规划信息管理策略

项目
06/12/2012

本文内容：

关于信息管理策略和策略功能
关于信息管理策略报告
关于信息管理策略与 2007 Office system 应用程序集成
Office SharePoint Server 2007 中可用的策略功能
规划信息管理策略

关于信息管理策略和策略功能

信息管理策略是一组适用于某类内容的规则。策略中的每个规则都是一种策略功能。例如，信息管理策略功能可以指定某类内容应保留多长时间，也可以提供文档审核。使用信息管理策略，您可以控制哪些人能够访问组织信息、这些人可以使用组织信息执行哪些操作以及组织信息应保留多长时间。

备注

在本主题中，除非另外指定，否则术语“策略”表示信息管理策略。

可以执行策略以帮助组织遵守法律规定要求，如保留记录的要求。例如，组织中用来确保依照法律建议的指导方针处理员工记录的人力资源策略可能包括下列策略功能：

审核，用于记录每个与雇员相关的文档的编辑和查看历史记录。
保留，用于确保不会将正在进行中的内容保留多余的一段较长时间。
标签，用于确保可正确识别每个文档的物理副本。
打印限制，用于确保仅在安全的打印机上打印与员工相关的机密文档。请注意，这是一个自定义策略的示例，此策略必须使用 Office SharePoint Server 2007 对象模型执行或从第三方软件供应商处获得。

策略功能是作为在 Office SharePoint Server 2007 上运行的程序执行的。服务器管理员可以启用和配置策略功能，一旦启用策略功能，网站管理员就可以用其来定义策略。Office SharePoint Server 2007 包含五种可用来帮助您管理内容的策略功能。通过使用 Office SharePoint Server 2007 对象模型，可以设计和安装满足企业的特定需求的自定义策略功能。

一种策略功能可以使用一个或多个策略资源，这些策略资源是指能够为策略功能提供某些功能的程序。例如，适用于条形码生成策略功能的策略资源可以提供唯一的条形码值。您可以开发自定义策略资源并进行安装以支持策略功能。

当您的组织将 2007 Microsoft Office 系统客户端应用程序连同 Office SharePoint Server 2007 一起使用时，将同时在服务器和客户端应用程序中强制执行策略。此操作是以透明方式执行的；应用于文档的策略功能将在与该文档关联的策略声明中进行描述，并且可识别策略的应用程序将阻止用户执行违反文档策略的任务。

若要实施策略，请将该策略与网站中的内容类型、库或列表相关联。

备注

在网站内容类型库中，可以将策略应用于任何自定义内容类型，但不能够将策略直接应用于核心内容类型。

可以按照下列方式将策略与库、列表或内容类型关联：

将策略功能与一种网站集策略关联，然后将该策略与一种内容类型或一个列表或库关联。网站集的首要网站包含一个网站集策略库，首要网站的管理员可以在该策略库中创建新的策略。在创建网站集策略之后，可以将其导出，以便其他网站集的管理员可以将此策略导入到他们的网站集策略库中。这将使您能够标准化组织中的策略。

如果一种网站集策略与一种内容类型关联，而该内容类型又与一个列表或库关联，则列表或库的所有者将无法修改列表或库中的网站集策略。这将确保在网站层次结构的每个级别强制执行分配给内容类型的策略。
将一组策略功能直接与一种内容类型关联，然后将该内容类型添加到一个或多个列表或库中。若要确保使用此方法创建的策略将在整个网站集中使用，请将该策略与首要网站集的网站内容类型库中的一种内容类型关联。这样，该内容类型的网站集中的每个项目和从原始内容类型继承的内容类型的每个项目都将具有该策略。如果采用将一种策略与一种内容类型关联的方法，则将很难在其他网站集中重用此策略，原因是无法导出使用此方法创建的策略。

备注

若要更严格地控制在网站集中使用哪些策略，网站集管理员可以禁用直接对内容类型设置策略功能的能力。当对内容类型设置策略功能受到限制时，内容类型设计器只能将网站集策略库中的策略与内容类型关联。
将一组策略功能直接与一个列表或库关联。如果列表或库不支持多种内容类型，则只能使用此方法。用于创建策略的此方法仅对适用于单个列表或库的有限定义的策略有用。

