Outlook 中有关生成内容功能的常见问题解答
这些常见问题解答 (FAQ) 描述了 Microsoft 365 销售用 Copilot 对 Outlook 中的生成内容功能的 AI 影响。
Outlook 中的生成内容功能是什么？
销售用 Copilot 通过生成供销售人员发送给客户的电子邮件草稿，让销售人员能够更有效地利用他们的时间。 通过利用生成式 AI，可以为打造有效且个性化的通信，提供重要的帮助，从而节省时间并提高销售人员的写作技能。
具体功能有哪些？
销售用 Copilot 利用大型语言模型 (LLM)、自然语言处理 (NLP) 和机器学习算法分析销售员输入、客户数据和历史电子邮件交互。 它通过提供内容、主题行和个性化消息建议，增强销售人员与客户有效互动的能力，从而利用这些信息来生成量身定制的电子邮件草稿。
当用户使用自定义提示请求特定语言的电子邮件草稿时，AI 会以该语言生成电子邮件。 如果未请求特定语言，则会根据 Outlook 中设置的客户端 UI 语言生成电子邮件。
此功能的预期用途是什么？
此功能的预期用途是帮助销售人员创建有效且个性化的电子邮件草稿，用于与客户进行沟通。 通过基于历史数据和客户见解提供内容建议和指导，此功能可节省时间、提高写作技能以及增强客户互动。
如何评估生成内容功能？ 哪些指标用于衡量表现？
此功能通过组合使用比较分析、人工检查和客户互动指标，来进行评估。 绩效基于准确性、相关性、互动性和客户满意度等条件进行度量。 人工审核员会评估系统生成内容的质量，以确保其与人工撰写的草稿保持一致。
最终用户会针对每项 Copilot 功能提供持续反馈，以及通过迭代改进优化所有功能的系统性能。
此功能的限制是什么? 用户在使用系统时如何将限制带来的影响降到最低？
生成的电子邮件草稿并非始终能掌握销售人员个人风格的细节或语气，因此可能会影响个性化效果。
为了将影响降到最低，用户应查看和自定义生成的草稿，以与用户的首选风格保持一致，从而确保实现个性化沟通。
哪些操作因素和设置允许有效和负责任地使用系统？
数据隐私和安全性：实施可靠的数据隐私措施，以保护客户信息并确保符合相关法规。 使用安全通信渠道和加密方法保护敏感数据。
用户培训和指导：为用户提供有关系统功能和限制的全面培训。 为负责任和合乎道德的使用建立明确指导和最佳实践，同时强调准确呈现、尊重他人的交流以及遵守法律和道德标准的重要性。
用户权限和访问控制：实施基于角色的访问控制，以基于用户角色和责任限制系统功能和数据访问。 确保用户拥有与其工作职责一致的相应权限，并确保已获得访问客户数据的授权。
监视和审核：定期监视系统使用情况、交互和结果，以确定是否有任何潜在问题。 定期进行审核，以评估遵循指南、数据保护措施和道德实践情况。
反馈和持续改进：鼓励用户提供有关系统性能、准确性和用户体验的反馈。 主动征询用户意见，以了解他们的需求并确定可以做出改进的领域。 根据反馈和技术进步定期更新系统。
透明度和可解释性：通过清晰地向用户传达系统的工作原理、使用的基础技术以及任何限制或潜在偏见，来提高透明度。 确保用户对系统功能有基本了解，并清楚其受 AI 驱动的特性。
责任和错误更正：对于系统生成的内容可能存在错误或不准确的问题，建立解决这些问题的机制。 鼓励用户查看和更正任何不准确性问题，对最终输出负责，并确保内容与他们的知识和专业技术相匹配。