ปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อ
บทความนี้อธิบายถึงขั้นตอนและการตั้งค่าที่จำเป็นสำหรับการเรียกใช้กระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อ
กระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อช่วยให้องค์กรที่ใช้โมดูล งบประมาณ โอนย้ายใบสั่งซื้อที่เปิดในระหว่างการปิดบัญชีสิ้นปี ในระหว่างการโอนย้ายนี้ งบประมาณระหว่างการปิดบัญชีสิ้นปีจะถูกบันทึก (หรือกลับรายการ) ในการบันทึกงบประมาณ และสร้างบรรทัดใหม่ขึ้นในรอบการเปิดบัญชีถัดไป วันที่ลงบัญชีและวันที่กระจายทางการเงินในใบสั่งซื้อจะได้รับการอัปเดต
ถ้าคุณบันทึกภาระผูกพันสำหรับใบสั่งซื้อในบัญชีแยกประเภททั่วไป รวมถึงใบสั่งซื้อสำหรับโครงการ คุณสามารถสร้างรายการปิดบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไป และการจองงบประมาณโดยเทียบกับเมื่อสิ้นสุดปีบัญชีแต่ละรายการ เมื่อเริ่มต้นปีบัญชีใหม่ คุณสามารถสร้างรายการที่เปิดเพื่อบันทึกภาระผูกพันและการจองงบประมาณได้อย่างถูกต้อง รายการเหล่านี้จะทำให้แน่ใจว่าการจองสำหรับภาระผูกพันของใบสั่งซื้อจะถูกบันทึกในงบการเงินสิ้นปี และในการควบคุมงบประมาณ เรียนรู้เพิ่มเติมใน เกี่ยวกับภาระผูกพันของใบสั่งซื้อ
สำหรับโครงการ บัญชีที่มีการกระจายที่กำหนดให้ในปีบัญชีใหม่จะเป็นบัญชีที่กำหนดในหน้า กระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีของใบสั่งซื้อ ในโมดูล บัญชีแยกประเภททั่วไป ไม่ใช่บัญชีที่กำหนดบนหน้า การตั้งค่าการลงรายการบัญชีแยกประเภท ในโมดูล การจัดการและการบัญชีโครงการ
สำหรับองค์กรภาครัฐที่ใช้การสำรองงบประมาณทั่วไป ให้ไปที่ ดำเนินการสำรองงบประมาณทั่วไปให้เสร็จสิ้น (ภาครัฐ) และ ยกยอดข้อมูลการสำรองงบประมาณทั่วไปไปยังปีบัญชีใหม่ (ภาครัฐ)
หมายเหตุ
การสำรองงบประมาณทั่วไปจะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อเปิดใช้งานคีย์การกำหนดค่า ภาครัฐ ไว้เท่านั้น
ในกรณีของใบสั่งซื้อที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วบางส่วน ยอดที่ยังไม่ได้ออกอินวอยซ์จะปิด และเปิดใหม่ในปีบัญชีถัดไป
การปิดบัญชีภาระผูกพันของใบสั่งซื้อและการปิดปีบัญชีเป็นกระบวนการที่แยกต่างหาก โดยปกติ ภาระผูกพันของใบสั่งซื้อจะปิดบัญชีก่อนที่จะปิดปีบัญชี เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปิดปีบัญชีใน การปิดบัญชีสิ้นปี
หมายเหตุ
(FRA) องค์กรภาครัฐภาษาฝรั่งเศสยังสามารถสร้าง หรืออัพเดข้อผูกมัดในปีบัญชีใหม่ เรียนรู้เพิ่มเติมใน (FRA) เกี่ยวกับข้อผูกมัด (ภาครัฐ) และ (FRA) ประมวลผลภาระผูกพันของใบสั่งซื้อและข้อผูกมัดเมื่อสิ้นปี (ภาครัฐ)
ข้อกำหนดเบื้องต้น
ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อ คุณต้องตั้งค่าข้อกำหนดเบื้องต้นต่อไปนี้
เปิดใช้งานการควบคุมงบประมาณ
การควบคุมงบประมาณมักจะเปิดใช้งานเมื่อมีสร้างภาระผูกพันสำหรับใบสั่งซื้อ คุณไม่ต้องเปิดใช้งานการควบคุมงบประมาณเพื่อใช้กระบวนการนี้ อย่างไรก็ตาม รายการทะเบียนงบประมาณจะถูกสร้างขึ้นเฉพาะเมื่อเปิดใช้งานการควบคุมงบประมาณเท่านั้น
