設定合約以自動產生工單和發票

客戶合約包含預先定義的詳細資料以產生工單和發票。 如需詳細資訊，請前往合約概觀。 隨著合約工作的增加，請考慮是否新增多個事件或多個定期事項。

若要使用合約，請執行下列步驟：

1. 建立合約，這是您定義客戶、日期範圍和價目表等高階詳細資料所在的位置。
2. 若要讓系統自動產生工單，請建立合約預約設定 (ABS)，您會用來規定多久建立一次合約的工單 (預約週期)，以及最終工單的基本詳細資料，例如工單類型。 或者，如果要為此合約產生發票，請建立合約發票設定 (AIS)，用來為要產生的發票定義發票週期及其他詳細資料。 您還可以在同一份合約上建立 ABS 和 AIS。
3. 在 ABS 上，您可新增合約事件、產品、服務和服務工作，以定義每份已產生工單中所執行工作的特定詳細資料。 在 AIS 上，新增要包含在每個已產生發票中的發票產品。
4. 啟用合約，然後就會在日期臨近時一併建立合約預約日期與工單。 根據 ABS 上的週期模式以及您設定為提前多少個月產生合約預約日期 (ABD)，您可以看到一些 ABD 正在產生。 最初，這些 ABD 的狀態為「使用中」。 同樣的，根據 AIS 上的週期模式以及您提前多少個月產生合約發票日期 (AID)，您可能會看到一些 AID 正在產生。 最初，這些 AID 的發票狀態為「已排程」。 隨其各自日期臨近，每個 ABD 都會根據您的設定產生工單，而每個 AID 也同樣據以產生發票。

本文涵蓋兩個案例，展示合約如何產生工單和發票。

必要條件

• 與工單相關的資料，例如系統中設定的帳戶、事件類型、產品、服務和服務工作。

• 已設定合約設定。 請考慮指定合約首碼和起始編號。

• 合約、合約預約設定和合約發票設定的指定負責人擁有權限可以：建立發票、發票詳細資料、工單、工單事件、工單產品、工單服務、工單服務工作、資源需求和預約。

案例 1：自動產生用於資產維護的工單

組織必須在下一個年度內每月對安裝在客戶地點的一項設備執行維護。 他們希望使用 Dynamics 365 Field Service，在每個月中自動產生具一定彈性的維護工作。 他們希望調度員將每月維護工作排程安排給最佳且最合適的現場技師，並按議定的價格向客戶收取完成工作的費用。

若要設定此案例，請使用合約、客戶資產、事件類型和價目表。

步驟 1：建立合約

1. 在服務區域中，選取合約>新增。

2. 填入您的資訊。 使用工具提示做為指南。

   • 服務帳戶和計費帳戶：定義合約工單發生的位置，而計費帳戶定義發票應傳送給誰。 如需詳細資訊，請移至建立和管理帳戶。

   • 系統狀態：定義合約目前是否正在執行中。 建立新合約並新增詳細資料時，設定為估計。

   • 價目表：指定所有與合約相關的產品及服務的價格，並控制從此合約產生之工單和發票上的填入的價目表。 將所有在合約期間使用的產品和服務新增至合約價目表。 合約通常包含全新價目表中所反映之商品與服務的議定價格。 可以視需要手動更新產生的工單和發票的價目表。

   • 開始和結束日期：定義合約的期間。

   

3. 在其他索引標籤中，輸入更多詳細資料，例如產生的工單的服務領域，以及決定一天中產生工單、發票和其他與此合約相關之記錄所在時段的記錄產生時間。 這項定義很重要，因為有些組織不希望合約在工作日當中建立工單。 如果沒有設定值，則預設為 Field Service 設定中的值。

4. 選取儲存。

步驟 2：設定預約週期

建立合約後，指定要多久產生工單一次。

1. 在預約設定的一般區段中，選取新增合約預約設定。

   提示

   您可能需要先選取垂直省略符號 ⋮，再選取新增合約預約設定。

   

2. 填入合約排程的名稱。 例如，可能會是「每月維護」。命名很重要，因為合約可以有多個預約週期。 例如，服務組織可能會依據同一份合約執行每週和每月維護。

3. 填入工單設定。

   • 自動產生工單：選取是，以滾動方式自動產生工單。 產生的工單會出現在使用中工單檢視表中，且狀態為開啟 - 未排程。 選取否，手動產生每個排定日期的工單。

   • 工單類型：選取工單的類型，例如診斷和修復或檢驗。

   • 提前產生工單日數：規定在預期服務日期之前多少天產生工單。 如果您選擇提前數天，積存的工單可能會多過所需數量，但要是您選擇的提前天數太少，就可能沒有時間準備。 如果未在合約層級輸入任何值，則 Field Service 設定>合約索引標籤 >提前 X 天產生合約工單中會有整個環境的設定。 如果此欄位也沒有任何值，則會按照合約上記錄的時間，提前在預約日期前七天產生工單。

