Skapar eller redigerar de data?

Om du förstår uppgifterna i det här steget hjälper du att besvara frågan, men lösningen behöver samla in data? Vilka data behöver samlas in? Här är några saker du bör tänka på för varje dataelement som fångas av lösningen.

Finns det något befintligt formulär?

Används det här ett aktuellt pappersformulär eller elektroniskt formulär för att samla in data i dag? Ett sådant formulär kan fungera som en bra utgångspunkt när du funderar på layouten för skärmar och hur informationen samlas in.

Du kan också tänka på formuläret.

• Ska dataelementen presenteras i en annan ordning som är mer i linje med hur du samlar in dem?

• Kan formuläret delas upp i separata, mindre formulär som gör att delar av processen kan ske parallellt, i stället för ett i taget?

Vilka data samlas in?

Vad är de data som registreras? Vad kallas detta? är det här det verkliga namnet från datakälla eller ett gemensamt namn som används i den här delen av företaget? Du kan behöva mappa datanamnet i datakällan till det egna namnet som dina användare känner till.

Finns det en hierarki för data? Varje utgiftsrapport kan till exempel ha flera utgifter och vissa kostnadstyper kräver ytterligare information.

Vilka data skapas från en formel eller en beräkning?

Finns det några beräkningar som gör det möjligt att skapa data? Om ja, måste det beräknade resultatet lagras eller visas precis när appen används? Data som kan beräknas när som helst (t.ex. artikelsumma eller antal) behöver inte lagras.

Vår utgiftsrapports unika ID ska t.ex. skapas med dagens datum och namnet på den anställde. den måste lagras så att det aldrig ändras. Du kommer också att beräkna utgiftens delsummor och totala summor, men eftersom de kan beräknas om när som helst från andra data i rapporten behöver vi inte spara dem separat.

Krävs data?

I det här steget i processen krävs data för att slutföra processen? Om den krävs, varför krävs den? Krävs endast data i vissa situationer?

Vilken typ av data är de?

Vilken typ av data samlas in?

• Fritext: Finns det en angiven längd som är tillåten? Är posten i det här fältet beroende av ett annat fält (t.ex. ett associerat fältvärde, t.ex. ett nedrullningsbart menyalternativ i övrigt)? Finns det en standardpost som ska fyllas i? Är texten hämtad från andra data?

• Tal: Är det en procentsats? Är det ett heltal? Krävs ett visst antal decimaler? Finns det en uppsättning minsta eller maximala nummer som tillåts för det här antalet? Är detta tal beroende av ett annat nummer (till exempel det kan inte vara större än eller mindre än en annan post)? Finns det ett standardnummer som ska tillhandahållas, eller ett tal som beräknas utifrån andra poster?

• Datum: Vilket format ska användas för datumet? Ska den innehålla både datum och tid? Kan det finnas regler för datumet (ett minimum eller en maximum, får inte vara före dagens datum)? Beräknas det (t.ex. "sju dagar från dagens datum")? Finns det ett standarddatum som ska fyllas i?

• Alternativ: Ska svaret begränsas till en specifik uppsättning svar? Vilka är de giltiga svaren? Är svaren beroende av ett annat dataelement? Finns det ett standardalternativ eller ett standardvärde baserat på ett annat dataelement? Tillåter du endast att ett enda val väljs, eller så kan flera val väljas på samma gång?

• Bilder eller video: Ska en bild eller video fångas in? Är bilden eller videon hämtas från en kamera på användarens enhet? Är det en bild eller video som kommer via e-post? Finns det några AI som ska köras på den här bilden (t.ex. för att identifiera element i bilden)?

Var lagrar du data i dag?

Var ska data sparas när du löser affärsproblemet idag? Går det att återgå till ett befintligt system? Hamnar den i ett kalkylblad? Samlas den in alls?

Om det inte finns några data som lagras digitalt kan du skapa en datalagringsplats för den, vilket du kan se i var är data?

Det är viktigt att du funderar på om dessa data kan vara värdefulla för andra processer i organisationen. Kan andra processer automatiseras om de här uppgifterna var tillgängliga för dem?

Använder någon dessa data senare i processen?

Finns det ett steg senare i processen där dessa data används? Hur använder de data? Om dessa data var tillgängliga tidigare i processen kunde linjen komma igång tidigare eller köras parallellt?

