Power BI Desktop OneDrive 和 SharePoint 集成

项目
09/25/2024

在 Power BI Desktop 中无缝工作，能够打开文件并将其保存和共享到 OneDrive for Business 和 SharePoint。这些新功能可帮助你进行文件版本控制、与其他作者协作，并确保云中始终有备份文件。

注意

这是公共预览版文档，某些功能在租户中可能不可用。

注意

默认情况下，已启用从 Power BI Desktop 共享。单个用户可以选择退出 Power BI Desktop 选项菜单中的 OneDrive 和 SharePoint 保存和共享功能。

管理员可以通过管理员门户禁用共享。

如何启用 Power BI Desktop 和 SharePoint 集成

现在，默认情况下已启用直接在 Power BI Desktop 中打开、保存和共享 OneDrive 和 SharePoint 中文件的功能。

若要在 Power BI Desktop 中禁用打开 Power BI 文件并将其保存和共享到 OneDrive 和 SharePoint 的预览，可以取消选中“保存到 OneDrive 和 SharePoint”和“共享到 OneDrive 和 SharePoint”选项，方法是在文件选项卡中选择“选项和设置”>“选项”>“预览功能”。

保存首选项后，重启 Power BI Desktop。如果启用该功能，则 Power BI Desktop 右上角会显示“共享”按钮。

只有同是满足以下两个条件时，才能直接从 Power BI Desktop 共享存储在 OneDrive 和 SharePoint 中的文件：

用户尚未在 Power BI Desktop 中关闭共享预览功能。
已启用管理员租户设置（该设置默认处于启用状态，需要管理员禁用它才能将其关闭）。

如果 Power BI 管理员已关闭组织的功能，则选择“共享”按钮时，你会收到一条通知，指出“共享已被禁用”。了解有关管理员设置的详细信息。

打开存储在 OneDrive 和 SharePoint 中的 Power BI 文件

若要打开存储在 OneDrive 和 SharePoint 中的 Power BI 文件，请从文件菜单中选择“打开”。然后选择“OneDrive”。

OneDrive for Business 和 SharePoint 中的文件现在可以直接在 Power BI Desktop 中打开。

选择要在 Power BI Desktop 中打开的文件。

还可以通过左侧的“快速访问”选项导航到新的 OneDrive 或 SharePoint 位置。

如果找不到要查找的内容，可以选择“浏览此设备”以获取更多选项。

将 Power BI 文件保存到 OneDrive 和 SharePoint

首次保存报表时，可以直接保存在 OneDrive for Business 或 SharePoint 中。

保存后，系统会提示输入文件的名称。然后，从显示最近访问位置的下拉菜单中选择 OneDrive 或 SharePoint 位置。如果找不到要查找的位置，请选择“更多选项…”。如果组织需要，则还需要指定敏感度标签。再选择“保存”。文件现在直接保存到指定的 OneDrive 或 SharePoint 位置。

若要将现有文件保存到 OneDrive 或 SharePoint，请从文件菜单中选择“另存为”选项。选择“OneDrive”以查找所需的位置。选择“保存”。

除非进行更改，否则默认保存位置是 OneDrive 父文件夹。默认保存位置是显示在保存列表中的第一个选项。

保存后，文件上传到 OneDrive 或 SharePoint 位置时，将显示一个对话框。可以直接在该对话框中取消上传。首次上传新文件时，将显示此对话框。

注意

如果用户在尝试保存时未登录，系统会提示进行登录。

OneDrive 和 SharePoint 中现有 Power BI 文件的后台上传（预览版）

将新更改保存到已上传到 OneDrive 的文件时，工具栏顶部将指示新更改正在后台上传到 OneDrive。

若要启用后台上传，请选择“文件”>“选项和设置”>“选项”>“预览功能”，然后选中“保存到 OneDrive 和 SharePoint 将在后台上传文件”复选框。完成选择后需要重启 Power BI Desktop。

更改默认保存位置

默认保存位置是 OneDrive 父文件夹。若要更改默认保存位置，请从文件菜单中选择“选项和设置”>“选项”>“保存和恢复”。在“保存”下，更改默认本地文件位置。重启应用程序以查看更新的默认保存位置。保存时，新位置是显示的第一个选项。

