步驟 2. 使用 Microsoft Teams 建立合約管理頻道

發行項
01/08/2025

當您的組織設定合約管理解決方案時，您需要專案關係人可在其中檢閱和管理合約的中央位置。基於此目的，您可以使用 Microsoft Teams 來設定 Teams 頻道，並使用 Teams 中的功能來：

建立專案關係人的位置，以輕鬆查看所有需要採取行動的合約。 例如，在 Teams 中，您可以在合約管理頻道中建立 [ 合約 ] 索引標籤，讓成員可以在其中看到所有需要核准之合約的實用磚檢視。您也可以設定檢視，讓每個「卡片」列出您關心 (的重要資料，例如客戶端、 承包商和 費用金額) 。
有一個位置可讓成員彼此互動，並查看重要事件。 例如，在 Teams 中，[ 文章] 索 引標籤可用來進行交談、取得更新，以及查看 (的動作，例如拒絕合約) 的成員。當 (像是提交以供核准的新合約) 時，[ 貼文 ] 索引標籤不僅可用來宣告它，還可以保留記錄。如果成員訂閱通知，每當有更新時，就會收到通知。
有一個位置可讓成員查看已核准的合約，以瞭解何時可以提交合約進行付款。 在 SharePoint 中，您必須建立 [支付 ] 清單，並包含 [用戶端]、[ 承包商] 和 [ 費用金額] 的資料行，選取 [單行文字 ] 作為資料行類型。您必須在 [合約管理] 頻道中新增 [用於支付] 清單作為 [Teams] 索引標籤，類似于您將針對 [合約] 索引標籤執行的動作。[支付金額] 索引標籤會列出所有需要提交才能付款的合約。您可以輕鬆地擴充此解決方案，改為將此資訊直接寫入協力廠商財務應用程式 (例如 Dynamics CRM) 。

將 SharePoint 文件庫附加至 [合約] 索引標籤

在您的合約管理通道中建立 [ 合約 ] 索引標籤之後，您必須將 SharePoint 文件庫附加到其中。您想要附加的 SharePoint 文件庫是您在上一節中將非結構化檔處理模型套用至其中的文件庫。

附加 SharePoint 文件庫之後，您將能夠透過預設清單檢視來檢視任何分類的合約。

SharePoint 文件庫的清單檢視。

自訂 [合約] 索引標籤磚檢視

注意事項

本節參考 ContractTileFormatting.json 檔案中包含在 Contracts Management Solution Assets 存放庫中的程式碼範例。

雖然 Teams 可讓您在磚檢視中檢視您的合約，但您可能想要自訂它，以檢視您想要在合約卡片中顯示的合約資料。例如，對於 [ 合約] 索引標籤，成員必須查看合約卡上的用戶端、承包商和費用金額。所有這些欄位都是透過套用至文件庫的 Syntex 模型，從每個合約擷取。您也想要能夠針對每個狀態將磚標頭列變更為不同的色彩，讓成員可以輕鬆地查看合約在核准程式中的位置。例如，所有核准的合約都會有藍色的標頭列。

SharePoint 文件庫的圖格檢視。

您使用的自訂磚檢視需要您變更用來格式化目前磚檢視的 JSON 檔案。您可以查看 ContractTileFormatting.json 檔案，參考用來建立卡片檢視的 JSON 檔案。在下列各節中，您會看到合約卡片中功能的特定程式碼區段。

如果您想要在 Teams 頻道中查看或變更您檢視的 JSON 程式碼，請在 Teams 頻道中選取 [檢視] 下拉式功能表，然後選取 [ 格式化目前的檢視]。

Teams 頻道中 json 格式的螢幕擷取畫面。

卡片大小和圖形

在 ContractTileFormatting.json 檔案中，查看下一節以查看如何格式化卡片大小和形狀的程式碼。

                  {
                    "elmType": "div",
                    "style": {
                      "background-color": "#f5f5f5",
                      "padding": "5px",
                      "width": "180px"
                    },
                    "children": [
                      {
                        "elmType": "img",
                        "attributes": {
                          "src": "@thumbnail.large"
                        },
                        "style": {
                          "width": "185px",
                          "height": "248px"
                        }
                      }

合約狀態

下列程式碼可讓您定義每個標題卡的狀態。請注意，[ 新增]、[ 檢閱中]、[ 核准] 和 [ 已拒絕 ]) (每個狀態值都會顯示不同的色彩代碼。在 ContractTileFormatting.json 檔案中，查看定義狀態的區段。

          {
            "elmType": "div",
            "children": [
              {
                "elmType": "div",
                "style": {
                  "color": "white",
                  "background-color": "=if([$Status] == 'New', '#00b7c3', if([$Status] == 'In review', '#ffaa44', if([$Status] == 'Approved', '#0078d4', if([$Status] == 'Rejected', '#d13438', '#8378de'))))",
                  "padding": "5px 15px",
                  "height": "auto",
                  "text-transform": "uppercase",
                  "font-size": "12.5px"
                },
                "txtContent": "[$Status]"
              }

擷取的欄位

每張合約卡片都會顯示三個欄位，這些欄位是針對每個合約擷取 (客戶端、 承包商和 費用金額) 。此外，您也想要顯示檔案由用來識別檔案的 Syntex 模型分類的時間/日期。

在 ContractTileFormatting.json 檔案中，下列各節會定義每個區段。

用戶端

本節定義「用戶端」在卡片上顯示方式，並使用特定合約的值。

                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px"
                        },
                        "txtContent": "Client"
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "16px",
                          "font-weight": "600"
                        },
                        "txtContent": "[$Client]"
                      },

承包商

本節定義「承包商」如何在卡片上顯示，並使用特定合約的值。

                        {
                          "elmType": "div",
                          "txtContent": "Contractor",
                          "style": {
                            "color": "#767676",
                            "font-size": "12px",
                            "margin-bottom": "2px"
                          }
                        },
                        {
                          "elmType": "div",
                          "style": {
                            "margin-bottom": "12px",
                            "font-size": "14px"
                          },
                          "txtContent": "[$Contractor]"
                        },

費用金額

本節定義「費用金額」如何顯示在卡片上，並使用特定合約的值。

                      {
                        "elmType": "div",
                        "txtContent": "Fee amount",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px",
                          "margin-bottom": "2px"
                        }
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "14px"
                        },
                        "txtContent": "[$FeeAmount]"
                      },

分類日期

本節定義「分類」如何在卡片上顯示，並使用特定合約的值。

                      {
                        "elmType": "div",
                        "txtContent": "Classified",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px",
                          "margin-bottom": "2px"
                        }
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "14px"
                        },
                        "txtContent": "[$PrimeLastClassified]"
                      }

下一步

步驟 3：使用 Power Automate 建立流程來處理您的合約

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