共用存储管理

从学校的下一次合同续订开始，但不会早于 2024 年 8 月 1 日，所有学校租户都将在 OneDrive、SharePoint 和 Exchange 中收到 100 TB 的免费共用存储空间，每个付费用户将获得额外的共用存储空间，具体取决于你的订阅。

本文重点介绍管理员如何通过以下方式跨 OneDrive、SharePoint 和 Exchange 产品有效地管理租户中的存储：

• 根据预定义的限制查看租户中的现有存储使用情况
• 修改产品之间的限制以确保优化使用情况
• 清理非活动用户使用的不需要的存储

查看共用存储使用情况和限制

适用于教育的共用存储为跨 OneDrive、SharePoint Online 和Exchange Online的每个租户提供单个存储池。 存储池表示这三个服务的最大存储量，由租户中的所有用户共享和使用。 所有 SharePoint 网站和 OneDrive 帐户都用于共用存储。 在Exchange Online中，共用存储贡献包括用户邮箱、共享邮箱和组邮箱。 所有其他邮箱类型（包括存档邮箱）不计入共用存储。

详细了解教育池存储限制

查看共用存储使用情况和权利

若要在 Microsoft 365 管理 中心查看和访问存储页，必须以全局管理员或 SharePoint 管理员身份登录。有关共用存储的详细信息，请访问Office 365 教育版服务说明页。

1. 在Microsoft 365 管理中心，导航到“报表>存储”。

2. 在 “概述 ”页上，查看共用存储的使用情况和权利。

   

总体存储使用情况每 24 小时更新一次。 最近的使用情况更改最多可能需要 24 小时才能反映。 对租户的存储限制或许可证所做的任何更改最多需要 48 小时才能反映。

Microsoft 365 管理中心中的其他使用情况报告可能有助于实现目标用途，例如查看对象级别消耗量，但报告可能会以不同于共用存储页的方式衡量每个服务的总存储量。 只有共用存储页上显示的总计才会用于共用存储强制实施。

注意

仅使用校友许可证Exchange Online的租户应引用邮箱使用情况报告。

查看每个产品中的最高使用情况

1. 在Microsoft 365 管理中心，导航到“报表>存储”。
2. 在“按产品分配的存储使用情况”下，查看 OneDrive、Exchange 和 SharePoint 中的最高使用量。 报表当前最多显示 5,000 个实体。
3. 下载每个产品的整个 csv 报告，以便进行脱机分析。

所有报表都会在 48 小时内自动刷新。 若要按需刷新 SharePoint 和 OneDrive 报表，请选择“ 生成最新报表”。 处理请求并根据租户中的记录数加载最新报表最多需要 90 分钟。

默认情况下，用户详细信息可能处于隐藏状态。 详细了解如何显示用户详细信息。

查看 OneDrive 的存储状态

根据针对警告限制的使用情况，OneDrive 有四种不同的存储状态。

• 低于限制：如果 OneDrive 帐户的存储使用量低于警告限制。
• 几乎已满：如果存储使用量已超过警告限制，并且接近 OneDrive 帐户限制。
• 完整：如果存储使用量等于 OneDrive 帐户限制。 在此状态下，用户无法编辑现有文件或将新文件添加到其 OneDrive 帐户。
• 超出限制：如果存储已超出 OneDrive 帐户限制。 在此状态下，用户无法编辑现有文件或将新文件添加到其 OneDrive 帐户。

了解更多：

• 如何查看Microsoft 365 管理中心中任何活动用户的当前 OneDrive 存储限制
• 如何设置活动用户的 OneDrive 存储限制

在 OneDrive 中查看存储状态：

1. 在Microsoft 365 管理中心，导航到“报表>存储”。
2. 在“按产品存储使用情况”下，选择“ OneDrive”。
3. 查看存储状态列，了解 OneDrive 是低于、接近还是超过配额。

如果 OneDrive 帐户已使用 90% 或更多存储限制，用户将收到电子邮件通知。 如果接近限制，则存储条将更新为警告图标，如果达到或超过限制，则为交叉标记图标。

管理产品级存储限制

若要与组织中的存储要求保持一致，可以修改 OneDrive、SharePoint 和 Exchange 中的存储限制，并确保有效分配可用存储。 此步骤可帮助你保持在总存储容量之下。

导航到“Microsoft 365 管理中心>报告>存储>存储限制”，查找有关设置存储限制的详细信息。

设置 OneDrive 存储限制

在设置 OneDrive 存储限制之前，请考虑层次结构和建议。

OneDrive 存储限制的层次结构

按优先级排序的 OneDrive 存储限制层次结构
1. 分配的许可证限制
2. 用户特定限制
3.租户默认限制或安全组限制

1. 许可证限制由分配给 OneDrive 帐户所有者的许可证决定。 如果用户分配了多个许可证，则采用最高许可证限制。 许可证限制反映了 OneDrive 帐户的最大存储限制。 其他限制 (，即用户特定限制、租户默认限制、安全组限制) 可用于设置低于许可证限制的自定义限制。

