ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้
ก่อนการเริ่มต้น ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า มีเลือกคีย์การตั้งค่าคอนฟิกการจับคู่ใบแจ้งหนี้ ถ้านิติบุคคลของคุณติดตามค่าใช้จ่ายเช่น ค่าขนส่งโดยการใช้ค่าธรรมเนียม ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า มีการเลือกคีย์การตั้งค่าคอนฟิกค่าธรรมเนียม การจับคู่ใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้เป็นกระบวนการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย ใบสั่งซื้อ และข้อมูลการรับสินค้า ความแตกต่างระหว่างเอกสารเหล่านี้เรียกว่าความขัดแย้งของการจับคู่ ส่วนต่างของการจับคู่จะถูกเปรียบเทียบกับค่าเผื่อที่ระบุไว้ ถ้าความขัดแย้งของการจับคู่เกินเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อหรือยอดเงิน ไอคอนผลต่างการจับคู่จะแสดงขึ้นในหน้า ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย และในหน้า รายละเอียดการจับคู่ของใบแจ้งหนี้
กำหนดการตรวจสอบความถูกต้องของการจับคู่ใบแจ้งหนี้ที่จะใช้
มีชนิดการตรวจสอบความถูกต้องของการจับคู่ที่แตกต่างกันสี่ชนิด
- การจับคู่ระดับ รายการ – ชนิดการจับคู่ที่พบได้บ่อยที่สุดคือการจับคู่รายการ การจับคู่ระดับรายการสามารถเป็นการจับคู่แบบสองทาง หรือสามทาง สามารถระบุการจับคู่ระดับรายการเริ่มต้นสำหรับนิติบุคคลบนหน้า พารามิเตอร์บัญชีเจ้าหนี้ การจับคู่แบบสองทางเปรียบเทียบราคาต่อหน่วยของใบแจ้งหนี้กับราคาต่อหน่วยของใบสั่งซื้อ การจับคู่แบบสามทางยังเปรียบเทียบปริมาณในใบแจ้งหนี้กับปริมาณการรับผลิตภัณฑ์ที่จับคู่แล้วอีกด้วย
- การจับคู่ผลรวมใน ใบแจ้งหนี้ – จับคู่ยอดเงินรวมในใบแจ้งหนี้กับยอดเงินรวมในใบสั่งซื้อ การจับคู่ใบแจ้งหนี้ชนิดนี้รวมถึงรายละเอียดจำนวนที่น้อยที่สุด ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อตั้งค่าตัวควบคุมที่ลดเวลาพนักงานที่จำเป็นเพื่อตรวจทานข้อมูลการจับคู่ใบแจ้งหนี้ มีการเปรียบเทียบยอดรวมหกรายการ ซึ่งรวมถึงผลรวมย่อย ส่วนลดรวม ค่าธรรมเนียม ภาษีขาย การปัดเศษ และยอดเงินในใบแจ้งหนี้ ระบบตรวจสอบความถูกต้องของค่าใดๆ เหล่านี้ในใบแจ้งหนี้แตกต่างจากยอดเงินที่คาดไว้มากกว่าผลต่างที่ยอมรับได้
- การจับคู่ค่าธรรมเนียม – จับคู่ข้อมูลค่าธรรมเนียม (ยอดเงิน) ในใบแจ้งหนี้กับข้อมูลค่าธรรมเนียม (ยอดเงิน) ในใบสั่งซื้อ
- ผลรวมราคาในการจับคู่สินค้า ต่อรายการ– การจับคู่ชนิดนี้มีประโยชน์เฉพาะกับบริษัทต่างๆ ที่ได้รับใบแจ้งหนี้หลายใบโดยทั่วไปจะใช้กับบรรทัดใบสั่งซื้อบรรทัดเดียว โดยทั่วไป ถ้าคุณได้รับใบแจ้งหนี้เดียวสำหรับแต่ละรายการใบสั่งซื้อ จะไม่จำเป็นต้องมีการจับคู่ชนิดนี้ การจับคู่นี้จำเป็นต้องมีการเปิดใช้งานการจับคู่แบบสองทางหรือสามทาง และทำหน้าที่เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของยอดเงินสุทธิที่ไม่เกิน ตามเปอร์เซ็นต์การยอมรับและจำนวนเงิน ชนิดของการจับคู่นี้เปรียบเทียบข้อมูลราคาสำหรับยอดเงินสุทธิของแต่ละรายการในใบแจ้งหนี้ และรายการใบแจ้งหนี้ที่ค้างอยู่ และที่ลงรายการบัญชีไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมด ด้วยยอดเงินสุทธิของรายการใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกัน ยอดเงินสุทธิถูกกำหนดโดยสูตรต่อไปนี้: (ราคาต่อหน่วย * ปริมาณในรายการ) + ค่าธรรมเนียมรายการ - ส่วนลดต่อรายการสินค้า เมื่อราคารวมที่ตรงกันตามเปอร์เซนต์ ค่าจะถูกเปรียบเทียบโดยใช้สกุลเงินธุรกรรม เมื่อราคารวมที่ตรงกันตามปริมาณ ระบบจะเปรียบเทียบค่าโดยใช้สกุลเงินทางบัญชี
ตั้งค่าพารามิเตอร์เพื่อเปิดใช้งานการตรวจสอบความถูกต้องของการจับคู่ใบแจ้งหนี้
- ไปที่ บัญชีเจ้าหนี้ > การตั้งค่า > พารามิเตอร์บัญชีเจ้าหนี้
- เลือกแท็บ การตรวจสอบใบแจ้งหนี้
- เลือกหรือยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการตรวจสอบการจับคู่ใบแจ้งหนี้
- เลือกว่าจำเป็นหรือไม่ที่จะต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะสามารถลงบัญชีใบแจ้งหนี้ที่ประกอบด้วยความขัดแย้งสำหรับการจับคู่ใบแจ้งหนี้ ถ้าตั้งค่าเป็น อนุญาตพร้อมคำเตือน ตัวบ่งชี้ที่แสดงเป็นภาพแสดงขึ้นเมื่อความขัดแย้งสำหรับการจับคู่ใบแจ้งหนี้เกินกว่าค่าที่ยอมรับ อย่างไรก็ตามคุณจะสามารถลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ ในการใช้ลำดับงานพร้อมกับการตรวจสอบการจับคู่ใบแจ้งหนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ ลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้พร้อมความขัดแย้ง ได้ถูกตั้งค่าเป็น อนุญาตพร้อมคำเตือน เพื่อหลีกเลี่ยงการที่ต้องอนุมัติหลายๆ ครั้ง
- ในฟิลด์ ปรับปรุงสถานะการจับคู่ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ให้เลือกว่าการจับคู่จะกระทำโดยอัตโนมัติในระหว่างการป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้หรือไม่ การตั้งค่าที่แนะนำคือ ใช่ ยกเว้นว่าคุณประสบปัญหาข้อสงสัยของประสิทธิภาพการทำงานของรายการข้อมูล การปิดใช้งานการอัปเดตอัตโนมัติอาจช่วยให้ประสิทธิภาพของระบบรวดเร็วขึ้น เนื่องจากจะสามารถข้ามการตรวจสอบการจับคู่ใบแจ้งหนี้ในระหว่างการป้อนข้อมูลไปได้ เจ้าหน้าที่รายการข้อมูลจะต้องปรับปรุงสถานะการจับคู่ของใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง เพื่อดูผลลัพธ์การตรวจสอบความถูกต้องของการจับคู่ใบแจ้งหนี้ เมื่อได้ถูกตั้งค่าเป็น ไม่
- ตั้งค่า การจับคู่ผลรวมในใบแจ้งหนี้
- เลือกหรือยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ผลรวมการจับคู่ใบแจ้งหนี้ เพื่อจับคู่ผลรวมในใบแจ้งหนี้จริงกับผลรวมที่คาดไว้
- เลือกว่าจะแสดงไอคอนหรือไม่ ถ้าความขัดแย้งสำหรับการจับคู่ใบแจ้งหนี้เกินกว่าค่าที่ยอมรับ คุณสามารถเลือกแสดงไอคอนเมื่อความขัดแย้งบวกเกินค่าที่ยอมรับได้ หรือเมื่อความขัดแย้งบวกหรือลบอย่างใดอย่างหนึ่งเกินค่าที่ยอมรับได้
