建立雲端流程以查看 Dataverse 長期保留的資料
Microsoft Dataverse 支援自訂保留原則，以符合成本效益的方式安全地保留無限資料。 雖然 Dataverse 對於使用中資料無設限，可以支援您的商務成長，但您或許會想要把非使用中的資料移至 Dataverse 長期保留儲存區。 執行此操作後，您可以建立雲端流程來查看 Microsoft Dataverse 中長期資料保留中的唯讀資料列。
此處所述的雲端流程會建立和傳送一封電子郵件，其中包含保留資料的 Excel 檔案。 如果存在與 Dataverse 中的資料列關聯的保留附件，它們也會作為連結包含在 Excel 檔案中。 如需執行此流程所需權限的詳細資訊，請移至在 Microsoft Dataverse 中查看長期保留資料
建立流程需要下列高層級步驟：
- 使用名為從 RetainedData 建立 Excel 的 Dataverse 動作傳遞 FetchXML 中的查詢參數，以建立包含保留資料的 Excel 檔案。
- 設定條件以確定是否已建立 Excel 檔案。 下載 Excel 檔案。 傳遞所需的擷取條件參數 (資料表和 FetchXML)。
- 當您建立 Excel 檔案時：
- 設定動作以下載 Excel 檔案。
- 設定動作，將附有 Excel 檔案的電子郵件傳送給收件者。
- 設定動作，以從 Dataverse 系統資料表中移除 Excel 檔案。 建議使用此步驟，以避免 Excel 文件佔用資料庫儲存空間。
提示
如果您在順利執行流程後沒看到電子郵件，請檢查垃圾郵件資料夾。
建立查詢並下載 FetchXML
- 登入 Power Apps，然後選取設定>進階設定。
- 在 Dynamics 365 設定頁面的命令列中，選取進階尋找 (篩選圖示)。
- 在 [進階尋找] 窗格的頂端，選取變更為保留資料。
- 建立要用來擷取保留資料的查詢。 其他資訊：模型導向應用程式中的進階尋找
- 在進階尋找索引標籤的 [進階尋找] 中，選取下載 Fetch XML。
建立流程
下列步驟說明如何使用即時流程來建立 Excel 檔案，並將其以附件方式透過電子郵件傳送給某人。 您也可以使用類似的步驟來建立已排程的雲端流程。
在 Power Apps 首頁上，在左瀏覽窗格選取流程。
選取新增流程，然後選取即時雲端流程。
輸入流程的名稱，選取手動觸發流程。
選取建立。
選取新增步驟，然後在選擇作業步驟選取 Microsoft Dataverse。
在該動作中，選取執行背景作業。
輸入下列資訊：
- 目錄：Microsoft Dataverse Common
- 類別：保留資料
- 資料表名稱：(無)
- 動作名稱：選取輸入自訂值，然後輸入
Create Excel from RetainedData - FetchXml：貼上先前從進階尋找查詢所建立的 FetchXML。
- LayoutXML：保留空白
選取新步驟。
在選擇作業中，選取條件，然後選取 運算式索引標籤。
新增以下運算式：
outputs('Perform_a_background_operation_(preview)')?['body/backgroundOperationStatusCode’]- 等於：30
在如果是方塊中，選取新增動作。
在動作索引標籤，選取下載檔案或影像。
選取下列值：
- 資料表名稱：RetainedData Excels
- 資料列識別碼：選取新增動態內容，然後選取 ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID
- 資料行名稱：ExcelContent
選取新增動作以新增另一個動作，傳送附帶 Excel 檔案附件的電子郵件。
在選擇作業中，選取 Office 365 Outlook，然後在動作中選取傳送電子郵件 (V2)。
為電子郵件輸入以下必要值。
- 收件者：輸入電子郵件收件人的有效電子郵件地址。
- 主旨：輸入電子郵件主旨，例如 2020 的保留帳戶。
- 本文：輸入電子郵件本文的文字，例如附件是 2020 的保留帳戶。
- 附件名稱 -1：輸入附件的名稱，例如 accountsretained2020.xls。
- 附件內容：在新增動態內容索引標籤上，選取檔案或影像內容。
選取 [新增動作]，以刪除在 Dataverse 資料表 RetainedData excels 中建立並儲存的 Excel 檔案：
- 選取作業 >Microsoft Dataverse。
- 在動作底下，選取刪除資料列。
- 選擇下列值：
- 資料表名稱：RetainedData Excels
- 資料列識別碼：選取新增動態內容，然後選取 ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID。
選取儲存
執行流程。
電子郵件收件者會收到一封電子郵件，其中附加包含保留資料列的 Excel 工作表。