ตัวเลือก กระบวนการและงบประมาณยกไป สิ้นปีสามารถใช้ได้เฉพาะเมื่อเปิดใช้งานการควบคุมงบประมาณเท่านั้น เรียนรู้เพิ่มเติมใน ภาพรวมการควบคุมงบประมาณ
เปิดใช้งานกระบวนการภาระผูกพัน (ภาครัฐ)
ต้องเปิดใช้งานกระบวนการภาระผูกพันก่อน จึงจะสามารถบันทึกภาระผูกพันสำหรับใบสั่งซื้อในบัญชีแยกประเภททั่วไป และ ก่อนที่คุณจะรันกระบวนการสิ้นปีของใบสั่งซื้อเสร็จเรียบร้อยแล้ว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู ภาระผูกพันของใบสั่งซื้อ
ตั้งค่าข้อกำหนดการลงรายการบัญชี (ภาครัฐ)
ในหน้า ข้อกำหนดการลงรายการบัญชี ตั้งค่าการลงรายการบัญชีต่อไปนี้ในโมดูล การจัดซื้อ ตามจำเป็น:
- สิ้นปีของใบสั่งซื้อ – ข้อกำหนดการลงรายการบัญชีนี้จะใช้ในการกลับรายการภาระผูกพัน และการจองงบประมาณคงเหลือสำหรับใบสั่งซื้อในปีบัญชีที่สิ้นสุด และสร้างรายการปิดบัญชีสิ้นปีในบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ภาระผูกพันของใบสั่งซื้อ – ข้อกำหนดการลงรายการบัญชีนี้กำหนดการบันทึกยอดเงินที่มีภาระผูกพันในบัญชีแยกประเภททั่วไป นอกจากนี้ใช้อยู่ในปีบัญชีใหม่ เพื่อกลับรายการการปิดบัญชีสิ้นปี และสร้างภาระผูกพันในบัญชีแยกประเภททั่วไปอีกครั้ง
เรียนรู้เพิ่มเติมใน ข้อกำหนดการลงรายการบัญชี
กำหนดข้อกำหนดการลงรายการบัญชีให้กับชนิดการลงรายการบัญชีธุรกรรม (ภาครัฐ)
ใช้หน้า ข้อกำหนดการลงรายการบัญชีธุรกรรม เพื่อกำหนดข้อกำหนดการลงรายการบัญชีให้กับข้อกำหนดการลงรายการบัญชีของธุรกรรมที่ตรงกัน คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขที่ธุรกรรมเริ่มต้นต้องเป็นไปตามก่อนที่จะเริ่มใช้ข้อกำหนดการลงรายการบัญชีได้ด้วย
เลือกชนิดการลงบัญชีธุรกรรมต่อไปนี้ในโมดูล การจัดซื้อ จากนั้นทำตามขั้นตอนในหน้า ข้อกำหนดการลงรายการบัญชี:
- การปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อ – เลือกข้อกำหนดการลงรายการบัญชีที่สร้างขึ้นสำหรับการปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อ
- ใบสั่งซื้อ – เลือกข้อกำหนดการลงรายการบัญชีที่ใช้สำหรับภาระผูกพันของใบสั่งซื้อ
ตัวเลือกการประมวลผลสิ้นปี
เลือกหนึ่งในตัวเลือกประมวลผลสิ้นปีต่อไปนี้เพื่อปิดบัญชีภาระผูกพันของใบสั่งซื้อในปีบัญชีที่สิ้นสุด และการสร้างภาระผูกพันนั้นเหล่านั้นอีกครั้งในปีบัญชีใหม่
หมายเหตุ
ตัวเลือกการประมวลผลสิ้นปีที่คุณเลือกไว้จะใช้สำหรับภาระผูกพันในใบสั่งซื้อที่คุณเลือกทั้งหมด หากเปิดใช้งานคีย์การกำหนดค่า ภาครัฐ อยู่ คุณสามารถแทนการเลือกและแทนที่ด้วยตัวเลือกการประมวลผลสิ้นปีที่แตกต่างกันสำหรับเงินทุนเฉพาะที่คุณเลือกในหน้า เงินทุน
| ตัวเลือก | ปิด และเปิดขั้นตอนต่างๆ ที่เกิดขึ้นสำหรับภาระผูกพันของใบสั่งซื้อ |
|---|---|
| ประมวลผลและไม่ยกยอดงบประมาณไป | ขั้นตอนการปิดบัญชี:
ขั้นตอนที่เปิด:
|
| ประมวลผลและยกยอดงบประมาณไป | หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อมีการเปิดใช้การควบคุมงบประมาณ ขั้นตอนการปิดบัญชี:
ขั้นตอนที่เปิด:
|
เตรียมตัวสำหรับกระบวนการสิ้นปีของใบสั่งซื้อ
หมายเหตุ
ก่อนที่คุณจะสามารถเรียกใช้กระบวนการสิ้นปีของใบสั่งซื้อได้ ต้องเปิดใช้งานพารามิเตอร์ รวมยกยอดไป ในแท็บ เงินทุนงบประมาณที่พร้อมใช้งาน ในการกำหนดค่าการควบคุมงบประมาณ
เมื่อต้องการเปิดใช้งานการดึงข้อมูลใบสั่งซื้อในระหว่างกระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อ ควรเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้
- ใบสั่งซื้อมีสถานะ ยืนยัน แล้ว หรือมีมูลค่างบประมาณที่สำรองไว้ (ภาระผูกพัน)
- ใบสั่งซื้อเปิดดอยู่หรือออกใบแจ้งหนี้แล้วบางส่วน
- ลำดับงานการอนุมัติใบสั่งซื้อสำเร็จแล้ว
- ไม่มีใบแจ้งหนี้ฉบับร่างของใบสั่งซื้อ ถ้ามีใบแจ้งหนี้ฉบับร่างอยู่ ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างนั้นต้องถูกลบหรือลงรายการบัญชีก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการสิ้นปี
- สถานะการจัดซื้อเป็น ค้างส่ง หรือ ได้รับ
- เหตุการณ์ทางบัญชีล่าสุดของใบสั่งซื้ออยู่ในปีบัญชีที่เลือกในระหว่างสิ้นปีของใบสั่งซื้อ ตัวอย่างเช่น ถ้าเลือก 2023 วันที่ลงบัญชีของเหตุการณ์ทางบัญชีล่าสุดต้องอยู่ในปี 2023 มิฉะนั้น ใบสั่งซื้อจะไม่ถูกรวมเข้าไปด้วย
- ทั้งรอบระยะเวลาปีบัญชีปัจจุบันและรอบระยะเวลาปีบัญชีถัดไปเปิดอยู่
เลือกใบสั่งซื้อ และรันกระบวนการสิ้นปีของใบสั่งซื้อ
- ไปที่ บัญชีแยกประเภททั่วไป>ช่วงระยะ>การปิดปีบัญชี>กระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อ
- ในบานหน้าต่างด้านล่าง ให้เลือก ดึงข้อมูลใบสั่งซื้อ
- ในกล่องโต้ตอบการสอบถามที่ปรากฏ ให้กำหนดเงื่อนไขในใบสั่งซื้อที่คุณต้องการรวมไว้ในการประมวลผลสิ้นปี เงื่อนไขจะรวมวันที่ ช่วงวันที่ บัญชีผู้จัดจำหน่าย ชนิดใบสั่งซื้อ ยอดดุลใบสั่งซื้อ และมิติทางการเงิน เมื่อคุณได้ทำเสร็จสิ้นแล้ว เลือก ตกลง
หมายเหตุ
หากเปิดใช้งานคุณลักษณะ เปิดใช้งานแบบฟอร์มใบสั่งซื้อที่ดึงข้อมูลไม่ได้สำหรับกระบวนการปิดบัญชีสิ้นปี ผู้ใช้จะสามารถตรวจสอบเหตุผลที่ใบสั่งซื้อบางรายการไม่พร้อมใช้งานสำหรับกระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีของใบสั่งซื้อในหน้า ใบสั่งซื้อที่ดึงข้อมูลไม่ได้
เงื่อนไขต่อไปนี้จะถูกตรวจสอบและจะต้องทำให้สอดคล้องเพื่อให้สามารถนำมาใช้ดำเนินการได้ระหว่างกระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีของใบสั่งซื้อ
- สถานะใบสั่งซื้อควรเป็น ยืนยัน แต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ครบถ้วน ไม่ควรมีใบแจ้งหนี้ฉบับร่างอยู่
- สถานะการอนุมัติ ต้องเป็น อนุมัติแล้ว
- วันที่ลงบัญชีควรอยู่ในปีบัญชีที่รันกระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีของใบสั่งซื้อ
- วันที่เหตุการณ์ทางบัญชีล่าสุดของใบสั่งซื้อควรอยู่ในปีบัญชีที่รันกระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีของใบสั่งซื้อ
- ใบสั่งซื้อมีการควบคุมงบประมาณหรือเปิดใช้งานภาระผูกพัน
บนหน้า กระบวนการปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับใบสั่งซื้อ บานหน้าต่างด้านล่างแสดงผลลัพธ์ของการสอบถาม เมื่อต้องการรวมเฉพาะใบสั่งซื้อจากผลการสอบถามในการกระบวนการสิ้นปี ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวม ในแต่ละกล่องกาเครื่องหมาย เมื่อต้องการรวมใบสั่งซื้อทั้งหมดจากผลการสอบถาม ให้เลือก รวมทั้งหมด เมื่อต้องการล้างข้อมูลการเลือกใบสั่งซื้อทั้งหมด ให้เลือก ไม่รวมทั้งหมด กลับรายการภาระผูกพันของใบสั่งซื้อที่เลือกในปีบัญชีที่สิ้นสุด จากนั้น ยอดเงินที่มีภาระผูกพันจะพร้อมใช้งานในปีบัญชีใหม่
คำแนะนำ
คุณสามารถดูรายละเอียดของใบสั่งซื้อได้โดยเลือก ดูใบสั่งซื้อ คุณสามารถเลือก ดูสมุดรายวันของบัญชีแยกประเภทย่อย เพื่อดูรายการปิดสิ้นปีและรายการเปิดอยู่ที่จะถูกสร้างสำหรับใบสั่งซื้อแต่ละรายการได้
ในฟิลด์ ตัวเลือกสิ้นปี ให้เลือกวิธีการประมวลผลภาระผูกพันของใบสั่งซื้อ
ถ้าคุณเลือกตัวเลือกสิ้นปี ประมวลผลและงบประมาณยกไป ให้เลือกรหัสงบประมาณเดิม รหัสนี้ใช้สำหรับการปรับปรุงงบประมาณที่จะทำในปีบัญชีที่ปิด ต้องไม่เลือกลำดับงานของรหัสที่เลือก มิฉะนั้น การประมวลผลสิ้นปีจะหยุดเพื่อรอการอนุมัติลำดับงาน
ถ้าคุณเลือกตัวเลือกสิ้นปี ประมวลผลและงบประมาณยกไป ให้เลือกรหัสงบประมาณยกไป รหัสนี้ใช้สำหรับการปรับปรุงงบประมาณที่จะทำในปีบัญชีใหม่ ต้องไม่เลือกลำดับงานของรหัสที่เลือก มิฉะนั้น การประมวลผลสิ้นปีจะหยุดเพื่อรอการอนุมัติลำดับงาน
ตรวจสอบค่าเริ่มต้นในฟิลด์ ปฏิทิน และ ปีบัญชี คุณสามารถเปลี่ยนปีบัญชีที่เลือกได้โดยตรงบนหน้านี้ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเปลี่ยนปฏทินปีบัญชีที่เลือก คุณต้องใช้หน้า บัญชีแยกประเภท
คุณสามารถเลือกชื่อปฏิทินเพื่อเปิดหน้า ปฏิทินปีบัญชี คุณสามารถดูข้อความอธิบายของปฏิทินปีบัญชีได้ คุณยังสามารถดูปีบัญชีที่รวมอยู่ในปฏิทินปีบัญชีด้วย
ตรวจสอบค่าเริ่มต้นของฟิลด์ พารามิเตอร์การปิดบัญชี และแก้ไขข้อมูลตามต้องการ
- ฟิลด์ วันที่ลงบัญชี ระบุวันสุดท้ายของปีบัญชีที่เลือก คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงค่านี้ได้
- ฟิลด์ ชนิด มักมีการตั้งค่าเป็น กำลังดำเนินการ สำหรับรอบระยะเวลาที่สามารถใช้กับธุรกรรมการบัญชีเรกคอร์ด ถ้าคุณกำลังใช้รอบระยะเวลาปิดบัญชีเพื่อแยกรายการปิด คุณสามารถเลือก การปิดบัญชี
- หากคุณเลือก การปิดบัญชี เป็นชนิด ให้เลือกระยะเวลาการปิดบัญชีที่จะใช้
ตรวจสอบค่าของฟิลด์ พารามิเตอร์การเปิดบัญชี ไม่สามารถเปลี่ยนค่าเหล่านี้
- ฟิลด์ วันที่ลงบัญชี ระบุวันแรกของปีบัญชีที่เปิด
- ฟิลด์ รอบระยะเวลา ระบุรอบระยะเวลาแรกที่มีชนิดของ กำลังดำเนินการ ในปีบัญชีที่เปิด ชนิดของรอบระยะเวลานี้จะใช้ในการบันทึกธุรกรรมการบัญชี
เมื่อคุณพร้อมที่จะเรียกใช้กระบวนการสิ้นปีของใบสั่งซื้อ ให้เลือก ประมวลผล
หากคุณได้รับข้อความใดๆ ให้แก้ไขตามที่ต้องการ แล้วเรียกใช้กระบวนการอีกครั้งในใบสั่งซื้อที่ได้รับผลกระทบ
สำคัญ
ตรวจสอบรายการทะเบียนงบประมาณที่สร้างไว้ในปีบัญชีปัจจุบัน และก่อนหน้านี้เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องของกระบวนการปิดภาระผูกพันสิ้นปี คุณสามารถดูรายการทะเบียนงบประมาณได้ในหน้า รายการทะเบียนงบประมาณ