Generera en fraktfaktura och utför fraktavstämning

Gäller för: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

I det här avsnittet beskrivs hur du matchar fraktsedlar med fraktfakturor och hur du kan utföra avstämning om det finns några skillnader mellan dessa dokument.

Du kan generera en fraktfaktura från fraktsedlar och uppdatera den genererade fraktfakturan med fakturainformationen från transportföretagets faktura sim tas emot av en fraktleverantör. Använd följande uppgifter för att matcha eller stämma av fraktfakturor:

• Matcha de uppdaterade fakturaraderna mot fraktsedlar.

• Stämma av de omatchade fakturaraderna med en orsakskod för avstämning.

• Skicka in fakturarader för betalningsgodkännande.

Du kan makulera omatchade fraktsedlar eller fraktsedlar som inte har en transportföretagsfaktura. Dessa frakträkningar makuleras med en orsakskod för avstämning.

I bilden nedan visas hur du skapar en fraktfaktura och utför fraktavstämning.

Kategori

Förutsättning

Förvillkor

Ställa in fraktsedelstyper, typtilldelningar av fraktsedlar och avstämningsorsakskoder för fraktavstämning. Mer information finns i Ställa in parametrar för fraktavstämning. Markera kryssrutan Aktivera arbetsflöde för faktura i formuläret Parametrar för transporthantering om du vill bearbeta leverantörsfakturan via ett arbetsflödesgodkännande när fakturan skickas för godkännande. Skapa eller ändra en utgående eller inkommande last för leverans. Mer information finns i Skapa eller ändra en utgående last och Skapa eller ändra en inkommande last. Ställa in tariff och rutt för en last för att generera en fraktsedel. Mer information finns i Tilldela en tariff och rutt till en last. I formuläret Parametrar för transporthantering avmarkerar du kryssrutan Matcha och betala fraktfakturan automatiskt för att manuellt matcha eller stämma av fraktfakturan. Ställa in toleransgränserna för att godkänna eller avslå fraktfakturan vid automatisk fraktavstämning. Mer information finns i Ställa in en granskningsmall för fraktavstämning.

Generera en fraktfaktura från en frakträkning och uppdatera fakturan med detaljer från transportföretagets faktura

Använd formuläret Detaljer för fraktsedel om du vill skapa en fraktfaktura från en fraktsedel. När du har tagit emot en transportföretagsfaktura från en fraktleverantör uppdaterar du den skapade fraktfakturan med information från transportföretagsfakturan. Alternativt kan du skapa en fraktfaktura i formuläret Detaljer för fraktfaktura som baseras på informationen från transportföretagsfakturan som mottogs från fraktleverantören.

Om du vill skapa och uppdatera en fraktfaktura, följ dessa steg:

1. Klicka på Transporthantering > Förfrågningar > Workbench för lastplanering.

   –eller–

   Klicka på Lagerstyrning > Vanligt > Workbench för lastplanering.

2. Välj en lastrad på snabbfliken Laster. Klicka på Detaljer för fraktsedel på Relaterad information-menyn om du vill kontrollera detaljerna på fraktsedeln för lastraden.

3. Klicka på Generera en faktura om du vill skapa en fraktfaktura i formuläret Detaljer för fraktsedel.

4. Gå till formuläret Detaljer för fraktfaktura och ange fakturanumret som tas emot från fraktleverantören i fältet Faktura.

   Anteckning

   I det övre fönstret, klicka på Ny för att skapa en fraktfaktura baserat på fakturainformationen från fraktleverantören.

5. I det nedre fönstret uppdaterar du fraktfakturainformationen på fakturan som tas emot från fraktleverantören.

Matcha en fraktfaktura mot en fraktsedel

När den genererade fraktfakturan uppdateras med fakturainformationen från fraktleverantören matchas fraktfakturan mot fraktsedeln. Om beloppet i fraktsedeln och på fraktfakturan är detsamma efter matchningsprocessen, matchas fraktfakturan och skickas för betalningsgodkännande. Om det finns ett omatchat belopp, stäms det av innan du skickar in det för betalningsgodkännande.