备注

若要更严格地控制在网站集中使用哪些策略，网站集管理员可以禁用直接对库设置策略功能的能力。当对库设置策略功能受到限制时，内容类型设计器只能将网站集策略库中的策略与库关联。

关于信息管理策略报告

若要跟踪如何在解决方案的每个 Web 应用程序中使用策略，可以使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 管理中心来配置信息管理策略使用情况报告。信息管理策略报告可帮助您监视组织对策略的使用程度。由于策略的执行目的通常是为了帮助组织遵守某些规定，因此频繁监视策略的使用情况可帮助您确保组织合规。

Office SharePoint Server 2007 包含一个 XML-SS 格式的默认策略报告模板，您也可以基于 XML-SS 架构创建自定义报告模板。可以指定策略报告的时间表，也可以手动生成报告。

为 Web 应用程序中的每个网站集生成一个策略报告。对于每个列表和库，报告将记录：

使用每种策略的项的数目。
对于正在使用的每种策略（基于网站集策略或在内容类型中配置），记录策略的摘要（即策略的说明）以及每种策略功能的说明。

有关创建和部署自定义网站集策略报告的详细信息，请参阅部署 Office SharePoint Server 2007指南。

关于信息管理策略与 2007 Office system 应用程序集成

Office SharePoint Server 2007 信息管理策略将在 2007 Office system 客户端中公开。在服务器上配置信息管理策略时，可以编写一个策略声明，以告知信息工作者有关对文档强制执行的策略。例如，此策略声明可能指示文档将在某一段时间后过期，或指示这是机密信息，不应在公司外部传播。如果信息工作者需要有关策略的详细信息，此声明甚至可以提供一个联系人姓名。

Office SharePoint Server 2007 中包含的策略将通过 2007 Office system 客户端功能对信息工作者公开。例如，当将标签定义为策略的一部分时，用户可以通过大多数 2007 Office system 客户端应用程序的“插入”菜单将标签插入到文档中。如果标签是必需的，则当保存其中尚未插入标签的文档时，系统将提示用户插入标签。同样，如果此策略功能是文档策略的一部分，则用户将能够从客户端应用程序中插入条形码。

也可以将自定义策略功能集成到 2007 Office system 客户端中。但是，您必须执行希望适用于 2007 Office system 客户端程序的策略特定的行为，并且必须通过一些机制（如加载项）为用户提供一种用于在他们的客户端计算机上安装这些行为的方法，以使其适用于 2007 Office system 客户端程序。例如，如果实施一种自定义策略功能，该功能将限制可用于打印内容类型的打印机，则必须为 Microsoft Office 客户端提供一个自定义外接程序以强制执行 Office 客户端应用程序的限制。

Office SharePoint Server 2007 中可用的策略功能

本节介绍 Office SharePoint Server 2007 中包含的策略功能。

过期过期策略功能可帮助按照一致方式处理可进行跟踪和管理的内容。可以将特定类型的内容设置为在某个特定日期过期，或在执行一些文档活动（如创建文档）之后的计划时间内过期。
审核审核策略功能将记录对文档和列表项执行的事件和操作。可以将审核配置为记录如下事件：
- 编辑文档或项目
- 查看文档或项目
- 签入或签出文档
- 更改文档或项目的权限
- 删除文档或项目
标签标签策略功能可指定与某类文档或列表项相关联的标签。标签是指 Office SharePoint Server 2007 基于指定的属性和格式生成的可搜索的文本区域。例如，律师事务所的与法律案件相关的文档可以包括这样一个标签，该标签包含客户姓名、案件编号、为案件指定的律师等信息。在文档的打印版本中，标签作为一种显示打印副本中的文档属性的方式特别有用。除了为文档使用标签之外，您还可以将一个标签与一个列表项关联并在列表的视图中包含此标签。
条形码条形码策略功能使您能够通过为文档创建唯一标识符值并将该值的条形码图像插入文档中，来以物理副本形式跟踪文档。默认情况下，条形码均遵守通用 Code 39 标准 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)，并且您可以使用策略对象模型来插入其他条形码提供程序。