   • 此處輸入的工單類型、優先順序、工單摘要和位置會傳遞到產生的工單。

4. 填入預約設定。

   • 自動產生預約選取是，以取得系統預約產生的工單 (無論是自動產生還是手動產生)。 為預約指定偏好的資源和偏好的開始時間。 選取否，讓產生的工單透過一般排程程序來安排：使用手動方式、使用排程小幫手，或使用 Resource Scheduling Optimization。

     注意

     合約會根據定期事項建立預約，而不考慮任何其他因素，包括資源處於使用中狀態與否或其工作時數。

   • 估計期間：選取此類型工單估計的時間。

   • 預約前彈性和預約後彈性欄位指定在預計排程日期之前和之後多少天可以排定工單。 這些欄位將會填入所產生工單的日期範圍開始和日期範圍結束欄位，以協助排程小幫手。 例如，如果您打算在每月 8 日執行每月維護，並將預約前和預約後彈性設定為七天，則可以將工單安排在每月 1 日與 15 日之間。

   • 可以指定時間範圍開始和時間範圍結束來為產生的工單建立時間範圍，排程小幫手會將其包括在內。 (例如：工單排程應安排在上午 8:00 與下午 12:00 之間)。

   

5. 選取最上方命令列中的預約週期。

6. 填入資訊。

   • 週期模式：例如，每週、每月第一個星期一或每隔一個星期五。

   • 週期範圍：定義開始日期，並選擇結束日期行為。

     • 無結束日期：在合約結束日期產生工單。
     • 結束於：在週期結束日期之後停止產生工單。
     • 在重複 # 次後結束：在達到指定的重複次數後產生工單。

   • 自訂日期：定義日期以產生工單，如果模式未反映您的業務需求，則除了定期工單之外還應執行這些工單。 例如，在全年各種假期執行服務。 除非已提供定期工單，否則不會產生自訂日期工單。

7. 選取確定，然後選取儲存。

注意

單一合約可以有許多不同預約設定。 例如，您可以建立每週訪視的預約設定，每週建立工單，也可以為具有不同預約的每月訪視建立預約設定。

另請參閱：匯入預約週期。

步驟 3：新增合約工作詳細資料

設定合約和合約預約設定後，定義應執行的工作。 若要定義工作，請將事件類型、產品、服務和服務工作新增至合約。

如果要將合約用於客戶資產維護，請使用預約事件，並指定資產。 您可在事件上指定客戶資產，以定義應對特定設備執行的週期性工作，並產生服務歷程記錄。 您還可以將多個事件類型新增至各有一個客戶資產的合約預約設定。 此案例使用合約預約事件。

如果不想要使用合約預約事件類型，您可以將產品、服務和服務工作直接新增至合約。

1. 在事件區段的一般索引標籤中，選取新增合約預約事件。 依照工具提示的指引，指定事件詳細資料。

   提示

   您可能需要先選取垂直省略符號 ⋮，再選取新增合約預約設定。

   

2. 選取儲存後關閉。

將事件新增至合約時，相關產品、服務、服務工作和特性會新增至合約。 然後，這些項目會在產生工單時新增至工單。 新增事件類型時，請考慮將事件複製到合約設定。

步驟 4：啟用合約並檢視工單

組織程序由經理審查並經客戶驗收後，最後一個步驟是啟用合約。 啟用後，系統會產生相關記錄，例如維護日期和工單。 若要新增更多詳細資料至合約狀態，請考慮使用合約子狀態值。 您還可以建立自訂合約子狀態。

1. 從合約頁面中，將系統狀態設定為使用中。

2. 選取儲存。 此時會建立表示應執行服務之日期的預約日期。

3. 若要檢視預約日期，請開啟預約設定，並捲動至預約日期區段。

   

