การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการธุรกิจของคุณ

ตอนนี้คุณได้ตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดแล้ว ให้ท้าทายตัวเองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ การปรับปรุงกระบวนการจะหลีกเลี่ยงการมีขั้นตอนมากมายที่พนักงานรู้สึกยากหรือสับสน

วิธีที่เป็นประโยชน์บางวิธีในการปรับกระบวนการให้เหมาะสม:

• เริ่มต้นด้วยเป้าหมาย ระบุเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุด้วยกระบวนการทางธุรกิจของคุณ เป้าหมายเหล่านี้ควรให้วิสัยทัศน์ทั่วไปของความหวังของคุณสำหรับกระบวนการในอนาคต

• พิจารณาว่าสิ่งที่สามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์มีประสิทธิภาพมากขึ้น ถูกกว่า หรือมีคุณภาพสูงขึ้น

• ค้นหาตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักเพื่อระบุว่าสิ่งใดทำงานได้ดีและสิ่งใดที่ต้องการการปรับปรุง

• ถอยกลับและรับอินพุตโดยแชร์เอกสารกระบวนการกับกลุ่มคนของคุณ

• แชร์เอกสารกระบวนการกับการจัดการเพื่อให้ได้มุมมองระดับที่สูงขึ้น และให้ความรับผิดชอบที่โปร่งใสสำหรับแต่ละขั้นตอนภายในกระบวนการ

• ดูที่กระบวนการของคุณจากมุมมองของผู้ใช้หรือลูกค้าที่อาจได้รับประโยชน์จากกระบวนการ และพิจารณาวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงประสบการณ์และความพึงพอใจโดยรวมของพวกเขา

คำถามสำคัญบางอย่างที่ต้องถาม:

• สามารถตัดกิจกรรมที่เหลือใดๆ ออกจากกระบวนการ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหรือคุณภาพ หรือลดต้นทุนได้หรือไม่

• หากกิจกรรมการตัดมีความสำคัญต่อธุรกิจโดยรวม จะสามารถจัดการในกระบวนการทางธุรกิจที่แยกต่างหากได้หรือไม่

• สามารถปรับปรุงขั้นตอนเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณในวิธีที่ดีกว่าได้หรือไม่

• สามารถจัดลำดับขั้นตอนใหม่ได้หรือไม่

• สามารถรวมขั้นตอนได้หรือไม่

• ขั้นตอนในกระบวนการนี้สามารถทำงานพร้อมกันได้หรือไม่

• คุณสามารถลดจำนวนคนที่ต้องใช้ในการดำเนินการกระบวนการได้หรือไม่

• คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการแจ้งเตือนบุคคลต่อไปในกระบวนการเพื่อให้พวกเขาตอบสนองอย่างรวดเร็วขึ้นได้หรือไม่

• มีแง่มุมของกระบวนการที่คุณสามารถทำให้เป็นแบบอัตโนมัติเพิ่มเติมได้หรือไม่ เช่น:

  • การบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติ เทียบกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

  • การทำให้การตัดสินใจเป็นแบบอัตโนมัติโดยยึดตามข้อมูล

  • การทำให้การดำเนินการที่ใช้เป็นแบบอัตโนมัติ

  • การใช้ AI เพื่อแทนที่ความสนใจของมนุษย์

หมายเหตุ

หากงานของคุณเสร็จสิ้นบนเดสก์ท็อป คุณสามารถใช้ Process advisor เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการโดยอัตโนมัติ Process advisor มีความสามารถในการ วิเคราะห์กระบวนการของคุณ และเห็นภาพใน แผนที่กระบวนการ แผนที่กระบวนการเผยให้เห็นคอขวดและตัวชี้วัดสำหรับกระบวนการของคุณผ่านรายงานการวิเคราะห์

ตัวอย่าง: การปรับกระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายให้เหมาะสม

เราได้ตรวจสอบกระบวนการค่าใช้จ่ายในปัจจุบัน และพบว่ามีการปรับปรุงที่ชัดเจนบางอย่างเพื่อสร้าง:

• เปลี่ยนเป็นแบบไร้กระดาษสำหรับกระบวนการทั้งหมด (เราบันทึกการประหยัดและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมเป็นประโยชน์ต่อโครงการด้วยเช่นกัน)

• ดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามที่เป็นไปได้ทั้งหมด ก่อนที่จะทำให้สามารถส่งรายงานเพื่อขออนุมัติได้หรือไม่ (ลดเวลาการทำงานซ้ำและกระบวนการแบบครบวงจรเป็นอย่างมาก)

• ค้นหาและเพิ่มรหัสการบัญชีโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการส่งรายงานค่าใช้จ่าย

• เปิดใช้งานการบัญชีเพื่อย้ายค่าใช้จ่ายที่อนุมัติไปยังระบบการเงินโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลใดๆ ซ้ำ

• สร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายสัปดาห์โดยอัตโนมัติจากข้อมูลดิจิตอล

Charlotte กำลังพิจารณาวิธีการเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการรีวิวงบประมาณ และ Rebecca กำลังวิจัยลักษณะที่การตรวจสอบรายครึ่งปีอาจถูกปรับให้เหมาะสมโดยใช้ AI

กระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงที่เสนอของเรานั้นดูเหมือนภาพประกอบต่อไปนี้

ขั้นตอนถัดไป: การทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติคุ้มค่าหรือไม่

หมายเหตุ

บอกให้เราทราบเกี่ยวกับภาษาที่คุณต้องการในคู่มือ ทำแบบสำรวจสั้นๆ (โปรดทราบว่าแบบสำรวจนี้เป็นภาษาอังกฤษ)

แบบสำรวจนี้ใช้เวลาทำประมาณเจ็ดนาที ไม่มีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคล)