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电子邮件市场营销的最佳实践

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发送市场营销电子邮件与发送个人电子邮件不同，大多数人都知道这一点。 它们看起来可能很相似，但有一个重要的区别：个人电子邮件只发送给一个人或几个人，而市场营销电子邮件每月发送给数千人或更多人。

为了应对各种电子邮件滥用行为，如广泛撒网的垃圾邮件和诈骗邮件，大多数公司和电子邮件提供商现在都实施过滤和阻止机制来保护其带宽并保持用户的收件箱清洁。 因此，当有人开始发送大量电子邮件时，互联网会注意到并且防御机制可能会开始启动，这可能会导致您的邮件远离联系人的收件箱。 个人电子邮件客户端还应用他们自己的过滤算法，除其他方面外，它们可以根据每个用户的个人交互历史进行过滤，这可能意味着传送给一个收件人的相同邮件可能会被另一个收件人的电子邮件客户端阻止。

这些系统并不是为了阻止所有形式的合法市场营销电子邮件，只是为了阻止滥用。 Dynamics 365 Customer Insights - Journeys 旨在成为优秀伙伴之一—促进协作、选择加入市场营销，但您需要了解如何在常见过滤策略、反垃圾邮件法律和其他反滥用机制的背景下工作，以帮助确保您的市场营销邮件传送给您的联系人，而不是卡在他们的垃圾邮件过滤器中。

建立并保护您的发件人声誉

当邮件通过 Internet 发出时，发送该邮件的 IP 地址可用于处理该邮件的每个服务器。 第三方监管组织（如 ReturnPath）监控与发送地址相关的活动、消息内容和投诉，并为每个发送 IP 地址和/或域名生成声誉评分。 您的信誉分数越低，您的邮件就越有可能被删除或筛选掉；如果您的分数低到一定程度，您最终将被列入阻止列表，并且您的任何邮件都不会被传送。

大型电子邮件提供商（如 Hotmail 或 Gmail）和大型组织的私人电子邮件系统，使用类似的技术生成他们自己的内部发件人声誉和评分，这又应用了另一层过滤。

除发件人声誉外，许多国家和地区都制定了管理商业电子邮件的法律，违反这些法律可能会使您面临昂贵的诉讼。 这些示例包括美国的 CAN-SPAM 和加拿大的 CASL。 其他隐私法律和法规制定了严格的规则，来规范公司处理数据和与个人进行数字通信的方式。

那么，您可以做些什么来最大化您的交付能力并保持在法律范围内？Customer Insights - Journeys 如何提供帮助？ 阅读以下小节了解具体情况。有关可送达性和发件人信誉的更多信息，请使用必应搜索更多关于此文章的好文章。

创建洁净、协作且负责任的内容

垃圾邮件筛选器和发件人信誉系统都会分析您试图发送的邮件的内容。 它们会寻找迹象，证明您与收件人是协作关系并且您能如实证明自己的身份。 这里的常见要求是在邮件正文中存在取消订阅链接和您组织的实际街道地址。 HTML 格式的邮件还应包含具有相同信息的纯文本版本。 Customer Insights - Journeys 提供的功能可以轻松地将这些基本项目包含在您的邮件中，并帮助防止您误将其遗漏。

注意 HTML 内容的大小

将电子邮件的 HTML 内容限制为最大 100 KB。 此大小限制包括所有 HTML 文本、样式、注释和嵌入图形（但不包括锚定的外部图形）。 如果 HTML 内容超过 128 KB，您将收到内容大小警告，但是您仍可使用电子邮件，以及任何包括该电子邮件的客户旅程。

由于电子邮件提供程序（如 Gmail）会“修剪”超过特定大小（Gmail 为 102 KB）的电子邮件，因此 HTML 大小限制很重要。 电子邮件提供程序将截断邮件，并包含一个用于查看整个邮件的链接，而不是在收件人的收件箱中提供完整邮件。 此外，一些垃圾邮件筛选器在发现较大的电子邮件时会更加仔细地审查。

在使用邮件时，Customer Insights - Journeys 将处理 HTML 内容以创建内联样式、压缩空间等，因此，很难知道邮件的确切最终大小。 如果您怀疑邮件违反了 HTML 大小限制，请执行以下操作：

  1. 打开 Web 浏览器并输入窗体的 URL：https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

其中：

  • <your_domain> 是 Dynamics 365 Customer Insights - Journeys 实例的根（例如“contoso.crm.dynamics.com”）。
  • <email_id> 是要检查的邮件的 ID。 要查找此 ID，请在 Dynamics 365 Customer Insights - Journeys 中打开邮件，并在浏览器的地址栏中查找显示的 id= 参数的值。

  1. 在返回的 JSON 中搜索字段“msdyncrm_emailbody”的值。

  2. 将此字段的值复制到一个文本程序中，该程序可告知您 HTML 内容的确切大小。

对您的发送域进行身份验证

Customer Insights - Journeys 提供设置域密钥识别邮件 (DKIM) 的功能，可将您的 Customer Insights - Journeys 发送域与您自己的电子邮件域建立链接。 有关为何此功能很重要以及如何操作的完整详细信息，请参阅为您的发送域设置 DKIM。

避免发送到无效和停用的电子邮件地址

如果您将邮件发送到无效、停用或已取消的电子邮件地址，该邮件通常会被退回，称为“硬退回”。硬退回的情况时有出现，但信誉监视器、公共提供程序和私人主机将注意到这种情况，您的发送 IP 关联的硬退回越多，您的信誉分数就越低。 与硬退回相关联的地址可能永远不会重新联机，因此您不希望它们出现在您的数据库中；Customer Insights - Journeys 将在再次尝试之前自动停止发送到硬退回地址六个月。

Microsoft 需要捍卫我们的发送 IP 的声誉，因此 Microsoft 支持可能会联系那些一直产生大量硬退回和/或垃圾邮件投诉的组织，并提供有关如何改进其发送列表和/或消息传递的建议。 继续产生硬退回和垃圾邮件投诉的组织最终可能面临关闭帐户的风险。

Customer Insights - Journeys 提供详细的分析和 KPI，以了解您的联系人如何与您的市场营销电子邮件（以及其他计划）进行互动，包括打开、点击、退回和转发的次数。 使用此信息可以评估您在吸引联系人方面的成功度，并使您的数据库不受硬退回地址的影响。 详细信息：分析结果以获得见解

备注

Customer Insights - Journeys 将不会尝试在六个月的隔离期内发送到已知的硬退回地址。 不过，您的电子邮件见解仍会显示您所请求的每次此类传递的硬退回结果。 这些“虚拟”硬退回不会影响您的发送 IP 声誉，但它们会计入 Customer Insights - Journeys 中的每月发送配额这些地址将在六个月的隔离后再次试用。 因此，我们建议您定期检查结果是否有硬退回，并从联系人记录中删除硬退回地址。

不使用购买或租用的邮件列表

Customer Insights - Journeys 旨在促进选择加入市场营销，其中所有联系人都已选择接收来自您组织的市场营销消息，并且可以随时轻松选择停止这样做。 通过提供双重选择加入、订阅管理和数据隐私合规性的同意管理等功能，该应用可帮助您与当前客户和潜在客户协作，有机地建立邮件列表。

我们强烈建议您不要购买或租用邮件列表，因为此类列表可能违反其他国家/地区的数据隐私同意法律与法规和其他当地法律。 租用和购买的列表也无效，因为它们可能包含许多将被硬退回的过期地址，并且它们可能包含许多对您的产品不感兴趣的联系人，他们可能会抱怨收到未经请求的电子邮件（可能会向法律当局投诉）；投诉和硬退回都会降低您的发送声誉，从而降低您的送达率。

