ตั้งค่าคอนฟิกกระบวนการอนุมัติในลำดับงาน

ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อตั้งค่าคอนฟิกคุณสมบัติสำหรับกระบวนการอนุมัติ

เมื่อต้องการตั้งค่าคอนฟิกกระบวนการอนุมัติในโปรแกรมแก้ไขลำดับงาน ให้คลิกขวาที่องค์ประกอบการอนุมัตินั้น แล้วคลิก คุณสมบัติ เพื่อเปิดแบบฟอร์ม คุณสมบัติ

การตั้งชื่อกระบวนการอนุมัติ

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อป้อนชื่อสำหรับกระบวนการอนุมัติ

1. ในบานหน้าต่างทางซ้าย ให้คลิก การตั้งค่าพื้นฐาน
2. ในฟิลด์ ชื่อ ป้อนชื่อเฉพาะสำหรับกระบวนการอนุมัติ

ระบุเวลาที่จะให้ระบบดำเนินการกับเอกสารโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกระบบเพื่อดำเนินการกับเอกสารโดยอัตโนมัติถ้าตรงตามเงื่อนไขที่ระบุ ตัวอย่างเช่น ระบบสามารถอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายที่มียอดเงินรวมที่น้อยกว่า 100 เหรียญสหรัฐ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อระบุเวลาที่จะให้ระบบดำเนินการกับเอกสาร

1. ในบานหน้าต่างทางซ้าย ให้คลิก การดำเนินการโดยอัตโนมัติ

2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการดำเนินการโดยอัตโนมัติ

3. คลิก เพิ่มเงื่อนไข

4. ป้อนเงื่อนไข

5. ป้อนเงื่อนไขเพิ่มเติม หากจำเป็น

6. หากต้องการตรวจสอบว่าเงื่อนไขที่คุณป้อนเข้าไปตั้งค่าคอนฟิกไว้ถูกต้องหรือไม่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์:

   1. คลิก ทดสอบ เพื่อเปิดแบบฟอร์ม ทดสอบเงื่อนไขลำดับงาน
   2. เลือกเรกคอร์ดในพื้นที่ของแบบฟอร์ม ตรวจสอบเงื่อนไข
   3. คลิก ทดสอบ ระบบจะประเมินเรกคอร์ดเพื่อพิจารณาว่าเป็นไปตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดไว้หรือไม่
   4. คลิก ตกลง หรือ ยกเลิก เพื่อกลับไปที่แบบฟอร์ม คุณสมบัติ

7. ในรายการ การดำเนินการให้สมบูรณ์โดยอัตโนมัติ เลือกการดำเนินการที่ระบบควรใช้กับเอกสารนั้น

ระบุว่าจะส่งการแจ้งเตือนเมื่อใด

คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคลต่างๆ เมื่อเอกสารมีการอนุมัติ ถูกปฏิเสธ มอบหมาย หรือเลื่อนระดับ หรือเมื่อมีการร้องขอการเปลี่ยนแปลง ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อระบุว่าจะส่งการแจ้งเตือนเมื่อใดและจะส่งให้ใคร

1. ในบานหน้าต่างทางซ้าย ให้คลิก การแจ้งเตือน

2. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากเหตุการณ์เพื่อส่งการแจ้งเตือนสำหรับ:

   • มอบหมาย – เมื่อมีการมอบหมายเอกสารให้กับผู้ใช้คนอื่นเพื่อการอนุมัติ
   • เลื่อน ระดับ– เมื่อผู้ใช้ที่มอบหมายไม่ได้กระทบกับเอกสารในเวลาที่จัดสรร
   • อนุมัติ – เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติแล้ว
   • ปฏิเสธ เมื่อเอกสารถูกปฏิเสธ
   • ร้องขอการเปลี่ยนแปลง– เมื่อผู้ใช้ที่มอบหมายได้ร้องขอการเปลี่ยนแปลงกับเอกสารที่ส่งแล้ว

3. เลือกแถวของเหตุการณ์ที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 2

4. คลิกแท็บ ข้อความการแจ้งเตือน

5. ในกล่องข้อความ ให้ป้อนข้อความสำหรับการแจ้งเตือน

6. เมื่อต้องการให้เนื้อหาเป็นแบบส่วนบุคคล คุณสามารถแทรกตัวยึดตำแหน่งลงไปได้ ซึ่งจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลที่เหมาะสมเมื่อแสดงต่อผู้ใช้ เมื่อต้องการแทรกตัวยึด ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

   1. คลิกในกล่องข้อความของที่ตั้งที่ควรปรากฏตัวยึดตำแหน่ง
   2. คลิก แทรกตัวยึด
   3. ในรายการที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวยึดที่จะแทรก
   4. คลิก แทรก

7. เมื่อต้องการเพิ่มคำแปลของการแจ้งเตือน ให้คลิก การแปล ในแบบฟอร์มที่แสดง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

   1. คลิก เพิ่ม
   2. ในรายการที่ปรากฏ ให้เลือกภาษาที่คุณจะป้อนข้อความ
   3. ในกล่องข้อความ ข้อความที่แปล ให้ป้อนข้อความ
   4. เมื่อต้องการปรับแต่งข้อความ ให้แทรกตัวยึดตำแหน่ง
   5. คลิก ปิด

8. คลิกแท็บ ผู้รับ

9. ระบุว่าจะส่งการแจ้งเตือนให้ใคร เลือกหนึ่งในตัวเลือกในตารางต่อไปนี้ และทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมสำหรับตัวเลือกนั้นก่อนที่คุณจะไปยังขั้นตอนที่ 10

   ตัวเลือก	ผู้รับการแจ้งเตือน	ขั้นตอนเพิ่มเติม
   ผู้เข้าร่วม	ผู้ใช้ที่กำหนดให้กับกลุ่มหรือบทบาทที่เฉพาะเจาะจง	หลังจากที่คุณเลือก ผู้เข้าร่วมคลิกที่แท็บ ตามบทบาท ในรายการ ชนิดของผู้เข้าร่วม เลือกชนิดของกลุ่มหรือบทบาทที่จะส่งการแจ้งเตือน ในรายการ ผู้เข้าร่วม เลือกกลุ่มหรือบทบาทที่จะส่งการแจ้งเตือน
   ผู้ใช้ลำดับงาน	ผู้ใช้ที่เข้าร่วมในลำดับงานปัจจุบัน	หลังจากที่คุณเลือก ผู้ใช้ลำดับงานคลิกแท็บ ผู้ใช้ลำดับงาน ในรายการ ผู้ใช้ลำดับงาน เลือกผู้ใช้ที่เข้าร่วมในลำดับงาน
   ผู้ใช้	ผู้ใช้ที่ระบุ	หลังจากที่คุณเลือก ผู้ใช้คลิกแท็บ ผู้ใช้ เลือกผู้ใช้ที่จะส่งการแจ้งเตือนให้ และจากนั้นย้ายผู้ใช้เหล่านี้ไปยังรายการ ผู้ใช้ที่เลือก :

10. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 ถึง 9 สำหรับแต่ละเหตุการณ์ที่คุณเลือกไว้ในขั้นตอนที่ 2

ระบุผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย

หากต้องการให้มีการอนุมัติเพิ่มเติมหากผู้ใช้ที่ส่งเอกสารนั้นเป็นผู้อนุมัติด้วย คุณสามารถระบุผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายของขั้นตอนการอนุมัติได้

1. ในโปรแกรมแก้ไขลำดับงาน ให้คลิกขวาที่องค์ประกอบการอนุมัตินั้น และจากนั้น เลือก คุณสมบัติ เพื่อเปิดฟอร์ม คุณสมบัติ
2. ในบานหน้าต่างทางซ้าย ให้คลิก การตั้งค่าขั้นสูง
3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้ผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย
4. ในรายการ เลือกผู้ใช้ที่จะเป็นผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย

ป้องกันผู้ส่งจากขั้นตอนการอนุมัติในลำดับงาน

หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติอนุมัติเอกสารด้วยตนเอง ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ไปที่ การจัดการระบบ > ลำดับงาน > พารามิเตอร์ลำดับงาน > ทั่วไป > ผู้อนุมัติ
2. อัปเดตการตั้งค่า ไม่อนุญาตให้มีการอนุมัติโดยผู้ส่ง ในลำดับงานเป็น ใช่

ตามค่าเริ่มต้น ค่านี้จะตั้งค่าเป็น ไม่ และผู้ใช้จะสามารถอนุมัติเอกสารได้หากเอกสารรวมอยู่ในการตั้งค่าการมอบหมายของขั้นตอนการอนุมัติ

