使用记录版本控制来更新存储在 SharePoint 或 OneDrive 中的记录

Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

注意

由于监管记录会阻止编辑，因此不提供适用于监管记录的版本控制。

还可以阻止租户的记录版本控制，即使不使用法规记录也是如此。在 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户中，转到“记录管理设置>”“保留标签>配置记录版本控制”，然后关闭“启用记录版本控制”的设置。

能够将文档标记为记录并限制可对该记录执行的操作是任何记录管理解决方案的重要目标。但是，用户创建后续版本时也可能需要开展协作。

例如，你可以将销售合同标记为记录，但需要使用新条款更新合同，并将最新版本标记为新记录，同时保留先前的记录版本。对于这些类型的方案，SharePoint 和 OneDrive 现在支持记录版本控制。 OneNote 笔记本文件夹不支持记录版本控制。

若要使用记录版本控制，请首先使用配置到将项目标记为记录的保留标签标记文档。此时，保留标签旁边会显示名为 记录状态 的文档属性。根据标签是否配置为默认解锁记录，初始记录状态为“ 已锁定 ”或“ 已解锁”。

现在，可执行下列操作：

通过解锁和锁定记录状态属性，持续编辑文档的各个版本并将其保留为记录。 只有当“记录状态”属性设置为“已锁定”时，才会保留新版本的记录。在已锁定和已解锁之间切换可降低保留不必要的文档版本和副本的风险。

注意

如果默认情况下标签配置为解锁记录，但管理员未启用版本控制，或者记录管理设置阻止了版本控制，则用户在锁定文档后将无法解锁该文档。
让记录自动存储在与站点同在的就地记录存储库中。 SharePoint 和 OneDrive 中的每个网站都保留其保留库中的内容。记录版本作为单个文件存储在此库中的“记录”文件夹中。有关保存保留库工作原理详细信息，请参阅如何为 SharePoint 和 OneDrive 应用设置。
保存包含所有版本的始终更新的文档。 默认情况下，每个 SharePoint 和 OneDrive 文档的项菜单上都有可用的版本历史记录。在此版本历史记录中，你可以轻松查看哪些版本是记录并查看这些文档。

提示

对具有删除操作的记录版本控制使用具有删除操作的记录版本时，建议同时配置保留设置 基于： 开始保留期 在项目被标记为。设置此标签后，将重置每个新记录版本的保留期开始，这样可确保在较新版本之前删除较旧版本。

如果将保留标签配置为在保留期结束时进行处置评审，则每个版本都会经历其自己的处置评审。

默认情况下，记录版本控制自动适用于已应用将项目标记为记录的标签的任何文档，并且该标签已发布到网站。当用户使用详细信息窗格查看文档属性时，他们可以在锁定和解锁之间切换 记录状态。可能还会为文档显示挂锁图标，以帮助识别文件何时被锁定。

当文档处于已解锁状态时，拥有标准编辑权限的任何用户均可编辑此文件。但是，用户无法编辑此文件，因为它仍然是记录。编辑完成后，用户可以将 “记录”状态 从“ 已解锁 ”切换为 “已锁定”，从而阻止在此状态中进一步编辑。

更多有关锁定或解锁记录时允许哪些用户操作的信息，请参阅比较允许或阻止操作的限制。

提示

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锁定和解锁记录

在向文档应用将内容标记为记录的保留标签后，任何拥有参与权限或更窄权限水平的用户可解锁记录或锁定未解锁的记录。

解锁记录后，将执行以下操作:

如果当前网站没有保留库，则会创建一个。
如果保留库没有“记录”文件夹，将会创建一个。
“复制到”操作会将文档的最新版本复制到“记录”文件夹。 “复制到”操作仅包含最新版本，不包含先前版本。此复制的文档现在被视为文档的记录版本，其文件名的格式为：[标题 GUID 版本#]
在“记录”文件夹中创建的副本已添加到原始文档的版本历史记录中，此版本将在注释字段中显示“记录”一词。
原始文档现已成为可编辑但不可删除的新版本。文档库列“项为记录”仍显示“是”值，因为文档仍是记录，即使它现在可以编辑。

当用户锁定记录时，原始文档同样无法编辑。但是，是解锁记录的操作将版本复制到保留库中的“记录”文件夹。

每次解锁记录时，最新版本都会复制到“保留库”，并且该版本在版本历史记录的注释字段中包含记录的值。

要查看版本历史记录，请在文档库中选择一个文档，然后在项菜单中单击“版本历史记录”。

锁定和解锁记录的操作会记录在审核日志中。从 文件和页面活动，选择 记录状态为"已锁定 "，然后选择" 记录状态为。

有关搜索这些事件的详细信息，请参阅审核日志活动。

有关记录管理所支持的其他方案，请参阅记录管理常见方案。