Ibland hjälper automatiserande av processen till att minska den totala tiden för att lösa affärsproblemet eftersom data blir tillgängliga tidigare och andra deltagare som arbetar med att lösa problemet kan fungera snabbare. Det kan bidra till det affärsvärde som gör att affärsprocessen automatiseras.

Kan någon annan dra nytta av data utanför den här processen?

Finns det någon annan grupp eller process som kan använda de data som har registrerats i processen? (Inte ett senare steg i processen, men en process någon annanstans i företaget som kan samla in samma information, eller kan använda informationen?)

Företagsanvändare tänker ibland bara inom ramen för vad de gör från dag till dag. Om du tar ett steg tillbaka kan du se affärsmöjligheter för att utöka dessa data till andra processer som kan automatiseras? Många gånger är processer manuella eftersom en process i ett annat område inte har det sätt på vilket data hämtas. Nu när processen är automatiserad kan det finnas tillfällen då andra processer kan bygga på den här?

Exempel: skapa utgiftsrapportdata

Här är några data element i kalkylbladet för insamlingsprocessen för utgiftsrapporter.

Datanivå	Dataobjekt	Objekttyp	Redigerbart?	Tillåtet format	Verifiering	Standard/beräkning
Utgiftsrapport	Utgiftsrapportnummer	Text	Nej		Får inte vara tomt	"EXP" + Datum (ÅÅÅÅMMDD) + UserID
Utgiftspost	Utgiftsdatum	Datum	Ja	MM/DD/ÅÅÅÅ	Kan inte inträffa i framtiden
Utgiftspost	Typ av utgift	Alternativ	Ja	Välj från listan: resa, mat, hotell, transport, parkering, material	Får inte vara tomt
Utgiftspost	Belopp	Antal	Ja	###,###.##	Kan inte vara tomt, kan vara negativt
Utgiftspost	Kvitto	Bild	Ja	JPG, PNG	Krävs om beloppet är större än $74,99
Utgiftspost	Återbetalningsbart	Ja/nej	Ja	Ja/nej		Standardvärdet är Nej
Utgiftsinformation	Gästens namn	Text	Ja	Allt	Krävs för en utgift av typen Matdär beloppet är större än $75

I det här exemplet registreras tre datanivåer. (Detta blir mycket viktigt i designfasen för både skärmdesign och datalagringsdesign.)

• Utgiftsrapport: dessa element registreras en gång för den övergripande utgiftsrapporten.

• Utgiftspost: dessa element registreras för varje utgift som rapporteras i den här utgiftsrapporten. Flera utgiftsartiklar kan associeras med samma utgiftsrapport.

• Utgiftsdetaljer: de här elementen är associerade med de specifika Utgiftsposten Mat och Hotell och dessa två utgiftstyper kan delas upp. Om utgiftsposten är Mat krävs Gästens namn och Gästens företag. Om utgiftsposten är Hotell krävs Typ av utgift och Belopp—och beloppet för varje transaktion måste vara lika med beloppet för utgiftsposten.

Data som ska visas i appen men som inte lagras var för sig är de här:

• Summera utgiftsartiklar i en utgiftsrapportsumma

• Summera utgiftsdetaljer i en utgiftspostsumma

• Räkna antalet poster i utgiftsrapporten

• Bestäm om utgiftsrapportsumman är över godkännandegränsen för inlämnarens chef

De data som samlas in under utgiftsrapportprocessen måste i sista hand bokföras i det ekonomiska systemet. Själva utgiftsrapporterna lagras emellertid inte online, bara på papper. Därför finns det inget befintligt system för att samla in data. Vi måste skapa ett.

Genom att ha all denna utgiftsdata kan den lånas ut till framtida analyser, om du har samlat den digitalt. Om till exempel alla medarbetare stannar på samma hotell när de reser kan anskaffning hämta utgiftsdata och förhandla om bättre avgifter. Vi noterar detta i vår projektplan.

Nästa steg: vilka är affärsreglerna?

Anteckning

Kan du berätta om dina inställningar för dokumentationsspråk? Svara i en kort undersökning. (observera att undersökningen är på engelska)

Undersökningen tar ungefär sju minuter. Inga personuppgifter samlas in (sekretesspolicy).