สร้างโฟลว์ระบบคลาวด์เพื่อดูข้อมูลที่เก็บไว้ระยะยาวใน Dataverse

Microsoft Dataverse รองรับนโยบายการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อเก็บรักษาข้อมูลที่ไม่จำกัดอย่างปลอดภัยในระยะยาวด้วยวิธีที่คุ้มค่า แม้ว่า Dataverse สามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจได้โดยไม่จำกัดข้อมูลที่ใช้งานอยู่ แต่คุณอาจต้องการพิจารณาย้ายข้อมูลที่ไม่ใช้งานไปยังที่เก็บข้อมูลระยะยาวของ Dataverse หลังจากทำเช่นนั้น คุณสามารถสร้างโฟลว์ระบบคลาวด์เพื่อดูแถวแบบอ่านอย่างเดียวในการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Microsoft Dataverse

โฟลว์ระบบคลาวด์ที่อธิบายไว้ที่นี่สร้างและส่งอีเมลที่มีไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลที่เก็บไว้ ถ้ามีไฟล์แนบที่เก็บไว้ซึ่งเชื่อมโยงกับแถวจาก Dataverse ไฟล์แนบเหล่านั้นจะถูกรวมเป็นลิงก์ในไฟล์ Excel ด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์การใช้งานที่จำเป็นในการเรียกใช้โฟลว์นี้ โปรดไปที่ ดูข้อมูลที่เก็บไว้ระยะยาวใน Microsoft Dataverse

การสร้างโฟลว์ต้องมีขั้นตอนระดับสูงต่อไปนี้:

1. ส่งผ่านพารามิเตอร์การสอบถามใน FetchXML เพื่อสร้างไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลที่เก็บไว้โดยใช้การดำเนินการของ Dataverse ที่ชื่อ สร้าง Excel จาก RetainedData
2. กำหนดเงื่อนไขเพื่อกำหนดว่าไฟล์ Excel ถูกสร้างขึ้นหรือไม่ ดาวน์โหลดไฟล์ Excel ส่งผ่านพารามิเตอร์เกณฑ์การดึงข้อมูลที่จำเป็น (ตารางและ FetchXML)
3. เมื่อสร้างไฟล์ Excel แล้ว:
   • ตั้งค่าการดำเนินการเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel
   • ตั้งค่าการดำเนินการเพื่อส่งอีเมลไปยังผู้รับพร้อมแนบไฟล์ Excel
   • ตั้งค่าการดำเนินการเพื่อลบไฟล์ Excel ออกจากตารางระบบ Dataverse แนะนำให้ทำขั้นตอนนี้เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เอกสาร Excel ใช้พื้นที่จัดเก็บฐานข้อมูล

เคล็ดลับ

หากคุณไม่เห็นอีเมลหลังจากเรียกใช้โฟลว์สำเร็จ ให้ตรวจสอบโฟลเดอร์อีเมลขยะของคุณ

สร้างการสอบถามและดาวน์โหลด FetchXML

1. ลงชื่อเข้าใช้ Power Apps แล้วเลือก การตั้งค่า>การตั้งค่าขั้นสูง
2. บนหน้า การตั้งค่า Dynamics 365 เลือก ค้นหาขั้นสูง (ไอคอนตัวกรอง) บนแถบคำสั่ง
3. ที่ด้านบนของบานหน้าต่างการค้นหาขั้นสูง ให้เลือก เปลี่ยนเป็นข้อมูลที่เก็บไว้
4. สร้างการสอบถามที่คุณต้องการดึงข้อมูลที่เก็บไว้ ข้อมูลเพิ่มเติม: การค้นหาขั้นสูงในแอปแบบจำลอง
5. ในการค้นหาขั้นสูงบนแท็บ การค้นหาขั้นสูง เลือก ดาวน์โหลด Fetch XML

สร้างโฟลว์

ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงวิธีใช้โฟลว์แบบทันทีเพื่อสร้างไฟล์ Excel และส่งเป็นไฟล์แนบให้กับบุคคลอื่นในอีเมล คุณยังสามารถใช้ขั้นตอนที่คล้ายกันเพื่อสร้างโฟลว์ระบบคลาวด์ที่จัดกำหนดการได้ด้วย

