实施和管理信息体系结构
通过规划和调控企业的信息体系结构，可以帮助确保基于 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的解决方案能够满足组织的需要。通过有效的信息体系结构，解决方案的用户可以轻松查找和存储信息并提高该信息的质量。本文内容：
介绍了信息体系结构的概念
指向可用资源，以帮助组织的信息架构师进行规划以及在 Office SharePoint Server 2007 中实现信息体系结构
提供如何调控 Office SharePoint Server 信息体系结构的建议
提供了一个案例研究，演示可促进企业内部协作的有效信息体系结构的优点
本文内容：
什么是信息体系结构？
用于规划信息体系结构的资源
调控信息体系结构
案例研究：调控信息体系结构以避免内容混乱
什么是信息体系结构？
Office SharePoint Server 中的信息体系结构是企业中信息（企业的文档、列表、网站和网页）的组织，用于最大程度地提高信息的可使用性和可管理性。有助于成功实施信息体系结构的因素包括：
查找信息的轻松程度
如何存储和检索信息
用户如何导航到信息
信息的冗余或重复程度
可用于每种信息类型的元数据有哪些
哪些模板可用于创建信息
调控信息体系结构的良好程度
信息体系结构的目标和实现会因所创建的解决方案的类型而异。例如：
如果要设计企业的 Intranet 门户网站的信息体系结构，您可能会关注将如何使用元数据来描述网站的内容、网站和文档库中内容的组织、门户网站中该内容的可用性以及用于创建内容的模板。
在设计 Internet 展示网站的信息体系结构时，您可能会关注如何将网站组织到子网站和网页的层次结构中、如何在网站的导航功能中公开该层次结构以及在网站上搜索内容的轻松程度。
信息体系结构决定可能还会影响信息流。例如，在 Intranet 门户网站中，信息可能最初在组织的大多数成员不可用的网站中起草。若要在整个组织中使用和操作该信息，信息体系结构设计应包括用于将信息提升到可供所有用户使用的位置的方法和指导。
根据组织的大小，您应该考虑团队中有一位信息架构师，以负责设计和实现基于 Office SharePoint Server 的解决方案。信息架构师具备在大型 Web 环境（例如 Intranet 门户网站）中建立信息结构的专业技能。
用于规划信息体系结构的资源
下表显示了可用于帮助信息架构师规划 Office SharePoint Server 解决方案的信息体系结构的资源：
信息体系结构资源
| 规划… | 请参阅… |
|---|---|
网站和子网站的结构 |
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文档库 |
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导航 |
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元数据 |
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内容过期 |
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记录管理 |
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移动内容 |
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模板 |
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内容审批 |
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跨网站标准化 |
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信息管理策略 |
调控信息体系结构
应调控企业中的信息体系结构。当您调控信息的体系结构时，应确保满足以下条件：
通过指定实施和维护该信息体系结构的方式，确保组织中的信息可由组织的信息技术 (IT) 团队管理。
信息体系结构满足企业的规章要求、隐私需要和安全目标。
信息体系结构满足组织的业务目标。请记住，设计和调控不合理的信息体系结构会降低组织的效率。设计和调控合理的信息体系结构会显著提高该组织的效率。
信息体系结构的调控需要与其成功有关的所有团队的参与。因为信息体系结构的最终目的是满足业务需要，所以需要企业的业务部门代表在此调控团队中扮演主要角色。如果可能，规划团队中应该有一位专业的信息架构师，并让此人参与调控团队。除了这些主要负责人以外，还应包括 IT 和法律组织的代表。您可以根据企业的类型决定是否包括其他参与者。关键参与者是管理团队的执行发起人。尽管此人可能不会参加管理团队的所有会议，但需要包括此角色，以便管理团队一直负责其任务。此外，执行发起人可帮助确保使用基准来帮助标记管理信息体系结构的工作的当前进度。
运行信息体系结构调控团队的最佳方法将以企业的区域性和一整套方法为基础。但是，此处提供了一些一般原则：
定期举行会议并留有足够的时间（尤其在早期会议中）来考虑所有问题。
经过深思熟虑后，举例说明良好的信息体系结构做法，例如使用设计良好的协作网站来记录您的想法并维护网站项目。
使用网站和在线调查向范围更大一些的组织报告（并收集整个组织内的要求）。
维护一组里程碑和共享日历。
考虑在组织的某些部门中试验信息体系结构做法并使用这些经验来逐步改善范围更大一些的组织中的信息体系结构做法。