   • 许可证限制示例：如果租户默认限制为 150 GB，并且用户具有具有 100-GB 许可证限制的Office 365 A1许可证，则用户将收到 100-GB 的限制。

2. 用户特定的限制必须小于或等于许可证限制，并覆盖租户默认限制和安全组限制。

   • 用户特定限制的示例： 如果租户默认限制为 50 GB，许可证限制为 100 GB，则用户特定限制可设置为 30 GB (低于租户限制) 或 80 GB (高于租户限制) 。

3. 用户的安全组限制是其所属的所有安全组的最高限制。 在租户默认限制和安全组限制之间，下限优先。 如果将安全组限制设置为高于租户默认限制，则租户默认限制适用于 OneDrive 帐户。

   • 租户限制和安全组限制的示例： 如果租户默认限制为 50 GB，安全组 A 限制为 40 GB，而安全组 B 限制为 60 GB，则安全组 A 中的用户将收到 40-GB 的限制，而安全组 B 中的用户将收到 50-GB 的限制。
   • 多个安全组的示例： 如果用户同时位于限制为 10 GB 的安全组 X 和限制为 20 GB 的安全组 Y 中，则他们将收到 20 GB 的上限（ 更高的限制）。

建议：

• 将租户默认限制设置为你希望大多数用户拥有的最多存储空间。
• 如果有一些用户需要超过租户限制的存储空间，请为他们提供特定于用户的限制。
• 如果有一组用户应小于租户限制，请使用一个或多个安全组限制。
• 如果有几个用户应低于租户限制，请为他们提供特定于用户的限制。
• 如果任何用户需要超过其许可证所授权的许可证，请分配更高的许可证。

设置默认 OneDrive 存储限制

通过此步骤设置的默认 OneDrive 限制适用于租户中具有合格许可证的每个新用户和现有用户。 但是，如果已通过安全组存储限制或单个用户限制自定义了用户的设置，则此设置不会影响其存储限制。

设置默认限制：

1. 导航到 SharePoint 管理中心中的设置。
2. 选择 “OneDrive 存储限制设置”。
3. 在“默认存储限制”框中，输入默认存储量 (GB) ，然后选择“ 保存”。

若要了解详细信息并检查用户是否具有默认存储限制，请参阅为 OneDrive 用户设置默认存储空间

使用安全组设置 OneDrive 存储限制

为属于安全组的每个用户大规模自定义存储限制，最高可达到许可证允许的范围。 通过安全组应用的限制可能会覆盖通过默认 OneDrive 存储限制设置的限制或以前为单个用户设置的任何限制。

1. 导航到“Microsoft 365 管理中心>报告>存储>存储限制”。
2. 选择编辑限制。
3. 选择安全组。 用于搜索安全组的选项。
4. 在“每个用户的限制”框中，输入存储量 (GB) ，然后选择“保存”。

以下列表介绍了某些工作分配的工作原理：

• 如果用户分配到具有不同 OneDrive 限制的多个安全组，则用户会收到最高限制。
• 如果用户被分配到的限制高于许可证允许的限制的安全组，则许可证限制优先。
• 如果用户被分配到限制小于租户默认值的安全组，则用户会收到安全组限制。
• 如果用户被分配到限制高于租户默认值的安全组，则用户会收到租户默认值。
• 如果用户被分配到安全组，则之前为该用户配置的各个限制将被重写。 若要为属于安全组的用户设置不同的限制，请更改其单独的存储限制。

注意

通过安全组设置的限制将在用户登录后的 24-48 小时内应用;如果用户未登录，则最多两周。

为单个用户设置 OneDrive 存储限制

1. 导航到Microsoft 365 管理用户中心>用户>活动用户。
2. 选择该用户。
3. 选择“OneDrive”选项卡。
4. 在“使用的存储”下，选择“ 编辑”。
5. 选择此用户的最大存储选项，并输入存储限制。
6. 选择“保存”。

注意

用户特定的 OneDrive 限制不能超过分配的许可证限制。 如果租户和组限制在分配的许可证限制范围内，则用户特定的限制可以超过租户默认存储限制和安全组限制。

了解详细信息： 更改特定用户的 OneDrive 存储空间

设置 Exchange 存储限制

使用 Exchange Online PowerShell 更改 Exchange 邮箱限制。 有关详细信息，请参阅增加或自定义Exchange Online邮箱大小。

设置 SharePoint 存储限制

设置所有网站的 SharePoint 存储限制

1. 导航到 SharePoint 管理中心中的设置。
2. 选择网站存储限制。
3. 选择 “手动 ”为每个站点设置特定限制，或 选择“自动 ”以根据需要使用尽可能多的组织存储。

了解详细信息： 在 Microsoft 365 中管理 SharePoint 中的网站存储限制

为单个网站设置 SharePoint 存储限制

当租户的 SharePoint 网站存储限制设置为手动时，为单个网站设置存储限制。

1. 导航到 SharePoint 管理员中心>活动网站。
2. 选择站点。
3. 在“ 常规 ”选项卡上的“ 存储限制”下，选择“ 编辑” 以打开“编辑存储限制”面板。
4. 输入站点的最大存储空间（以 GB 为单位）。
5. 允许通知在站点接近存储限制时通知站点管理员。
6. 选择“保存”。

