Dela via


Visa och presentera Live Power BI-data i PowerPoint

Så snart du lägger till en power BI-rapportsida eller ett visuellt objekt i PowerPoint kan du börja interagera med dina data precis som i Power BI. Den första vyn bestäms av den URL du använde. Följande bild visar en rapportsida som läses in i tillägget med tilläggsfunktionerna märkta. Samma tilläggsfunktioner är tillgängliga när du läser in ett enskilt visuellt objekt.

Skärmbild av Power BI-rapportsidan i PowerPoint med kontroller märkta.

Välj för information om alternativ
Visa meny Info Dataalternativen
formatalternativ tilläggsalternativ Expandera/dölj verktygsfältet
Sidomenyn för tillägg

Förstå vad du ser

I tillägget ser du:

  • Rapportsidan eller det visuella. Rapportsidan eller det visuella objektet är helt interaktivt i både redigerings- och bildspelslägen, såvida det inte har låsts som en statisk bild. Det vänstra rapportsidans navigeringsfönster som du ser i Power BI-tjänsten ingår inte. Om det finns visuella sidnavigeringsobjekt i själva rapporten kan du använda dem för att navigera till andra sidor i rapporten.
  • Ett verktygsfält längst ned på rapportsidan. Verktygsfältet innehåller information och menyer med kontroller som hjälper dig att arbeta med data och konfigurera dina presentationer. Mer information finns i avsnittet Controls.
  • pilen Visa/dölj längst upp till höger som öppnar tilläggsfönstret (endast skrivbordsprogram). Tilläggssidan innehåller fler kontroller för att arbeta med tillägget, till exempel att ta bort tillägget eller tvinga fram en uppdatering av rapporten när tillägget är öppet. Mer information finns i tilläggsfönstret.

Tips: Om du vill få en renare vy och mer utrymme kan du komprimera verktygsfältet genom att växla Expandera/dölj verktygsfältet i det nedre högra hörnet av tillägget.

Interagera med data

Du interagerar med data precis som i Power BI-tjänsten. Du kan använda filter och utsnitt, välja datapunkter och öka detaljnivån för data.

Animerad gif som visar hur du interagerar med rapporten.

Liverapportsidan eller det visuella objektet är interaktivt i både redigerings- och bildspelslägen. Ändringar som du gör i rapportens eller det visuella objektets tillstånd (via filtrering, markering, segmentering osv.) i redigeringsläge när du konfigurerar bilderna sparas. Däremot sparas inte ändringar som du gör i rapportens eller det visuella objektets tillstånd i bildspelsläget. När du avslutar showen återgår rapporten eller det visuella objektet till det tillstånd som den var i när du lämnade redigeringsläget.

När du arbetar med rapporten eller det visuella objektet i redigeringsläge kan du alltid återställa den första vyn om du vill gå tillbaka till den. Använd alternativet Återställ i menyn Dataalternativ.

Förbereda ett bildspel

Om du vill få mer utrymme och en renare skärm för bildspelet kan du komprimera verktygsfältet längst ned på rapportsidan eller det visuella objektet med hjälp av verktygsfältet Expandera/dölj kontroll.

Om du behöver presentera ett bildspel flera gånger vill du förmodligen konfigurera det bara en gång och låta det automatiskt återgå till sitt starttillstånd när det är klart, så att du är redo för nästa gång. Tillägget gör det enkelt. Eftersom dataval som du gör i redigeringsläge sparas, medan val du gör i bildspelsläge inte är det, kan du konfigurera presentationen bara en gång i förväg i redigeringsläge och sedan presentera den som ett bildspel flera gånger utan att behöva konfigurera den igen varje gång, oavsett hur mycket segmentering, diktering och filtrering som du gör under showens gång – när bildspelet är över återgår rapportsidan eller det visuella objektet till det tillstånd som den befann sig i i början av bildspelet.

Uppdatera data automatiskt under bildspel

Med PowerPoint kan du kontinuerligt spela upp en presentation i bildspelsläge. Den här funktionen är särskilt användbar när du vill visa information i offentliga skärmar utan mänsklig interaktion. Information om hur du konfigurerar ett bildspel som körs kontinuerligt finns i Skapa en självgående presentation.

Om en presentation som körs kontinuerligt har bilder som innehåller Power BI-tillägget kan data i tillägget bli inaktuella, eftersom tillägget normalt bara hämtar data från Power BI när bilden läses in eller när användaren uppdaterar data som presenteras manuellt.

För att förhindra att data i tillägget blir inaktuella när de spelas upp som en del av ett bildspel kan du ställa in tillägget så att nya data hämtas automatiskt från Power BI medan presentationen är i bildspelsläge. Detta säkerställer att presentationen alltid visar de senaste data.

Om du vill aktivera automatisk uppdatering går du till tilläggsfoten, väljer tilläggsalternativ, väljer Bildspelsinställningar, kontrollerar Automatisk uppdatering i bildspeletoch anger önskad frekvens.

