步驟 4 - 將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工，或轉換成共用信箱
在此步驟中，您會將離職員工的電子郵件地址指派給另一位員工，或將使用者的信箱轉換成共用信箱。
將離職員工的信箱轉換成共用信箱
當您將使用者的信箱轉換成共用信箱時，會保留所有現有的電子郵件和行事曆。 現在，它位於一個共用信箱中，其中有幾個人可以存取它，而不是一個人。 您可以視需要將共用信箱轉換回使用者， (私人) 信箱。
- 建立共用信箱的成本較低，因為 只要信箱小於 50 GB，您就不需要支付授權費用。 如果超過 50 GB，您必須指派授權給它。
- 假如您將信箱轉換成共用信箱，也能取得所有舊的電子郵件。 這可能佔用大量空間。
- 如果您設定電子郵件轉寄，則只會將傳送給離職員工 的新 電子郵件傳送給目前的員工。
請遵循下列步驟 ，將使用者的信箱轉換成共用信箱。
將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工
重要事項
如果您要設定電子郵件轉寄或共用信箱，最後請勿刪除離職員工的帳戶。 該帳戶必須存在以做為電子郵件轉寄或共用信箱功能的錨點。
- 在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。
- 選取您要封鎖的員工名稱，然後選取 [ 郵件] 索引卷 標。
- 在[Email轉寄] 底下，選取[管理電子郵件轉寄]。
- 開啟 [ 轉寄傳送至此信箱的所有電子郵件]。 在 [ 轉寄位址 ] 方塊中，輸入即將取得電子郵件之目前員工的電子郵件地址。
- 選取 [儲存]。
- 請記住，不要刪除離職員工的帳戶。
重要事項
在信箱因合規性原因而處於非作用中狀態的情況下，將信箱轉寄或轉換成共用信箱將無法運作。
取消 Outlook 會議
請務必取消先前使用者在其行事曆上的所有會議。 這可讓使用者移除先前使用者所建立的會議。
如果人員有預約設備或會議室的會議，則在取消這些會議之前，將無法預約會議。 如需步驟，請參閱 刪除約會或會議 。