清理存储

在组织达到限制之前采取措施减少存储消耗量对于高效管理存储至关重要。 建议批量删除非活动用户、限制 Teams 录制保留、启用存档邮箱并实施已删除的项目保留策略，以减少总体存储配置文件。

清理非活动用户的存储

查看非活动用户

1. 导航到Microsoft 365 管理中心>报告>非活动用户的存储>存储使用情况。
2. 查看租户中最多 5,000 个最不活跃的用户。 最小非活动期为 90 天。
3. 使用显示的所有列将报表导出为 CSV，或导出到用于在 Entra ID 中批量删除的 CSV 模板。

报表会在 72 小时内自动刷新。 若要检查租户中的其他人是否仍在使用非活动用户的任何文档，请参阅 OneDrive 存储报告中的上次活动日期。

故障 排除：

• “上次条目 ID 登录”列中的空值指示用户上次访问其帐户的时间在 2020 年 4 月之前。 Microsoft Entra ID会保留可追溯到 2020 年 4 月的交互式登录。 详细了解 signInActivity 资源类型
• 如果租户隐藏了用户级别数据，则无法检索租户的 Exchange 使用情况。 显示用户级别数据，以查看非活动报表中的 Exchange 使用情况信息。
• 如果系统无法检索非活动用户详细信息，则会自动重试作并启动新请求来提取最新报告。 最多需要 72 小时才能再次生成报表。
• 如果用户不使用 SharePoint 和 OneDrive 产品，则用户信息不会显示在非活动用户报告中。

批量删除用户

1. 登录到 Microsoft Entra 管理中心。
2. 选择 “用户 >”“所有用户 >”“批量作 >”“批量删除”。

有关详细信息，请参阅：

• 批量删除Microsoft Entra ID中的用户
• 如何删除特定用户

设置组过期策略

Microsoft 365 组过期策略将自动从系统中删除非活动组。 当组过期并被删除时，也会删除其在 SharePoint 和 Exchange 中的关联存储。

详细了解过期策略的工作原理。

清理未经许可的 OneDrive 帐户

未经许可的 OneDrive 帐户的常见教育方案是将学生用户重新分配到免费Exchange Online校友许可证。 重新分配到校友许可证后， 不会 自动删除用户的 OneDrive。 这些未经许可的 OneDrive 帐户计入租户的共用存储使用量。

可以使用 SharePoint 管理中心识别未授权的 OneDrive 帐户，以生成有关未授权帐户的报告。 以下步骤演示如何使用 SharePoint 管理中心生成未经许可的 OneDrive 帐户的报告：

1. 使用工作或学校帐户登录到 SharePoint 管理中心。
2. 导航到 “报表 ”，然后选择“ 用户报表”。
3. 在“OneDrive 使用情况”下，选择“ 未授权用户”。
4. 可以将报表下载为 CSV 文件。

报表显示每个未授权的 OneDrive 帐户的用户名、电子邮件地址、帐户类型和上次活动日期。

若要清理这些 OneDrive 帐户并恢复存储池中的空间，管理员需要使用 PowerShell 中的 Remove-SPOSite 和 Remove-SPODeletedSite cmdlet 删除 OneDrive。

若要保留未经许可的 OneDrive 帐户并优化存储成本，请使用 Microsoft 365 存档自动存档未授权的 OneDrive 帐户。 存档的未经许可的 OneDrive 帐户不会计入共用存储使用量。 按照以下步骤设置 Microsoft 365 的未授权帐户计费。

详细了解未授权的 OneDrive 帐户和管理即将毕业的学生许可证。

当租户离开共用存储时

使用 80% 的共用存储时，全局管理员会收到电子邮件通知。 使用 90% 的共用存储时，横幅通知也会显示在Microsoft 365 管理中心和 SharePoint 管理中心。 在 100% 容量下，租户在 OneDrive 和 SharePoint 网站转换为只读模式之前有 30 天的时间执行作。

在只读模式下，用户无法添加新内容或修改 OneDrive 和 SharePoint 上的现有内容。 用户仍然可以查看、下载或删除内容并清空其回收站。 Exchange 不受影响，用户可以继续发送和接收邮件。

强制实施开始且 OneDrive 和 SharePoint 进入只读模式后，您必须将存储使用量降低到限制以下 (内容删除、存档等 ) 或增加超出使用级别的存储容量， (添加或升级许可证、购买存储包等 ) 退出只读模式。 有关付费许可证贡献的详细信息， 请参阅如何计算共用存储。

注意

共用存储使用量可能需要长达 24 小时才能更新，共用存储限制可能需要长达 48 小时才能反映新购买。

有用链接

• Microsoft 365 教育版存储指南 - https://aka.ms/M365_storageguidance
• 存储更改常见问题解答 - https://aka.ms/M365_storageFAQ
• Microsoft 365 教育版的存储更改