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更改非活动邮箱的保留期

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Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

非活动邮箱是用于在前员工离开组织后保留其电子邮件的邮箱状态。 在删除 Microsoft 365 用户对象之前，如果对邮箱应用了适用的保留，邮箱将变为非活动状态。 以下类型的保留会在删除用户帐户时启动非活动邮箱的创建：

重要

虽然上述任何保留都会强制邮箱在 Microsoft 365 用户帐户删除时变为非活动状态，但强烈建议在主动计划使用非活动邮箱时使用 Microsoft 365 保留。

  • 电子数据展示保留适用于与法律问题相关的特定、有时限的案件。 在某些时候，法律案例可能会结束，与该案例关联的保留将被删除，电子数据展示案例将被关闭 (或删除) 。 如果放置在非活动邮箱上的保留与电子数据展示案例相关联，并且释放保留或电子数据展示案例已关闭或删除，则非活动邮箱将被永久删除。

  • Exchange 管理中心中的 In-Place 保留现已停用。 截至 2020 年 7 月 1 日，无法在Exchange Online创建新的 In-Place 保留。 自 2020 年 10 月 1 日起，就地保留的保留期不能再更改。 任何应用了 In-Place 保留的非活动邮箱只能通过删除 In-Place 保留来删除。 In-Place 保留的现有非活动邮箱将继续保留，直到删除保留。 有关 In-Place 保留停用的详细信息，请参阅 旧版电子数据展示工具的停用。

  • 诉讼保留 仍受支持，这是一种替代方法，用于保留邮箱中的内容，并在删除用户帐户后使其处于非活动状态。 但是，作为较旧的技术，我们建议改用 Microsoft 365 保留期。

一旦变为非活动状态，将保留邮箱中的内容（包括 “可恢复的项目”文件夹 ），直到邮箱处于非活动状态之前的保留不再适用。

如果适用的保留不是基于时间的，例如与无配置) 的无限期保留 Microsoft 365 保留策略或标签关联的保留、电子数据展示案例或诉讼保留 (LitigationHoldDuration ，邮箱内容将无限期保留，直到删除保留。

但是，如果保留是基于时间的，则邮箱内容将保留到保留持续时间到期。 此时，“可恢复的项目”文件夹中的任何项目都将被永久删除， (从非活动邮箱中清除) 。

注意

对于非活动邮箱，我们建议对 Microsoft 365 保留策略或标签使用保留和删除设置。 如果选择“仅保留”设置，“可恢复的项目”文件夹将在保留期结束时清除，但任何其他未删除的项目将无限期保留在非活动邮箱中。

随着法规和策略的发展，在某些情况下，可能需要更改分配给非活动邮箱的保留期。 以下步骤概述了如何执行此操作。

提示

如果你不是 E5 客户，请使用为期 90 天的 Microsoft Purview 解决方案试用版来探索其他 Purview 功能如何帮助组织管理数据安全性和合规性需求。 立即从Microsoft Purview 合规门户试用中心开始。 了解有关 注册和试用条款的详细信息。

连接到 PowerShell

如前所述，许多不同类型的保留可以触发非活动邮箱的创建。 出于此原因，若要更改应用于非活动邮箱的保留持续时间，必须首先确定影响该邮箱的保留类型。 若要标识保留的类型，必须使用 Exchange Online PowerShell 来标识保留的类型。 如果非活动邮箱受 Microsoft 365 保留策略或标签的影响，则还必须使用安全 & 合规性 PowerShell 来标识特定策略。

第 1 步：识别非活动邮箱上设置的保留

由于不同类型的保留或一个或多个 Microsoft 365 保留策略可能会置于非活动邮箱上，因此第一步是在非活动邮箱上标识保留。

在 Exchange Online PowerShell 中运行以下命令，以显示组织中特定非活动邮箱的保留信息。

Get-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied

如果需要确定多个非活动邮箱的保留类型，并且你的组织拥有大量邮箱，则使用 PowerShell 查看可能会变得不可管理。 在这种情况下，可以使用以下命令将所有适用信息导出到 CSV 文件，并 Path 根据需要修改环境：

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied | Export-Csv -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\InactiveMailboxHoldTypes.csv"

就此示例而言，下面显示了具有不同可能保留类型的六个非活动邮箱的结果。

注意

多个保留（包括多种类型的保留）可应用于单个非活动邮箱。

DisplayName              : Ann Beebe
Name                     : annb
DistinguishedName        : CN=annb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 664ef44e-c1a0-47b0-9553-2ecdfc6ef840
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : True
LitigationHoldDuration   : 365.00:00:00
LitigationHoldDate       : 10/25/2021 6:54:57 PM
LitigationHoldOwner      : admin@contoso.com
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Carol Olson
Name                     : carolo
DistinguishedName        : CN=carolo,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : e646a369-00bf-43d3-837a-8eae8b301d44
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Megan Bowen
Name                     : meganb
DistinguishedName        : CN=meganb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 36ec77cb-c524-468a-a8e8-bfb75e01a176
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1}
ComplianceTagHoldApplied : True
...
DisplayName              : Mario Necaise
Name                     : marion
DistinguishedName        : CN=marion,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 0579e039-a695-40d5-8f0a-0dc04f4b4c8f
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Abraham McMahon
Name                     : abrahamm
DistinguishedName        : CN=abrahamm,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 55ad8905-4e68-4c8d-940d-e068ec6b51fc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Pilar Pinilla
Name                     : pilarp
DistinguishedName        : CN=pilarp,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 8d7867d6-bb6d-4cd8-a51f-09d208f97fcc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
ComplianceTagHoldApplied : False