若要共享存储在 OneDrive 或 SharePoint 中的 Power BI 文件的链接，请选择 Power BI Desktop 右上角的“共享”按钮，或从文件菜单中选择“共享”。

如果文件尚未保存，系统会提示进行保存。若要向他人共享文件的链接，必须将文件保存在 OneDrive for Business 或 SharePoint 位置。

保存文件后，Microsoft 365 共享对话框将提示你添加要与其共享文件的收件人的电子邮箱、姓名或组。可以直接将文件发送给所需的收件人，也可以使用“复制链接”发送该文件的链接。

还可以通过“共享”按钮下的“管理访问权限”选项来管理谁有权访问该文件。

若要直接链接到文件在 OneDrive 中的存储位置，可以在工具栏中选择标题栏浮出控件以访问有关该文件的详细信息。可以选择“在 OneDrive 中查看文件”，以直接链接到 OneDrive 中的 Power BI 文件。

注意

新功能遵循用于共享的 OneDrive 和 SharePoint 组织设置。

若要共享存储在 OneDrive 或 SharePoint 中的文件，必须满足以下所有要求：

你已使用 Microsoft Entra 帐户登录到 Power BI Desktop。
已通过 Power BI Desktop 中的选项菜单启用此功能。
Power BI 管理员已启用此功能。

详细了解用户如何使用通过 Power BI Desktop 与其共享的链接在浏览器中查看 Power BI 文件。

注意事项和限制

这些功能不适用于个人 OneDrive 帐户。
与他人共享文件链接时，收件人必须先登录，然后才能查看文件。
只有 .PBIX 文件可以保存到 OneDrive 和 SharePoint。

协作处理报表

当与其他合著者协作处理报表时，最佳做法是将文件存储在所有合著者都有权访问的 SharePoint 文档库中。使用 SharePoint 中的文件，所有协作者都可以直接从 SharePoint 在 Power BI Desktop 中打开报表，进行编辑，并在 SharePoint 中轻松保存对文件的更改。

当文件存储在个人的 OneDrive 库中时，其他合著者无法将更改保存到 OneDrive 位置，除非他们对 OneDrive 文件所在的文件夹具有编辑访问权限。

如果与同事共享报表主要是为了查看，则 OneDrive 或 SharePoint 是一个可行的选择。

“通过共享链接在应用中打开”功能可用后，用户可以通过“在应用中打开”操作来对存储在 OneDrive 或 SharePoint 中的报表进行编辑和保存。

文件保存加载时间

将 Power BI Desktop 文件保存到 OneDrive 或 SharePoint 位置通常需要一段时间，具体时长取决于文件大小。保存文件时，系统可能会邀请你稍后上传文件。选择“稍后上传”可以继续处理文件并合并更改，而实际上传到 OneDrive 或 SharePoint 的过程发生于在 Power BI Desktop 中选择“关闭”之后。上传到指定的 OneDrive 或 SharePoint 位置后，应用将结束关闭。

可以在 Power BI 报表的标题栏中检查上次上传状态，并根据需要触发上传。

标题栏

在 Power BI Desktop 中选择报表的标题栏时，仅当报表保存在 OneDrive 或 SharePoint 中时，才能移动文件位置。无论文件存储在何处，都无法重命名报表或更改敏感度标签。

版本历史记录

可以通过 OneDrive 或 SharePoint 文档库联机查看 Power BI 文件的版本历史记录。选择文件右侧的三点图标，然后选择“版本历史记录”。无法直接从 Power BI Desktop 查看版本历史记录。

以下用例适用于共享保存到 OneDrive 或 SharePoint 中的 Power BI 文件的链接，具体取决于每个用户的许可证状态。所有情况都假定用户拥有 Microsoft 365 许可证，并且在其组织中启用了 OneDrive 和 SharePoint 查看。

