建立消費申請
本文介紹建立申請的流程。 本章節向您展示了在採購目錄中搜尋產品的不同方法，以及如何新增不在您目錄中的產品。 在開始此程序前，您必須將採購策略設定為消費作為申請的預設類型。 您能以示範資料公司 USMF 或自己的資料走完這段程序。 該程序只能由設定為工作人員的使用者設定檔執行。 本工作通常由員工執行。 運用資訊安全角色的員工將允許您執行工作，或者如果您使用的是 USMF，您可以登入為 Alicia。
建立新申請
- 前往採購和資源開發 > 採購申請 > 我準備的採購申請。
- 選擇新建。
- 在名稱欄位中，為申請命名。
- 在要求日期欄位中，輸入日期。 預設情況下，請求日期和會計日期會被複製到採購申請明細。 它們可以在明細層級進行變更。 要求的日期是要求的收貨日期。
- 在會計日期欄位中，輸入日期。 會計日期是用於在總帳中記錄會計分錄，並驗證預算資金是否可用。
- 選擇確定。
- 在原因欄位中，從下拉式選單中選擇一個選項。 預設情況下，為採購申請明細顯示您選擇的業務理由，但您可以在明細層級中進行變更。
- 選擇理由。
- 在詳細資訊欄位中為申請輸入更具描述性的理由。
在申請中新增明細
- 選擇新增明細。 有兩種方法可以向採購申請新增明細。 如果您已經知道產品編號或者您要申請的產品不在產品目錄中，那麼您可以直接以新增明細來新增明細。 另一種方法是使用新增產品，您可以在使用搜尋與篩選來尋找產品目錄中的項目。
- 選擇您剛剛建立的明細。
- 要求者是已提出申請的工作人員。
- 預設情況下，準備申請的人是提出申請的工作人員。 您必須獲得權限才能代表另一名工作人員準備申請明細。 如果您有這樣的權限，那麼其他工作人員將出現在此查詢中。
- 在項目編號欄位中，輸入一個值。 可供您選擇的項目受類別存取政策和購買法律實體採購目錄的限制。
- 在數量欄位中，輸入一個數字。
在申請中新增更多產品
- 選擇新增產品。 這是您可以在產品目錄中搜尋產品的選項。
- 在尋找採購類別節點欄位中，輸入您要尋找的類別名稱第一部分，然後選擇進入。 例如，輸入
comput。 - 使用 InvokeDefaultButton 捷徑。
- 使用篩選以篩選所選類別中的產品清單。
- 選擇要新增到申請的產品卡片。
- 選擇新增到行。
- 在數量欄位中，輸入一個數字。
- 在尋找採購類別節點欄位中，鍵入您要尋找的類別名稱第一部分，然後選擇進入。 例如，輸入
High(highlighters)。 - 使用 InvokeDefaultButton 捷徑。
- 選擇將未列出的產品新增到明細以新增未在採購目錄中列出的產品。
- 在產品名稱欄位中，輸入一個值。
- 在單位欄位中，輸入一個值。
- 選擇確定。
- 在項目描述欄位中，新增產品的描述。
- 在數量欄位中，輸入一個數字。
- 在單價欄位中，輸入一個數字。 如果您知道特定廠商的價格 (您在供應商帳戶欄位中選擇的)，則可以輸入該價格。
- 在廠商帳戶欄位中，開啟下拉式清單以選擇一個選項。 此欄位中可用的廠商取決於採購政策和該廠商在目前採購類別中的狀態。 作為在此處選擇廠商的替代方法，您可以選擇建議廠商。
- 在清單中，選擇您想使用的廠商。
- 在外部項目編號欄位中，輸入一個值。 這是廠商已知產品的參考編號。 例如，這可能是廠商自己目錄中產品的項目編號。
- 選擇確定。
分配金額
- 選擇財務。
- 選擇分配金額。 此流程會向您展示如何在 2 個帳戶之間分配第一個明細的成本。 這也可以在稍後審核申請時完成。
- 選擇分割以建立一個新的分配明細。
- 在分類帳科目欄位中選擇應該承擔部分成本的第一個成本中心。
- 選擇另一個分配明細。
- 在分類帳科目欄位中指定其他成本中心。
- 選擇平均分配。
- 關閉頁面。
檢視明細詳細資訊
- 按一下切換，展開明細詳細資訊部分。
提交申請
- 選擇工作流程打開下拉對話框。
- 選擇提交。
- 關閉頁面。
- 在留言欄位中，為申請的核准者輸入附註。
- 選擇提交。
- 關閉頁面。
- 重新整理頁面。