ทำความเข้าใจการกระจายเรกคอร์ดในกฎการมอบหมาย
ใน Dynamics 365 Sales กฎการมอบหมายจะกระจายหรือมอบหมายลูกค้าเป้าหมาย โอกาสทางการขาย และข้อมูลเชิงลึกใหม่และที่อัปเดตให้กับทีมขายของคุณโดยอัตโนมัติ กระบวนการอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพของปริมาณงานในทีมขายของคุณ
กฎการมอบหมายสามารถกระจายเรกคอร์ดเหล่านี้ได้สองวิธี: การวนต่อเนื่องกันหรือการปรับสมดุลการโหลด
- ใน การกระจายของการวนต่อเนื่องกัน ข้อควรพิจารณาเบื้องต้นคือเมื่อผู้ขายได้รับมอบหมายเรกคอร์ดครั้งล่าสุด
- ใน การกระจายแบบการจัดสรรภาระงาน การพิจารณาเบื้องต้นคือความจุ หรือจำนวนเรกคอร์ดที่ใช้งานอยู่ที่พวกเขากำลังทำงานอยู่
ขึ้นอยู่กับข้อกำหนด กฎที่จัดลำดับความสำคัญของการจัดสรรภาระงานอาจยังคงใช้เกณฑ์การวนต่อเนื่องกันเพื่อกำหนดเรกคอร์ดให้กับผู้ขาย
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจทั้งความแตกต่างระหว่างพวกเขาและเกณฑ์อื่นๆ เช่น ปริมาณงานและกำหนดการของผู้ขายของคุณ ส่งผลต่อวิธีการมอบหมายเรกคอร์ดอย่างไร
เซ็กเมนต์และกฎการมอบหมายเป็นส่วนหนึ่งของคุณลักษณะการมอบหมายงาน การมอบหมายงานมีให้ใช้งานในเครื่องมือเร่งยอดขาย รุ่น 9.1.23074.10021 และเปิดตัวในลักษณะเป็นช่วงๆ ในภูมิภาคต่างๆ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการมอบหมายงาน
การกระจายแบบการวนต่อเนื่อง
การมอบหมายแบบการวนต่อเนื่องจะกระจายเรกคอร์ดใหม่หรือที่อัปเดตอย่างยุติธรรมในหมู่ผู้ขายที่ตรงตามเกณฑ์ของกฎ โดยจะให้เรกคอร์ดแก่ผู้ขายที่รอนานที่สุดสำหรับลูกค้าเป้าหมาย โอกาสทางการขาย หรือข้อมูลเชิงลึกใหม่ รวมถึงเรกคอร์ดที่กำหนดด้วยตนเองหรือโดย Add-in
หมายเหตุ
ลำดับของการมอบหมายผู้ขายโดยใช้อัลกอริธึมแบบการวนต่อเนื่องจะถูกจัดเก็บไว้ที่ระดับองค์กร ไม่ใช่ที่ระดับกฎ
มาดูสถานการณ์บางส่วนเพื่อทำความเข้าใจการกระจายแบบวนต่อเนื่อง
สถานการณ์ที่ 1
มีลูกค้าเป้าหมายเข้าระบบเวลา 13:33 น. ขึ้นอยู่กับเกณฑ์การเลือกที่กำหนดไว้ในกฎการมอบหมาย ผู้ขายสามรายสามารถทำงานกับลูกค้าเป้าหมายได้:
| ผู้ขาย | กำหนดลูกค้าเป้าหมายล่าสุด |
|---|---|
| Miriam | 10:02 AM |
| Sanjay | 10:31 AM |
| Susana | 11:17 AM |
การมอบหมายสุดท้ายของ Miriam เร็วกว่าของ Sanjay และ Susana เธอรอมานานที่สุดแล้ว ดังนั้นจึงมอบหมายลูกค้าเป้าหมายให้กับเธอและเวลามอบหมายล่าสุดของเธอได้รับการอัปเดต
มีลูกค้าเป้าหมายอีกรายเข้าระบบเวลา 13:50 น. คราวนี้ มีเพียง Miriam และ Sanjay เท่านั้นที่มีแอตทริบิวต์ที่จำเป็นในการทำงาน:
| ผู้ขาย | กำหนดลูกค้าเป้าหมายล่าสุด |
|---|---|
| Miriam | 1:33 PM |
| Sanjay | 10:31 AM |
แต่คราวนี้ Sanjay รอนานกว่า Miriam Sanjay ได้ลูกค้าเป้าหมาย
สถานการณ์ 2
