Dataverse 長期資料保留概述 (預覽版)
Microsoft Dataverse 支援自訂保留原則，以符合成本效益的方式安全地保留無限資料。 雖然 Dataverse 對於使用中資料無設限，可以支援您的商務成長，但您或許會想要把非使用中的資料移至 Dataverse 長期保留儲存區。
重要
保留原則所在的 Power Platform環境必須是受管理的環境。 這也適用於 Dynamics 365 客戶，如果該環境還不是受管理的環境，則需要升級到受管理的環境。
不符合此要求的客戶可以繼續建立資料保留原則，但這些原則將被停用。
觀看這段影片來了解 Dataverse 長期資料保留。
商務應用程式資料生命週期
請把商務應用程式資料生命週期想成三個階段。 首先是使用中資料，隨著時間會轉換為非使用中資料，最終轉換為已刪除的資料。
| 階段 | 描述: |
|---|---|
| 1. 使用中的資料 | 資料隨時可以使用且透過應用程式轉換。 跨所有應用程式工作流程存取。 也稱為即時資料。 |
| 2. 非使用中的資料 | 資料是不可改變且唯讀的。 會儲存在長期保留中。 有限的存取。 為了合乎法規、稽核及法律證據開示而保留。 |
| 3. 已刪除的資料 | 已永久刪除。 資料生命週期已完成。 |
Dataverse 提供支援資料長期保留的原生平臺。 它可讓組織取得立即和持續的好處：
- 安全地長期保留歷史應用程式資料，以用於稽核、法律和法規需求。
- 存取限為查詢目的的唯讀資料。
- 減少已消耗的資料庫容量，並節省非使用中資料的成本。
- 避免建置和維護自訂解決方案以長期保留歷史應用程式資料所需的 IT 投資。
運作方式
應用程式管理員會設定帶有準則之表格的自訂原則，以長期保留資料。 保留的資料永遠不會移出 Dataverse，資料會儲存在 Dataverse 長期保留中。 資料始終在 Microsoft Entra 識別碼提供的 Dataverse 安全性保護之下。
重要
- 一旦資料用 Dataverse 長期保留來保留後，就無法再將它移回 Dataverse 即時 (使用中) 應用程式狀態。
- 保留原則執行時，程序會在 Microsoft Power Platform 中發出 API 要求。 這些要求會計入與您的計畫一起使用的現有 API 要求。 其他資訊：要求限制與分配
Dataverse 透過以下方式提供保留資料的唯讀存取權：
- 應用程式中的進階尋找。
- Power Automate 雲端流程。
- 自訂畫面的 Dataverse OData APIs。
長期保留資料的類型
Dataverse 標準 (系統除外) 表格、自訂表格，以及附件還有圖像，都可以保留在 Dataverse 長期存放區中。
注意
目前長期保留不支援稽核表格和彈性表格。
當應用程式製作者為表格啟用長期保留時，管理員會在表格上設定保留原則。 當製作者在上層根表格啟用保留時，也會同時啟用所有子表格和相關附件與圖像的保留。
長期資料保留及現有的刪除動作和外掛程式
當資料保留原則在表格上執行時，會執行表格的所有現有刪除動作級聯關係和外掛程式。 此外，保留動作可用來觸發自訂行為。 應用程式製作者可以寫入保留動作的自訂外掛程式。
其他資訊：長期資料保留
存放區容量報表
透過 Dataverse 長期保留，資料永遠不會移出 Dataverse。 現有 Power Platform 系統管理員報表中的已報告容量包括即時 (使用中) 與保留 (非使用中) 資料所佔的 GB 數。
已報告的資料庫容量詳細資料：
- 已報告的資料庫容量為即時和保留資料的總和。 佔用的整體資料庫容量會依原則執行期間保留的資料列比例，而有所減少。
請注意，原則執行需要 72 到 96 小時才能完成，且之後還需要額外的 24 小時才會顯示資料庫容量報表。
如果可用，報告會顯示已啟用長期保留之表格的兩個條目：
- 表格，如案例1 或連絡人。
- 表格-保留，例如案例-保留和連絡人-保留。
