物理记录规划 (SharePoint Server 2010)
适用于： SharePoint Server 2010
上一次修改主题： 2016-11-30
在 SharePoint Server 2010 中，您可以在同一个记录存档中管理物理记录和电子记录，但应按不同的方式管理这两类记录。电子记录可直接存储在 Microsoft SharePoint Server 中，而物理记录必须存储在 SharePoint Server 外部（例如，仓库中的盒内）。若要在 SharePoint Server 中管理物理记录，您要创建一个列表项，将该列表项与物理项目相关联并管理该列表项。
本文介绍如何规划使用 SharePoint Server 来管理物理记录。本文不包含用于实现您的规划的特定过程。在执行本主题中所述的活动之前，您应已经创建了一个文件计划。有关文件计划的详细信息，请参阅在 SharePoint Server 2010 中创建用于管理记录的文件计划。
本文内容：
确定记录类型
确定每种记录类型的属性
组织内容类型
组织记录存档
工作表
确定记录类型
文件计划应确定组织视为记录的物理项目的类型。如果不是如此，请更新文件计划以包含物理记录。对于文件计划中每种类型的物理记录，指示这些记录将作为的媒体类型。例如，已签名的法律协议可能作为书面记录；工程模型可能作为大型格式蓝图。
有关文件计划的详细信息，请参阅在 SharePoint Server 2010 中创建用于管理记录的文件计划。
确定每种记录类型的属性
同一类型的所有记录应具有相同的属性。您应在此规划步骤中考虑的物理记录的属性包括：
属性（将成为 SharePoint Server 中的列）
进程（将成为 SharePoint Server 中的工作流）
信息管理策略
窗体
对于每种类型的记录，确定要为此类型的记录捕获的属性。这些属性将作为表示此类记录的 SharePoint Server 内容类型的列。将用来对记录进行分类的信息可能是一个属性。人员搜索的数据也可能是一个属性。物理记录的其他属性将 SharePoint Server 中的记录（由列表中的项表示）与存储在某个物理位置的物理对象相关联。该位置和用于确定物理对象的特定方法可能是您将要捕获的属性。
与电子记录一样，您可能希望将特定策略应用于物理记录。所有记录都可能具有过期策略和审核策略。尤其是物理记录可能会具有需要条码的策略。贴于物理对象上的条码图可能与表示对应物理记录的列表项关联。加标签策略可能要求每个物理对象都由与表示对应物理对象的列表项关联的相同属性标记。对于每种类型的物理记录，指示是否需要过期、审核、条码和标签策略。另请注意其他任何需要的策略。
SharePoint Server 中的物理记录（列表中的项）仅表示实际记录的占位符；它并不指物理对象本身。因此，您很可能将需要添加相关进程以便保持物理项目与对列表项采取的操作同步。这些进程与 SharePoint Server 工作流对应。确定应与每种类型的记录相关联的进程。用于物理记录的通用进程包括：
当表示物理记录的列表项已过期时释放相应记录。
向列表中添加新项时将物理对象移到某个存储位置。
检索物理对象。
是否存在任何应与此类记录关联的窗体？您可能需要为所确定的每个进程使用一个窗体。您也可能使用窗体访问物理记录清单。
使用工作表部分中工作表的“物理记录”选项卡记录您确定的有关每种类型的物理记录的信息。尚且不要填写每类记录的内容类型。
组织内容类型
将内容类型与物理记录相关联的最简单的方法是使每种类型的物理记录对应一种内容类型。但是，如果多种类型的物理记录共享相同的列、工作流、信息管理策略和窗体，您可以使用一种内容类型来表示所有相似类型的物理记录。
组织内容类型。请考虑创建一个内容类型，将物理记录的所有其他内容类型作为该内容类型的子级。此父内容类型将派生自项目内容类型。向父内容类型中添加所有物理记录的内容类型通用的任何属性（列、信息管理策略、工作流和窗体）。
在创建了父内容类型之后，可以使用以下两种方法组织内容类型。
创建平面结构，其中表示物理记录类型的每个内容类型都是之前创建的父内容类型的子级。
创建层次结构，其中基于各内容类型的属性间的相似性从父内容类型降级。
在工作表的“内容类型”选项卡上，确定表示物理记录的类型的每个内容类型。对于每个内容类型，记录其父内容类型。在“列”这一列中，输入在内容类型级别 定义的每一列的名称。不要输入从其他内容类型继承的列的名称。在“工作流”这一列中，输入在内容类型级别定义的每个工作流的名称。在“信息管理策略”这一列中，输入在内容类型级别定义的每个信息管理策略的名称。在“窗体”这一列中，输入在内容类型级别定义的每个窗体的名称。
组织记录存档
通常会为物理记录和电子记录使用单独的存档。不过，您可以决定在表示物理记录的项目组成的一个列表或多个列表中散布包含电子记录的文档库。
在决定了使用哪个记录存档来存储物理记录之后，请确定您将如何组织该记录存档中的列表。您可以在列表中创建文件夹并使用这些文件夹来为物理记录创建更深层的组织结构。在确定要创建哪些列表时，请注意元数据导航和工作流都可以应用于列表。
用于组织列表和文件夹的一些方法包括：
按记录类型
采用与组织物理对象相同的方式。（例如，一个文件夹可以表示一个框，而该文件夹中的项目可以表示该框中的对象。）
使用与业务相关的组织方案，如按项目或按部门
按年份
由于使用“发送到”选项不会将物理记录移到记录存档中，因此您不能将内容管理器用于物理记录。相反，创建物理记录的记录管理者必须将记录放入正确列表中的正确文件夹中。
在工作表的“列表和文件夹”选项卡中，输入您所确定的每个列表的 URL。对于每个列表，在“内容类型”这一列中确定将允许在相应列表中使用的内容类型。使用“文件夹级别 1”、“文件夹级别 2”、“文件夹级别 3”和“文件夹级别 4”这四列来记录列表中的文件夹及子文件夹的层次结构。如果您将嵌套超过四个级别的文件夹，请添加更多列。
工作表
您可以使用下面的工作表来帮助规划将如何管理物理记录：
物理记录规划工作表（该链接可能指向英文页面）https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x804
See Also
Concepts
在 SharePoint Server 2010 中创建用于管理记录的文件计划