สมมติว่าคุณมีผู้ขายสามคน ได้แก่ Miriam, Sanjay และ Susana มีการสร้างชุดกฎเพื่อกำหนดเรกคอร์ดให้กับพวกเขา ลำดับแรกคือ Miriam, Sanjay และ Susana
- กฎข้อที่ 1 มอบหมายลูกค้าเป้าหมายที่เข้ามา 1 ให้กับ Miriam ลำดับแรกจะเป็น Sanjay, Susana และ Miriam
- กฎข้อที่ 2 มอบหมายลูกค้าเป้าหมายที่เข้ามา 2 ให้กับ Sanjay ลำดับตอนนี้คือ Susana, Miriam และ Sanjay
- กฎข้อที่ 3 มอบหมายลูกค้าเป้าหมาย 3 ให้กับ Susana ลำดับสุดท้ายจะเป็น Miriam, Sanjay และ Susana
- ตอนนี้ ลูกค้าเป้าหมายรายใหม่ที่เข้ามาในแอปพลิเคชัน—กฎข้อที่ 1 มอบหมายลูกค้าเป้าหมาย 4 ให้กับ Miriam
อย่างไรก็ตาม คุณอาจสังเกตเห็นว่ามีเพียงกฎข้อที่ 1 เท่านั้นที่กำหนดเรกคอร์ดให้กับ Miriam สองครั้งติดต่อกัน เนื่องจากลำดับการมอบหมายเรกคอร์ดจะถูกเก็บไว้ที่ระดับองค์กร ไม่ใช่ที่ระดับกฎ
สถานการณ์ 3
สมมติว่าคุณมีผู้ขายสองคน ได้แก่ Miriam และ Sanjay มีการสร้างกฎเพื่อกำหนดเรกคอร์ดให้กับพวกเขา ลำดับแรกคือ Miriam และ Sanjay
ตอนนี้ หาก Miriam สร้างลูกค้าเป้าหมาย 1 เธอจะกลายเป็นเจ้าของโดยอัตโนมัติ ด้วยเหตุนี้ เมื่อกฎถูกดำเนินการ ลูกค้าเป้าหมายจะถูกมอบหมายให้กับ Sanjay เนื่องจาก Miriam เป็นเจ้าของ และเป็นส่วนหนึ่งของรายชื่อการแจกจ่ายอยู่แล้ว ลำดับการมอบหมายงานใหม่เปลี่ยนเป็น Miriam และ Sanjay
เนื่องจากทุกครั้งที่ผู้ขายสร้างเรกคอร์ดใหม่ พวกเขาจะถูกรวมไว้ในรายชื่อการแจกจ่ายโดยอัตโนมัติ ซึ่งส่งผลต่อลำดับการมอบหมายสำหรับเรกคอร์ดในอนาคต
การกระจายแบบการจัดสรรภาระงาน
การมอบหมายแบบการจัดสรรภาระงานจะค้นหาผู้ขายที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ของกฎ และมอบเรกคอร์ดให้กับผู้ที่สามารถทำงานได้มากขึ้น วิธีการนี้ช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานขายทุกคนมีส่วนแบ่งงานที่ยุติธรรมและลดปริมาณงานที่ไม่สม่ำเสมอ
มาดูตัวอย่างเพื่อทำความเข้าใจการกระจายแบบการจัดสรรภาระงาน
มีลูกค้าเป้าหมายเข้าระบบ ขึ้นอยู่กับเกณฑ์การเลือกที่กำหนดไว้ในกฎการมอบหมาย ผู้ขายสามรายสามารถทำงานกับลูกค้าเป้าหมายได้:
| ผู้ขาย | ความสามารถรองรับที่มีอยู่ |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana สามารถรับงานได้มากกว่า Miriam หรือ Sanjay ในตอนนี้ Susana ได้ลูกค้าเป้าหมาย และความสามารถที่มีอยู่ของเธอตอนนี้คือ 14 คน
ดำเนินการต่อด้วยตัวอย่างนี้ สมมติว่า Miriam, Sanjay และ Susana ทั้งหมดสามารถทำงานกับโอกาสในการขายที่เข้ามาสองสามรายถัดไปได้
ลูกค้าเป้าหมายใหม่สองคนเข้ามาในระบบ Susana ยังคงมีความสามารถรองรับที่มีอยู่มากที่สุด ดังนั้นจึงมอบหมายลูกค้าเป้าหมายให้กับเธอ หลังจากนั้น ความสามารถรองรับที่มีอยู่จะมีลักษณะดังนี้:
| ผู้ขาย | ความสามารถรองรับที่มีอยู่ |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
