存储管理的最佳做法

从学校的下一次合同续订开始，但不会早于 2024 年 8 月 1 日，所有学校租户都将在 OneDrive、SharePoint 和 Exchange 中收到 100 TB 的免费共用存储空间，每个付费用户将获得额外的共用存储空间，具体取决于你的订阅。

本文总结了有关信息和存储管理的建议最佳做法。 有关管理数据的更全面指南，检查我们的信息生命周期和存储管理白皮书

最佳做法	说明
监视 OneDrive、SharePoint 和 Exchange 中的存储	跟踪租户中的存储消耗量，以确定排名靠前的使用者并优化学校的存储资源。 了解如何 查看共用存储使用情况和限制
监视和管理非活动用户和组	监视并删除优化 Microsoft 365 租户存储容量不再需要 的非活动用户 和 组 。
跨 OneDrive、SharePoint 和 Exchange 启用限制	通过在 SharePoint 网站、邮箱和 OneDrive 上设置可自定义的限制，管理 Microsoft 365 存储中的意外增长。
启用 Teams 会议录制保留设置	通过设置会议录制保留时间自动删除旧的 Teams 会议录制内容。
启用存档邮箱	为用户提供为法规或法律目的而必须保留的旧电子邮件的存档邮箱，并 启用存档策略 以自动执行将旧邮件移动到存档的过程。
启用 Exchange 删除策略	通过定义保留期和删除设置，自动删除过时或不必要的数据，例如过期的合同、旧电子邮件或垃圾邮件。
在 SharePoint 列表或库中启用和配置版本控制	使用 列表和库中的版本控制跟踪和管理一段时间内的信息，以及查看和恢复项目历史记录中的以前版本。
鼓励最终用户将文件从学校帐户移动到个人帐户	使用 Mover 传输向导将文件传输到个人 OneDrive
为 Exchange 电子邮件和公用文件夹、SharePoint 网站和 OneDrive 帐户配置保留策略	确定主动保留内容、删除内容或同时保留内容 (然后删除内容的设置。 详细了解如何创建保留策略。
启用 SharePoint 版本控制	创建更改历史记录，使最终用户能够查看、删除和还原版本（如果他们在库或列表中具有正确的权限）。 了解更多： - 文档库和 OneDrive 的版本历史记录限制 - 规划文档库的版本存储 - 版本控制最佳做法