ใช้แม่แบบ Word เพื่อสร้างเอกสารมาตรฐาน

หมายเหตุ

ศูนย์จัดการ Power Platform ใหม่และได้รับการปรับปรุง อยู่ในพรีวิวสำหรับสาธารณะแล้ว เราออกแบบศูนย์การจัดการใหม่ให้ใช้งานง่ายขึ้นด้วยการนำทางที่มุ่งเน้นงานที่ช่วยให้คุณบรรลุผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงได้เร็วขึ้น เราจะเผยแพร่คู่มือใหม่และที่อัปเดตเมื่อศูนย์จัดการ Power Platform ใหม่ย้ายไปยัง ความพร้อมใช้งานทั่วไป

หลังจากที่คุณสร้างและนำเข้าแม่แบบ Office Word ลงในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารมาตรฐานที่เติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ คุณลักษณะนี้มีข้อพิจารณาพิเศษที่คุณควรทราบเพื่อความสำเร็จในการสร้างแม่แบบ Word

คำเตือน

มีปัญหาที่พบเจอเมื่อมีการสร้างแม่แบบใน Word หัวข้อนี้ประกอบด้วยข้อมูลในการป้องกันการโต้ตอบที่อาจทำให้ไม่เสถียร Word ดู: สำคัญ! ปัญหาที่พบและวิธีหลีกเลี่ยง

ต่อไปนี้เป็นรุ่นสนับสนุนของ Word

พื้นที่	รุ่นของ Word
การสร้างแม่แบบ Word	2013, 2016
การใช้เอกสาร Word ที่สร้างขึ้นในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า	2010, 2013, 2016

หมายเหตุ

ไม่รองรับเอกสาร Word (.docm) ที่เปิดใช้งานแมโคร

โปรดทำตามขั้นตอนในหัวข้อนี้เพื่อการสร้างที่ประสบความสำเร็จและใช้แม่แบบ Word ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเทมเพลต Word

สถานที่ที่คุณสามารถสร้างเท็มเพลต

มีสามที่ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ที่คุณสามารถสร้างแม่แบบ Word:

• จากหน้าการตั้งค่า ไปยัง การตั้งค่า>แม่แบบ>แม่แบบเอกสาร>สร้าง() คุณจะต้องการสิทธิ์ที่เพียงพอในการเข้าไปยังหน้าการตั้งค่า เช่น ผู้ดูแลระบบ หรือผู้ปรับแต่งระบบ

• จากเรกคอร์ด ให้เปิดเรกคอร์ด เช่น บัญชีใน Sales ไปยัง การขาย>Client_Accounts>บัญชีที่ใช้งานของฉัน คลิกบัญชีเพื่อทำการเปิด และจากนั้นให้คลิก เพิ่มเติม (…) >แม่แบบ Word>สร้างแม่แบบ Word เท็มเพลตที่สร้างที่นี่เป็นส่วนบุคคลและใช้ได้กับผู้ใช้ที่สร้างเท็มเพลตเท่านั้น

• จากรายการของเรกคอร์ด ตัวอย่างเช่น ไปยัง การขาย>Client_Accounts>บัญชีที่ใช้งานของฉัน ให้เลิอกบัญชีเดียว และจากนั้นให้คลิก เพิ่มเติม (…) >แม่แบบ Word>สร้างแม่แบบ Word

  

เคล็ดลับ

เพื่อลบเท็มเพลตเอกสารส่วนบุคคล ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ให้คลิกการค้นหาขั้นสูง ()
2. สำหรับ มองหา ให้เลือก เท็มเพลตเอกสารส่วนบุคคล
3. คลิก ผลลัพธ์ (!)
4. เลือกแม่แบบเอกสารส่วนบุคคลเพื่อลบและหลังจากนั้นให้คลิก ลบ ()

เพื่ออัปเดตเทมเพลต ให้ลบเทมเพลตจากนั้นอัปโหลดเทมเพลตนั้นในเวอร์ชันที่อัปเดตแล้ว

หลังจากทำการคลิก สร้างแม่แบบ Word ให้เลือกเอนทิตี้เพื่อเป็นตัวกรองร่วมกับ และหลังจากนั้นให้คลิก แม่แบบ Word>เลือกเอนทิตี้