发送一致的数量

高分的发件人声誉与发送一致数量的电子邮件的 IP 地址相关联。 突然攀升会降低评分，间歇性发送量也会降低。 Microsoft 维护了几个专用于在每个区域中从 Customer Insights - Journeys 发送邮件的 IP 地址，并平衡它们之间的发送负载以保持每个 IP 的发送量随时间保持一致。 每当我们向一个区域添加新的发送 IP 时，我们都会通过逐渐增加其发送的量来“热身”，直到它最终达到与该区域中的其他 IP 相同的水平。 对于大多数 Customer Insights - Journeys 订阅者而言，这种处理是自动、无形的，但计划向大量收件人（以百万为单位）发送市场营销邮件的新订阅者可能需要从小规模起步，并在一段时间后逐步达到全部数量；在这种情况下，Microsoft 支持部门将通知您并帮助您完成此流程。

为您的发送域设置 DKIM

当欺诈性邮件假装来自知名的在线服务或金融机构时，就会发生最常见的在线诈骗中的一种，也称为网络钓鱼。 目标是通过提供密码或信用卡号等私人详细信息来诱骗收件人响应邮件。 防止网络钓鱼的一种方法是电子邮件收件人对每封邮件的发件人地址进行身份验证，以确认它确实是从属于其声称所属的公司或组织的域发送的。 称为 DKIM（域名密钥识别邮件）的技术通过合并以下元素来帮助实现这一目标：

  • 公钥/私钥签名，用于证明邮件是从已知组织拥有的服务器发送的。
  • 经过身份验证的签名的中央寄存器，它使 DNS（域名系统）能够确认每个签名是合法的，并且发送域和声明的发件人地址都属于同一组织。

当您从 Customer Insights - Journeys 发送电子邮件时，您的邮件来自 Microsoft 拥有的域（如 contosomarketing.onmicrosoft.com），但发件人地址可能属于您自己的使用属于您组织的更知名的域的一名市场营销、销售或客户经理（如 you@contoso.com）。 当入站电子邮件服务器对传入的邮件进行 DKIM 检查时，这种差异可能是一个危险信号，这就是 DKIM 的完整实现对于确保高送达率非常重要的原因，尤其是当您使用诸如 Customer Insights - Journeys 的第三方发送服务时。

Customer Insights - Journeys 可帮助您为每个发送域生成、注册和确认 DKIM 密钥。 请参阅对域进行身份验证中的说明。

重要提示

如果您的组织使用基于域的消息验证、报告和一致性 (DMARC) 来防止涉及您的域的网络钓鱼攻击，那么设置 DKIM 对于您的发送域更为重要，如对域进行身份验证中所述。 这有助于防止接收系统进行 DMARC 检查时出现误报。

测试您的交付能力

一旦您拥有所有相关的电子邮件身份验证系统，我们强烈建议您测试您在所有主要电子邮件主机（如 Gmail、Outlook.com、Yahoo 邮件等），以及您可以使用的尽可能多的私有域（包括您自己的域）上的交付能力。 要执行此操作：

  1. 设置一个电子邮件帐户，您可以尽可能多地在每个服务和域上读取。
  2. 在 Customer Insights - Journeys 中为每个地址设置联系人记录。
  3. 运行针对所有测试联系人的简单的电子邮件市场活动。
  4. 检查每个帐户的收件箱，确认您的邮件是否已到达收件箱，并且不会被标记为垃圾邮件。

Microsoft 针对电子邮件市场营销的垃圾邮件政策

在本文中，我们强调了保持洁净的选择性的发送列表以及有价值的内容和协作发送行为的重要性。 这些都是建立强大的发件人声誉，从而实现高交付能力和收件箱放入量的重要方面。 由于 Customer Insights - Journeys 发送的电子邮件是从共享发送域传送的，因此 Microsoft 会持续监视所有传送结果、垃圾邮件投诉和阻止列表，以确保我们的发送域保持良好的信誉，以造福所有客户。

为了帮助保护您（负责的营销人员）免受您无法控制的不良行为者的伤害，Customer Insights - Journeys 实施了一项反垃圾邮件政策，可保护您的发送信誉。 以下是其工作原理：

第 1 阶段：通知和警告

当我们发现某个 Customer Insights - Journeys 环境正在产成较高的退回率或垃圾邮件投诉，我们将向管理员发送一封电子邮件，告知他们相应问题并提供帮助以纠正此问题。 如果需要进一步帮助，通信将敦促管理员与 Microsoft 支持部门联系。

第 2 阶段：移至高风险发送池

如果退回率或垃圾邮件投诉问题持续超过几天，并且管理员仍未与 Microsoft 支持部门联系，我们会将此 Customer Insights - Journeys 环境迁移至高风险发送池。 高风险发送池的声誉分数低于标准高交付能力的发送池。

将 Customer Insights - Journeys 环境迁移至高风险发送池后，我们将向管理员发送电子邮件，告知他们发送池的变动，并催促他们与 Microsoft 支持部门联系，以获取帮助。 该 Customer Insights - Journeys 环境仍有可能返回低风险发送池，但管理员需要首先联系 Microsoft 支持部门解决此问题。

使用专用发件人 IP

在标准 Customer Insights - Journeys 设置中，所有发件人 IP 均由 Microsoft 管理，并在具有相似声誉评分的客户之间共享。 这使我们可以根据需要管理声誉、平衡发送负载以及预热新 IP。 但是，某些组织更喜欢使用一个或多个自己的专用发件人 IP，特别是如果他们发送的数量非常大。

备注

专用发件人 IP 不是标准 Customer Insights - Journeys 订阅协议的一部分，Microsoft 通常不会推荐它们，因为它们会带来额外的复杂性和费用—与标准发件人 IP 相比，可能导致交付能力降低。 Microsoft 会根据具体情况考虑专用发件人 IP 的应用程序，如果需要，我们可以支持多个专用发件人 IP。 如果您认为您的组织可以从专用发件人 IP 中受益，请联系 Microsoft 支持了解您是否符合条件。 此过程的主要目标是帮助您实现尽可能高的交付率。 做出此决定时需要考虑的一些最重要因素包括：

  • 您的组织每月发送多少封邮件？
  • 您的内容是否属于高质量且符合所有相关法规？
  • 到目前为止，您的邮件中是否存在许多垃圾邮件投诉？
  • 您的组织是否在整个月内发送了一致的邮件量？

虽然安排专用发件人 IP 可能会有一些优点，但也存在一些缺点，并且它并不适合所有人。 请考虑以下事项：

  • 新的发件人 IP 需要时间来预热
    当您的新发件人 IP 联机时，您必须一次先发送几封邮件，然后在几周内慢慢增加，直到达到预期的发送量，之后您必须继续保持。 新 IP 突然发送大量电子邮件将严重损害您的发送信誉，并可能立即将您置入阻止列表。 在热身期内，您只能给有效且互动频繁的收件人发送邮件，这一点也很重要。 稍后，在您建立信誉后，才可以开始添加互动不够频繁的收件人。
  • 保持定期、一致的发送量
    您必须平摊您的电子邮件发送，以确保您每周发送大致相同的量。 例如，不要尝试在每个月的月初一次发送所有消息。
  • 您仍应该设置 DKIM
    DKIM 发件人身份验证标准对于优化市场营销电子邮件的可传递性至关重要。 使用专用 IP 时和使用共享 IP 时，此标准一样重要，并且您可以按完全相同的方式设置它。 有关为何此功能很重要以及如何操作的完整详细信息，请参阅为您的发送域设置 DKIM。
  • 您将风险集中在自己身上，并且可以为任何错误付出高昂的代价
    当您是唯一使用某发送 IP 的用户时，您所犯的任何错误都将直接影响发件人信誉，而不会被大量其他用户所发送的大量合规邮件所稀释。