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在 Teams 會議和活動中管理 Q&A

  • 發行項
  • 適用於:
    Microsoft Teams

適用於：是會議複選標記的影像是網路研討會之複選標記的影像是是市大廳的複選標記圖像

Q&A 可讓演示者、召集人和共同召集人回答出席者的問題，並即時回答。 這項功能最適合大型結構化的會議和活動，例如大會堂、網路研討會、所有手動和訓練。 大會和網路研討會召集人和共同召集人可以將活動的問與答匯出至 CSV 檔案。

您的組織可能會要求限制哪些召集人可以使用Q&A。 身為系統管理員，您可以控制召集人是否可以在會議和活動中啟用 Q&A。

若要深入了解使用者的 Q&A，請參閱Microsoft Teams 會議中的 Q&A。

注意事項

Q&A 可在 GCC 中使用，但無法在 GCC-High 中使用。

必要條件

  • 確認未封鎖存取 Viva Engage的IP和URL。
    • 如果您有 GCC 租使用者，請確認您的防火牆並未封鎖裝載自https://web.gov.yammer.comhttps://*.rt.gov.yammer.com及的 GCC 服務存取權。
  • 若要允許貴組織中的使用者將 Q&A 新增至 Teams 會議和活動，您必須確認已在 Microsoft Entra ID 中啟用 Office 365 Viva Engage 服務的登入。 請依照下列步驟確認已啟用登入：
    • 移至 Microsoft Entra 系統管理中心>Identity>Applications>Enterprise Applications>Viva Engage>Properties。
    • 如 需 [使用者可以 登入？] 選項，請視需要選取 [ 是 ]。

當您啟用 Q&A 時，召集人在建立或更新會議和活動時，可以在會議選項中開啟 Q&A。 透過 Teams 和 Outlook 會議選項，召集人也可以從先前新增 Q&A 的會議中移除 Q&A，以防止出席者使用此功能。

管理 Q&A

Teams 系統管理中心

請依照下列步驟控制哪些召集人在會議和活動中可以使用 Q&A：

  1. 開啟Teams系統管理中心。
  2. 從導航窗格展開 [會議 ]。
  3. 在 [ 會議] 底下，選取 [會議原則]。
  4. 選取現有原則或建立新原則。
  5. 流覽至 [會議預訂] 區段，並切換 [Q&A開啟或關閉]。
  6. 選取 [儲存]。
  7. 將原則指派給您想要允許或禁止設定 Q&A 的特定Microsoft 365 群組、使用者或訂閱。

PowerShell

若要管理召集人是否可以在會議和活動中使用 Q&A，請使用 -QnAEngagementMode PowerShell CsTeamsMeetingPolicy Cmdlet 內的參數。

若要允許具有此原則的召集人在建立的會議和活動中使用Q&A，請使用下列腳本：

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -QnAEngagementMode Enabled

若要防止採用此原則的召集人在建立的會議和活動中使用Q&A，請使用下列腳本：

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -QnAEngagementMode Disabled

適用於 Viva Engage 與 Teams 的可用語言

Q&A 預設為使用者的 Teams 語言。 當 Teams 與 Viva Engage 使用的語言不同時，會發生下列語言預設值：

  • 最接近的主要語言：Viva Engage 可用時預設為最接近的主要語言。 例如，Viva Engage 沒有加拿大法文 (fr-CA) 版本，因此它會改為以法文 (fr-FR) 顯示內容。
  • 不支援的語言：如果 Viva 介面完全不支援該語言，Viva Engage 美國英文 (en-US) 預設。

電子文件探索

適用於 Q&A 的 eDiscovery 在任何其他 Viva Engage 內容上的運作方式與 eDiscovery 相同。

  • 如果您在租使用者的 Teams 應用程式中使用 Q&A，不論您的 Viva Engage 網路設定或存在，eDiscovery 都可以使用此內容。 若要將 eDiscovery 用於標準 Viva Engage 內容，您的 Viva Engage 網路必須處於原生模式。
  • 使用 Teams Q&A 的所有 GCC 租用戶都會自動處於原生模式。 若要啟用這些租使用者的原生模式，不需要採取任何動作。
  • 當您執行 eDiscovery 時，您可以判斷是在 Viva Engage 中產生訊息，還是透過 Teams 中的 Q&A 產生訊息。 在 [檔案元數據] 區段中，您可以在 [項目類別] 字段中找到該資訊。
  • 如果貴組織使用由 Viva Engage 提供的 Q&A，則 Q&A 產生的內容會視為 Viva Engage 內容，且可被搜尋。 如需 Microsoft 365 應用程式中電子檔探索的詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 中的電子檔案探索解決方案。
  • 如果會議召集人啟用匿名張貼，則問題出席者文章會內嵌到召集人電子檔探索的信箱中。
  • 當外部參與者 (來自外部組織的使用者使用來自不同Microsoft 365 租使用者的外部存取) ，或來賓加入由您Microsoft 365 租使用者託管的 Teams 會議時，他們在 Q&A 中張貼的任何問題都會在您的 Microsoft 365 租使用者內擷取。

數據儲存空間

Q&會議中建立的郵件會儲存為 Viva Engage 郵件。 這些郵件會儲存在 Viva Engage 中，並會擷取以供電子檔探索使用。 檔案一律儲存在 SharePoint 中，可處理所有數據的剩餘原則和位置。

下列指導方針說明如何儲存傳訊數據：

  • Q&A 內容可在用戶層級透過 eDiscovery 搜尋。
  • 適用於 GCC 客戶的 Teams Q&A 數據會儲存在 Microsoft 的 GCC 資料中心。
  • 視您的 Viva Engage 網路位置而定，如果您沒有進階 Data Residency (ADR) 附加元件授權，您的郵件數據預設會儲存在 北美洲 或 EU 中。
  • 如果您有 ADR 附加元件授權或 Go-本地文，您的訊息內容會儲存在其 Teams Go-Local 內容相同的地區。
  • 根據您的 Viva Engage 網路位置，郵件數據，包括郵件內容，預設會儲存在 北美洲 或 EU。
  • 對於沒有現有 Viva Engage 網路的組織，Q&A Viva Engage 網路是在 美國 Viva Engage 區域中建立。 除非貴組織擁有 ADR 附加元件授權，否則 Q&A 的郵件一律會儲存在美國。
  • 與 OneNote 索引標籤類似，從會議中移除 Q&A 並不會刪除會議數據。 從會議移除 Q&A 只會移除會議資料的存取權。 如果您的使用者將 Q&A 索引標籤加回，他們可以再次看到會議交談。

如需進階 Data Residency (ADR) 附加元件授權的詳細數據，請參閱 Microsoft 365 中的進階 Data Residency。

數據主體要求和 Q&A

當您透過 Microsoft 365 系統管理 中心完成數據主體要求時，系統會自動將使用者的聯繫人資訊從 Q&A 中的所有內容中移除。

如需數據主體要求的詳細資訊，請參閱 GDPR和CCPA的 Azure 數據主體要求。

如需 GDPR 的詳細資訊，請參閱 Microsoft信任中心的 GDPR 區段 和 服務信任入口網站的 GDPR 區段。

Teams 中 Q&A 的數據週期

Teams 中 Q&A 所產生資料的生命週期取決於您在 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的 Viva Engage 數據保留設定。 如果您透過 Microsoft Entra ID 硬刪除會議中收到 Q&A 訊息複本的所有使用者，Viva Engage 在使用者刪除後的 30 天內刪除該會議的 Q&A 內容複本。

保留和刪除

保留內容會遵循 Viva Engage 設定的保留原則，無論您是否為 Viva Engage 和 Teams 設定不同的原則。

注意事項

如果您的 Viva Engage 網路不是處於原生模式，此處建立的原則只會套用至 Q&A 數據。 在原生模式中，所有 Viva Engage 用戶都處於 Microsoft Entra ID，所有群組都Microsoft 365 個群組，所有檔案都會儲存在SharePoint Online 中。