规划记录的收集方式 (SharePoint Server 2010)

项目
02/17/2017

适用于： SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

在 SharePoint Server 2010 中制定文件计划并设计记录管理解决方案后，应规划组织中的活动文档（电子版本和硬拷贝版本）将如何成为记录。本文介绍可用于将活动文档声明为记录的方法，并推荐了一种方法以便规划文件计划中的项目如何变为记录。

本文内容：

用于将活动文档转换为记录的方法
完成您的规划

用于将活动文档转换为记录的方法

您可以使用以下方法将活动文档转换为记录：

使用基于 Microsoft SharePoint Server 的网站手动将文档声明为记录。
定义一种策略，用于将文档声明为记录，或在指定时间将文档发送到记录中心网站。
创建可将文档发送到记录中心网站的工作流。
使用基于 SharePoint Server 对象模型的自定义解决方案。

手动创建记录

如果为文档库启用了就地记录管理，则用户可以通过编辑文档的遵从性详细信息明确地将库中的某个文档声明为记录。当网站集管理员启用就地记录管理时，网站集管理员需指定谁应该能够声明和取消声明记录，以及用户是否应该能够编辑或删除变成记录后的文档。

如果与记录中心网站建立了连接，则用户可以使用“发送到”命令将文档发送到记录中心网站。当服务器场管理员配置到记录中心网站的连接时，此命令将可用于所有活动文档。根据连接的配置方式不同，可以将文档复制到记录中心网站，或移动到记录中心网站，也可以移动到记录中心网站并在原来位置保留指向该文档的链接。

尽管将记录手动发送到记录中心网站不是一种实用的大型解决方案，但这种方法可以作为创建记录的其他方法的补充。

定义策略

保留策略指定要在特定时间点对文档采取的操作。策略操作自动发生；用户无需启动该操作。

记录管理具体相关两种策略操作：将文档传送到其他位置和将文档声明为记录。如果到记录中心网站的连接存在，您可以创建用于将文档发送到记录中心网站的策略。该策略还指定是将文档复制到记录中心网站，移动文档，还是移动文档并在文档库中保留链接。如果为网站启用了就地记录管理，您可以创建用于将文档声明为记录的策略。您还可以使用 SharePoint Server 对象模型来创建自定义操作。

一个保留策略可以有多个阶段。例如，您可以创建这样一个保留策略：将自上次修改后满一年的文档的所有以前版本删除，并将自上次修改后满五年的文档传送到记录中心网站。

如果为网站启用了就地记录管理，则网站可以同时包含活动文档和记录。在这种情况下，您可以为活动文档和记录指定不同的保留策略。例如，您可以创建第一个策略，用于将自创建后满两年的活动文档声明为记录；并创建第二个策略，用于将自声明为记录后满七年的记录删除。

创建工作流

当使用 Microsoft Office SharePoint Designer 创建工作流时，您可以添加一项操作来将项目发送到存储库中。通过使用此操作，您可以创建将文档发送到记录中心网站的工作流。还可以在工作流中包括其他操作。例如，可以创建这样一个工作流：先将电子邮件发送到文档的作者请求审批中，然后再将文档发送到记录中心网站。通过创建在文档创建满一年后运行新工作流的保留策略，可以组合策略和工作流。

也可以使用 SharePoint Server 对象模型创建一个将文件复制到记录中心网站的自定义工作流。将文件发送到记录中心网站的工作流可以作为管理文档整个生命周期的工作流的一部分集成到文档管理系统中。对于具有可预测生命周期的文档类型（如费用报销单），您可以实现一个工作流，此工作流将管理文档的各个阶段，并在最后一步将文档副本发送到记录中心网站。创建新的文档时就会触发该工作流。

使用自定义解决方案

您可以开发使用 Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy 命名空间中的对象将其他数据源的内容发送到记录中心网站的自定义解决方案。有关如何使用 SharePoint Server 2010 对象模型实现自定义解决方案的详细信息，请参阅SharePoint Server 2010软件开发工具包 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0x804)

完成您的规划

在您制定文件计划并审查用于将内容移动到记录中心网站的方法后，请确定如何将每种类型的记录发送到记录中心网站以完成您的计划文件。要考虑的事项包括：

是强制遵循还是自愿遵循？
您是否可以通过与组织中的用户进行协作来遵循记录管理过程？通常情况下，请避免手动过程。但是，在需要手动过程时，请创建合适的培训和监视方法以确保团队按章行事。
内容是否将存储在 SharePoint Server 2010 文档管理服务器上？
您是否要保留物理内容？如果要管理活动的物理内容（如硬拷贝或 CD-ROM）并将其发送到记录仓库中进行保留（并在记录中心网站中跟踪记录），则需要进行本主题中未涉及的特殊规划。例如，如果不存在电子版本的纸质文档，则您可能必须使用列表及其关联的策略和工作流来跟踪项目。有关在物理记录处于活动状态时以及将其发送到记录中心网站后对其进行跟踪的策略和方法的详尽讨论，请参阅主题物理记录规划 (SharePoint Server 2010)。

下表演示如何将示例文件计划中的某些记录移动到记录中心网站：

文档	说明	媒体	源位置	成为记录...
福利计划	员工福利计划的说明。	网页	SharePoint Server 2010 文档库	使用与过期策略关联的自定义工作流
保险计划	员工保险计划的说明。	印刷品	与 SharePoint Server 2010 中的列表项关联的物理文档	发送到物理仓库并在记录中心网站中创建列表项进行跟踪（使用条形码）
工资单时间表	工作时间、加班时间和已付工资的汇总。	电子文档	未基于 SharePoint Server 2010 的工资记录服务器	使用自定义程序
产品开发文件	产品和相关文档的详细说明。	电子文档	SharePoint Server 2010 文档库	使用与过期策略关联的自定义工作流以及手动使用“发送到”命令

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