หากลำดับงานถูกตั้งค่าเป็น ไม่อนุญาตให้มีการอนุมัติโดยผู้ส่ง และรวมขั้นตอนการอนุมัติกับผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย ยืนยันว่าผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายไม่ใช่ผู้ใช้ที่ส่งเอกสารไปยังลำดับงาน เนื่องจากพวกเขาไม่สามารถดำเนินการอนุมัติให้เสร็จสิ้นได้

การกำหนดขอบเขตเวลา

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ถ้าต้องดำเนินกระบวนการอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์ในเวลาที่ระบุ

หมายเหตุ

ตัวเลือกที่คุณเลือกในขั้นตอนเหล่านี้จะแทนที่ตัวเลือกที่คุณเลือกในพื้นที่ การกำหนด และ การเลื่อนระดับ ของขั้นตอนการอนุมัติต่างๆ

1. ในบานหน้าต่างทางซ้าย ให้คลิก การตั้งค่าขั้นสูง

2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตั้งค่าขีดจำกัดเวลาสำหรับองค์ประกอบลำดับงาน

3. ในฟิลด์ ระยะเวลา ระบุเวลาที่ต้องดำเนินกระบวนการอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์ เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:

   • ชั่วโมง – ป้อนจำนวนชั่วโมงที่กระบวนการอนุมัติจะเสร็จสมบูรณ์ แล้วเลือกปฏิทินที่องค์กรของคุณใช้ และป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสัปดาห์ทำงานขององค์กรของคุณ
   • วัน – ป้อนจำนวนวันที่กระบวนการอนุมัติจะเสร็จสมบูรณ์ แล้วเลือกปฏิทินที่องค์กรของคุณใช้ และป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสัปดาห์ทำงานขององค์กรของคุณ
   • สัปดาห์ – ป้อนจำนวนสัปดาห์ที่กระบวนการอนุมัติจะเสร็จสมบูรณ์
   • เดือน – เลือกวันและสัปดาห์ที่กระบวนการอนุมัติจะเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการดำเนินกระบวนการอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์ภายในวันศุกร์ของสัปดาห์ที่สามของเดือน
   • ปี – เลือกวัน สัปดาห์ และเดือนที่กระบวนการอนุมัติจะเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการดำเนินกระบวนการอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์ภายในวันศุกร์ของสัปดาห์ที่สามของเดือนธันวาคม

4. ระบบจะดำเนินการกับเอกสารหากเกินขอบเขตเวลา ในรายการ การดำเนินการ เลือกการดำเนินการที่ระบบควรใช้

ระบุการดำเนินการที่ผู้ใช้ใช้งานได้

เมื่อมีการกำหนดเอกสารให้กับผู้ใช้รายอื่นเป็นผู้อนุมัติ ผู้อนุมัติจะต้องดำเนินการกับเอกสาร ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อระบุการดำเนินการที่ผู้ใช้สามารถใช้กับเอกสารที่ส่งได้

1. ในบานหน้าต่างทางซ้าย ให้คลิก การตั้งค่าขั้นสูง
2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุมัติ ถ้าผู้ใช้สามารถอนุมัติเอกสารได้
3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปฏิเสธ ถ้าผู้ใช้สามารถปฏิเสธเอกสารได้
4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ร้องขอการเปลี่ยนแปลง ถ้าผู้ใช้สามารถร้องขอการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้
5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย มอบหมาย ถ้าผู้ใช้สามารถมอบหมายเอกสารให้กับผู้ใช้รายอื่นเพื่อขออนุมัติได้

หมายเหตุ

กล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการดำเนินการจากรายการงานในเว็บไซต์องค์กร ไม่ได้รับการสนับสนุน

ตั้งค่าคอนฟิกขั้นตอนการอนุมัติ

กระบวนการอนุมัติประกอบด้วยขั้นตอนการอนุมัติ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเพิ่มขั้นตอนกระบวนการอนุมัติและขั้นตอนการตั้งค่าคอนฟิก

1. ในโปรแกรมแก้ไขลำดับงาน ดับเบิลคลิกที่กระบวนการอนุมัติ โปรแกรมแก้ไขลำดับงานแสดงขั้นตอนกระบวนการอนุมัติ
2. เมื่อต้องการเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติ ลากขั้นตอนจากพื้นที่ องค์ประกอบลำดับงาน ไปที่ผืนผ้าใบ
3. การตั้งค่าคอนฟิกขั้นตอนการอนุมัติ ให้ดูที่ ตั้งค่าคอนฟิกขั้นตอนการอนุมัติในเวอร์กโฟลว์