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在 Microsoft Syntex 中建立新式範本

  • 發行項

上傳檔以建立新式範本

請遵循下列步驟以建立新式範本。

  1. 從 SharePoint 文件庫中，選取[新建>新式範本]。

    具已強調顯示 [建立新式範本] 選項之文件庫的螢幕擷取畫面。

  2. 選取 Word 檔以從組織的 SharePoint 或 OneDrive 上傳，或從本機儲存體上傳。

    您選取了一份文件之上傳頁面的螢幕擷取畫面。

  3. 上傳檔之後，檔會顯示在範本 Studio 中，您可以在其中新增欄位將檔轉換成範本。

    文字檢視器中之文件的螢幕擷取畫面。

  4. 在範本檔案工作室的左上角，選取範本的名稱。 預設名稱是用來建立範本的檔案名稱。 如果您想要重新命名此範本，請選取名稱旁的預設名稱或鉛筆圖示，輸入新名稱，然後選取 輸入。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面顯示選取要進行重新命名之文件的名稱。

建立和重複使用欄位

當您選取檔來建立新式範本時，可以建立新的欄位，並將它對應至具有相同欄位的多個內容。

例如，在諮詢合約檔中，承包商的名稱可能會發生多次。 您可以建立名為「承包商名稱」的欄位，並在產生新式範本時，將它與整份檔中所有出現的名稱產生關聯。

範本檢視器中檔的螢幕擷取畫面，其中已醒目提示欄位。

若要建立並重複使用欄位：

  1. 選取內容的區段，當內容出現在右邊的欄位面板上時，請選取 [ 確認]。 您可以視需要選取次數。

  2. 建立欄位時，請選取 [ 下一步 ] 將建立的欄位與不同的資料來源產生關聯。

  3. 完成時，您可以看到功能變數名稱和相關聯資料來源的功能變數名稱中所有選取專案的計數。

    [設定範本] 面板的螢幕擷取畫面，其中顯示功能變數名稱和相關聯的資料來源。

建立欄位與不同資料來源的關聯

您可以透過下列方式建立欄位的關聯：

輸入文字或選取日期來建立欄位的關聯

在 [ 新增欄位] 面板上：

  1. 在 [ 名稱] 字 段中，輸入欄位的相關名稱。

  2. 在 [ 作者如何填入此欄位 ] 區段中，選 取 [輸入文字] 或選取日期。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面，其中顯示手動輸入的 [新增欄位] 面板。

  3. 在 [ 資訊類型] 欄位中，選取您要與欄位相關聯的資料類型。 目前，有六個選項可供使用：單行文字、 多行文字、數字、日期和時間、電子郵件 和 超連結。

  4. 選取 [新增]。

    注意事項

    您可以設定多個日期格式器，例如 MM/DD/YYYY、DD/MM/YYYY、YYYY/MM/DD 和 Month DD，包括以 12 小時和 24 小時格式設定時間。

從清單或文件庫的資料行中選取選項來建立欄位的關聯

在 [ 新增欄位] 面板上：

  1. 在 [ 名稱] 字 段中，輸入欄位的相關名稱。

  2. 在 [ 作者如何填入此欄位 ] 區段中，從清單或文件庫的資料行 中選擇 [從選擇中選取]，然後選擇 [ 選取]。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面，其中顯示 SharePoint 清單輸入的 [新增欄位] 面板。

  3. 在 選取要新增來源資料行的清單 頁面上，選取您想要使用的清單，然後選取 下一步。

    顯示清單的 [選取要新增來源資料行的清單] 頁面螢幕擷取畫面。

  4. 在 [ 從現有清單中選取源 資料行] 頁面上，選取您要與欄位相關聯的資料行名稱，然後選取 [ 儲存]。

    顯示欄位名稱的 [從現有清單選取來源資料行] 頁面螢幕擷取畫面。

    如果您想要再次看到清單的原始頁面，請選取位於清單底部的 移至 (清單) 連結。

  5. 完成後，您會看到清單欄位已與欄位相關聯。

    [新增欄位] 面板的螢幕擷取畫面，其中顯示與欄位相關聯的清單欄位。

  6. 如果您想要使用者能夠手動新增輸入，除了從清單中選擇之外，請選取 允許作者新增選項。 在此案例中，手動輸入資料類型的預設值是 單行文字。 此外，由作者輸入的值僅可用於產生文件。 這些文件無法新增至 SharePoint 清單。

從受控中繼資料字片語或字片語中選取來建立欄位的關聯

在 [ 新增欄位] 面板上：

  1. 在 [ 名稱] 字 段中，輸入欄位的相關名稱。

  2. 在 [ 作者如何填入此欄位 ] 區段中，選擇 [ 從 Managed 中繼資料字片語或字詞選取]，然後選擇 [ 選取]。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面，其中顯示字詞或字片語輸入的 [新增欄位] 面板。