共享链接的人员的许可证状态	选择共享链接的人员的许可证状态	共享链接的人员的体验	选择链接的人员的体验
拥有 Power BI Pro、Power BI Premium 每用户或 E5 许可证	拥有 Power BI Pro、Power BI Premium 每用户或 E5 许可证	看到 OneDrive 或 SharePoint 中存在链接，可以在 OneDrive 或 SharePoint 查看和预览中打开文件。	看到 OneDrive 或 SharePoint 中存在链接，可以在 OneDrive 或 SharePoint 查看和预览中打开文件。
拥有 Power BI Pro、Power BI Premium 每用户或 E5 许可证	没有 Power BI Pro、Power BI Premium 每用户或 E5 许可证	看到 OneDrive 或 SharePoint 中存在链接，可以在 OneDrive 或 SharePoint 查看和预览中打开文件。	看到 OneDrive 或 SharePoint 中存在链接，必须下载才能在 Power BI Desktop 中查看文件。
没有 Power BI Pro、Power BI Premium 每用户或 E5 许可证	拥有 Power BI Pro、Power BI Premium 每用户或 E5 许可证	看到 OneDrive 或 SharePoint 中存在链接，必须下载才能在 Power BI Desktop 中查看文件。	看到 OneDrive 或 SharePoint 中存在链接，可以在 OneDrive 或 SharePoint 查看和预览中打开文件。
没有 Power BI Pro、Power BI Premium 每用户或 E5 许可证	没有 Power BI Pro、Power BI Premium 每用户或 E5 许可证	看到 OneDrive 或 SharePoint 中存在链接，必须下载才能在 Power BI Desktop 中查看文件。	看到 OneDrive 或 SharePoint 中存在链接，必须下载才能在 Power BI Desktop 中查看文件。

审核日志

在 OneDrive 和 SharePoint 文档库中保存和共享 Power BI 文件时，Power BI 管理员可以通过统一审核日志访问活动。

Power BI 管理员可以通过 Microsoft 365 审核日志访问有关文件共享和权限的信息。分配了“仅查看审核日志”角色后，任何不具有管理员权限的用户仍可访问 Microsoft 365 审核日志。管理员可通过 Power BI 管理员门户来访问 Microsoft 365 审核日志。

审核日志中的 OneDrive 和 SharePoint Power BI 文件活动会显示其属性值 Workload 和/或 EventSource 设置为 OneDrive。

详细了解 Office 365 管理活动 API。

敏感度标签和加密

通过 Power BI Desktop 共享使用标准 OneDrive 和 SharePoint 共享 UI 和服务。默认的 Power BI 配置 Microsoft 信息保护标签在保存文件之前应用于该文件。通过 OneDrive 和 SharePoint 共享的组织策略控制 Power BI 项的共享对象和共享方式。

敏感度标签适用于通过 OneDrive 和 SharePoint 存储和共享的 Power BI 文件。 OneDrive 和 SharePoint 权限以及 Microsoft 信息保护标签权限的交集会应用于该文件。首先应用 OneDrive 和 SharePoint 权限，然后应用敏感度标签。将会遵守最严格的权限。

如果文件未标记，则在 OneDrive 或 SharePoint 中查看文件时将会应用默认的 Power BI 租户策略。

如果 Power BI 文件具有加密，则只有在具有完全控制和/或导出使用权限的情况下才能打开该文件。只有可以解密文件的用户才能查看该文件。

在 Power BI Desktop 和本地 OneDrive 之间使用不同的帐户

如果在 Power BI Desktop 上登录的帐户与在本地 OneDrive 上登录的帐户不同，依然可以浏览和打开本地文件。这些文件作为非 OneDrive 文件打开。若要将文件保存回打开文件的相同 OneDrive 或 SharePoint 位置，则在 Power BI Desktop 上登录的帐户必须与在本地 OneDrive 上登录的帐户一致。

如果在 Power BI Desktop 上登录的帐户与在本地 OneDrive 或 SharePoint 上登录的帐户不同，系统会提示先将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint，然后才能进行共享，即使你可能已从 OneDrive 或 SharePoint 位置打开了该文件。为了避免每次共享链接时系统都提示将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint 中，请使用在本地 OneDrive 或 SharePoint 上登录的相同帐户登录到 Power BI Desktop。

通过文件系统将文件同步到 OneDrive 和 SharePoint

将 Power BI 文件拖动到文件系统中的 OneDrive 或 SharePoint 位置时，该文件将上传到 OneDrive 或 SharePoint 中的新位置。如果在完成文件同步到 OneDrive 或 SharePoint 之前尝试打开文件，该文件将充当本地文件。因此，当尝试共享文件的链接时，系统会提示将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint，即使该文件正在同步中。当系统提示要保存的文件已保存时，请等待文件完成同步，然后重试。文件同步到新的 OneDrive 或 SharePoint 位置后，无需系统再次提示保存即可共享文件的链接。

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