1. ในโฮมเพจ Power Apps เลือก โฟลว์ บนบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย

2. เลือก โฟลว์ใหม่ แล้วเลือก โฟลว์ระบบคลาวด์แบบทันที

3. ป้อนชื่อสำหรับโฟลว์ จากนั้นเลือก ทริกเกอร์โฟลว์ด้วยตนเอง

4. เลือก สร้าง

5. เลือก ขั้นตอนใหม่ จากนั้นในขั้นตอนe เลือกการดำเนินการ ให้เลือก Microsoft Dataverse

6. สำหรับการดำเนินการ เลือก ดำเนินการแบบเบื้องหลัง

7. ใส่ข้อมูลต่อไปนี้:

   • แค็ตตาล็อก: Microsoft Dataverse Common
   • ประเภท: ข้อมูลที่เก็บไว้
   • ชื่อตาราง: (ไม่มี)
   • ชื่อการดำเนินการ: เลือก ป้อนค่าที่กำหนดเอง แล้วป้อน Create Excel from RetainedData
   • FetchXml: วางใน FetchXML ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้จากการสอบถามในการค้นหาขั้นสูง
   • LayoutXML: เว้นว่างไว้

8. เลือก ขั้นตอนใหม่

9. สำหรับ เลือกการดำเนินการ เลือก เงื่อนไข แล้วเลือกแท็บ นิพจน์

10. เพิ่มนิพจน์ต่อไปนี้:

    • outputs('Perform_a_background_operation_(preview)')?['body/backgroundOperationStatusCode’]
    • เท่ากับ: 30

11. ในกล่อง ถ้าใช่ ให้เลือก เพิ่มการดำเนินการ

12. บนแท็บ การดำเนินการ เลือก ดาวน์โหลดไฟล์หรือรูปภาพ

13. เลือกค่าต่อไปนี้:

    • ชื่อตาราง: RetainedData Excels
    • ID แถว: เลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก จากนั้นเลือก ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID
    • ชื่อคอลัมน์: ExcelContent

14. เลือก เพิ่มการดำเนินการ เพื่อเพิ่มการดำเนินการอื่นที่จะส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบ Excel

15. สำหรับ เลือกการดำเนินการ เลือก Office 365 Outlook และสำหรับการดำเนินการ เลือก ส่งอีเมล (V2)

16. ป้อนค่าที่ต้องการสำหรับอีเมลต่อไปนี้

    • ถึง: ป้อนที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องสำหรับผู้รับอีเมล
    • หัวเรื่อง: ป้อนหัวเรื่องอีเมล เช่น บัญชีที่เก็บไว้ตั้งแต่ปี 2020
    • เนื้อความ: ป้อนข้อความสำหรับเนื้อความอีเมล เช่น สิ่งที่แนบเป็นบัญชีที่เก็บไว้ตั้งแต่ปี 2020
    • ชื่อไฟล์แนบ -1: ป้อนชื่อไฟล์แนบ เช่น accountsretained2020.xls
    • เนื้อหาไฟล์แนบ: บนแท็บ เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก ให้เลือก เนื้อหาไฟล์หรือรูปภาพ

17. เลือกเพิ่มการดำเนินการเพื่อลบไฟล์ Excel ที่สร้างและบันทึกไว้ในตาราง Dataverse RetainedData excels:

    • เลือกการดำเนินการ>Microsoft Dataverse
    • ภายใต้ การดำเนินการ เลือก ลบแถว
    • เลือกค่าต่อไปนี้:
      • ชื่อตาราง: RetainedData Excels
      • ID แถว: เลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก จากนั้นเลือก ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID

18. เลือก บันทึก

19. เรียกใช้โฟลว์

ผู้รับอีเมลจะได้รับอีเมลพร้อมเวิร์กชีต Excel ที่แนบมาซึ่งมีแถวข้อมูลที่เก็บไว้

ดูเพิ่มเติม

ภาพรวมการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse