建立並傳送電子郵件訊息

一般而言，您可以直接從 Dynamics 365 Sales 傳送電子郵件訊息給客戶。 不過，啟用電子郵件參功能後，您在撰寫電子郵件時，會有更多可用於電子郵件的選擇，例如追隨或取消追隨。

如果沒有看到此處所述的電子郵件參與功能，請連絡您的管理員。 其他資訊：設定電子郵件參與。

建立訊息

電子郵件參與功能適用於每封透過 Dynamics 365 Sales 傳送的電子郵件。 當您傳送電子郵件時，此功能自動將電子郵件活動新增至記錄，並將該記錄設定為訊息的相關值。 此外，電子郵件參與功能還會收集關鍵績效指標 (KPI)，並根據收件者 (收件者、寄件者和副本收件地址) 來確定電子郵件的顯示位置。

注意

• 如果收件者選擇封鎖，則無法追蹤電子郵件。 其他資訊：封鎖追隨的訊息。
• 傳送大量電子郵件時，不支援電子郵件參與。
• 您只能追蹤透過 Dynamics 365 電子郵件傳送的電子郵件和附件。 雖然透過 Outlook 用戶端傳送的電子郵件和附件在 Dynamics 365 Sales 中標示為已追蹤，但不會被追蹤。

建立電子郵件之前，我們先來了解電子郵件表單中提供的不同選項：

1. 附件：除了用於新增、移除和修改附件的控制項之外，還有附加至電子郵件的檔案清單。
2. 追隨/不追隨：開啟追隨功能以追蹤客戶對訊息的參與度，或關閉此功能以停止追蹤。 其他控制項和連結會視需要出現，例如在收件者不允許追隨時出現。 其他資訊：追隨或取消追隨訊息。
3. 稍後再傳送：如果不希望立即傳送訊息，請設定訊息的傳遞時間。 視收件者的時區而定，此處可能會顯示建議的傳遞時間。
4. 設定提醒：設定在特定時間叮嚀跟進的提醒。 例如，如果訊息三天未經開啟，您可能希望收到警示。
5. 插入範本：插入您可視需要修訂的標準文字。 視業務需求 (例如會議跟進或簡介) 而定，您的組織可以有多個範本。 電子郵件參與會根據先前的績效建議範本。

若要建立和傳送電子郵件：

1. 開啟您要新增活動的記錄 (通常是連絡人、商機、潛在客戶或客戶)。
2. 在時間表區段中，選取 + (建立時間表記錄) >電子郵件。
3. 選取收件者，並輸入訊息主旨。
4. 輸入訊息本文，或插入電子郵件範本。
5. 選取傳送，或選取儲存，以將訊息儲存為草稿，稍後再完成訊息。

提示

若要將連結新增至訊息，請選取要新增連結的文字、按下 Ctrl+K，然後輸入或貼上連結位址。

使用電子郵件範本

電子郵件範本是您經常傳送的標準訊息，例如簡介、確認、感謝訊息及提醒。 這些範本可以包含自動填入的動態值，例如收件者姓名或訂單編號。 它們可讓您快速開始編寫常用的訊息。

電子郵件參與分析銷售團隊從 Dynamics 365 Sales 傳送的所有訊息的效能，並找出最成功的範本。 此功能會顯示所有可用的範本，但會反白顯示其發現產生最多開啟次數、回覆次數或銷售量的範本。

1. 建立訊息。
2. 請在命令列上，選取 插入範本。
3. 在電子郵件範本視窗中，視需要選取語言，然後搜尋並選取範本。
4. 選取套用範本。
   範本內容會插入至訊息本文。
5. 視需要自訂範本內容。
6. 選取傳送，或選取儲存，以將訊息儲存為草稿，稍後再完成訊息。

新增附件

在電子郵件中附加文件、試算表或影像時，您可以追隨這些附件來了解收件者是否已開啟附件。 您可以將已追隨和未追隨的附件都包含在同一封電子郵件中。
預設不會追隨附件。 您必須手動追隨要追蹤的每個附件。此外，如果訊息收件者不允許追隨，您就無法追隨附件。

1. 建立訊息。

2. 在附件區段中，選取 +。

3. 找出並選取要附加的檔案。

4. 選取開啟。
   根據檔案大小，附加可能需要幾秒鐘。

5. 選取要追蹤的附件，然後選取更多選項 >追隨。
   現已追隨附件，已追隨欄會顯示是。

   注意

   只有在停用增強型附件功能時，才能使用追隨選項。 請與管理員連絡以停用增強型附件功能。

6. 選取傳送，或選取儲存，以將訊息儲存為草稿，稍後再完成訊息。

追隨或取消追隨訊息

追蹤電子郵件時，電子郵件參與可以告訴您，收件者已將其開啟、已作回覆、已開啟附件還是已選取其中連結。 其他資訊：使用電子郵件參與來檢視訊息互動。

電子郵件參與區段包含下列指標和控制項：

指標和控制項	描述
	指示您正在追隨目前的電子郵件 (包括您加入的任何連結)，而您可以選擇追隨任何您所附加的檔案。 選取不追隨以停止追蹤此訊息。 此狀態是您組織已開啟電子郵件參與且所有收件者都允許追隨時，新增訊息的預設狀態。
	指示您並未在追隨目前的電子郵件，包括任何您所加入的連結。 您也無法追隨任何附件。 選取追隨以在收件者允許時開啟追隨功能。
	指示一個或多個收件者已將追隨功能設定為不允許。 您必須移除不允許追隨的收件者或變更其設定，才能追隨此訊息。 - 選取檢視喜好設定，以在新視窗中檢視收件者名稱及追隨喜好設定。 選取名稱以開啟收件者的記錄。 - 如果已移除不希望被追隨的收件者，或將其設定變更為允許追隨，請選取重試追隨來再試一次。 - 選取不追隨以停止嘗試追隨此訊息。 在開啟追隨的訊息後約 15 分鐘內，系統會在小幫手中建立動作卡。 此卡片包含訊息和相關記錄的連結以及用於產生通話活動、延遲警示或關閉卡片的動作按鈕。 深入了解小幫手的引導式客戶通訊。

