在 Exchange Server 中設定UM自動語音應答
適用於：Exchange Server 2013 Exchange Server 2016 年
除了允許使用者存取語音信箱，整合通訊 (UM) 可讓您根據組織的需求建立一或多個 UM 自動語音應答。 UM 自動語音應答可用來為組織建立語音功能表系統，讓外部和內部來電者在組織中尋找、撥打或轉接通話給公司使用者或部門。
如需與 UM 自動語音應答相關的更多管理工作，請參閱 UM 自動語音應答程式。
自動語音應答
在電話語音或整合通訊環境中，自動化語音應答或自動語音應答功能表系統會將來電者轉接給某個使用者或部門的分機，而不需接待員或總機介入。 在許多自動語音應答系統中，可以透過按零或說零來連絡接待員或總機。 某些自動語音應答系統會採用只提供訊息的資訊功能表及語音功能表，以便組織提供營業時間、交通方向 指示、工作機會資訊，以及其他常見問題的解答。 在播放訊息之後，來電者會被轉接給接待員或總機，或是回到主功能表。
雖然自動語音應答很有用，但如果未正確設計和設定，則可以混淆和混淆來電者。 例如，特別是在大型組織中，當自動語音應答設計不正確時，可以引導來電者完成一系列冗長的問題和功能表提示，最後再轉接給人員回答其問題。
如何設定自動語音應答？
在 Exchange 系統管理中心 (EAC) 中，您會設定和管理 UM 自動語音應答，以自動接聽您組織的通話，並允許來電者在電話上使用密鑰自行選取不同的選項。 您只能有一個UM自動語音應答，為組織的來電者提供基本功能表導覽，或者您可以有多個巢狀和分支自動語音應答，為您的來電者提供更豐富的體驗。 不過，在這兩種情況下，您都必須仔細規劃和設定自動語音應答。
若要規劃並建立新的 UM 自動語音應答架構，須執行以下動作：
決定是否要允許使用者透過語音輸入與自動語音應答互動。
決定主要自動語音應答想要使用的語言，以及是否需要建立其它自動語音應答來支援更多語言。
決定自動語音應答的上班時間和非上班時間，並使用上班時間來設定 上班時間。 雖然這並非必要，但您也可以決定此自動語音應答的假日排程。
注意事項
也應設定語音應答的時區。
決定是否需要由系統產生的標準上下班時間問候語或者建立自動錄音。
如果您想要使用自定義問候語，請規劃並記錄您的商務和非上班時間問候語，以便在上班時間和非上班時間播放給來電者。 如有需要，您也可以建立自定義資訊公告問候語。 例如，針對您的上班時間問候語，您可以使用「歡迎使用 Contoso。 若為英文，請按或說 1，針對西班牙文，按或說 2。」針對您的非上班時間問候語，您可以錄製下列腳本：「歡迎使用 Contoso。 我們的辦公室目前已關閉。 我們會在星期一上午 8：00 開啟。」
根據您的業務需求規劃自動語音應答結構。 例如，一個組織可能是德國和英國辦公室的跨國企業，因此需要以多種語言為基礎的自動語音應答結構。 另一個組織可能有其公司辦公室位於一個網站、Sales 位於另一個網站，以及位於第三個網站的客戶服務，因此需要直接與組織結構相關的自動語音應答。
決定當自動語音應答語音命令無法運作時，是否需要使用 DTMF 後援自動語音應答或其他自動語音應答。
規劃上班時間和非上班時間的功能表導覽。 對於每個自動語音應答，包括 DTMF 自動語音應答，您需要規劃和設定功能表提示和功能表導覽專案。 您需要針對商務和非上班時間執行此動作。
以下是您可以用來規劃非上班時間功能表範例。
機碼 提示/導覽功能表項目名稱 要錄製的回應 1 語言選擇使用英文。 「按或說 1 以使用英文。」 2 帳戶餘額 「按或說 2 以取得您的帳戶餘額。」 3 轉接至業務部 「按下或說 3 以轉接至業務部門。」 4 轉接至客戶服務部門 「按或說 4 以轉移給下一位客戶服務代表。」 5 上班時間 不需回應。 6 辦公室地點 不需回應。 使用您的功能表導覽計劃，記錄提示以通知來電者可以執行的動作。 例如，根據表格中顯示之非上班時間功能表導覽的自動語音應答結構，您可以記錄下列腳本：「若要保留 Sales 的訊息，請按一下。 在上班時間，請按兩下。 針對我們的位址，按三個。」
判斷來電者將如何存取您的組織。 請考慮他們會如何搜尋並連絡您組織中的使用者。 也請考慮如何轉移來電者，包括他們如何取得即時人員或組織代表，以及來電者是否在上班時間和非上班時間存取操作員。
判斷您允許來電者在使用特定自動語音應答時進行哪些呼叫。 例如，您是否要允許來電者在單一撥號對應表、任何擴充功能中呼叫使用者，或是否允許他們在組織外部撥打電話。
在您規劃自動語音應答設定、問候語和功能表導覽，並建立包含錄製問候語、功能表導覽提示和功能表導覽回應的音訊檔案之後，您就可以建立和設定自動語音應答。 方法如下：
- 建立自動語音應答結構和設定之後，請啟用 UM 自動語音應答，以便開始接受通話。