Om inköpsorderinteckningar
Gäller för: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
En inteckning är en reservation av budgetmedel som läggs åt sidan för att se till att verkliga utgifter inte överskrider den tillgängliga budgeten. Om inteckningsprocessen aktiveras, kan du skapa inköpsorderinteckningar som registreras i redovisningen när en inköpsorder bekräftas. Intecknade belopp kan sedan användas när leverantörsfakturor som refererar till en inköpsorder bekräftas. Intecknade belopp på en inköpsorder frigörs när en leverantörsfaktura bekräftas för att spendera alla eller en del det intecknade beloppet. Frigjorda belopp dras från beloppet för inköpsorderinteckningen.
En förinteckning är en begäran om att reservera budgetmedel för planerade utgifter. Medlen har begärts, men ännu inte godkänts för en inköpsorder. Om förinteckningsprocessen aktiveras kan du skapa inköpsrekvisitioner med ett förintecknat belopp för den planerade utgiften. De förintecknade beloppen registreras sedan i redovisningen. Mer information om hur du skapar en inköpsrekvisition och reserverar budgetmedel för en förinteckning finns i Inköpsrekvisitioner (sidan).
När inköpsrekvisitioner godkänns, kan du skapa inköpsorder för de begärda beloppen. När du skapar och bekräftar en inköpsorder för det förintecknade beloppet på en inköpsrekvisition, skapas en inköpsorderinteckning för det beloppet. Det förintecknade beloppet frigörs sedan automatiskt. På så sätt undviker du att en budgetreservation räknas två gånger i redovisningen, som både en förinteckning och en inteckning.
Om du arbetar i den offentliga sektorn och använder huvudbudgetreservationer, se även Encumber a general budget reservation (Public sector) och About general budget reservations (Public sector).
Mer information om hur du skapar en inköpsorder från en inköpsrekvisition finns i Köp Rekvisitionen konsolidering (formulär). Mer information om hur du aktiverar intecknings- och förinteckningsprocesserna finns i Belasta inköpsordrar.
Exempel
Exempel 1: Både intecknings- och förinteckningsbearbetning har aktiverats
En avdelningschef i organisationen skapar en inköpsrekvisition för förväntade inköp för avdelningen. En av raderna i inköpsrekvisitionen gäller 12 000,00 i nya kontorsmöbler. Denna begäran godkänns senare och en inköpsorder skapas med en rad som täcker kostnaden på 12 000,00. Förinteckningen på 12 000,00 på inköpsrekvisitionen frigörs automatiskt när den nya inköpsordern bekräftas. Det frigjorda beloppet på inköpsrekvisitionsraden ersätts sedan av en inteckning på 12 000,00 på inköpsordern.
Exempel 2: Inteckningsbearbetning har aktiverats men inte förinteckningsbearbetning
Inköpsagenten för din organisation skapar en inköpsorder för ett kontrakt på 10 000,00 med en arkitekt som designat en tilläggsbyggnad. Ingen rekvisition skapas. En inteckning för det beloppet skapas när inköpsordern bekräftas.