- ตัวอย่างเช่น ระดับการยอมรับคือ 5 เปอร์เซ็นต์และยอดเงินใบแจ้งหนี้รวมในใบสั่งซื้อเป็น 100.00 ดังนั้นไอคอนการจับคู่ราคาจะแสดงขึ้นถ้ายอดใบแจ้งหนี้รวมในใบแจ้งหนี้เกิน 105.00 ถ้าคุณเลือก ถ้ามากกว่า หรือน้อยกว่าระดับการยอมรับ ไอคอนจะยังแสดงขึ้นด้วย ถ้ายอดเงินใบแจ้งหนี้น้อยกว่า 95.00
- ในฟิลด์ เปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อของผลรวมในใบแจ้งหนี้ ให้ป้อนผลต่างเปอร์เซ็นต์ที่ยอมรับได้ ค่านี้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับบริษัท สามารถแทนที่ค่านี้สำหรับผู้จัดจำหน่ายเฉพาะ โดยใช้หน้า ค่าเผื่อผลรวมของใบแจ้งหนี้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการแทนที่เปอร์เซ็นต์การยอมรับผลรวมของใบแจ้งหนี้สำหรับผู้จัดจำหน่ายหนึ่งๆ ให้ดูที่ส่วน ตั้งค่าการยอมรับการจับคู่ผลรวมในใบแจ้งหนี้สำหรับผู้จัดจำหน่าย ในตอนท้ายของบทความนี้
- ตั้งค่า การจับคู่ราคาและปริมาณ
- ในฟิลด์ นโยบายการจับคู่รายการ ให้เลือกค่าที่จะใช้เป็นนโยบายเริ่มต้นสำหรับนิติบุคคลที่คุณกำลังทำงานด้วย
- ไม่ต้องการ - ไม่มีการตรวจสอบความถูกต้องของราคารายการใบแจ้งหนี้แต่ละราคากับราคาในใบสั่งซื้อหรือปริมาณในใบแจ้งหนี้กับปริมาณในบันทึกการจัดส่งที่กำหนด
- ต้องระบุการจับคู่ สองทาง การตรวจสอบรายการใบแจ้งหนี้ แต่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบความถูกต้องเฉพาะใบสั่งซื้อและเอกสารใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์เท่านั้น ใบรับสินค้าไม่ได้ถูกนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งในการตรวจสอบการจับคู่
- การจับคู่สามทาง - ราคาต่อหน่วยสุทธิตามใบแจ้งหนี้ถูกเปรียบเทียบกับราคาต่อหน่วยสุทธิของใบสั่งซื้อและปริมาณในใบรับสินค้าที่ตรงกันจะถูกเปรียบเทียบกับปริมาณในใบแจ้งหนี้
- เพื่ออนุญาตให้ระดับของการจับคู่ที่แตกต่างกันสามารถนำไปใช้กับสินค้า ผู้จัดจำหน่าย ชุดข้อมูลของผู้จัดจำหน่ายและสินค้า หรือรายการใบสั่งซื้อ ให้เลือกค่าในฟิลด์ อนุญาตการแทนที่นโยบายการจับคู่ นโยบายการจับคู่ของรายการนิติบุคคลสามารถถูกแทนที่สำหรับผู้จัดจำหน่ายเฉพาะ สินค้า หรือชุดข้อมูลของผู้จัดจำหน่าย และชุดสินค้าในหน้า นโยบายการจับคู่
- ถ้าคุณใช้นโยบายการจับคู่รายการ การจับคู่แบบสองทาง หรือ การจับคู่แบบสามทาง ให้ตั้งค่าเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อราคาสำหรับนิติบุคคลของคุณ สินค้า และผู้จัดจำหน่ายของคุณในหน้า ค่าเผื่อราคาสินค้า ค่าเผื่อราคาเริ่มต้นของนิติบุคคลจะถูกตั้งค่าเป็นศูนย์เปอร์เซ็นต์สำหรับการจับคู่แบบสองทางและการจับคู่แบบสามทาง เมื่อมีการเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายกับข้อมูลบนใบสั่งซื้อ จะมีการค้นหาเปอร์เซ็นต์การยอมรับราคาที่เกี่ยวข้อง