下表标识了上述示例中用于使每个邮箱处于非活动状态的六种不同保留类型。

非活动邮箱 保留类型 如何识别非活动邮箱的保留
Ann Beebe
 诉讼保留
 属性 LitigationHoldEnabled 设置为指示 True 邮箱处于诉讼保留状态。

此外， LitigationHoldDuration 设置为 365.00:00:00 指示邮箱项目在创建日期后 365 天不再受到诉讼保留 (发送/接收) 。

指示 LitigationHoldDate 启用 LitigationHold 的日期，并 LitigationHoldOwner 标识发起诉讼保留的人员。
卡罗尔·奥尔森
 Microsoft Purview 门户或应用于特定邮箱的Microsoft Purview 合规门户的 Microsoft 365 保留策略
 属性 InPlaceHolds 包含应用于非活动邮箱的 Microsoft 365 保留策略的 GUID。 可以确定保留类型是应用于特定邮箱的保留策略，因为 GUID 以 mbx 前缀开头，以 :2 或 :3结尾。

有关详细信息，请参阅 了解保留策略的 InPlaceHolds 值的格式。
梅根·鲍文
 具有“仅保留”或“保留和删除”操作的 Microsoft 365 保留标签至少应用于邮箱中的一个项目
 属性 ComplianceTagHoldApplied 指示 True 项目标记为“仅保留”或“保留和删除”标签。

此外， InPlaceHolds 属性包含应用于非活动邮箱的 Microsoft 365 保留标签策略的 GUID。

有关详细信息，请参阅标识保留 邮箱，因为保留标签已应用于文件夹或项目
马里奥·内凯塞
 从 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户组织范围的 Microsoft 365 保留策略
 属性 InPlaceHolds 为空， LitigationHoldEnabled 为 False 且 ComplianceTagHoldApplied 为 False。 此结果指示一个或多个整个 (Exchange) 位置 Microsoft 365 保留策略应用于非活动邮箱继承的组织。

有关详细信息，请参阅 如何确认将组织范围的保留策略应用于邮箱
亚伯拉罕·麦克马洪
 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户中的电子数据展示案例保留
 属性 InPlaceHolds 包含放置在非活动邮箱上的电子数据展示事例保留的 GUID。 可以判断此结果为电子数据展示大小写保留，因为 GUID 以 UniH 前缀开头。

有关详细信息，请参阅 电子数据展示保留。
皮拉尔·皮尼利亚
 就地保留
 属性 InPlaceHolds 包含放置在非活动邮箱上的 In-Place Hold 的 GUID。 可以判断此结果为“In-Place 保留”，因为 GUID 不以前缀开头。

注意：从 2020 年 10 月 1 日开始，就地保留的保留期不能再更改。 只能删除导致删除非活动邮箱的 In-Place 保留。

有关详细信息，请参阅 旧版电子数据展示工具的停用。

第 2 步：更改非活动邮箱的保留期

在确定了非活动邮箱上设置的保留的类型（以及是否设置多个保留）后，下一步就要更改保留期了。 该过程因应用的保留类型而异。

更改 Microsoft 365 保留策略的持续时间

若要修改 Microsoft 365 保留策略的保留持续时间，必须先使用安全性 & 符合性 PowerShell 中邮箱上的 属性中的关联 GUID InPlaceHolds 运行Get-RetentionCompliancePolicy来标识影响非活动邮箱的策略。

运行此命令时，请务必从 GUID 中删除前缀和后缀。 例如，使用前面的示例信息，获取 InPlaceHolds 的值 mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3 ，然后删除 mbx 并 :3 生成策略 GUID cdbbb86ce60342489bff371876e7f224。 在此示例中，运行：

Get-RetentionCompliancePolicy cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 | FL Name

知道策略名称后，只需在 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户中修改保留策略即可。 保留策略通常应用于多个位置，因此修改策略会影响所有应用的位置- 非活动位置和活动位置，其中可能包括 Exchange 以外的位置。 有关详细信息，请参阅 创建和配置保留策略。

重要

启用 保留锁的保留 策略可以延长保留期，但不能减少或删除保留期。

如果目的是仅修改非活动邮箱或特定非活动邮箱的保留期，则可以考虑部署自适应策略范围，该范围可用于使用Microsoft Entra ID和 Exchange 属性单独面向特定邮箱或邮箱类型（例如非活动邮箱）。