หน้าการเลือกความสัมพันธ์จะปรากฎ

อะไรคือความสัมพันธ์ 1:N, N:1, และ N:N

หน้าจอนี้จำเป็นต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างข้อมูลแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ของคุณ ผู้ดูแลระบบหรือผู้ปรับแต่งของคุณสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของเอนทิตี สำหรับผู้ดูแลเนื้อหา ให้ดู: ภาพรวมความสัมพันธ์ของเอนทิตี

นี่คือตัวอย่างบางความสัมพันธ์สำหรับบัญชีเอนทิตี้

ความสัมพันธ์	รายละเอียด
	บัญชีสามารถมีหลายผู้ติดต่อ
	เป้าหมาย บัญชี หรือผู้ติดต่อสามารถมีหลายบัญชี
	บัญชีสามารถมีหลายรายชื่อเพื่อทำการตลาด รายชื่อเพื่อทำการตลาดสามารถมีหลายบัญชี

ความสัมพันธ์ที่คุณเลือกบนหน้าจอ จะกำหนดว่าเอนทิตีและฟิลด์ใดที่จะพร้อมใช้งานต่อไปเมื่อคุณกำหนดแม่แบบ เลือกเฉพาะความสัมพันธ์ที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลไปยังแม่แบบ Word

หมายเหตุ

เพื่อให้แน่ใจว่ามีการดาวน์โหลดเอกสารในเวลาที่เหมาะสม มีการกำหนดจำนวนเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องที่ส่งคืนสำหรับความสัมพันธ์แต่ละรายการสูงสุด 100 รายการ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งออกเท็มเพลตสำหรับบัญชี และคุณต้องการที่จะรวมรายชื่อผู้ติดต่อของบัญชีไว้ด้วย เอกสารจะกลับไปสูงสุดที่ 100 รายชื่อของผู้ติดต่อ

ดาวน์โหลดเท็มเพลต

ให้คลิก ดาวน์โหลดแม่แบบ บนหน้า เลือกเอนทิตี เพื่อสร้างไฟล์ Word บนคอมพิวเตอร์เฉพาะของคุณกับเอนทิตี้ที่ถูกส่งออกรวมเป็นข้อมูล XML

สำคัญ

เทมเพลตเอกสาได้ดาวน์โหลดจากสภาพแวดล้อมหนึ่งสามารถใช้ได้เพียงในสภาพแวดล้อมนั้นเท่านั้น การย้ายสภาพแวดล้อมไปยังสภาพแวดล้อมสำหรับเทมเพลต Word หรือ Excel ยังไม่ได้รับการสนับสนุนในขณะนี้

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา

เปิดไฟล์เทมเพลต Word ในจุดนี้ เอกสารที่ปรากฎจะว่างเปล่า

เพื่อดูและเพิ่มข้อมูล XML ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า คุณต้องเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา Word

1. ไปยัง ไฟล์>ตัวเลือก>แก้ไข/ปรับปรุง Ribbon ตามคำสั่ง และหลังจากนั้นให้เปิดใช้งาน นักพัฒนา

   

2. คลิก ตกลง

   ในตอนนี้ นักพัฒนา จะปรากฎขึ้นใน Ribbon ของ Word

   

สำคัญ ปัญหาที่พบและวิธีหลีกเลี่ยง

มีปัญหาที่พบกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า แม่แบบ Word แอปที่สร้างขึ้นและ Office Word ในส่วนต่อไป คุณจะเพิ่มฟิลด์ควบคุมเนื้อหา XML ไปยังแม่แบบ Word

คำเตือน

บางสิ่งที่สามารถก่อให้เกิด Word ให้หยุดทำงาน กำหนดให้คุณใช้ Task Manager เพื่อหยุด Word:

• คุณแทรกตัวควบคุมเนื้อหานอกเหนือจาก รูปภาพ หรือ ข้อความธรรมดา
• คุณทำการเปลี่ยนแปลงข้อความไปยังการควบคุมเนื้อหา เช่น การเปลี่ยนตัวพิมพ์ใหญ่ หรือเพิ่มตัวหนังสือ การเปลี่ยนแปลงนี้สามารถเกิดขึ้นได้ผ่านการแก้ไขอัตโนมัติเช่นเดียวกับผู้ใช้แก้ไข โดยค่าเริ่มต้น Microsoft Word แก้ตัวพิมพ์ใหญ่ของประโยคโดยอัติโนมัติ เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์การควบคุมเนื้อหา Word ให้คุณมองว่าเป็นประโยคใหม่และจะทำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เมื่อโฟกัสถอยห่างจากฟิลด์

เพื่อป้องกันปัญหากับฟิลด์ควบคุม ให้ทำดังนี้:

สร้างฟิลด์เป็นตัวอักษรหรือรูปภาพเท่านั้น

1. คุณใช้บานหน้าต่างการแม็บ XML เพื่อเพิ่มเอนทิตีฟิลด์ไปยังแม่แบบ Word ของคุณ ให้แน่ใจว่าเพิ่มฟิลด์เป็น ตัวอักษร หรือ รูปภาพเท่านั้น

   

ห้ามทำการเปลี่ยนแปลงข้อความใดๆ ไปยังการควบคุมเนื้อหาที่ถูกเพิ่ม

1. คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงไปยังฟิลด์ควบคุมเนื้อหา เช่น การทำตัวหนังสือเป็นตัวหนา แต่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความอื่นๆ รวมถึงการการเปลี่ยนตัวพิมพ์ใหญ่

   

   หากคุณเจอการหยุดหรือการลดชั้น Word ให้ลองปิดการแก้ไขอัตโนมัติ

ปิดการแก้ไขอัตโนมัติ

1. ในการเปิดไฟล์แม่แบบใน Word ให้ไปยัง ไฟล์>ตัวเลือก>การตรวจทาน>ตัวเลือกแก้ไขอัตโนมัติ

   

2. ให้ยกเลิกการเลือก ทำอักษรตัวแรกของประโยคเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ และ ใช้การแนะนำจากตัวตรวจการสะกดโดยอัตโนมัติ

   

3. ให้ยกเลิกการเลิก เครื่องหมายขีดกลาง (--) กับเครื่องหมายขีดคั่น (-) บนแท็บ การเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ และ เปลี่ยนแปลงอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์

4. คลิก ตกลง

   หากคุณปฎิบัติตามคำแนะนำด้านบน คุณพร้อมที่จะทำการกำหนดแม่แบบ Word

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดเทมเพลต Word

ให้ใช้บานหน้าต่างการแม็บ XML เพื่อกำหนดแม่แบบ Word กับฟิลด์เอนทิตี

1. ในแม่แบบ Word ของคุณ คลิก นักพัฒนา>บานหน้าต่างการแมป XML

   

   ค่าเริ่มต้น XML schema จะถูกเลือก

   

2. ให้เลือก XML schema ซึ่งจะขึ้นต้นด้วย "urn:microsoft-crm/document-template/"

   

   สำคัญ

   หากคุณมีการแก้ไขโดยบังเอิญที่ทำให้ Word หยุดทำงานหรือเกิดการลดขั้นบ่อยครั้ง ให้แน่ใจว่าได้ปิดตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติตามส่วน: "ปัญหาที่พบและวิธีหลีกเลี่ยง"

3. ขยายเอนทิตี คลิกขวาที่ฟิลด์เอนทิตี และหลังจากนั้นให้คลิก แทรกการควบคุมเนื้อหา>ข้อความธรรมดา

   

   ฟิลด์เอนทิตีถูกเพิ่มไปยังแม่แบบ Word

   

   เพิ่มฟิลด์เอนทิตี้เพิ่มเติม เพิ่มการอธิบายป้ายชื่อและตัวอักษร และจัดรูปแบบเอกสาร

   เท็มเพลตที่สมบูรณ์จะคล้ายสิ่งนี้:

   

   ฟิลด์ควบคุมเนื่อหาบางฟิลด์ที่คุณเพิ่มไว้นั้นเป็นไปได้ที่จะมีข้อมูลหลายรายการ ตัวอย่างเช้น บัญชีมีมากกว่าหนึ่งผู้ติดต่อ เพื่อรวมข้อมูลทั้งหมดในเทมเพลต Word ของคุณ ให้ตั้งค่าฟิลด์ควบคุมเนื้อหาให้ทำซ้ำ