  3. 在 [ 選取字片語或字詞] 頁面上，搜尋或選取要與欄位相關聯的字片語或字詞，然後選取 [ 儲存]。

    [選取字片語或字詞] 頁面的螢幕擷取畫面。

  4. 當您完成時，您會看到選取的字片語或字詞已與欄位相關聯。

    [新增欄位] 面板的螢幕擷取畫面，其中顯示相關聯的字片語或字詞。

  5. 如果您希望使用者能夠新增對應至字片語或字詞的多個值，請選取 [ 允許多個值]。 此外，如果字片語設定為開啟的字片語，您可以選取 [ 允許新的值]。 如果您啟用此選項，從新式範本產生檔的使用者可以將新字詞新增至字片語，並將這些字詞新增為域值。

    提示

    當您啟用 [ 允許新值 ] 選項 (只允許開啟字片語) 時，使用者比較可能會在字詞庫中新增備援字詞。 備援字詞可能會讓系統管理員難以管理字片語。

建立資料表與 SharePoint 清單或文件庫的關聯

在 [ 新增欄位] 面板上：

  1. 在 [ 名稱] 字 段中，輸入欄位的相關名稱。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面，其中顯示關聯資料表欄位的 [新增] 欄位。

  2. 在您要建立欄位的檔中選取資料表區段。 您可以在 [欄位] 區段中 檢視資料表選取範圍。

  3. 確認選取專案，然後選取 [ 下一步]。

  4. 在 [ 選取要新增來源資料行的清單 ] 頁面上，將 SharePoint 清單或文件庫與資料表產生關聯。

    [選取要新增來源資料行的清單] 頁面的螢幕擷取畫面。

  5. 選取清單之後，將清單資料行對應至資料表資料行。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面，其中顯示如何將清單資料行對應至資料表資料行。

    與資料表標頭資料行相符的相關聯清單資料行名稱將會自動填入，然後您可以修改這些名稱。

  6. 接下來，將所有資料表資料行對應至清單資料行。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面，其中顯示如何將所有資料表資料行與清單資料行對應。

  7. 對應所有資料表資料行時，您可以在 [欄位] 區段中 看到資料表選取專案。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面，其中顯示 [新增欄位] 面板中的表格選取專案。

當使用者從範本產生檔時，他們可以選取要填入的相關清單專案，而且資料表資料列會根據所選取的資料列數目來增加或減少。

新增影像欄位

在 [ 新增欄位] 面板上：

  1. 在 [ 名稱] 字 段中，輸入欄位的相關名稱。

    範本檢視器的螢幕擷取畫面，其中顯示新增影像欄位的 [新增] 欄位。

  2. 在您要建立欄位的檔中，選取影像區段。 您可以檢視影像名稱和替代文字， ([ 欄位] 區段中所選影像的影像) 描述。

  3. 確認選取專案，然後選取 [ 下一步]。

  4. 您可以選擇允許將欄位填入欄位的作者上傳來自任何來源的影像：OneDrive 或 SharePoint，或從本機儲存體上傳影像，或將影像關聯至 SharePoint 清單中的影像資料行來限制專案。

  5. 您可以選擇控制如何在檔中填入作者所選取的影像。 如果您選取 [ 調整大小 ] 核取方塊，則上傳的影像會調整為選取要進行範本化之影像的維度。 如果未選取，則會保存作者所上傳影像的影像維度。

    提示

    當您啟 用 [調整大小 ] 選項時，使用者比較可能會有範本中影像維度的有利結果。

將新式範本儲存為草稿

您可以視需要建立任意數量的欄位。 完成後，您可以選擇將範本儲存為草稿。

  1. 選 取 [儲存草稿 ] 以將範本儲存為草稿，您稍後可以存取它。

  2. 若要從新式範本中的 [草稿範本] 下拉式功能表檢視、編輯或發佈已儲存的草稿，請從文件庫選取 [新增>編輯] 功能表。

發佈新式範本

當您完成將所有相關欄位新增至範本，而且想要讓它可供文件庫中的其他使用者使用時，您可以發佈範本。

  1. 選 取 [發佈 ] 以發佈範本，供組織中的其他使用者用來建立檔。

  2. 若要從 [新式範本] 區段中的 [已發佈的範本] 下拉式功能表檢視、編輯或解除發佈已發佈的範本，請從文件庫選取 [新增>編輯] 功能表。

另請參閱

將新式範本的欄位對應至程式庫資料行

編輯新式範本

從新式範本中建立文件