มีลูกค้าเป้าหมายเข้ามาในระบบอีกหนึ่งราย Sanjay และ Susana ต่างก็มีความสามารถรองรับที่เท่าเทียมกัน เมื่อเร็วๆ นี้ Susana ได้ลูกค้าเป้าหมาย ดังนั้นคนใหม่จึงถูกกำหนดให้เป็น Sanjay ตามเกณฑ์แบบการวนต่อเนื่อง ตอนนี้ความสามารถรองรับที่มีอยู่จะมีลักษณะดังนี้:
| ผู้ขาย | ความสามารถรองรับที่มีอยู่ |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam ปิดลูกค้าเป้าหมายได้ 3 ราย เพิ่มความสามารถรองรับที่มีอยู่ของเธอเป็น 13 คน มีลูกค้าเป้าหมายใหม่เข้าระบบ ตอนนี้ Miriam มีความสามารถรองรับมากที่สุด ดังนั้นจึงมอบหมายให้เธอ
เกณฑ์การกระจายอื่น ๆ
กฎการมอบหมายจะจัดลำดับความสำคัญของความยุติธรรมในรูปแบบที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกการกระจายแบบการวนต่อเนื่องหรือการกระจายแบบการจัดสรรภาระงาน แต่ความยุติธรรมไม่ได้เป็นเพียงการพิจารณาเดียวเมื่อจำเป็นต้องมอบหมายเรกคอร์ด พวกเขายังสามารถพิจารณาได้ว่าผู้ขายพร้อมที่จะทำงานมากขึ้นหรือไม่ ซึ่งได้แก่ ปริมาณงานและกำหนดการทำงานของผู้ขาย
พิจารณาภาระงานของผู้ขาย
ในคำจำกัดความกฎการมอบหมายของคุณ คุณสามารถเลือก มอบหมาย ชนิดของเรกคอร์ด ตามความสามารถของผู้ขาย ตัวเลือกนี้จะกระจายเรกคอร์ดให้กับผู้ขายที่มีความสามารถในการดำเนินการเท่านั้น ถ้าไม่มีใครว่าง เรกคอร์ดจะถูกปล่อยไว้โดยไม่ได้มอบหมาย
มาดูทีมขายของเราอีกครั้งหลังจากนั้นเล็กน้อยในวันเดียวกัน
มีลูกค้าเป้าหมายใหม่เข้าระบบ ขึ้นอยู่กับเกณฑ์การเลือกที่กำหนดไว้ในกฎการมอบหมาย ผู้ขายสี่รายสามารถทำงานกับลูกค้าเป้าหมายได้:
| ผู้ขาย | การมอบหมายสุดท้าย | ความสามารถรองรับที่มีอยู่ |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 PM | 12 |
| Susana | 2:57 PM | 4 |
| David | 3:02 PM | 1 |
| Miriam | 2:35 PM | -2 |
ด้วยการกระจายแบบการวนต่อเนื่องเพียงอย่างเดียว Miriam จะได้ลูกค้าเป้าหมายเพราะเธอรองานมอบหมายนานกว่าคนอื่นๆ อย่างไรก็ตาม คุณบอกกฎให้ มอบหมายลูกค้าเป้าหมายตามความสามารถของผู้ขาย และความสามารถรองรับที่มีอยู่ของ Miriam ในขณะนี้คือ –2 Sanjay รอนานที่สุดแล้ว แต่ความสามารถรองรับที่มีอยู่ของเขาคือ 0 ลูกค้าเป้าหมายจะไปที่ Susana
หากไม่มีผู้ขายที่ตรงตามเกณฑ์ที่มีความสามารถรองรับที่มีอยู่มากกว่าศูนย์ ลูกค้าเป้าหมายจะถูกปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ได้มอบหมาย
พิจารณาตารางการทํางานของผู้ขาย
ในคำจำกัดความกฎการมอบหมายของคุณ คุณสามารถเลือก มอบหมายว่าผู้ขายว่างหรือไม่ภายใน N ชั่วโมง โดยที่ N เป็นจำนวนเต็มตั้งแต่ 1 ถึง 120 ตัวเลือกนี้จะกระจายเรกคอร์ดให้กับผู้ขายที่มีตารางงานแสดงว่าพร้อมให้บริการภายในเวลาที่คุณเลือกเท่านั้น ถ้าไม่มีใครว่าง เรกคอร์ดจะถูกปล่อยไว้โดยไม่ได้มอบหมาย เรียนรู้วิธีตั้งค่าความพร้อมให้บริการของผู้ขาย