ตั้งค่าฟิลด์ควบคุมเนื้อหาให้ทำซ้ำ

1. ใส่ฟิลด์ที่มีการทำซ้ำของข้อมูลในแถวของตาราง

2. ให้เลือกทั้งแถวในเท็มเพลต

   

3. ในบางหน้าต่างการแม็บ XML ให้คลิกขวาที่ความสัมพันธ์ที่มีฟิลด์ควบคุมเนื้อหา และหลังจากนั้นให้คลิก ทำซ้ำ

   

   เมื่อคุณใช้แม่แบบ Word ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า เพื่อสร้างเอกสาร ตารางจะบรรจุด้วยข้อมูลหลายแถว

   เมื่อแม่แบบมีฟิลด์และการจัดรูปแบบที่คุณต้องการ ให้บันทึกและอัปโหลดไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

ขั้นตอนที่ 4: อัปโหลดแม่แบบ Word กลับเข้าไปในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

เมื่อคุณได้สร้างแม่แบบ Word ในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้บันทึกเพื่อที่คุณจะสามารถอัปโหลดไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

การเข้าไปยังเท็มเพลต Word ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่ขึ้นอยู่กับวิธีการอัพโหลดและการเข้าถึงที่ได้รับไปยังบทบาทความปลอดภัย ให้แน่ใจว่าได้เช็ค ใช้ Security Role เพื่อควบคุมการเข้าใช้งานแม่แบบ

ผู้ดูแลระบบสามารถใช้หน้าการตั้งค่าเพื่ออัปโหลดแม่แบบ Word ไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า แม่แบบที่อัปโหลดในการตั้งค่านั้นพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณ

สำหรับผู้ดูแลระบบ: อัปโหลดแม่แบบ Word ไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

1. ไปยัง การตั้งค่า>เทมเพลต>เทมเพลตเอกสาร

2. ให้คลิก อัพโหลดเท็มเพลต

3. ให้ลาก Word ไฟล์ในกล่องโต้ตอบหรือเรียกดูไฟล์

   

4. คลิก อัพโหลด

   ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลสามารถอัพโหลดเท็มเพลตสำหรับการใช้งานส่วนตัวจากรายการเรคคอร์ด

สำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลหรือผู้ดูแลที่ต้องการจะสร้างแม่แบบส่วนบุคคล: ให้อัปโหลดแม่แบบ Word ไปยังแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

1. เปิดหน้าที่มีรายการเรคคอร์ด ตัวอย่างเช่น รายชื่อบัญชีลูกค้าในการขาย

2. ให้เลือกสิ่งเดียว เช่น บัญชี ให้คลิก เพิ่มเติม (…) >แม่แบบ Word>สร้างแม่แบบ Word

3. ให้คลิก แม่แบบ Word>อัพโหลด

   

4. ให้ลาก Word ไฟล์ในกล่องโต้ตอบหรือเรียกดูไฟล์

5. คลิก อัพโหลด

ขั้นตอนที่ 5: สร้างเอกสารจากแม่แบบ Word

เพื่อใช้แม่แบบ Word ที่คุณได้สร้างไว้ ให้ปฎิบัติดังนี้:

1. เปิดเรกคอร์ดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจะสร้างเอกสาร ตัวอย่างเช่น เปิดเรคคอร์ดบัญชีลูกค้าในแผนกขาย

2. ให้เลิอก มากกว่า (...) > เท็มเพลต Word และหลังจากนั้นใต้ เท็มเพลต Word ให้เลือกเท็มเพลตที่คุณสร้างไว้

   หากเท็มเพลตที่คุณสร้างไว้ไม่ปรากฎ มีความเป็นไปได้อยู่สองอย่าง:

   1. เท็มเพลตที่สร้างไว้สำหรับชนิดเรกคอร์ดที่ถูกเลือก (เอนทิตี้) เท่านั้นที่จะปรากฎ ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดเรกคอร์ดโอกาส คุณจะไม่เห็นเท็มเพลตที่คุณสร้างไว้กับเอนทิตี้บัญชี

