誰在何時、何地進行工作？
在此步驟中，您需要了解從事工作的人員。 他們的角色是什麼？
最簡單的方式就是從人員的名稱開始，但是您會想要了解他們在執行工作時的角色。 例如：
提交費用報表的任何員工
核准報表的報表提交者的經理 (與提交者的關聯是索引鍵)
審查報表的會計專員 (特定團隊的成員資格是索引鍵)
審查匯總財務狀況的財務長 (特定職稱是索引鍵)
單一人員有時會扮演其中的每個角色，但是關鍵是要了解他們在執行工作時所扮演的角色。 了解角色將有助您設計應用程式畫面以及設定存取和安全性。 (我們將在設計階段介紹這些項目)。
在 IT 方面，每個人或執行相同職能的人員群組稱為工作角色，而且其相關特徵的描述會在人物中標識 (通常有一個附加至它的名稱，以方便參考)。
在您找出「誰」之後，請考慮：
使用何種裝置？ 工作的主要位置在哪裡？ 是在辦公室嗎？ 用戶端網站？ 工廠？ (我們將在下一節深入討論此功能)。
會定期使用哪些其他系統？ (在設計階段，知道這將會很有用。 例如，「住」在 Microsoft Teams 的經理可能想要在那裡取得核准要求，而不是電子郵件)。
使用應用程式或與此新程序合作，這個人能得到什麼？
最後一點也非常重要，因為在應用程式處理步驟之前或之後，程序中涉及的人員可能會有異議或猶豫。 這可能會造成由於缺乏合作而無法使用應用程式。
提示
您必須知道受商務程序變更所影響的人員，這是非常重要的。 找出將使用應用程式的人員，以及受此變更影響的人員 (即使他們未使用應用程式)。
提示
在進行此分析以獲取您可能不知道的資訊時，最好的辦法是與人交談並獲得他們的看法。 您當然可以對他們的工作方式做一個假設，但是透過快速對話您可以學到很多東西—不只是現在的工作方式，也包括他們想要在未來進行的工作方式。
他們多久執行一次工作？
也記下工作執行的頻率。 每天、每週、偶爾還是季節性？
與僅偶爾使用的應用程式相比，每天使用的應用程式具有不同的設計考量。 (例如，前者可能需要簡化，而後者可能需要包含更多解釋性文字)。
他們在哪裡工作？
當您考慮到每個為解決問題做出貢獻的人時，請考慮一下他們是如何工作的：
他們是在辦公桌前執行工作嗎？
他們在現場的特定位置工作嗎？
他們在現場到處移動嗎？
了解每一個使用者如何工作，讓您建立的解決方案適用於他們。
這是行動裝置應用程式嗎？
它是桌面應用程式嗎？
是否應該同時提供行動裝置和桌面版本？
連線能力考慮
每個工作者執行其程序的一部分時，他們可以上網嗎？
他們是在沒有任何連線能力的地點嗎？ 使用者能否使用自動化解決方案即時擷取資料，並在建立連線時讓資料同步處理？
當執行此步驟的人離線時，程序中的其他參與者需要知道 (如果有的話) 嗎？
了解這一點有助於確定您是否需要將資料擷取到本機的程序，讓使用者在執行程序的一部分時可以「中斷連線」，然後在重新連線時同步處理結果。
裝置考量
當您了解每個參與者如何解決問題時，也必須知道他們正在使用哪些裝置。 如果工作者在現場並且只能在手機或平板電腦上工作，則在您定義畫面外觀和功能的方式時，會很有用。 如果所有參與者都在桌上型電腦或筆記型電腦上，則可以採用不同的設計方法。 您可以建立共同運作的桌面和行動解決方案。
範例：費用報表程序的人物
這些是我們在研究費用報表程序時找到的角色類型、工作樣式和喜好設定。
Lee – 銷售人員
幾乎總是在移動
在與客戶見面時喜歡使用平板電腦
不是總有網際網路連線能力，因此必須可以離線工作
更願意在有費用和收據產生後儘快自行加以擷取
Nick – 銷售經理
幾乎總是在移動
只需要觸控式螢幕
需要離線支援遠端位置
負責核准所有其直屬下屬的費用報表
Shawna – 客戶支援
主要使用桌面
通常會招致團隊士氣的費用，而且必須找出所包括的員工
Rebecca – 稽核員
需要與所有地點的所有員工進行互動
偶爾有差旅費用
主要使用電腦，但偏好使用行動電話
通常需要存取網際網路
負責確保整個員工對報表程序的合規性
Abhay - 會計
必須能夠審閱所有費用報表和收據
負責確保每一個費用報表的合規性
處理大量工作；需要能夠快速處理資訊
必須能夠報告費用如何與預算平衡
Charlotte - 財務長
必須關注總體費用預算，並幫助部門經理將預算控制在預算範圍內
前往各個辦公室、舉行外部會談和會議，而且必須擷取他們自己的費用
使用各種裝置 — 桌上型電腦、平板電腦和行動電話，在辦公室、遠端和家中工作
並非總是連接至網際網路
當我們特別關注程序中的步驟 1 (實際上是建立費用報表) 時，這裡是我們所記載的內容。
工作 1：建立費用報表
| 誰做這項工作？ | 所有員工 |
| 工作發生在何處？ | 在辦公室、用戶端網站或路上 |
| 工作發生在何時？ | 臨機操作。 某些員工最少每週執行一次。 其他人每年可能執行一次或兩次。 |
| 線上或離線？ | 目前這是以書面完成，但團隊希望以數位方式進行。 當無可用的連線能力時，可以離線執行資料輸入。 銷售人員不希望必須上線才能開始記錄他們的收據和費用。 (例如，他們可能想要在坐飛機回家時執行此動作)。 |
| 裝置？ | 手機、平板電腦、筆記型電腦或桌面 |