以及實體是否為活動實體。
實體擁有權
實體擁有權有四種不同的類型。 當您建立自訂實體時，唯一選項是使用者或團隊擁有的或組織擁有的，不過，您應該了解其他實體有不同的擁有權類型。
擁有權 |
描述 |
|---|---|
商務擁有的 |
有 12 個商務擁有的系統實體。 這些包括業務單位、行事曆、團隊、資訊安全角色和使用者。 |
無 |
沒有擁有者的系統實體有 127 個，但是大多數不會顯示在方案總管中。 這些主要包含交集實體，為支援多對多關聯而建立或記錄的存取是由上層記錄所控制。 例如，商機產品記錄必須透過使用者或團隊擁有的商機記錄存取。 |
組織擁有的 |
有 68 個組織擁有的系統實體。 這些包括文章、文章範本、競爭者、貨幣和 Web 資源。 |
使用者或團隊擁有的 |
有 59 個使用者或團隊擁有的系統實體。 由於這些記錄由使用者或團隊擁有，它們連接至業務單位和業務單位的特定資訊安全角色。 因此，這些實體參與以角色為基礎的安全性。 |
您所建立之自訂實體和大多數可自訂的系統實體是組織擁有的或使用者或團隊擁有的。
重要
在實體建立之後，便無法變更擁有權。 在您建立實體之前，請確定您選取擁有權的正確類型。 如果您稍後決定自訂實體必須是不同的類型，您必須刪除它並建立新的。其他資訊：刪除自訂實體
活動實體
活動可被視為可輸入行事曆中的任何動作。 活動有時間維度 (開始時間、停止時間、到期日和期間)，可協助判斷動作何時已發生或將會發生。 活動也包含資料，可用來決定活動表示的動作，例如，主旨和描述。 可以開啟、取消或完成活動。 活動的已完成狀態將有數個相關聯的子狀態值，釐清活動完成的方式。
活動實體只能由使用者或團隊擁有，無法由組織擁有。
如下表所示，表示活動的系統實體有 15 個。
名稱 |
描述 |
在活動功能表中顯示 |
|---|---|---|
約會 |
約定在開始/結束時間和期間內出席。 |
是 |
行銷活動回覆 |
現有或潛在新客戶對行銷活動的回應。 |
是 |
電子郵件 |
使用電子郵件通訊協定傳送的活動。 |
是 |
傳真 |
追蹤通話結果與傳真頁數以及選擇性儲存文件電子副本的活動。 |
是 |
信件 |
追蹤傳遞信件的活動。 活動可能包含信件的電子副本。 |
是 |
通話 |
追蹤通話的活動。 |
是 |
週期性約會 |
週期性約會系列的主要約會。 |
是 |
服務活動 |
組織為滿足客戶需求所提供的活動。 每項服務活動都包括日期、時間、期間及必要的資源。 |
是 |
工作 |
通用活動，代表必須完成的工作。 |
是 |
行銷活動方式 |
使用者為了規劃或執行行銷活動已執行或將要執行的工作。 |
否 |
解決案件 |
包含如結案說明、帳務狀態和期間等資訊的特殊活動類型。 |
否 |
商機關閉 |
商機結案時所自動建立的活動，包含結案與實際營收等資訊的描述。 |
否 |
訂單關閉 |
訂單完成時所自動產生的活動。 |
否 |
快速行銷活動 |
對大型資料庫執行冗長及非同步作業時所使用的系統作業，如分配行銷活動方式或快速行銷活動。 |
否 |
報價關閉 |
報價完成時所產生的活動。 |
否 |
您可以建立新的自訂活動實體。 例如您可以建立自訂活動實體，記錄立即訊息通訊。 因為您不指定主要欄位，建立活動實體不同於建立非活動實體。 所有活動實體都將 [主要欄位] 設定為 [主旨]，而其他一般欄位則是由活動實體定義的。 這可讓所有活動類型顯示在只有一般欄位的檢視表中。
若要建立自訂活動實體，請選取 [定義為活動實體]。 在您選取此選項後，您會看到 [在活動功能表中顯示] 已選取。 這個設定可讓使用者選取在活動功能表中建立這種活動。 不是針對通常與特定事件相關聯並透過使用程式碼或由工作流程建立的活動，選取這個設定。 儲存實體後，就不能變更這些設定。
安全考量：存取活動和實體