   2. คุณต้องรีเฟรชแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า เพื่อดูแม่แบบ รีเฟรชเบราว์เซอร์ของคุณหรือปิดแล้วเปิดแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ใหม่

   หลังจากเลือกแม่แบบ Word ของคุณ แอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า จะสร้างเอกสาร Word จากเรกคอร์ดที่คุณเลือก

ลองแม่แบบ Word ตัวอย่าง

มีแม่แบบ Word ห้าแม่แบบที่มาพร้อมกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

ตัวอย่างแม่แบบ Word ถูกสร้างขึ้นด้วยชนิดของเรกคอร์ดนั้นๆ (เอนทิตี) คุณจะสามารถใช้งานแม่แบบกับเรกคอร์ดของเรกคอร์ดชนิดเดียวกันเท่านั้น

ชื่อ	เอนทิตี
ข้อมูลสรุปสำหรับโอกาสทางการขาย	โอกาส (พื้นที่การขาย)
สรุปการส่งเสริมการขาย	การส่งเสริมการขาย (พื้นที่การตลาด)
สรุปข้อมูลกรณีและปัญหา	กรณี (พื้นที่บริการ)
ใบแจ้งหนี้	ใบแจ้งหนี้ (พื้นที่การขาย)
สรุปข้อมูลลูกค้าองค์กร	บัญชีลูกค้า (พื้นที่การขาย การบริการ และการตลาด)

เพื่อใช้งานแม่แบบ Word ตัวอย่าง

1. ให้เปิดเรกคอร์ดที่มีข้อมูลกับชนิดเอนทิตี้ที่ตรงกับเท็มเพลตตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น เปิดเรกคอร์ดบัญชีลูกค้าในการขายเพื่อใช้งานเท็มเพลตสรุปบัญชี

2. ให้เลิอก มากกว่า (...) > เท็มเพลต Word และหลังจากนั้นใต้ เท็มเพลต Word ให้เลือกเท็มเพลตตัวอย่าง

   เปิดแม่แบบ Word ที่ถูกสร้างใหม่และลองดู

หมายเหตุ

คุณสามารถตรวจทานแต่ไม่สามารถแก้ไขแม่แบบที่รวมอยู่ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า

ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม

ใช้บทบาทความปลอดภัยเพื่อควบคุมการเข้าใช้งานเท็มเพลต

ผู้ดูแลสามารถควบคุมการเข้าถึงแม่แบบ Words ในระดับหนึ่ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้พนักงานขายเข้าถึงท็มเพลต Word แบบการอ่าน แต่ไม่ใช่การพิมพ์

1. คลิก การตั้งค่า>ความปลอดภัย>Security Role

2. เลือกบทบาท และหลังจากนั้นให้เลือกแท็บการจัดการธุรกิจ

3. ให้เลือก เท็มเพลตเอกสาร เพื่อตั้งค่าการเข้าถึงสำหรับเท็มเพลตที่พร้อมใช้งานไปยังทั้งองค์กร ให้เลือก เท็มเพลตเอกสารส่วนบุคคล สำหรับเท็มเพลตที่ใช้ร่วมกันกับผู้ใช้แต่ละคน

4. ให้เลือกแวดวงเพื่อปรับระดับการเข้าถึง

   

รายการในเอกสารที่ถูกสร้างจะไม่อยู่ในลำดับเดียวกันกับเรกคอร์ด

รายการเรกคอร์ดที่ถูกสร้างจากแม่แบบที่กำหนดเองอาจจะไม่ปรากฎในลำดับเดียวกันในเอกสาร Word เหมือนกับลำดับในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า เรกคอร์ดจะถูกลงรายการตามลำดับเวลาและวันที่ถูกสร้างขึ้น

ปัญหาเกี่ยวกับภาษาที่อ่านจากขวาไปซ้าย

เนื้อหาในภาษาที่อ่านจากขวาไปซ้าย (RTL) อาจมีปัญหาเกี่ยวกับการจัดรูปแบบในไฟล์ Word หลังจากสร้างเอกสาร

ดูเพิ่มเติม

วิเคราะห์ข้อมูลของคุณด้วยแม่แบบ Excel

การแก้ไขปัญหาเทมเพลต Word