Skärmbild som visar alternativet Bildspelsinställningar i Power BI-tilläggsalternativen.

Not

Den här funktionen kräver att office-versionen uppfyller tilläggets lägsta krav på Office-version. Automatisk uppdatering sker endast i bildspelsläge och inte när du redigerar presentationen.

Lägga till formatmallar i presentationen

Du kan förbättra presentationens utseende genom att använda formatmallar i tillägget. För närvarande kan du placera en kantlinje runt tillägget för att ge det en tydlig definition på bilden.

För att placera en kantlinje runt tillägget öppnar du stilsalternativ och väljer Kontur. För att ändra linjefärg, bredd, stil eller transparens, expandera alternativet Kontur.

Animering som visar hur du lägger till en kantlinje runt Power BI-tillägget för PowerPoint.

Utöka presentationen med datainsikter

Datainsikter hjälper dig att utforska och hitta insikter som avvikelser och trender när du använder och interagerar med dina data. Med tillägget kan du enkelt generera insikter, som du sedan kan klistra in direkt i bilden eller kopiera till Urklipp för att klistra in någon annanstans, till exempel i bildens anteckningar.

Anteckning

Alla visuella objekt kan inte generera insikter. Mer information finns i smarta narrativa överväganden och begränsningar.

När du har kopierat en insikt till sliden eller urklipp är texten statisk och ändras inte när datan ändras. Om du vill uppdatera insikten måste du återskapa den.

Följande animering visar hur du kan generera datainsikter, redigera dem i dialogrutan Datainsikter och klistra in dem direkt i bilden eller kopiera dem till anteckningarna.

Skärmbild som visar en presentation med insikter bredvid ett visuellt objekt.

Så här genererar du datainsikter:

  1. Välj dataalternativ > Datainsikter.

    Skärmbild som visar datainsikter inklistrade i bilder och anteckningar.

  2. Insikten visas i dialogrutan Datainsikter. Texten kan redigeras och du kan ändra den efter behov. När du är nöjd med texten kan du antingen klistra in den direkt på bilden som en PowerPoint-textruta, eller så kan du kopiera den till urklipp och därifrån klistra in den var som helst – till exempel i bildanteckningarna.

    Skärmbild av insiktsdialogrutan.

Låsa en ögonblicksbild av den aktuella vyn

Varje gång du öppnar presentationen laddas rapportsidan eller det visuella objektet in i tillägget igen, vilket ger nya data från Power BI-tjänsten. Det kan finnas tillfällen då du inte vill att detta ska hända och i stället vill att data ska förbli statiska. För detta kan du använda menyn Visa i verktygsfältet. Om du väljer något av alternativen för ögonblicksbilder omvandlas den aktuella livevyn till en statisk, icke-interaktiv bild. När du sedan öppnar presentationen visas den statiska vy som du har sparat.

Skärmbild av tilläggsvisning som sparat bildalternativ i tilläggsfönstret.

På menyn kan du ställa in vyn på livedata eller till en ögonblicksbild. Två alternativ för ögonblicksbilder ger dig viss kontroll över vem som ska kunna se Power BI-innehållet i ögonblicksbilden:

  • Ögonblicksbild: När du väljer Ögonblicksbild kan endast användare som har behörighet att visa rapporten i Power BI se den statiska bilden av Power BI-innehållet. Användare som inte har behörighet kommer att kunna begära åtkomst. Det här alternativet hjälper dig att förhindra att du oavsiktligt visar Power BI-innehåll för obehöriga användare.

  • Offentlig ögonblicksbild: Om du väljer Offentlig ögonblicksbild kan alla som kan visa presentationen se den statiska bilden av Power BI-innehållet, oavsett deras behörigheter i Power BI.

Om du vill återställa den interaktiva vyn väljer du Live-data. Liverapportsidan eller det visuella elementet laddas om i det tillstånd det senast var i, men med uppdaterade data från Power BI.

Note

Visningsmenyn med alternativen för ögonblicksbilder kräver Office version 2312 (version 17126) eller senare. Om din Office-version uppfyller det här kravet, ska du inte använda alternativet Spara som bild som finns i tilläggspanelen.

Du kan bara växla mellan Live Data och Snapshot- i PowerPoint-skrivbordsprogrammet . Det kan du inte göra i PowerPoint för webben. PowerPoint för webben respekterar dock det val du gjorde i skrivbordsprogrammet. Så oavsett vilken vy du har valt i skrivbordsappen är den vy som du ser i PowerPoint för webben.

Dela presentationen

När du delar presentationen med andra, för att kunna visa data i presentationen behöver de ett aktivt Power BI-konto och en kostnadsfri Licens för Microsoft Fabric samt åtkomst till data. Om Power BI-rapporten eller det visuella objektet inte finns i en Premium-kapacitet eller Fabric F64 eller större kapacitet, behöver man en Power BI Pro-licens. Inget av detta gäller om du har låst vyn som en statisk bild.