Om du vill matcha fraktsedelsfakturarader med frakträkningarna, följ dessa steg:

1. Klicka på Transporthantering > Förfrågningar > Detaljer för fraktfaktura.

2. I formuläret Detaljer för fraktfaktura markerar du den uppdaterade fraktfakturan och klickar sedan på Matcha fraktsedlar och fakturor för att öppna formuläret Fraktsedels- och fakturamatchning.

   Anteckning

   Markera kryssrutan Faktura är redo för automatisk matchning om du vill matcha fraktfakturan automatiskt. Om en fraktfaktura avvisas vid automatisk fraktavstämning kan du stämma av fraktfakturan manuellt.

3. Välj en fraktsedelsrad på snabbfliken Ej matchade detaljer för fraktsedel och klicka på Matchad för att matcha raddetaljerna på fraktfakturan mot fraktsedeln.

4. Valfritt: På snabbfliken Matchade detaljer för fraktsedel kan du välja en matchad frakträkning och sedan klicka på Omatchad om du vill flytta en matchande frakträkning till den Ej matchade detaljer för fraktsedel.

5. Välj fraktfakturaraden på snabbfliken Fakturadetaljer.

6. Klicka på Skicka för godkännande för att skicka fakturaraden för godkännande. Klicka på Detaljrad för avstämning i det nedre fönstret om vill visa den matchade fraktfakturan.

Stämma av den omatchade fakturaraden och fraktsedlarna med en orsakskod för avstämning.

Om hela eller en del av fraktfakturan inte matchar detaljerna i frakträkningen under matchningsprocessen måste du stämma av fraktfakturaraden med en avstämningsorsakskod, till exempel godkännande eller avvisande, och sedan skicka in den för betalningsgodkännande. Fraktfakturan skickas in för betalningsgodkännande bara om alla fraktfakturarader tilldelats en avstämningsorsakskod.

Stämma av en omatchad fraktfaktura

Om du vill stämma av fraktfakturan manuellt, när fraktfakturabeloppet skiljer sig från fraktsedeln, följ dessa steg:

1. I formuläret Fraktsedels- och fakturamatchning, på snabbfliken Fakturadetaljer, markerar du den omatchade fakturaraden och klickar på Skicka för godkännande för att öppna formuläret Stäm av faktura.

2. Välj en orsakskod för avstämning för att stämma fraktfakturaraden.

3. Du kan även: Klicka på Dela fakturabelopp och dela beloppet som ska stämmas av. Du kan godkänna, avvisa eller att spliten belopp med avstämningsorsakskoder.

4. Välj fraktfakturaraden och klicka på Skicka för godkännande i formuläret Fraktsedels- och fakturamatchning när du vill skicka fraktfakturaraden för godkännande.

Ignorera omatchade fraktsedlar

Om du vill makulera omatchade fraktsedlar när fraktsedlarna inte har någon transportföretagsfaktura som de ska matchas med, följ dessa steg:

1. Klicka på Transporthantering > Förfrågningar > Matcha fraktsedlar och fakturor. Ange kriterierna för fraktsedlarna och klicka sedan på OK.

   –eller–

   Klicka på Transporthantering > Förfrågningar > Detaljer för fraktfaktura. Markera fraktfakturan och klicka sedan på Matcha fraktsedlar och fakturor.

2. I formuläret Fraktsedels- och fakturamatchning, på snabbfliken Ej matchade detaljer för fraktsedel, markerar du de omatchade fraktsedlarna och klickar på Ta bort för att öppna formuläret Avstämning av fraktsedel.

3. Välj en orsakskod för avstämning i fältet Avstämning av fraktsedel och klicka sedan på OK för att makulera den valda fraktsedeln.

Viktiga uppgifter: Leverantörsbetalningar

Kategori	Förutsättning
Konfigurationsnycklar	Klicka på Systemadministration > Inställningar > Licensiering > Licenskonfiguration. Expandera licensnyckeln Handel och välj konfigurationsnyckeln Lager- och transporthantering.