1 案例表格需要 Dynamics 365 應用程式，例如 Dynamics 365 Service。
已報告的檔案容量詳細資料：
- 如果有相關的檔案附件進入長期保留，則檔案容量會反映即時和保留資料的總和。 執行包含檔案附件的保留原則後，檔案容量將不會減少或節省。
日誌紀錄容量報表目前無法使用。
查看容量報表
請想像一個非生產案例，其中案例和連絡人表格的所有即時資料都會使用 Dataverse 長期保留來保留。 當長期保留原則順利完成後，在報表中便會有案例-保留和連絡人-保留項目。 佔用的資料庫容量中減少的量，要視保留程序中涉及的列數與行數資料類型而定。 報告可能需要幾天到一周的時間才能反映在實際執行環境中的完整減少消耗節省量。 對於非商業執行環境，報告可能需要最多兩周的時間才能反映節省量。
注意
- 如果在報表中看不到表格，請選取容量報表右上方的三條豎線，然後選取下載所有表格，將該檢視表匯出至 Excel 工作表。
- 如果表格通常含有相關的子表格，容量報表也會顯示子表格-保留的 GB 大小。
如需容量報表的詳細資訊，請移至新的 Microsoft Dataverse 儲存體容量。
了解長期保留的儲存成本
Dataverse 長期保留不需要購買額外的儲存體，也不需要把此功能當成單獨服務另外購買。 從 Dataverse 資料庫移動到 Dataverse 長期保留的每一 GB，平均會減少 50% 的資料庫容量。 這是因為資料會在 Dataverse 長期保留中進行壓縮。
例如:
- 假設 Contoso 目前使用的資料庫容量為 1,000 GB，且執行了安排好的長期保留原則，並用 Dataverse 長期保留保留了 200 GB 的資料。
- 在進行平均至少 50% 的壓縮後，保留的資料大小為 100 GB，比資料為使用中狀態時節省了 50%。
- 這表示 Contoso 現在有 800 GB 的使用中資料，而在 Dataverse 中有 100 GB 的非使用中資料。
- 在此案例中， 儲存體容量報表會將資料庫的使用顯示為 900 GB (800 GB + 100 GB)。
注意
- Dataverse 長期保留會壓縮資料庫資料。 壓縮量要視 Dataverse 中的資料類型而定。 對於某些資料 (非決定性的)，您可能會發現省下超過 50% ，但其他的，您可能會發現低於 50%。 您也可能注意到，當較多的資料量 (幾百 GB) 使用長期保留時，省下的量會更明顯。
- 至於檔案和圖像附件，Dataverse 長期保留不會減少所耗用的容量。 在極少的案例中，視檔案或圖像而定，您可能會發現省下微不足道的檔案容量。
解決方案清楚知道保留原則
Dataverse 保留原則是解決方案感知的。 新增至解決方案的 Dataverse保留原則稱為解決方案感知的保留原則。 您可以將多個保留原則新增至單一解決方案中。 保留原則會新增至未受管理的解決方案。 這有助於製作者在使用 Dataverse 保留原則時，遵循應用程式生命週期管理 (ALM) 最佳做法。
當您將您的保留原則納入解決方案時，其定義會變成可攜的，讓您可以更輕鬆地將它們從一個環境移至另一個環境，省下建立保留原則所需的時間。 例如，您先在開發或沙箱環境中建立包含保留原則的解決方案。 接著，將該保留原則移至預生產環境以測試和驗證該解決方案能否順利運作，和是否已準備好進行生產。 測試完成後，系統管理員會將解決方案匯入生產環境。
注意
- 保留原則所保留的資料不會像是解決方案的一部分可攜，只有保留原則定義可以。 您必須在環境中執行保留原則，才能將資料保留在 Dataverse 長期存放區中。
- 只有在 Power Platform 環境中建立的保留原則，才是解決方案-感知。
- 透過解決方案匯入過程啟用長期保留時，不會自動啟用相關的子表格。
您必須先建立解決方案，才能將保留原則新增至其中。 匯出和匯入包含保留原則的解決方案，如同於其他解決方案元件。
如需有關解決方案和解決方案元件的詳細資訊，請移至解決方案總覽。