กฎจะพิจารณาผู้ขายที่ตรงกันก่อนตามลำดับความสำคัญของการมอบหมาย (การจัดสรรภาระงานหรือการวนต่อเนื่อง) จากนั้นจึงพิจารณาตามผู้ที่ว่าง นับจากนี้จนถึงเวลาสูงสุดที่อนุญาต
ดังที่แสดงในแผนภาพต่อไปนี้ ผู้ขายที่ตรงกันจะถูกแบ่งออกเป็นหกบักเก็ต บักเก็ตละ 24 ชั่วโมงตามตารางงานของพวกเขา หากไม่มีผู้ขายอยู่ในบักเก็ตแรก การกระจายแบบการวนต่อเนื่องจะเข้ามาแทนที่การจัดสรรภาระงาน แม้ว่าจะมีการจัดลำดับความสำคัญของการกระจายแบบการจัดสรรภาระงานก็ตาม กฎยังคงประเมินบักเก็ตจากบนลงล่าง เมื่อพบบักเก็ตที่ไม่ว่างเปล่า กฎจะกำหนดลูกค้าเป้าหมายให้กับผู้ขายในบักเก็ตตามเกณฑ์แบบวนต่อเนื่องกัน
ลองดูตัวอย่างเพื่อทำความเข้าใจว่าตารางการทำงานของผู้ขายส่งผลต่อการกำหนดเรกคอร์ดอย่างไร
ในกฎการมอบหมายของคุณ คุณจัดลำดับความสำคัญของการกระจายแบบการวนต่อเนื่องและกำหนดเวลาจำกัดไว้ที่ 48 ชั่วโมง
ลูกค้าเป้าหมายใหม่จะเข้าสู่ระบบในช่วงเย็นวันศุกร์จากฟอร์มสอบถามบนเว็บไซต์ของคุณ ผู้ขายหลายรายมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ของกฎการมอบหมาย แต่ไม่มีผู้ขายรายใดที่ทำงานได้ในขณะนี้ ถัดไป กฎจะพิจารณาการจับคู่ผู้ขายที่พร้อมให้บริการภายใน 24 ชั่วโมงข้างหน้า วันนั้นคือวันเสาร์ ปกติแล้ว Sanjay จะทำงาน แต่ปฏิทินของเขาบอกว่าเขาลาพักร้อน ไม่มีผู้ขายรายอื่นที่พร้อมให้บริการ ดังนั้นกฎจะพิจารณาในอีก 24 ชั่วโมงข้างหน้า วันอาทิตย์ไม่มีใครทำงานเช่นกัน กฎถึงขีดจำกัดที่ 48 ชั่วโมงแล้ว ดังนั้นจึงไม่มีการมอบหมายลูกค้าเป้าหมาย หากกำหนดเวลาไว้ 60 ชั่วโมง ลูกค้าเป้าหมายจะถูกกำหนดให้กับผู้ขายรายแรกที่พร้อมให้บริการในเช้าวันจันทร์
ตัวอย่าง
มาดูตัวอย่างเพิ่มเติมโดยละเอียดเพื่อทำความเข้าใจว่าความพร้อมให้บริการของผู้ขายและปริมาณงานส่งผลต่อการกระจายแบบการวนต่อเนื่องกันและการจัดสรรภาระงานทำงานอย่างไร มาลองใช้สัญกรณ์ต่อไปนี้สำหรับความพร้อมให้บริการของผู้ขายในขณะที่กำหนดเส้นทาง:
- 0D - ตอนนี้พร้อมให้บริการ
- 1D - พร้อมให้บริการเร็วที่สุดภายใน 24 ชั่วโมง
- 2D - พร้อมให้บริการเร็วที่สุดจาก 24 ถึง 48 ชั่วโมง
- 3D - พร้อมให้บริการเร็วที่สุดจาก 48 ถึง 72 ชั่วโมง
- 4D - พร้อมให้บริการเร็วที่สุดจาก 72 ถึง 96 ชั่วโมง
- 5D - พร้อมให้บริการเร็วที่สุดจาก 96 ถึง 120 ชั่วโมง
ตัวอย่างที่ 1: การวนต่อเนื่อง พิจารณาความพร้อมให้บริการของผู้ขายเท่านั้น
กฎตรงกับผู้ขายต่อไปนี้:
| ผู้ขาย | ความพร้อมบริการ | กำหนดลูกค้าเป้าหมายล่าสุด |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 PM |
| Maya | 1D | 2:15 PM |
| Vivek | 0D | 3:02 PM |
| Maria | 2D | 3:10 PM |
| Sal | 0D | 2:29 PM |
ผู้ขายสองคนคือ Vivek และ Sal พร้อมให้บริการก่อน Vivek ได้ลูกค้าเป้าหมายเมื่อเร็วๆ นี้ก่อน Sal ดังนั้นกฎจึงกระจายลูกค้าเป้าหมายให้ Sal
ลูกค้าเป้าหมายถัดไปที่จะเข้ามาจะถูกมอบหมายให้กับ Vivek จากนั้นไปที่ Sal และคนอื่น จนกว่าความพร้อมให้บริการของผู้ขายที่ตรงกันจะมีการเปลี่ยนแปลง ความสามารถรองรับของผู้ขายไม่ใช่การพิจารณา
ตัวอย่างที่ 2: การจัดสรรภาระงาน พิจารณาความพร้อมให้บริการของผู้ขายเท่านั้น
อีกครั้ง กฎตรงกับผู้ขายต่อไปนี้:
| ผู้ขาย | ความพร้อมบริการ | ความสามารถรองรับที่มีอยู่ |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
อีกครั้ง Vivek และ Sal พร้อมให้บริการก่อน คราวนี้ Vivek มีความสามารถรองรับสูงกว่า กฎจึงกระจายลูกค้าเป้าหมายให้เขา
ลูกค้าเป้าหมายถัดไปที่จะเข้ามาจะถูกมอบหมายให้ Vivek จนกว่าความสามารถรองรับของเขาจะต่ำกว่า Sal ลูกค้าเป้าหมายต่อไปนี้ไปที่ Sal จนกว่าความสามารถรองรับของเขาจะลดลงต่ำกว่าของ Vivek และต่อๆ ไป จนกว่าความพร้อมให้บริาการของผู้ขายที่ตรงกันจะเปลี่ยนแปลง ในสถานการณ์นี้ ความสามารถรองรับของผู้ขายไม่ใช่การพิจารณา ความสามารถของ Vivek และ Sal อาจลดลงต่ำกว่าศูนย์ได้ตราบใดที่ยังมีความพร้อมให้บริการก่อนคนอื่นๆ
ตัวอย่างที่ 3: การจัดสรรภาระงาน พิจารณาความพร้อมให้บริการของผู้ขาย ละ ความสามารถรองรับ
อีกครั้ง กฎตรงกับผู้ขายต่อไปนี้:
| ผู้ขาย | ความพร้อมบริการ | ความสามารถรองรับที่มีอยู่ |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 12 |
เนื่องจาก มอบหมายลูกค้าเป้าหมายตามความสามารถรองรับของผู้ขาย ถูกเลือกไว้ในคำจำกัดความของกฎการมอบหมาย กฎจะไม่สนใจ Vivek และ Sal แม้ว่าจะพร้อมให้บริการก่อนก็ตาม นั่นทำให้เหลือ Burt, Maya และ Maria:
| ผู้ขาย | ความพร้อมบริการ | ความสามารถรองรับที่มีอยู่ |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt และ Maya พร้อมให้บริการก่อน Maria ดังนั้น Maria จึงถูกตัดออกจากการพิจารณา:
| ผู้ขาย | ความพร้อมบริการ | ความสามารถรองรับที่มีอยู่ |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
กฎได้รับการกำหนดค่าให้จัดลำดับความสำคัญของการจัดสรรภาระงาน อย่างไรก็ตาม การกระจายแบบการจัดสรรภาระงานใช้ได้กับผู้ขายที่พร้อมให้บริการในขณะที่กำหนดเส้นทางเท่านั้น เนื่องจาก Burt และ Maya ไม่พร้อมให้บริการในขณะนี้ กฎจึงใช้เกณการวนต่อเนื่องแทน
เมื่อความสามารถรองรับไม่ได้รับการพิจารณาอีกต่อไป กฎจะพิจารณาว่าใครกำลังรอลูกค้าเป้าหมายนานกว่า:
| ผู้ขาย | กำหนดลูกค้าเป้าหมายล่าสุด |
|---|---|
| Burt | 2:37 PM |
| Maya | 2:15 PM |
กฎมอบหมายลูกค้าเป้าหมายให้กับ Maya ลูกค้าเป้าหมายถัดไปที่จะเข้ามาจะถูกมอบหมายให้กับ Burt จากนั้นไปที่ Maya และคนอื่น จนกว่าความพร้อมให้บริการของผู้ขายที่ตรงกันจะมีการเปลี่ยนแปลง