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了解 SFTP 和数据自动化Viva Glint

  • 项目

使用Microsoft Viva Glint安全文件传输协议 (SFTP) 建立员工数据的定期导入。 借助自动化数据馈送，可使 HR 信息系统 (HRIS) 数据与Viva Glint保持同步，并使组织能够：

  • 随时将调查和结果发送给正确的参与者。
  • 在员工生命周期的特定点自动触发员工调查。
  • 始终拥有最新的员工信息。

准备要导入的数据

在使用 SFTP 将数据传输到Viva Glint之前，请确保查看有关Viva Glint属性基础知识的信息并完成属性设置。 了解详细信息。

警告

确保在首次文件上传中包含所有公司管理员用户，员工 ID 与 Viva Glint 中的 ID 匹配。 否则，公司管理员用户将被停用并失去对平台的访问权限。

管理 SFTP 设置

在Viva Glint常规设置中，管理 SSH 公钥、添加公共 IP 地址、指定通知用户、管理加密设置以及查看 SFTP 凭据。 了解详细信息。

了解自动数据导入

Viva Glint SFTP：

  • 允许完整和部分数据文件。
  • 定期检查并自动导入新文件。
  • 派生属性以在导入期间创建计算字段。
  • 最适合使用建议的文件格式。

SFTP 目录

在 SFTP 帐户中，有两个 (2 个) 目录，Viva Glint监视要自动导入的文件：

  • /files/user_full： 用于完整文件上传 - 平台中未包含在文件中的现有员工记录将变为非活动状态。
  • /files/user_delta： 用于 PARTIAL 文件上传 - 只有文件中的员工记录在平台中更新;所有其他项保持不变。

注意

  • 48 小时后，将自动从 SFTP 中删除文件。
  • 导入后 28 天内，可以从“常规设置”中的“活动审核日志”下载导致警告和错误的文件。

提示

对于某些版本的 SAP Success Factors 和 Workday，“/files”可能会自动追加到 SFTP 传输的文件路径中。 从文件路径中删除“/files” (“/user_full”或“/user_delta”) ，以防止在 HRIS 版本自动追加“/files”时出现上传错误。

传输方法

根据组织将数据导入Viva Glint的频率，请考虑哪种 SFTP 数据传输方法最能满足你的需求。

  • 自动化 HRIS 数据馈送： 与员工数据团队合作，建立从 HRIS 直接传输到 SFTP 的自动导出。
  • 手动 SFTP 文件传输： 使用 FTP 应用程序进行连接，以手动在 SFTP 上放置完整文件或增量文件。

派生属性

当员工数据上传到Viva Glint时，会根据属性设置期间所做的选择来计算经理层次结构、任期和年龄组派生属性和值。 了解详细信息。

注意

不要在员工数据文件中包含派生属性，Viva Glint创建这些字段。

文件最佳做法

根据公司的需求和 HRIS 功能选择文件传输频率、格式、布局和命名约定。

频率：

至少每周更新员工数据，或者定期更新与公司调查计划一致的节奏。

如果员工数少于 10,000 人，则每日源应是完整文件的良好频率，并且可以上传增量文件以便进行一次性更新。 如果你有一个大型员工群，其多个属性 (50 多个) ，则每月发送 1-2 次完整文件以及每日增量文件可能更符合公司的需求。 与 HRIS 团队讨论，了解数据文件传输的可能性。

格式和布局：

随着时间的推移，一致的文件格式和布局可确保成功导入文件。 在文件的标题行中保留相同的属性标签，并从Viva Glint选项中选择一种文件格式：

  • 使用 逗号分隔符和 UTF-8 编码.csv。 当值包含逗号时，请用双引号引起来。
  • .xlsx 只有一个选项卡，没有密码或公式。

命名约定：

Viva Glint建议使用以下文件命名约定，其中“companyid”是Viva Glint中的唯一 ID，但不需要此文件名方法。 确保所选的文件名不超过 64 个字符，包括文件扩展名。

  • Companyid_user_full_yyyymmdd.csv
  • Companyid_user_delta_yyyymmdd.csv

例如：contoso_user_delta_20230101.csv

重要

文件扩展名必须反映 PGP 加密（如果使用）。 例如，加密 .csv 文件扩展名将显示为：contoso_user_full_20230101。csv.pgp