在 Dynamics 365 中，具備特定資訊安全角色的使用者擁有同一組對於所有系統及自訂活動的權限。 您無法新增或移除個別活動的權限。 例如，您無法將系統活動 (例如 [工作]) 的刪除權限授予使用者，也無法提供自訂活動的刪除權限。 不過，您可以將個別系統或自訂實體的不同權限提供給使用者。其他資訊：社群部落格：CRM 中的自訂實體或自訂活動
建立實體
在您建立自訂實體之前，評估使用現有實體是否符合您的需求。其他資訊：建立新的中繼資料或使用現有的中繼資料
建立的任何自訂實體的部分名稱是自訂首碼。 根據您使用之解決方案的解決方案發行者，設定這個自訂首碼。 如果您關心自訂首碼，請確定您使用未受管理的解決方案或自訂首碼為此實體所需的預設方案。 如需有關如何變更自訂首碼的資訊，請參閱解決方案發行者。
如需建立實體的逐步指示，請參閱說明及訓練：建立新實體。
注意
如果您使用 Safari 做為瀏覽器，可能會在嘗試儲存或發行新自訂實體時收到逾時錯誤。 如果發生此情況，建議您使用其他瀏覽器來建立實體。
建立自訂實體的最小必要欄位是：
欄位 |
描述 |
|---|---|
顯示名稱 |
這是將在 Dynamics 365 中顯示的實體單數名稱。 |
複數名稱 |
這是將在 Dynamics 365 中顯示的實體複數名稱。 |
名稱 |
這個欄位是根據您輸入的顯示名稱預先填入。 它包括解決方案發行者自訂首碼。 |
擁有權 |
您可以選取使用者或團隊擁有的或組織擁有的。其他資訊：實體擁有權。 |
若要建立活動實體，請在儲存實體之前選取 [定義為活動實體]。其他資訊：活動實體
在 [顯示這個實體的區域] 下，選取在導覽列中哪些區域可用來顯示此實體。 這不是必要，但是如果您需要人們能輕鬆地找到實體，選取其中一個。 在此處變更會更新定義導覽窗格的資料。 您無法變更系統實體的設定。 不過，您可以編輯此資料，修改每個實體顯示的位置，以及透過編輯網站地圖顯示實體的方式。
有一些預設設定的選項。 如果您不確定自訂實體是否需要這些，請在儲存之前停用它們。 您可以選擇稍後啟用它們，不過，某些選項在啟用之後無法停用。 預設會啟用 [附註]、[活動] 和 [關係] 且之後無法停用。 如需可用選項的詳細資訊，請參閱編輯實體。
每個自訂實體都有主要欄位。 這是在 [主要欄位] 索引標籤中定義。 當實體的記錄在清單中顯示時，使用這個欄位。 主要欄位通常是開啟記錄的連結。 這個欄位必須有 [文字] 格式的 [單行文字] 欄位。 在建立實體之後無法變更的唯一值是 [名稱]。 預設 [顯示名稱] 是 [名稱]，這個名稱包含您的解決方案發行者自訂首碼、底線和「名稱」。 如果這不是您想要的，請在建立實體之前將它變更。 在儲存實體之後，就無法從 [主要欄位] 索引標籤編輯實體的主要欄位值。 您必須在實體欄位中找出這個欄位。 您可以在那裡編輯它，就像其他單行文字欄位。
有系統管理員或系統自訂員資訊安全角色的人員可以看到所有新的自訂實體。 這可讓您在向使用系統的人員顯示之前測試自訂實體。 在有其他資訊安全角色的人員可以看到這些實體之前，您必須編輯資訊安全角色和授與其他使用者的存取權限，讓他們可以看到實體。 當自訂實體建立時，會包含在每個資訊安全角色之 [自訂實體] 索引標籤。 您必須提供對自訂實體的至少使用者層級的讀取權限，人員才能夠在應用程式中看到實體。
當新的實體建立時，系統為它建立一些中繼資料和支援系統記錄。 您使用這些資料和記錄，繼續編輯實體。
編輯實體
您可以編輯您建立的任何自訂實體。 系統實體或受管理的自訂實體可能有可進行的變更相關之限制。
系統實體是隨附於 Microsoft Dynamics 365 的任何實體。 受管理的自訂實體是透過匯入受管理的解決方案而加入至系統的實體。 您可以編輯這些實體的程度由為每個實體設定的受管理的屬性決定。 無法編輯的所有屬性將會停用。 若要針對方案總管中選取的實體來檢視受管理的屬性，按一下功能表列上的 [受管理的屬性] 按鈕。
注意