更改 Microsoft 365 保留标签的持续时间

与保留策略一样，修改 Microsoft 365 保留标签的保留期时，必须先确定发布影响非活动邮箱中内容的标签的策略。 若要标识该策略，请使用安全性 & 符合性 PowerShell 中邮箱属性的关联 GUID InPlaceHolds 运行Get-RetentionCompliancePolicy。

运行此命令时，请务必从 GUID 中删除前缀和后缀。 例如，使用前面的示例信息，获取 InPlaceHolds 的值 mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1 ，然后删除 mbx 和 :1，这会导致策略 GUID 为 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2。 在此示例中，将运行：

Get-RetentionCompliancePolicy 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2 | FL Name

确定策略后，你将知道已发布哪些标签及其设置。 由于标签适用于单个项，因此根据使用策略发布的标签数量及其设置，你可能无法直接识别哪个标签正在影响内容。

可用于标识每个标签所应用的内容的一种方法是使用内容搜索。 例如，使用前面的示例信息，假设策略发布了多个标签，其中一个标签名为“HR-Content”。 使用正确的权限，可以使用 New-ComplianceSearch PowerShell 命令运行 Content 搜索、指定非活动邮箱的主 SMTP 地址、预先插入句点 (.) ，以及-AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true用于跳过验证的参数：

New-ComplianceSearch -Name "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search" -ExchangeLocation .meganb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true -ContentMatchQuery "compliancetag=HR-Content"

创建搜索后，使用以下命令启动搜索：

Start-ComplianceSearch "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search"

然后，使用此方法，可以确定哪些标签策略中的标签应用于非活动邮箱内的内容，以便修改其保留期。 保留标签通常应用于多个位置，因此修改标签会影响所有已应用位置和已标记的内容，其中可能包括除 Exchange 以外的位置和内容。 有关详细信息，请参阅 发布保留标签并在应用中应用它们。

注意

并非所有类型的保留标签都可以修改。 对于某些标签，你可能只能增加保留时间，而对于其他标签，你可能根本无法修改保留期。

更改电子数据展示保留的持续时间

与电子数据展示事例关联的保留是无限期的保留，这意味着没有可以更改的保留期。 项目将永久保留，或直到 删除保留 项或案例关闭为止。

更改诉讼保留的保留期

必须使用 Exchange Online PowerShell 更改置于非活动邮箱上的诉讼保留期。 不能使用 Exchange 管理中心。 运行以下命令，更改保留期。 在此示例中，保留持续时间更改为无限期：

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

结果是，非活动邮箱中的项目将无限期保留，或者直到删除保留或保留持续时间更改为其他值为止。

提示

标识非活动邮箱的最佳方式是使用 Distinguished Name 或 Exchange GUID 值。 使用下列值之一有助于避免意外指定错误的邮箱。

更改就地保留的保留期

In-Place 保留已停用，无法再修改。 如果非活动邮箱应用了 In-Place 保留，则无法更改保留持续时间。 只能删除 In-Place 保留，这将导致删除非活动邮箱。 有关详细信息，请参阅 删除非活动邮箱。

更多信息

  • 如何计算非活动邮箱中项目的保留期？ 保留期从邮箱项目的接收或创建原始日期开始计算。

  • 当保留期过期时，会怎么样？ 当“可恢复邮件”文件夹中某个邮箱项目的保留期过期时，该项目将被永久删除， (从非活动邮箱中清除) 。 如果未为非活动邮箱上的保留指定持续时间，则永远不会清除“可恢复的项目”文件夹中的项目 (，除非) 更改了非活动邮箱的保留期。

  • 是否仍在非活动邮箱上处理 Exchange MRM 策略？ 如果 MRM 保留策略在邮箱变为非活动状态之前已应用于邮箱，则任何删除策略 (配置了 “删除” 操作的 MRM 保留标记，) 继续在非活动邮箱上进行处理。 这意味着，使用 MRM 删除策略标记的项目将在保留期到期时移动到“可恢复的项目”文件夹。 在保留期过期时，这些项目会从非活动邮箱中清除。 如果未为非活动邮箱指定保留持续时间，则“恢复邮件”文件夹中的项目将无限期保留。

    相反，将忽略分配给非活动邮箱的 MRM 保留策略中包含的任何存档策略 (使用 MoveToArchive 操作配置的 MRM 保留标记) 。 也就是说，在保留期过期时，非活动邮箱中标记有存档策略的项目会保留在主邮箱中。 这些项目不会移到存档邮箱或其中的“可恢复的项目”文件夹内。 它们将无限期保留。

    注意

    在删除用户帐户时， (Exchange Online) 中的邮件记录管理或 MRM 功能应用 Exchange 保留策略不会创建非活动邮箱。

  • 与常规邮箱一样，托管文件夹助理 (MFA) 也会处理非活动邮箱。 在Exchange Online，MFA 大约每七天处理一次邮箱。 更改非活动邮箱的保留期后，您可以使用 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet 立即开始处理非活动邮箱的新保留期。 运行以下命令：

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>

  • 如果许多 InPlaceHolds 都放置在非活动邮箱上，则不会显示所有保留 GUID。 可以运行以下命令以显示放置在非活动邮箱上的所有 InPlaceHolds GUID。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds