Vem gör arbetet, när och var?
I det här steget måste du förstå vem som utför arbetet. Vilken är deras roll?
Det kan vara enklast att börja med namnen på dem, men du vill förstå vad deras roll är när de utför uppgiften. Till exempel:
Alla medarbetare som skickar en utgiftsrapport
Rapportinlämnarens chef som godkänner rapporten (relationen till avsändaren är nyckeln)
Redovisningsspecialister som granskar rapporten (medlemskap i ett specifikt team är nyckeln)
Ekonomichef Granskar aggregerade finanser (den specifika titeln är nyckeln)
En enskild person kan få tillfälle att spela var och en av de här rollerna, men nyckeln är att förstå vilken roll de spelar när de utför uppgiften. Med hjälp av roller kan du utforma appskärmarna och konfigurera åtkomst och säkerhet. (Vi kommer till dessa i designfasen.)
I IT-termer kallas varje person eller grupp av personer som utför samma funktion som en jobbroll och en beskrivning av deras relevanta egenskaper identifieras i en person (som ofta har ett namn som är förenat med det).
När du har identifierat "vem", tänk på följande:
Vilken enhet används? Var är det primära platsen för arbetet? Är det på kontoret? Kundens plats? Fabrik? (Vi diskuterar detta mer i nästa avsnitt.)
Vilka andra system används ofta? (Att veta detta kommer att vara användbart i designfasen. En chef som "bor" i Microsoft Teams kan vilja få en förfrågan om godkännanden där mot e-post.)
Vad får den här personen genom att använda appen eller samarbetar för att arbeta med den nya processen?
Den sista punkten är mycket viktig eftersom det kan finnas invändningar eller tvekan från personer som är inblandade i processen före eller efter de steg som hanteras av appen. Detta kan leda till att dina appar inte används på grund av bristande samarbete.
Tips
Det är viktigt att veta vem som kommer att påverkas av en ändring i en affärsprocess. Identifiera vem som kommer att använda appen och vem som kommer att påverkas av ändringen, även om de inte använder appen.
Tips
När du går igenom den här analysen för att få den information du behöver kanske du inte vet vad du ska göra är att prata med personen och få sitt perspektiv. Du kan göra en förutsättning för att kunna arbeta, men det är fantastiskt att du kan lära dig mer i en snabb konversation—inte bara hur de fungerar idag, men hur de annars föredrar att göra det i framtiden.
Hur ofta gör de arbetet?
Du kan också skriva ned hur ofta uppgiften ska utföras. Varje dag, varje vecka, ibland – säsong?
En app som används dagligen har olika design överväganden än en som endast används ibland. (Till exempel kanske den tidigare måste vara strömlinjeformad och den senare kan behöva innehålla mer förklarande text.)
Var gör de arbetet?
När du funderar på varje person som bidrar till att lösa problemet bör du fundera över hur de fungerar:
Är detta något på ditt skrivbord?
Arbetar de på en viss plats i fältet?
Flyttas de från plats till plats i fältet?
Det kan vara bra att förstå hur de olika användarna fungerar så att lösningen du skapar fungerar för dem.
Kommer detta att vara en mobilapp?
Är det en stationär app?
Bör det finnas både mobila och stationära versioner?
Anslutningsaspekter
När varje medarbetare utför en del av processen kan de vara online?
Finns de i fältet där det inte finns någon anslutning? Kan användaren arbeta med den automatiserade lösningen för att samla in data i realtid och synkronisera data när de skapar en anslutning?
Vad ska de andra deltagarna i processen behöva känna till (om något) medan personen som utför det här steget är offline?
Med hjälp av det här alternativet kan du avgöra om du behöver köra processer som fångar in data lokalt så att användaren kan vara frånkopplad medan de utför en del av processen och sedan synkronisera resultaten när de ansluter igen.
Enhetsöverväganden
När du förstår hur de olika deltagare som löser problemet fungerar är det viktigt att du vet vilka enheter de arbetar på. Om en arbetare befinner sig i fältet och bara arbetar med en telefon eller en surfplatta, kan det vara bra att känna till hur skärmarna ser ut och fungerar. Om alla deltagare finns på en stationär eller bärbar dator kan du få olika designmetoder. Du kan bygga stationära och mobila lösningar som fungerar tillsammans.
Exempel: Personer för utgiftsrapporteringsprocessen
Det här är de typer av roller, arbetsstilar och inställningar som vi påträffat när vi såg ut i vår utgiftsrapportprocess.
Lee – Säljare
Nästan alltid i farten
Föredrar att arbeta med ett surfplatta vid möte med kunder
Hat inte alltid Internet-anslutning och måste därför kunna arbeta offline
Föredrar att samla in sina egna utgifter och kvitton så snart som möjligt när dessa inträffar
Nick – Försäljningsansvarig
Nästan alltid i farten
Behöver bara en pekskärm
Kräver offline-stöd för fjärrplatser
Ansvarig för godkännande av utgiftsrapporter för alla deras underställda
Shawna – Kundsupport
Använder huvudsakligen en stationär dator
Ådrar sig vanligtvis utgifter för team och måste identifiera de anställda som ingår
Rebecca – revisor
Behöver interagera med alla anställda på alla platser
Har tillfälliga resekostnader
Använder främst en stationär dator, men föredrar att använda en mobiltelefon
Har vanligtvis till gång till Internet
Ansvarig för att säkerställa övergripande anställda med rapporteringsförfaranden
Abhay – revisor
Måste kunna granska alla utgiftsrapporter och kvitton
Ansvarig för att säkerställa överensstämmelse för alla utgiftsrapporter
Hanterar en stor arbetsvolym, behöver kunna bearbeta information snabbt
Måste kunna rapportera om hur utgifter ska slås samman till budgeten
Charlotte – Ekonomichef
Måste hålla ett öga på den totala utgiftsbudgeten och hjälpa sektionsansvarig hålla sig inom budgeten.
Skickas till olika kontor, har externa möten och konferenser och måste samla in sina egna utgifter
Arbetar från kontoret, på distans och från hemmet med hjälp av olika enheter—stationär dator, telefon och surfplatta
Är inte alltid ansluten till Internet
När vi tittade specifikt på steg 1 i vår process (faktiskt skapa kostnadsrapporten) är detta vad vi dokumenterade.
Uppgift 1: skapa en utgiftsrapport
| Vem gör detta? | Alla anställda |
| Var händer arbetet? | På kontoret, på klientplatser eller på resande fot |
| När händer arbetet? | Ad hoc. Vissa anställda gör detta minst en gång i veckan. Andra kan göra det en eller två gånger per år. |
| Online eller offline? | Detta görs för närvarande på papper, men teamet vill göra det digitalt. Datainmatningen kan göras offline när det inte finns någon tillgänglig anslutning. Säljare vill inte behöva vara online för att börja registrera sina kvitton och utgifter. (Du kanske till exempel föredrar att göra detta på planet hem.) |
| Enheter? | Telefon, surfplatta, bärbar dator eller stationär dator |
Anteckning
Kan du berätta om dina inställningar för dokumentationsspråk? Svara i en kort undersökning. (observera att undersökningen är på engelska)
Undersökningen tar ungefär sju minuter. Inga personuppgifter samlas in (sekretesspolicy).