它们是否创建或编辑数据？
了解此步骤中的任务将帮助您回答问题：解决方案是否需要捕获数据？ 如果需要，那需要捕获哪些数据？ 对于解决方案捕获的每个数据元素，需要考虑以下事项。
是否有现有表单？
目前是否有用于捕获此数据的最新纸质表单或电子表单？ 当您考虑屏幕的布局以及如何捕获数据时，这样一个表单可以作为一个很好的起点。
另外，请在以下方面仔细考虑表单：
数据元素是否应该以与捕获方式更一致的不同顺序显示？
是否可以将表单划分为较小单独的表单，以允许流程的各个部分并行进行，而不是一次一个？
捕获哪些数据？
正在捕获什么数据？ 它叫什么？ 是数据源中的真实名称还是业务的这一部分使用的通用名称？ 您可能需要将数据源中的数据名称映射到用户知道的“友好”名称。
数据是否有层次结构？ 例如，每个支出报表可以有多项支出，某些支出类型需要其他信息。
哪些数据从公式或计算创建？
是否进行了创建数据的计算？ 如果是，是否必须存储计算结果，还是只是在使用应用时显示？ 可以随时重新计算的数据（如项目总计或计数）可能不需要存储。
例如，我们的支出报表的唯一 ID 将使用今天的日期和员工姓名创建；它需要存储，以使它永不改变。 我们还将计算支出小计和总计，但是由于可以随时根据报表中的其他数据重新计算这些数据，因此我们无需单独保存它们。
数据是否是必需的？
对于流程的这个步骤，此数据是否是完成流程所必需的？ 如果必需，原因是什么？ 数据是否仅在某些情况下是必需的？
它是哪种类型的数据？
正在捕获的是哪种类型的数据？
自由形式文本： 是设置了允许的长度？ 此字段的输入是否依赖于另一个字段（例如，关联的字段值，如其他下拉菜单选项）？ 是否有应该填充的默认输入值？ 文本是否是从其他数据派生的？
数字： 是否是百分比？ 是否是整数？ 是否需要一定的小数位数？ 此数字是否设置了允许的最小值或最大值？ 此数字是否依赖于另一个数字（例如，不能大于或小于另一个输入值）？ 是否有应该提供的默认数字或根据其他输入计算的数字？
日期： 您应该为日期使用什么格式？ 是否应该同时包括日期和时间？ 日期是否有规则（最小或最大，不能在今天之前）？ 是否是计算值（例如，“从今天起七天”）？ 是否有应该填充的默认日期？
选择： 是否应该将响应限制为一组特定响应？ 哪些是有效响应？ 响应是否依赖于另一个数据元素？ 是否有默认选择或基于其他数据元素的默认值？ 您是否只允许选择一个选项，还是可以一次选择多个选项？
图像或视频： 是否应该捕获图像或视频？ 图像或视频是否是从用户设备上的相机捕获的？ 是否是通过电子邮件传入的图像或视频？ 是否有应该对此图像运行的任何 AI（例如，检测图像的元素）？
您目前将数据放在哪里？
您目前在解决业务问题时，数据是从哪里捕获的？ 它是否返回到现有系统？ 它是否进入电子表格？ 它是否一定会被捕获？
如果数据尚未以数字方式存储，您将为其创建数据存储库，这在数据在哪里？中进行了讨论
需要考虑的另一件事是，此数据是否对组织中的其他流程有价值。 如果可以使用此数据，其他流程是否可以自动化？
是否有人在流程的后期使用此数据？
流程的后期是否有使用此数据的步骤？ 它们如何使用此数据？ 如果此数据在流程的早期可用，再后面的一个流程是否可以提前开始或并行运行？
有时，使流程自动化可以减少解决业务问题的总时间，因为数据可以更早可用，其他参与解决问题的参与者可以更快地采取行动。 这可能增加业务流程自动化提供的业务价值。
是否还有其他人可以在此流程之外从此数据中受益？
是否有另一个团队或流程可以使用此流程中捕获的数据？ （不是流程中的后面的步骤，而是业务中其他地方的流程可能会捕获相同的信息或能够使用此信息？）
业务用户有时只会在日常工作范围内思考。 如果退后一步，您是否有机会将此数据扩展到其他可以自动化的流程中？ 很多时候，流程是手动的，因为另一个区域的流程没有获取数据的方法。 既然此流程正在实现自动化，是否有机会基于它构建其他流程？
示例：支出报表数据创建
以下是支出报表捕获流程工作表中的一些数据元素。
| 数据级别 | 数据项 | 项目类型 | 是否可编辑？ | 允许格式 | 验证 | 默认/计算 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 支出报表 | 支出报表编号 | 文本 | 否 | 不能为空 | "EXP" + 日期 (YYYYMMDD) + UserID | |
| 支出项目 | 支出日期 | Date | 是 | MM-DD-YYYY | 不能发生在将来 | |
| 支出项目 | 支出类型 | 选择 | 是 | 从列表中选择：旅行、餐饮、酒店、交通、停车、用品 | 不能为空 | |
| 支出项目 | 应收总额 | 号码 | 是 | ###,###.## | 不能为空，可以为负值 | |
| 支出项目 | 收据 | 图像 | 是 | JPG、PNG | 如果金额大于 $74.99，则为必填项 | |
| 支出项目 | 可收回 | 是/否 | 是 | 是/否 | 默认为“否” | |
| 支出详细信息 | 来宾姓名 | 文本 | 是 | 任何项目 | 对于金额大于 $75 的餐饮类型支出为必填 |
在此示例中，捕获三个级别的数据。 （这在屏幕设计和数据存储设计的设计阶段将变得非常重要。）
支出报表：这些元素为总支出报表捕获一次。
支出项目：这些元素为此支出报表中报告的每项支出捕获。 多个支出项目可以与同一个支出报表关联。
支出详细信息：这些元素与特定支出项目餐饮和酒店相关联，帮助细分这两种支出类型。 如果支出项目是餐饮，那么来宾姓名和来宾公司为必填项。 如果支出项目是酒店，那么支出类型和金额为必填项—每个条目的金额必须等于支出项目的金额。
将显示在应用中但不在任何地方存储的数据是以下这些实时计算：
将支出项目汇总到支出报表总计中
将支出详细信息汇总到支出项目总计中
计算支出报表中的条目数
确定支出报表总计是否超过提交者经理的审批限制
支出报表流程中捕获的数据最终必须过帐到财务系统中。 但是，支出报表本身目前尚不在线存储，仅存储在纸上。 因此，没有现有系统可以放入这些数据；我们必须创建一个。
如果我们以数字方式捕获数据，那么获取所有这些支出数据将有助于将来的分析。 例如，如果所有员工在旅行时都住在同一家酒店，那么采购部门可以拉取支出数据，因而有可能协商出更好的价格。 我们将在我们的项目计划中注明这一点。