最初，每個產生的預約日期的狀態為使用中。 時間接近預約日期時，將會根據提前產生工單日數欄位產生工單。 預約日期狀態變更為已處理，而且對所產生工單的查詢會出現。

如果將自動產生工單設定為否，則可以手動為每個預約日期產生工單。 針對必須早於規定時間產生工單的獨特商務案例，您可以手動產生工單。 開啟工單日期，並選取產生工單。

如果您決定讓合約自動產生預約，則會在產生工單時將工單安排給偏好的資源。

步驟 5：執行合約工單

產生工單時，這些工單會在工單檢視表的其他工單當中出現。

產生的工單包含合約中所指定的所有詳細資料，例如價目表、工單類型、事件類型和客戶資產。 仍然可以在工單層級編輯這些詳細資料。 例如，雖然工單可能是從合約產生，但可以視需要將更多產品與服務新增至工單。 如果您具有適當的權限，則可以變更其他詳細資料，例如價目表和工單類型。

工單包含合約的連結。

如果排程尚未排定，請選取預約並觸發排程小幫手。

現場技師執行合約工單且經理關閉該工單後，將會建立已完成工作的發票。 如需詳細資訊，請移至工單生命週期和狀態。

提示

設定合約以自動產生工單時，請將產生的工單下層記錄 (例如工單產品、服務、服務工作和事件類型) 數量限制在 500 個以下。 較大數量的記錄、同步自訂外掛程式或自訂程序可能會導致逾時，造成無法產生剩餘的下層記錄。

案例 2：自動產生發票

合約發票用於自動產生產品和服務的發票。 發票是按照定義的週期產生，並且每次都包含價格相同的相同產品。 無論是否執行任何工單，都會產生發票並開立帳單。 這與您每月支付行動電話帳單的方式類似，不考慮發送的通話或簡訊數量。

在此案例中，客戶按季向現場服務組織支付服務方案的費用。

步驟 1：建立合約或選取現有合約

您可以將合約發票新增至現有合約，或將其新增至新的合約。 您可以有一個僅含合約發票而沒有維護方案的合約，甚至可以單一合約含有多個發票。

此範例將季度發票新增至現有的合約。

1. 從合約中，選取發票設定>新增合約發票設定。

   提示

   您可能需要先選取垂直省略符號 ⋮，再選取新增合約預約設定。

   

2. 輸入服務合約的名稱，然後選取儲存。

步驟 2：設定發票週期和產品

1. 選取發票產品和新增合約發票產品。

2. 新增要定期向客戶收費的產品，然後選取儲存。 發票產品的價格是從合約的價目表中得出。

   注意

   發票產品只能是 Field Service 產品類型設定為庫存或非庫存的產品。 無法新增服務類型產品。

   

3. 選取最上方命令列中的發票週期。

4. 輸入週期資訊。 若要設定每季一次，請選取：

   • 重複：每月
   • 重複依據：每月日期
   • 每隔指定的月數：3

5. 選取確定，然後選取儲存。

步驟 3：啟用發票週期並檢視發票

由於此合約已處於使用中狀態，因此發票日期會在短時間後產生，但不是立即產生。 如果您已將合約發票設定新增至新的合約或狀態為估計的現有合約，請啟用該合約。

若要檢視發票日期，請選取相關>發票日期。 最初，所有產生的發票日期，其發票狀態都是已排程。 各自產生發票後，其狀態就會變更為已處理。

您無法像使用合約工單那樣手動產生合約發票。

注意

發票會依據您在 合約區段下方的 Field Service 設定，於提前 X 天產生合約發票欄位中設定的天數提前產生。 發票到期日是根據您的週期性發票設定進行設定，但會提前 X 天建立。 如果提前 X 天產生合約發票沒有值，則系統會在合約的記錄產生時間欄位以及 Field Service 設定中所設定的發票日期建立發票。

匯入預約週期

您可以匯入合約預約設定 (ABS) 或合約發票設定 (AIS) 的預約週期模式。 儲存時，週期對話方塊會填入 ABS 或 AIS 記錄上的欄位。 此欄位稱為週期設定，預設不會顯示在表單上。 若要透過 CSV 匯入一個或多個 ABS 或 AIS 記錄的重複週期，請執行下列步驟。

1. 從 ABS 或 AIS 取得代表性字串，其設定方式與您希望匯入記錄的設定方式類似。

2. 在該字串中，找出決定記錄行為的值，例如開始和結束日期或以月為單位的頻率。

3. 使用這些範例字串，將合約預約及發票設定記錄填入試算表中，然後使用此試算表匯入完整設定的記錄。

例如，查看下列螢幕擷取畫面中的週期，以及相關 XML。

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

變更合約負責人

1. 將合約系統狀態變更為估計，然後選取儲存。 等待五分鐘，讓所有非同步程序執行。

2. 將合約系統狀態重新設定為使用中，然後選取儲存後關閉。

後續步驟

• 使用事件類型建立工單範本
• 建立和管理客戶帳戶