在您儲存變更到現有的實體之後，必須發行自訂。其他資訊：發行自訂
當您編輯實體時，可以進行下列中繼資料變更：
您也可以變更支援實體之記錄：
對於您自己的自訂實體，您可以變更 [顯示這個實體的區域]，不過，對於系統實體或受管理的自訂實體，您會發現選項已停用。
變更實體名稱
使用 [顯示名稱] 和 [複數名稱] 屬性來變更應用程式中的實體名稱。 然而，許多系統實體名稱也可以用於應用程式中的其他文字。 若要找出及變更使用這個名稱的文字，請參閱編輯系統實體訊息。
變更用於自訂實體的圖示
根據預設，Web 應用程式中的所有自訂實體都有相同的圖示。 您可以建立影像 Web 資源用於自訂實體的圖示，並使用工具列上的 [更新圖示] 按鈕設定圖示。 有兩個圖示的大小：
Web 應用程式中的圖示：這個圖示應該是 16x16 像素。
實體表單的圖示：這個圖示應該是 32x32 像素。
這兩個圖示不可大於 10 KB。 建議使用有透明背景的 PNG 格式檔案。其他資訊：說明及訓練：變更實體圖示
注意
平板電腦專用 Microsoft Dynamics CRM 和 手機專用 Microsoft Dynamics CRM 不會顯示自訂實體的自訂圖示。
只能啟用的實體選項
下表列出可啟用的實體選項，不過，這些項目在啟用之後就無法停用：
選項 |
描述 |
|---|---|
商務程序流程 |
為此實體建立商務程序流程。其他資訊：商務程序流程 |
附註 |
將附註附加至此實體的記錄。 附註包括加入附件的能力。 |
活動 |
將活動與為實體的記錄產生關聯。 |
人脈 |
使用關係功能，顯示此實體記錄與也啟用關係之其他實體記錄的關係為何。 |
傳送電子郵件 (若電子郵件欄位不存在，將會予以建立) |
使用儲存在此實體的其中一個欄位中的電子郵件地址，傳送電子郵件。 如果這個實體沒有格式設為 [電子郵件] 的 [單行文字] 欄位，當您啟用傳送電子郵件時會建立新的。 |
待辦事項 |
搭配使用實體與佇列。 將此實體的記錄存放在每個人都能存取的中央區，佇列可增進傳遞和共用工作。 |
啟用或停用實體選項
下表列出您可以隨時啟用或停用的實體選項。
選項 |
描述 |
|---|---|
主要影像 |
支援影像的系統實體具有 [影像] 欄位。 您可以將這個欄位設定為 [無] 或 [預設影像]，選擇是否要將這個欄位中的資料顯示為記錄的影像。 對於自訂實體，必須先建立影像欄位。 每個實體只能擁有一個影像欄位。 在建立影像欄位之後，您可以變更這個設定來設定主要影像。其他資訊：影像欄位 |
合併列印 |
使用者可以搭配使用這個實體與合併列印。 |
文件管理 |
在執行其他工作以啟用組織文件管理之後，啟用這個功能允許這個實體參與 Microsoft SharePoint 整合。其他資訊：說明及訓練：從 Microsoft Dynamics CRM 中管理 SharePoint 文件 |
重複資料偵測 |
如果為您的組織啟用重複資料偵測，啟用這項功能可讓您建立此實體的重複資料偵測規則。 如需啟用重複資料偵測的詳細資訊，請參閱說明及訓練：開啟或關閉重複資料偵測 |
允許快速建立 |
在您為實體建立並發行一份 [快速建立表單] 後，人員即可以選擇使用導覽窗格中的 [建立] 按鈕來建立新的記錄。其他資訊：建立及編輯表單 為自訂活動實體啟用這項功能時，當人員使用導覽窗格中的 [建立] 按鈕，就會在活動實體群組中看到自訂活動。 不過，因為活動不支援快速建立表單，按一下自訂實體圖示時將使用主要表單時。 |
稽核 |
為您的組織啟用稽核時，這允許擷取一段時間的實體記錄變更。 當您啟用實體的稽核功能時，也會在其所有欄位上啟用稽核功能。 您可以選取或清除要啟用稽核的欄位。 |
存取團隊 |
建立這個實體的團隊範本。其他資訊：說明及訓練：關於團隊範本 |
針對 Phone Express 啟用 |
