管理自動語音應答的共享語音信箱和通話 佇列
本文說明如何設定和管理自動語音應答和通話 佇列 的共用語音信箱。 共用語音信箱可讓多個使用者存取單一語音信箱收件匣。
如需個人語音信箱的相關信息，請參閱設定 雲端語音信箱。
概觀
共用語音信箱是一種額外的語音信箱類型，可補強個人語音信箱。 共用語音信箱會傳送給使用者群組，而此群組中的任何成員都可以存取訊息。
共享語音信箱會連線至 Microsoft 365 群組，並可從群組在 Outlook 中的相關聯群組資料夾，或透過 [通話] 區段底下的Microsoft Teams Microsoft 365 群組關聯的 Teams 信道存取。 共用語音信箱也支援通訊組清單和具備郵件功能的安全組，但我們建議使用Microsoft 365 群組。
您的使用者可以透過自動語音應答或通話 佇列 重新導向邏輯接收共用語音信箱。 如需自動語音應答和通話 佇列 的詳細資訊，請參閱規劃 Teams 自動語音應答和通話佇列。
必要條件
若要管理共用語音信箱，您必須設定信箱支援的Microsoft 365 群組。 對於共享語音信箱，您應該使用Teams或 Outlook 類型安全組。
私人和公用群組類型適用於共享語音信箱。 不過，如果群組為公開群組，貴組織中的任何人都可以檢視群組相關信息。 如需公用和私人群組的詳細資訊，請參閱將 Microsoft 365 群組 設為公用或私人。 如需群組的詳細資訊，請參閱系統管理員 Microsoft 365 群組 概觀
具有 Outlook 類型的 Microsoft 365 群組 預設為啟用信箱，但此群組可能缺少 Teams 支援。 如需詳細資訊，請參閱 在 Outlook 中建立群組。
如果您的組織打算在 teams 聊天或其他應用程式中檢視和管理Microsoft共用語音信箱，您必須確保相關的 Microsoft 365 群組Microsoft Teams 支援。 根據設計，儲存在Teams支援群組中的語音信箱可透過 Microsoft Teams 存取。
Microsoft Teams 類型的 Microsoft 365 群組 預設會隱藏該信箱。 若要顯示信箱，請使用 Set-UnifiedGroup Cmdlet 搭配 -HiddenFromExchangeClientsEnabled 參數來顯示信箱。
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
如果您選取Teams不支援Microsoft 365群組，則貴組織只能在 Outlook 中管理針對此群組的語音信箱。
如需在 Teams 中建立群組的詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組 和Microsoft Teams。 如需在 Outlook 中建立群組的相關信息，請參閱 在 Outlook 中建立群組。
設定共用語音信箱
身為系統管理員，您可以為自動語音應答和通話 佇列 設定共用語音信箱。 我們建議使用 Microsoft 365 群組來進行通話佇列和自動語音應答設定，以確保與共用語音信箱完美整合。
只有Microsoft 365 群組的成員可以存取共用語音信箱。 每個共享語音信箱都與一個Microsoft 365 群組相關聯。
為了減少過度共享的資訊，每個特定的通話佇列或自動語音應答應該都有專屬的 [共用語音信箱] Microsoft 365 群組。 否則，如果您設定通話重新導向邏輯，讓多個通話 佇列 不同的代理程式將通話重新導向至一個常見的 [共用語音信箱] 群組，則所有這些使用者都必須是與 Voicemail 關聯Microsoft 365 群組的成員，才能管理語音信箱。 此許可權模型可能會導致資訊過度共用。 因此，建議您為每個特定的通話佇列或通話佇列相關安全組建立個別的共用語音信箱群組。
如需詳細資訊，請參閱 管理您的通話佇列和自動語音應答-settings-in-microsoft-teams。
自動語音應答
對於自動語音應答，您可以設定重新導向規則，將呼叫轉移至共用語音信箱。 例如，您可能會想要設定規則，將不在辦公室的通話轉接至共用語音信箱，或將特定類別內的呼叫直接轉接至共用語音信箱。
對於傳送到 [共享語音信箱] 的自動語音應答通話，您可以啟用或隱藏系統問候語。 自動語音應答尚未提供自定義問候語。
如需自動語音應答的詳細資訊，請參 閱設定 Microsoft Teams 自動語音應答]。
通話佇列
[通話佇列] 的授權使用者可以針對下列功能設定自定義的共用語音信箱問候語：
- 通話溢位
- 呼叫逾時
- 沒有專員
您也可以關閉通話佇列的自定義問候語。 避免在共用語音信箱的問候語訊息中包含任何特殊字元。
如需建立通話佇列問候語的詳細資訊，請參閱 管理語音應用程式原則。
如需將通話 佇列 重新導向至共用語音信箱的詳細資訊，請參閱通話佇列通話例外處理和通話佇列通話例外處理的其他訊息。
共用語音信箱的位置
共用語音信箱的位置取決於您的 Microsoft 365 群組類型是否適用於 Outlook 或 Teams。
Microsoft Teams
在 Microsoft Teams 中，您可以在 Microsoft 365 群組關聯的 Teams 頻道的 [ 通話 ] 區段下找到 [共用語音信箱]，而個人語音信箱則通常位於您的 [個人 通話 ] 索引標籤中。
Microsoft Outlook
在 Outlook 中，共用語音信箱位於相關聯的 Microsoft 365 群組的 [ 收件 匣] 資料夾中。 個人語音信箱通常可在您的個人收 件匣 中找到，或者在舊版 Outlook 的 [語音信箱 搜尋資料夾] 底下找到。
Outlook 中的語音信箱基本上是一般電子郵件，包含特定的語音信箱數據和音訊檔案附件。 所有語音信箱都已分類為 Voicemail 類型，可讓您將規則套用至這些郵件。 例如，您可以建立規則，將所有分類為「語音信箱」的郵件移至個別的 Outlook 資料夾。 Outlook 的一般電子郵件功能也適用於語音信箱，例如刪除、標示為已讀取/未讀取、設定類別、套用標幟等等。
若要使用 Outlook Copilot 更精確地取得語音信箱的自動摘要，請在另一個資料夾中整理語音信箱。 如此一來，您可以要求 Copilot 專門在此資料夾中摘要新郵件。
如需有關在 Outlook 中組織電子郵件、設定規則、類別、標幟或提醒的詳細資訊，請參閱下列文章：