選擇最有效的傳遞時間

電子郵件訊息可能會受到或多或少的關注，這取決於這些訊息送達收件者收件匣的時間。 例如，許多人在一天開始時收件匣已滿，因此夜間送達的訊息必須競相爭取注意，從而可能被推遲甚至遺忘。 當天晚些時候到達的電子郵件可能會立即獲得關注並處理。 有了電子郵件參與，您就可以在方便時撰寫電子郵件，但是在最佳時機讓 Dynamics 365 Sales 傳遞給收件者。

系統有時會根據收件者的時區，建議傳遞時間。 系統假設一般工作日為星期一至星期五上午 8:00 到下午 5:00，如果您不是在收件者的工作日內工作，則會建議下一個最接近的工作時間。 如果訊息有多個收件者或未提供任何地址，則系統不會提出任何建議。

您的組織必須開啟 Bing 地圖服務，而且收收件者必須在 Sales 中有實際地址，才能讓電子郵件參與判斷時區。

如果未提供任何建議，或是您想要使用自己的邏輯，則可以指定任何您選擇的傳遞時間。

追隨的訊息和取消追隨的訊息都可以使用傳遞時間功能。

1. 建立訊息。

2. 準備好傳送訊息時，請查看電子郵件參與區段的稍後傳送下方。

   如果系統可以建議傳遞時間，則會在此處顯示該時間。 不論是否顯示，您都可以延遲傳遞。

3. 選取稍後傳送。

   

   如果系統已建議時間或日期，則會為您填入該資訊。 如果沒有，則日期是空白。 在任一情況下，都會使用您的當地時間，而非收件者的時間。

4. 在排程電子郵件對話方塊中，選取傳遞日期和時間。

   

5. 選取排程電子郵件。

   延遲傳送指示器會變成綠色。 如果您需要變更延遲或立即傳送訊息，請選取變更排程或移除延遲。 您可以在傳送訊息之前隨時變更排定的傳遞。

   

6. 選取傳送，或選取儲存，以將訊息儲存為草稿，稍後再完成訊息。

排定的郵件會出現，例如出現在 相關記錄的活動清單中。 在排定的時間到來前，您可以從該處刪除或重新排定訊息。 您也可以編輯跟進提醒日期或時間。 選取傳送後，您無法變更任何其他設定。

設定訊息跟進提醒

如果想要確保不會忘記跟進重要電子郵件，請設定提醒。 此功能僅適用於已傳送的電子郵件。

1. 建立訊息。

2. 準備好設定提醒時，請在電子郵件參與區段中，選取設定提醒。

   

3. 在設定提醒對話方塊中，填入下列欄位。

   • 條件：選取觸發提醒的條件：
     • 如果我在下列時間之前未收到回覆：如果沒有在提醒時間的日期前收到回覆，則觸發提醒。 僅適用於追隨的訊息。
     • 如果在下列時間之前未開啟電子郵件：如果沒有在提醒時間的日期前開啟訊息，則觸發提醒。 僅適用於追隨的訊息。
     • 仍要提醒我於：一律在指定的時間和日期觸發提醒。
   • 提醒時間：指定符合條件時顯示提醒的日期和時間。
   • 註解：(選用) 將附註新增至提醒。

   

4. 選取確定以儲存設定並關閉視窗。

   設定提醒指示器會變成藍色，而且提醒設定的簡短摘要會出現。 提醒時間過後，摘要會更新以指出這一點。 如果需要變更提醒或移除提醒，請選取變更提醒或移除提醒。

   

5. 選取傳送，或選取儲存，以將訊息儲存為草稿，稍後再完成訊息。

觸發提醒時，系統會在小幫手中建立動作卡。 動作卡擁有高優先順序，因此您會立即看到。 此卡片包含訊息和相關記錄的連結，以及用於延遲或關閉警示的動作按鈕。 深入了解電子郵件提醒卡片。

找不到應用程式中的功能嗎？

有幾種可能性：

• 您沒有使用此功能的必要授權。 查看比較表和 授權指南以了解根據您的授權可使用哪些功能。
• 您沒有使用此功能的必要安全性角色。
  • 若要設定或安裝功能，您必須有系統管理員和自訂角色
  • 若要使用銷售相關功能，您必須有主要銷售角色
  • 某些工作需要特定功能角色。
• 您的系統管理員並未開啟該功能。
• 您的組織正在使用自訂應用程式。 確切步驟請洽詢您的系統管理員。 本文章中所述的步驟係專用於銷售中心和 Sales Professional 等現成應用程式。

相關資訊

開啟電子郵件參與
使用電子郵件參與來檢視訊息互動
設定隱私權喜好設定
建立電子郵件範本