將 行動電話用 Microsoft Dynamics CRM Express 應用程式可以使用此實體。 |
針對 Mobile 啟用 |
讓行動電話和平板電腦用 CRM 應用程式可以使用此實體。 您也可以選擇將此實體設定為 [在行動中唯讀]。 如果行動電話和平板電腦用 Dynamics 365 並不支援實體表單需要的擴充功能，例如 iFrame 或 Web 資源控制項，使用此設定可確保行動應用程式使用者不會編輯這些實體的資料。 |
CRM for Outlook 的離線功能 |
使用 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 的人員可以選擇將這個實體的資料包含在離線資料中。 警告 啟用離線功能的每個實體會直接影響人員恢復連線時同步處理資料所需的時間。 這一點尤其適用於電腦功能不強大的人員。 請仔細考量實體是否必須可供人員離線使用。 |
CRM for Outlook 中的讀取窗格 |
這個實體的記錄可以顯示在 Dynamics CRM for Outlook 的唯讀檢視表中。其他資訊：CRM for Outlook 讀取窗格 |
編輯系統實體訊息
某些系統實體的預設顯示名稱會用在 Dynamics 365 中的使用者介面文字和錯誤訊息。 如果您變更顯示名稱，也應該更新使用預設顯示名稱的所有訊息。 例如，如果您將顯示名稱從「客戶」變更為「公司」，您仍然可以看到使用舊名稱的錯誤訊息。
在方案總管中，如果您在實體下看到 [訊息] 節點，可以編輯包含對原始實體顯示名稱的參考的一些文字。 編輯此文字是直接的。 開啟訊息，可看到有三個欄位的表單：
欄位 |
描述 |
|---|---|
預設顯示字串 |
顯示原始文字。 |
自訂顯示字串 |
編輯此文字以變更顯示字串。 |
留言 |
選擇性。 包含變更內容及原因的註解。 |
某些訊息文字中可能會有預留位置。 這些預留位置是在兩側都有括號的數字。 例如：{0}。 這些預留位置允許文字插入訊息中。 如果您編輯訊息，請務必保留這些預留位置。
刪除自訂實體
身為系統管理員資訊安全角色，您可以刪除不是受管理的解決方案一部分之自訂實體。
重要
當您刪除自訂實體時，儲存該實體資料的資料庫資料表會被刪除，而且其中的所有資料都會遺失。 有自訂實體的上層關聯的任何相關記錄也會一併刪除。 如需上層關聯的詳細資訊，請參閱建立和編輯實體關聯。
在刪除自訂實體之前，您必須移除存在於其他解決方案元件的所有相依性。 例如，如果另一個實體有使用這個自訂實體的表單上查詢欄位，您必須先從表單移除該欄位，才能刪除自訂實體。 這也適用於為其他實體所定義、包含對此實體參考的檢視表。 如果您嘗試刪除實體，並發現任何相依性，則不允許刪除。 按一下或點選功能表列上的 [顯示相依性]，協助識別您必須在刪除實體前移除的任何相依性。
從刪除的實體復原資料唯一的方式是，從實體刪除之前的時間點還原資料庫。
設定受管理的屬性
只有當您將實體包含在受管理的解決方案中並將它匯入其他組織時，受管理的屬性才適用。 這些設定可讓解決方案開發人員對於人員安裝其解決方案的自訂層級有控制權。 若要為實體設定受管理的屬性，選取實體並按一下功能表列上的 [受管理的屬性]。
[可自訂] 選項控制其他選項。 如果這個選項是 False，其他設定都不適用。 設為 True 時，您可以指定其他自訂選項。
實體比任何其他類型的解決方案元件有更多受管理的屬性。 如果實體是可自訂，您可以設定下列選項：
可修改顯示名稱
可以變更其他屬性
可建立新表單
可建立新圖表
可建立新檢視表
除了 [可以變更其他屬性]，這些選項應該很明顯了。 [可以變更其他屬性] 屬性表示其他選項未包含的任何項目。 如果所有個別選項都設定為 False，則不妨將 [可自訂] 設定為 False。
另請參閱
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