採購申請工作流程
工作流程會推動採購申請的審查程序，從初始狀態草稿到最終狀態已核准。 將採購申請提交審核時，工作流程便會啟動。 採購申請獲得核准後，您可以為採購申請明細產生採購訂單，並提交給供應商以履行訂單。
將採購申請提交審核之前，您必須設定工作流程。 工作流程過程可以包含一或多個審查步驟，且順序不定。 工作流程也可以設定為掠過審核工作，並自動核准採購申請。 您可以將工作流程設定為將採購申請作為單一文件傳送，也可以將個別採購申請明細傳送給適當的審核者。 此外，您還可以建立案例，將採購申請作為單一文件傳送給多位審核者，並將選定的採購申請明細傳送給其他審核者。
如果採購申請明細會單獨審核，則必須先完成所有採購申請明細的審核流程，才能將工作流程移至下一步，並完成整個採購申請的審核流程。 當採購申請及其明細都完成審查程序，採購申請的整體狀態會更新為已核准。
您可以設定工作流程以代表您組織中採購申請的業務流程。 當您設定採購申請工作流程時，請考慮以下問題：
- 哪些支出必須審查？
- 哪些支出可以自動核准？
- 誰需要審查及核准支出申請？ 要指派什麼角色給這些使用者？
- 如果審核者無法作業，必須遵循什麼流程？
以下範例說明您可以為採購申請設定工作流程的兩種方式。
範例 1：將採購申請作為單一文件傳送以供審核
下圖顯示採購申請如何作為單一文件進行工作流程審核流程。 採購申請上的明細並非單獨傳送。 此範例的工作流程過程中包含以下角色：
- 要求者 – 要求項目或服務的使用者。 要求者可以準備採購申請，或者其他工作人員可以代表要求者準備採購申請。 這個工作人員是準備者。 準備者負責在整個審查過程中管理採購申請。 只有採購申請的準備者可以修改採購申請。
注意：必須授予工作人員適當的權限才能代表其他人建立採購申請。 使用採購申請權限頁面來設定這些權限。
- 採購專員 – 執行採購審查且可核准文件的使用者。
- 要求者的經理 – 執行管理審查且可核准文件的使用者。
在此範例中，採購申請的工作流程包括以下步驟：
- 準備者提交採購申請以供審核。
- 採購代理人收到通知。 通知要求採購代理人驗證採購申請中的資訊。 如果缺少所需的資訊，採購代理人可以新增資訊，或傳回採購申請交由準備者新增。 填寫完所有必要資訊後，採購申請就能進入審核流程的下一步。
- 要求者的經理審核採購申請。 例如，如果採購申請的金額超過申請者的採購申請支出限制，則採購申請可能會傳送給申請者的經理。 請求者的經理可以核准或拒絕採購申請，或將其傳回給準備者進行更改。
範例 2：傳送單一採購申請明細以供審核
下圖顯示如何傳送各個採購申請明細以進行工作流程。 一般來說，每個明細的流程與單一文件審核的採購申請的流程相同。 但是，每個明細必須個別完成工作流程，整個採購申請才能完成工作流程。
在此範例中，工作人員針對行銷廣告活動，為海報和 T 恤輸入要求。 海報的費用由行銷部門和銷售部門分攤。 如果海報或 T 恤的成本超過部門經理的簽字權限，採購申請也必須由集團經理審核。
此範例的工作流程過程中包含以下角色：
- 要求者 – 要求項目或服務的使用者。 要求者可以準備採購申請，或者其他工作人員可以代表要求者準備採購申請。 這個工作人員是準備者。 準備者負責在整個審查過程中管理採購申請。 只有採購申請的準備者可以修改採購申請。
注意：必須授予工作人員適當的權限才能代表其他人建立採購申請。 使用採購申請權限頁面來設定這些權限。
- 採購專員 – 執行採購審查且可核准文件的使用者。
- 要求者的經理 – 執行管理審查且可核准文件的使用者。
- 部門經理 – 執行支出審查且可核准文件的使用者。
- 集團經理 – 執行簽署授權審查且可核准文件的使用者。
在此範例中，採購申請明細的工作流程包括以下步驟：
- 準備者提交採購申請以供審核。 每個明細都傳送到設定在工作流程中接收明細的審核者。
- 採購代理人收到通知。 通知要求採購代理人驗證採購申請和採購申請明細中的資訊。 當採購代理人開啟採購申請時，所有明細都會顯示，但視覺效果指標會顯示哪些明細已傳送給採購代理人進行審查。 如果缺少所需的資訊，採購代理人可以新增資訊，或傳回採購申請明細交由準備者新增。 填寫完所有必要資訊後，採購申請明細就能進入審核流程的下一步。 採購申請明細可以各自獨立進行審核流程。
- 要求者的部門經理審查及核准採購申請明細。 例如，如果採購申請明細的金額超過申請者的採購申請明細支出限制，則核准可能會傳送給申請者的經理。 經理可以核准或拒絕一或兩個採購申請明細。
- 行銷部門的部門經理審核海報和 T 恤的採購申請明細。 銷售部門經理只審核海報的採購申請明細，因為這是向銷售部門收取的唯一成本。
- 只有需要集團經理審批時，集團經理才審核及核准 T 恤的採購申請明細。例如，採購申請明細上的金額超出部門經理的核准限制。 集團經理不需要核准海報的採購申請明細。
附註
如果採購申請的標題工作流程需要與簽署限制相關的核准，則必須設定系統貨幣。
為採購申請設定工作流程
若要傳送採購申請以供審核，您必須設定採購申請工作流程。 您定義的工作流會程控管要求項目的使用者 (要求者) 與工作流程中的審核者和核准者之間的互動。 採購申請的途程取決於工作欄位設定中指定的條件。 例如，這些條件決定了採購申請應該傳送的時間，它應該傳送給使用者或角色，以及用戶可以採取的操作。
本文中的範例顯示如何將採購申請做為單個文件或作為單獨的採購申請明細透過工作流程進行傳送。 您還可以為採購申請設定工作流程，以反映為您的組織定義採購申請的內部控制審查。
在工作流程中指派任務的參與者或審核者可以是特定使用者群組的成員、具有特定安全角色的使用者、與管理階層中的提交者相關聯的使用者，或者命名使用者或具有具體支出責任。
採購申請支出審核員
支出審閱者設定允許您根據分配給專案角色的使用者，或收取支出的財務維度來動態傳送支出以供審閱。 工作流程使用指定的專案角色或財務維度擁有者來確定應將支出傳送給誰。
您可以定義一或多個支出審核者設定，然後在建立工作流程時選擇一個設定。 您可以為組織中的每個法律實體設定支出審核者值。 定義支出審閱者設定後，將設定指派給工作流程任務。
您不必定義支出審閱者設定。 相反，您可以在定義工作流程時，將特定使用者或使用者群組指定為審閱者。 但是，如果您有一個複雜的組織，支出審核員可以提高您的審批流程的效率。 此外，如果您設定支出審閱者，則不必在審閱者每次變更工作角色時更新工作流審閱者指派。
您可以在採購申請支出審查員頁面設定支出審查員。 為組織中的每個法律實體建立支出審核者設定並輸入值。 對於指派給專案的申請，您可以指定負責審查申請的角色：專案經理、專案控制員或專案銷售經理。 支出將傳送給指派指定角色的使用者。 您還可以透過在組織分佈索引標籤選擇適用的財務維度選項，將支出傳送給財務維度擁有者。
若要使用您在工作流程中設定的支出審查者之一，您必須針對相關的工作流程元素，在指派屬性中將參與者類型選項設定為支出參與者。