- เพื่อจับคู่ผลรวมราคาสำหรับสินค้าในรายการบนใบแจ้งหนี้ ให้เลือกค่าในฟิลด์ จับคู่ผลรวมราคา การจับคู่ชนิดนี้มีประโยชน์เมื่อผู้จัดจำหน่ายส่งใบแจ้งหนี้หลายใบสำหรับรายการใบสั่งซื้อเดียวกัน คุณสามารถเปรียบเทียบข้อมูลราคาสำหรับยอดเงินสุทธิของแต่ละรายการในใบแจ้งหนี้ และรายการใบแจ้งหนี้ที่ค้างอยู่ และที่ลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ไว้ก่อนหน้านี้ด้วยยอดเงินสุทธิของรายการใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกัน ตัวเลือกประกอบด้วย ไม่มี เปอร์เซ็นต์ ยอดเงิน หรือ เปอร์เซ็นต์และยอดเงิน
- ในฟิลด์ เปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อผลรวมราคาซื้อ ให้ป้อนเปอร์เซ็นต์ของผลต่างที่คุณจะยอมรับ ฟิลด์นี้จะพร้อมใช้งาน เมื่อมีการตั้งค่า จับคู่ผลรวมราคา เป็น เปอร์เซ็นต์ หรือ เปอร์เซ็นต์และยอดเงิน
- ในฟิลด์ ค่าเผื่อของยอดรวมราคาซื้อ ให้ป้อนยอดเงินในสกุลเงินทางบัญชี ฟิลด์นี้จะพร้อมใช้งาน เมื่อมีการตั้งค่า จับคู่ผลรวมราคา เป็น จำนวน หรือ เปอร์เซ็นต์และยอดเงิน
- ในฟิลด์ แสดงไอคอนการจับคู่ผลรวมราคา เลือกเวลาที่ไอคอนจะแสดง ถ้าความขัดแย้งสำหรับการจับคู่ใบแจ้งหนี้เกินกว่าค่าที่ยอมรับ ไอคอนจะแสดงเมื่อความขัดแย้งบวกเกินค่าที่ยอมรับ หรือเมื่อความขัดแย้งบวกหรือลบ อย่างใดอย่างหนึ่ง เกินค่าที่ยอมรับ ตัวอย่างเช่น ค่าเผื่อคือ 5 เปอร์เซ็นต์ และผลรวมราคาในรายการในใบสั่งซื้อเป็น 10.00 ดังนั้น ไอคอนการจับคู่ราคาจะแสดงขึ้น ถ้าผลรวมราคาในรายการในใบแจ้งหนี้เกิน 10.50 ถ้าคุณเลือก ถ้ามากกว่า หรือน้อยกว่าระดับการยอมรับ ไอคอนจะยังแสดงขึ้นด้วย ถ้าลรวมราคาในรายการในใบแจ้งหนี้น้อยกว่า 9.50
- ตั้งค่า การจับคู่ค่าธรรมเนียม
- เพื่อจับคู่ค่าธรรมเนียมจริงกับค่าธรรมเนียมที่คาดไว้ ตามข้อมูลในใบสั่งซื้อ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จับคู่ค่าธรรมเนียม
ตั้งค่าเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อราคาต่อหน่วย
ไปที่ บัญชีเจ้าหนี้ > การตั้งค่า > การตั้งค่าการจับคู่ใบแจ้งหนี้ > ค่าเผื่อราคา เพื่อกำหนดเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อราคาที่ได้รับอนุญาต ถ้าคุณใช้นโยบายการจับคู่รายการ การจับคู่แบบสองทาง หรือ การจับคู่แบบสามทาง คุณสามารถตั้งค่าเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อราคาสำหรับนิติบุคคลของคุณ สินค้า และผู้จัดจำหน่าย เมื่อมีการเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายกับข้อมูลบนใบสั่งซื้อ จะมีการค้นหาเปอร์เซ็นต์การยอมรับราคาที่เกี่ยวข้อง รายการต่อไปนี้เป็นลำดับการค้นหาเริ่มต้น:
- ตาราง/ตาราง
- ตาราง/กลุ่ม
- ตาราง/ทั้งหมด
- กลุ่ม/ตาราง
- กลุ่ม/กลุ่ม
- กลุ่ม/ทั้งหมด
- ทั้งหมด/ตาราง
- ทั้งหมด/กลุ่ม
- ทั้งหมด/ทั้งหมด
การยอมรับราคาของนิติบุคคลเริ่มต้นคือ 0 เปอร์เซ็นต์ และการยอมรับราคานี้จะใช้กับสินค้าทั้งหมดและบัญชีทั้งหมด (ทั้งหมด ทั้งหมด) คุณไม่สามารถลบเรกคอร์ดสำหรับการยอมรับราคาของนิติบุคคลเริ่มต้น