Se till att personer i organisationen kan komma åt rapporten eller det visuella objektet och dra nytta av livedataupplevelsen genom att använda länken som genereras i Power BI av alternativet Share > PowerPointnär du lägger till en liverapportsida eller ett visuellt objekt i en presentation. Detta säkerställer att de personer i organisationen som du delade presentationen med kommer att kunna se livedata när de öppnar presentationen.

Animerad gif som visar hur du använder alternativet Dela i Power BI för att hämta en länk för delning.

Användare som inte har behörighet att visa rapporten eller det visuella objektet kan begära åtkomst direkt från presentationen och kan visa data när de har fått åtkomst.

Kontroller

Kontroller som hjälper dig att arbeta med dina data i PowerPoint beskrivs nedan.

Datainformation

Skärmbild av Power BI-tillägg för PowerPoint-rapportinformation.

  • Hyperlänkad rubrik: Rapportnamn och namn på sida eller visuellt objekt. Välj rubriken för att öppna Power BI på rapportsidan eller det visuella objektet.
  • Rapportens känslighetsetikett: Visar känslighetsetiketten som tillämpas på rapporten i Power BI. Obs! Det här är inte känslighetsetiketten (om någon) som tillämpas på själva PowerPoint-filen.
  • Senaste uppdateringen från källan: Visar tid och datum för den senaste datauppdateringen från datakällorna.

Dataalternativ

Skärmbild av Power BI-tilläggsmenyn för PowerPoint-dataalternativ.

  • Filter: Visar eller döljer filterfönstret, där du kan filtrera dina data, precis som i Power BI-tjänsten. Det här alternativet är endast tillgängligt om filter har definierats på sidan eller det visuella objektet.
  • Data Insights: Genererar insikter visar dem i en dialogruta som redigerbar text. Du kan sedan antingen klistra in dem direkt på bildspelet, eller kopiera dem till urklipp för att använda dem någon annanstans.
  • Uppdatera: Uppdaterar rapportsidan eller det visuella objektet med de senaste data från Power BI-tjänsten. Obs! Uppdatering utlöser inte att hämta data från datakällorna.
  • Återställ: Innehåller två alternativ:
    • Sync: Välj det här alternativet om du vill kontrollera att du har den senaste versionen av rapporten eller det visuella objektet från Power BI-tjänsten, inklusive eventuella definitionsändringar, till exempel nya eller borttagna visuella objekt, filter eller utsnitt.
    • Återställ: Välj det här alternativet om du vill rensa alla konfigurationer som du har gjort för rapporten eller de visuella objekten i presentationen, till exempel att använda filter eller utsnitt. Tillägget returneras till det tillstånd det befann sig i när det först lades till i presentationen.

Stilalternativ

Skärmbild av meny för stilalternativ i Power BI-tillägg för PowerPoint.

  • Disposition: Placerar en kantlinje runt tillägget. Välj pilen expandera för att få åtkomst till formateringsalternativ i kantlinjeformat.

Tilläggsalternativ

Skärmbild av Power BI-tilläggsmenyn för PowerPoint-tilläggsalternativ.

  • Rensa data: Tar bort rapportsidan eller det visuella objektet från tillägget och returnerar dig till infoga-skärmen, där du kan börja om genom att klistra in url:en för en annan rapportsida eller ett annat visuellt objekt.
  • Bildspelsinställningar: Styr datauppdatering under bildspel. Med den här inställningen kan du aktivera/inaktivera automatisk datauppdatering under ett bildspel och ange uppdateringsfrekvensen. Mer information finns i Uppdatera data automatiskt under bildspel.
  • Learn: Öppnar hjälpsidor.

Expandera/dölj verktygsfältet

Skärmbild av Power BI-tillägget för powerpoint-kontrollen expandera/dölj verktygsfältet.

Öppnar eller döljer verktygsfältet längst ned i rapporten eller det visuella. Den här funktionen är användbar i läget Bildspel när du behöver mer utrymme och vill ha en renare skärm.

Sidopanel för tillägg

Skärmbild av Power BI-tillägget för PowerPoint-tilläggsfönstret.

  • Ta bort: Tar bort tillägget från PowerPoint-bilden.

  • Läs inigen: Rapportsidan läses in varje gång PowerPoint öppnas, så du behöver bara använda det här alternativet om rapporten har ändrats när du har haft PowerPoint öppet.

    Om allt du vill göra är att uppdatera data använder du alternativet Uppdatera i menyn Dataalternativ i stället.

Obs

Fönstret på tilläggssidan är endast tillgängligt i PowerPoint Desktop-programmet. Det stöds inte i PowerPoint för webben.

Kortkommandon

För att komma runt rapporten kan du använda vanliga Power BI-kortkommandon, med följande undantag:

Kortkommando Åtgärd
Ctrl + Enter Fokusera på
Ctrl + [ Tappa fokus
Ctrl + ] Gå framåt över öppna paneler
Ctrl + Skift + ] Flytta bakåt över öppna paneler
Ctrl Dölj Verktygstips för Power BI