案例研究：调控信息体系结构以避免内容混乱
Fabrikam, Inc. 是汽车零件（包括燃料和水泵、减震器、刹车垫以及各种发动机零件）的全球制造商和出口商。该公司跨多个地理区域，在全球拥有 13,000 名员工和五十多个制造厂。Fabrikam 的 IT 组织拥有信息技术（例如电子邮件、文件管理和 Internet 技术）的部署、运行和支持，以及信息技术解决方案（例如公司网站）的开发。
Fabrikam 的内容过去存储在共享文件目录中，这些目录分布在位于公司各个位置的本地文件服务器上。这导致出现内容混乱情况。由于关键内容的大量重复，公司人员难以确定文件的“正式”版本。基于文件系统支持的内容，内容元数据分类非常有限。因为企业的各部门会为常用文档（例如工作订单、销售建议或人力资源文档）创建特定的自定义模板，所以很难跨部门并排比较文档。
由于基于文件共享的信息体系结构的不足之处变得日趋明显，Fabrikam 的经理要求采用新的、基于门户的技术。为此，他们需要实现以下几个目标：
改进他们的信息体系结构
将内容从文件共享移动到门户网站中的库
提供对内容和应用程序的集中访问（例如提交费用报表）
向 Fabrikam 员工提供用于进行中央通信的主页
发展 Fabrikam 的信息体系结构的下一步已启动。
下图演示了 Fabrikam 门户的初始体系结构。位于体系结构顶部的企业门户提供了一个中心位置，从该位置可以广播一般企业信息。在下一个级别，一些网站为组织提供共享资源，例如人力资源、法律服务和财务服务。
在 Fabrikam 体系结构中的共享资源级别下是 Fabrikam 的各个区域办公室的部门门户。最初试验的是北美、欧洲和东亚。后来逐步增加了澳大利亚、非洲和南美等其他部门门户。每个部门门户包含其策略、产品设计、研究和开发以及客户数据的存储库。
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从基于文件共享的协作转变为基于门户的协作的结果令门户工作的发起人和 Fabrikam 员工感到失望。“内容混乱”情况没有得到缓解。它只是从文件共享转移到了门户网站。
因为 Fabrikam 的关键功能（例如材料采购、客户关系、零件设计和规格，甚至一些人力资源流程）发生在部门级别，所以每个部门都开发了本地内容来支持这些功能。策略声明、零件设计图和规格、人事文档、与客户关系相关的文档以及类似内容是在本地创建和管理的。这些文档的模板和元数据架构分布在各个部门门户。随着元数据变得越来越特定于每个部门，在部门间搜索内容变得更加困难。当跨部门找到某文档时，该文档通常会被复制到另一个部门的门户，以使该文档更易于访问。因为不断复制，这一过程增加了查找文档“正式”版本的难度。此外，部门门户中的某些文档受到保护，因此其他部门的员工无法查看它们。虽然这一点在起草文档时是适当的，但没有提供指南来说明何时以及如何可以在企业范围内查看某个文档。
为消除对门户日益增长的不满，由各个 Fabrikam 部门的经理以及核心 IT 团队成员和门户架构师组成了一个策略团队。该团队具有以下任务：
评估 Office SharePoint Server 门户部署的当前状态。
建议对门户进行必要的更改。
确定如何随着时间的推移衡量改进。
开发门户策略的团队断定当前门户分类的“分部门”组织是问题的根源。每个部门复制流程并存储内容，没有利用同级部门开发的技术和最佳做法。这导致协作差、资源浪费和内容混乱。他们的观点是转向更加“可操作的”企业门户组织。共享资源（例如信息技术和财务）当前在所有部门之上的门户分类中公开并且所有部门都可以看到这些共享资源。开发门户策略的团队断定，其他操作准则（例如客户关系、供应商关系、工厂配置和研究与设计）应从部门移动到网站层次结构中与共享资源相同的级别。元数据（而非内容位置）会将信息与各个部门相关联。
下图是修改后的 Fabrikam 门户体系结构：
.gif "相对高效的信息体系结构")
按此方式重新组织 Fabrikam 门户具有其他优点，即在企业部门中强制实施协作，这些部门具有类似职责但未习惯于根据标准和流程协同工作。例如，在中央存储库中存储设计文件会强制各个部门按照用于设计汽车零件的工具进行标准化。此变动节约了资金并减少了培训时间。此外，工程师可查看整个企业中设计方面的最佳做法并将其用作新设计项目的基础。
下面是重新设计的门户体系结构的优点汇总：
提供对信息的集中访问。
减少了重复的内容。
明确了每一项内容的正式版本。
标准化元数据。
标准化模板。
促进协作和最佳做法共享。
重新设计和重新实现门户仅仅是个开始。开发门户策略的团队获得了执行发起人身份，成为门户的调控团队。因此，该团队通过开发策略和标准提出门户用户的需要。这帮助确保了整个组织内的责任制度并提供评估和发展门户的论坛，以便改进门户功能，以及帮助最大程度地提高企业对 Office SharePoint Server 技术的投资回报。调控团队检查以下元素：
元数据标准
模板标准
有关何时使所需信息可在整个企业中使用的指南
企业和政府规章的遵守情况
培训标准
内容的品牌标准
Fabrikam 开始看到可观的门户投资回报。项目实施一年后，策略团队在清点内容时发现，500,000 个文档中只有 230 个重复文档。他们因集中式工作而节约了数百万美元，并且员工调查显示门户满意度大幅提高。Fabrikam 的协作运行正常。
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另请参见
概念
其他资源
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