กำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับตาราง
บทความนี้อธิบายวิธีการตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับตาราง Microsoft Dataverse
ข้อกำหนดเบื้องต้น
ต้องทำตามข้อกำหนดเบื้องต้นต่อไปนี้ให้เสร็จสิ้นก่อนจึงจะสามารถตั้งค่าตารางสำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาวได้:
เปิดใช้งานตารางสำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว
ก่อนที่คุณจะตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูล ให้เปิดใช้งานตารางหลัก (ราก) สำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว
หมายเหตุ
เมื่อเปิดใช้งานตารางหลัก (ราก) สำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว ตารางรองที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ คุณไม่สามารถปิดใช้งานการเก็บข้อมูลสำหรับตารางรองเมื่อตารางหลักถูกเปิดใช้งานสำหรับการเก็บข้อมูลแล้ว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าตารางแบบกำหนดเองและตารางบันทึกย่อเป็นตารางรองของตารางกรณี ไม่สามารถปิดใช้งานตารางรองเหล่านี้สำหรับการเก็บข้อมูลเมื่อเปิดใช้งานตารางกรณีหลัก ผู้สร้างสามารถปิดใช้งานตารางหลักสำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาวได้ตลอดเวลา และเปิดใช้งานตารางรองสำหรับการเก็บข้อมูลแยกต่างหาก อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นสำหรับลักษณะการทำงานของตารางย่อยที่เกี่ยวข้องเมื่อมีการเปิดใช้งานการเก็บรักษาระยะยาวผ่านกระบวนการนำเข้าโซลูชัน ในกรณีนี้ ตารางย่อยที่เกี่ยวข้องจะไม่เปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ
- ลงชื่อเข้าใช้ Power Apps ไปที่ ตาราง แล้วเปิดตารางที่คุณต้องการ หากรายการไม่อยู่ในบานหน้าต่างแผงด้านข้าง ให้เลือก …เพิ่มเติม แล้วเลือกรายการที่คุณต้องการ
- เลือก คุณสมบัติ บนแถบคำสั่ง ขยาย ตัวเลือกขั้นสูง แล้วเลือก เปิดใช้งานการเก็บข้อมูลระยะยาว
- เลือก บันทึก
ตารางรากหลักและตารางรองจะพร้อมใช้งานสำหรับการตั้งค่านโยบายในเวลาประมาณ 15-30 นาทีหลังจากที่คุณบันทึกตาราง ยิ่งจำนวนตารางรองมากเท่าใด กระบวนการก็จะใช้เวลานานขึ้นเท่านั้น
กำหนดมุมมอง Dataverse สำหรับเกณฑ์นโยบาย
มุมมอง Dataverse ใช้เพื่อกำหนดแถวของตาราง (เรกคอร์ด) ที่ถูกทำเครื่องหมายสำหรับการเก็บข้อมูลโดยใช้นโยบายการเก็บข้อมูลระยะยาว ก่อนตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูล คุณต้องตั้งค่ามุมมอง Dataverse เพื่อเป็นเกณฑ์ในการเก็บข้อมูล
เมื่อคุณมีมุมมอง Dataverse เพื่อใช้ในนโยบายการเก็บข้อมูลระยะยาวโดยเฉพาะ คุณควรทดสอบผลการดู แนวทางปฏิบัติที่ดีคือ การแก้ไขการสอบถามมุมมองด้วยคำสั่ง TOP N งและทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าชุดผลลัพธ์ที่ส่งคืนเป็นไปตามที่คาดไว้ แนะนำให้ใช้วิธีนี้เสมอโดยเฉพาะเมื่อมีแถวจำนวนมาก
ตัวอย่างเช่น พิจารณามุมมอง Dataverse ที่สร้างขึ้นเพื่อเลือกกรณีที่ปิดทั้งหมดจากปี 2015 จำนวนกรณีอาจมีขนาดใหญ่มาก ดังนั้นคุณควรเพิ่ม TOP N เช่น 10 อันดับแรก เพื่อดูและทดสอบเพื่อยืนยันชุดตัวอย่างของกรณีที่ดึงมา
เมื่อเรียกใช้นโยบายการเก็บข้อมูล แถวจากตารางหลักและตารางรองทั้งหมดจะถูกรวมไว้สำหรับการเก็บข้อมูลข้อมูลระยะยาว กรณีหลักอาจมีแถวที่เกี่ยวข้องจากตารางรอง เช่น บันทึกย่อ งาน และตารางแบบกำหนดเอง นโยบายการเก็บข้อมูลทำให้แน่ใจว่าเรกคอร์ดกรณีทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแถวรองนั้นถูกทำเครื่องหมายและเก็บไว้ในระยะยาวใน Dataverse นอกจากนี้ ค่าการค้นหาในตารางกรณี เช่น การดีนอร์มอลไลซ์ค่ารหัสและชื่อที่มีให้เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลที่เก็บไว้ ซึ่งช่วยในหลาย ๆ สถานการณ์สำหรับการค้นหาเดียวเพื่อดึงข้อมูลที่เก็บไว้ที่เกี่ยวข้อง
ข้อสำคัญ
เราขอแนะนำให้คุณสร้างมุมมอง Dataverse เฉพาะสำหรับการระบุแถวที่คุณต้องการเก็บไว้เท่านั้น จากนั้น สร้างและเรียกใช้แอปที่มีมุมมองเพื่อตรวจสอบก่อนที่จะใช้เป็นเกณฑ์ในนโยบายของคุณ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีสร้างมุมมองตาราง ให้ไปที่ สร้างและแก้ไขมุมมองสาธารณะหรือมุมมองของระบบ
ตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูล
ผู้ดูแลระบบ Power Platform ตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูล
ข้อสำคัญ
เมื่อเก็บข้อมูลไว้เป็นข้อมูลระยะยาว (ไม่ใช้งาน) ข้อมูลไม่สามารถย้ายกลับไปยังที่เก็บข้อมูลที่ใช้งานอยู่
เมื่อเรียกใช้นโยบายการเก็บข้อมูล กระบวนการจะส่งคำขอ API เข้ามาใน Microsoft Power Platform คำขอเหล่านี้จะนับรวมในคำขอ API ที่มีอยู่กับแผนของคุณ ข้อมูลเพิ่มเติม: ค่าจำกัดและการจัดสรรคำขอ
เพื่อทำงานนี้ให้เสร็จสิ้น คุณต้องมีบทบาทผู้ดูแลระบบ Power Platform
- เปิดใช้งานตารางสำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว
- ลงชื่อเข้าใช้ Power Apps นบานหน้าต่างการนำทางด้านซ้าย เลือก นโยบายการเก็บข้อมูล หากรายการไม่อยู่ในบานหน้าต่างแผงด้านข้าง ให้เลือก …เพิ่มเติม แล้วเลือกรายการที่คุณต้องการ
- บนแถบคำสั่ง เลือก นโยบายการเก็บข้อมูลใหม่
- กรอกคุณสมบัติต่อไปนี้สำหรับนโยบายการเก็บข้อมูล:
- ตาราง เลือกตารางรากหลักที่จะใช้ในการตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลที่ไม่ค่อยใช้งานในอดีตในที่จัดเก็บระยะยาว
- ชื่อ ป้อนชื่อสำหรับนโยบายการเก็บข้อมูล
- เกณฑ์ เลือกมุมมองจากรายการ มุมมองควรได้รับการสร้างและทดสอบก่อนหน้านี้เพื่อให้แน่ใจว่าเลือกข้อมูลประวัติที่ถูกต้อง กำหนดมุมมอง Dataverse สำหรับเกณฑ์นโยบาย
- กำหนดการ - วันที่เริ่มต้น ป้อนวันที่ที่คุณต้องการให้นโยบายทำงานเป็นครั้งแรก นโยบายนี้ทำงานในช่วงนอกเวลาทำการของภูมิภาคของสภาพแวดล้อมของคุณ
- ความถี่ ตัวเลือกที่มีได้แก่ ครั้งเดียว, รายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน และ รายปี
- เลือก บันทึก
ตอนนี้คุณสามารถดูและจัดการนโยบายได้แล้ว ข้อมูลเพิ่มเติม: จัดการนโยบายการเก็บข้อมูล
ข้อสำคัญ
- นโยบายการเก็บข้อมูลจะไม่เริ่มทำงานสำหรับสภาพแวดล้อมที่เปิดใช้งาน โหมดการดูแลระบบ
- กิจกรรมหลักและรองที่เกี่ยวข้อง อีเมล สิ่งที่แนบมาทั้งหมดจะถูกเก็บไว้เป็นชุดเมื่อคุณตั้งค่านโยบายในตารางหลัก ซึ่งคล้ายกับนโยบายการลบจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น ไม่สามารถตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับตัวชี้กิจกรรม ฝ่ายกิจกรรม และตารางไฟล์แนบได้ ไม่สามารถตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลระยะยาวสำหรับตารางดังกล่าวที่ไม่รองรับการลบจำนวนมาก
- ตารางหลักและแถวที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจากตารางรองของตารางหลักจะถูกทำเครื่องหมายและจัดเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลระยะยาวของ Dataverse
- ลอจิกที่เชื่อมโยงกับการดำเนินการลบที่มีอยู่ของตารางใดๆ (หลักและรอง) จะถูกดำเนินการเสมอในระหว่างการเรียกใช้นโยบาย
- การเรียกใช้นโยบายจะใช้เวลาตั้งแต่ 72-96 ชั่วโมงโดยไม่คำนึงถึงปริมาณข้อมูล นโยบายการเก็บข้อมูลได้รับความสำคัญต่ำจากแพลตฟอร์ม Dataverse จะเรียกใช้กระบวนการเก็บข้อมูลในแบบเบื้องหลังเสมอ เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบต่อบริการอื่นๆ บนแพลตฟอร์ม เช่น แอปและโฟลว์
- พิจารณาสถานการณ์ที่นโยบายสองนโยบาย (Policy1 และ Policy2) ทำงานบนตารางหลักที่แยกจากกันซึ่งมีตารางรองร่วมกัน Policy1 เริ่มทำงานก่อน Policy2 หากสถานะของ Policy1 ไม่คืบหน้าไปกว่า รอการกระทบยอด สถานะ Policy2 จะยังคงอยู่ที่สถานะ รอการลบ จนกว่า Policy1 จะเลื่อนจาก รอการกระทบยอด เป็น รอการลบ ลักษณะการทำงานนี้เกิดขึ้นเพื่อป้องกันการลบเรกคอร์ดร่วมจากตารางร่วมในสองนโยบาย
ปัญหาที่ทราบ
ถ้าตารางหลักมีตารางย่อยหลายตาราง และขนาดของตารางหลักหรือตารางรองมีขนาดใหญ่ คุณอาจประสบปัญหาการหมดเวลา ตัวอย่างเช่น เมื่อจำนวนของตารางมีมากในห่วงโซ่ความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้อง เช่น ยี่สิบห้าหรือมากกว่า เพื่อลดปัญหานี้ ให้เปิดใช้งานตารางรองสองสามตารางแยกกันก่อน จากนั้นย้อนกลับและเปิดใช้งานตารางหลัก
ขั้นตอนถัดไป
จัดการนโยบายการเก็บข้อมูล
แสดงไอเดียของคุณ
สำหรับนักพัฒนา: การเก็บข้อมูลระยะยาว