โดยค่าเริ่มต้น อนุญาตให้มีส่วนต่างราคาที่เป็นค่าลบได้ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถป้อนตัวเลขค่าลบเป็นเปอร์เซ็นต์การยอมรับราคาได้ เพื่อติดตามเปอร์เซ็นต์การยอมรับราคาที่เป็นค่าลบ ให้เลือก ถ้ามากกว่า หรือน้อยกว่าระดับการยอมรับ ในฟิลด์ ไอคอนแสดงการจับคู่ราคาต่อหน่วย ในหน้า พารามิเตอร์บัญชีเจ้าหนี้ จากนั้น ป้อนเปอร์เซ็นต์การยอมรับราคาบนหน้า ค่าเผื่อราคา
ตั้งค่าการแทนที่นโยบายการจับคู่
ไปที่ บัญชีเจ้าหนี้ > การตั้งค่า > การตั้งค่าการจับคู่ใบแจ้งหนี้ > นโยบายการจับคู่ เพื่อกำหนดรายการเริ่มต้นสำหรับฟิลด์ นโยบายการจับคู่ สำหรับรายการในหน้า ใบสั่งซื้อ นี่เป็นการตั้งค่าที่ไม่จำเป็น ใช้หน้านี้เพื่อตั้งค่าการจับคู่แบบสองทางหรือการจับคู่แบบสามทางสำหรับชุดสินค้า ผู้จัดจำหน่าย หรือสินค้าและผู้จัดจำหน่าย รายการเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดนโยบายการจับคู่ที่ระดับ granular มากขึ้นกว่านโยบายการจับคู่นิติบุคคลที่คุณกำหนดบนหน้า พารามิเตอร์ของบัญชีเจ้าหนี้ นโยบายการจับคู่รายการนิติบุคคลเริ่มต้นนำไปใช้กับสินค้าและผู้จัดจำหน่ายทั้งหมด ยกเว้นรายการที่มีการระบุนโยบายการจับคู่รายการที่แตกต่างกันบนหน้านี้
ในหน้านี้ เลือก ระดับนโยบายการจับคู่ เลือกระดับในลำดับชั้นในนโยบายการจับคู่เพื่อตั้งค่านโยบายการจับคู่รายการ ระดับนโยบายการจับคู่ที่มีอยู่คือ:
- สินค้าผู้ขาย และสินค้าเฉพาะรายการที่ซื้อจากผู้จัดจัดผู้ขายเฉพาะ
- สินค้า – สินค้าเฉพาะที่ซื้อจากผู้จัดซื้อใดๆ ยกเว้นสินค้าที่ระบุไว้ในระดับสินค้าและระดับผู้จัดผู้ขาย
- ผู้ จัดประเภท– สินค้าทั้งหมดที่ซื้อจากผู้จัดผู้ขายเฉพาะ ยกเว้นสินค้าที่ระบุไว้ในระดับสินค้าผู้จัดผู้ขายและสินค้า
มีการใช้ลำดับชั้นต่อไปนี้เพื่อกำหนดนโยบายการจับคู่ที่ใช้:
- สินค้าและผู้จัดจำหน่าย
- รายการ
- ผู้จัดจำหน่าย
- นิติบุคคล
ตั้งค่าการยอมรับการจับคู่ผลรวมในใบแจ้งหนี้สำหรับผู้จัดจำหน่าย
ไปที่ บัญชีเจ้าหนี้ > การตั้งค่า > การตั้งค่าการจับคู่ใบแจ้งหนี้ > การยอมรับผลรวมของใบแจ้งหนี้ เพื่อระบุการยอมรับเฉพาะของผู้จัดจำหน่ายสำหรับการจับคู่ผลรวมของใบแจ้งหนี้ การคำนวณการจับคู่ใช้เปอร์เซ็นต์การยอมรับผลรวมของใบแจ้งหนี้จากบัญชีผู้จัดจำหน่ายที่ระบุเป็นบัญชีใบสั่งในใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย ถ้าบัญชีผู้จัดจำหน่ายไม่มีเปอร์เซ็นต์การยอมรับที่ระบุสำหรับยอดรวมของใบแจ้งหนี้ จะมีการใช้เปอร์เซ็นต์การยอมรับผลรวมของใบแจ้งหนี้ที่ระบุไว้สำหรับนิติบุคคลในหน้า พารามิเตอร์บัญชีเจ้าหนี้
- เมื่อต้องการระบุการยอมรับสำหรับผู้จัดจำหน่ายแต่ละรายที่แทนที่การยอมรับเริ่มต้น ให้เลือก บัญชีผู้จัดจำหน่าย
- ป้อนเปอร์เซ็นต์ผลต่างที่คุณจะยอมรับสำหรับผู้จัดจำหน่ายนี้