Kategoribegäranden från leverantörer

Med denna process för kategoribegäran kan våra leverantörer begära att nya anskaffningskategorier ska associeras med kontot. Dessa anskaffningskategorier kan sedan användas vid relaterade anskaffnings- och inköpsprocesser. (Mer information finns i Översikt över anskaffningskataloger.)

Kategoribegäranden initieras av leverantörer i arbetsytan Leverantörsinformation. De skickas sedan till din myndighet för granskning och godkännande. Godkända kategorier läggs till i listan över anskaffningskategorier för leverantörens konto.

Aktivera eller inaktivera kategoribegäranden från leverantörsfunktionen

Innan du kan använda funktionen måste den aktiveras i ditt system. Från och med version 10.0.25 av Supply Chain Management är denna aktiverad som standard. Från och med version 10.0.32 av Supply Chain Management är denna funktion obligatorisk och kan inte inaktiveras. Om du kör en version som är äldre än 10.0.32 kan administratörer aktivera eller inaktivera den här funktionen genom att söka efter funktionen Tillåt leverantörer att ansöka om anskaffningskategorier via leverantörssamarbete i funktionshantering-arbetsytan.

Om funktionen har aktiverats kan du fortfarande lägga till anskaffningskategorier på leverantörskonton manuellt. Mer information finns i Godkänn leverantörer för specifika anskaffningskategorier.

Krav för leverantörssamarbete

Innan en leverantör kan interagera med kategoribegäranden måste denna ha ställts in för samarbete mellan leverantörer.

Leverantören måste ha minst en samarbetsanvändare för leverantörer. Endast leverantörsanvändare med säkerhetsrollen Leverantörsadministratör (extern) kan skapa och skicka kategoribegäranden.

Mer information finns i Ställa in och underhålla leverantörssamarbete.

Konfigurera arbetsflöde för leverantörskategoribegäran

Arbetsflödet Leverantörskategoribegäran måste ha ställts in i anskaffnings- och inköpsarbetsflödena. Leverantörer skickar nya kategoribegäranden som du kan granska och godkänna. Begärda anskaffningskategorier läggs till på ett leverantörskonto efter det att en kategoriförfrågan har godkänts.

Följande exempel visar hur du konfigurerar ett enkelt arbetsflöde för leverantörskategoribegäranden med en enda godkännare. Du måste granska dina interna processer för att kunna avgöra vilka arbetsflödesinställningar som behövs för din myndighet.

1. Gå till Anskaffning och källa > Inställningar > Arbetsflöden för anskaffning och källa.
2. Klicka på Ny i åtgärdsfönstret.
3. Välj Arbetsflöde för leverantörskategoribegäran för att öppna redigeraren för arbetsflöde.
4. Logga in i arbetsflödesredigeraren.
5. Välj Egenskaper i åtgärdsfönstret.
6. På sidan Egenskaper för arbetsflödet anger du instruktionstext i fältet Instruktioner för överföring. Instruktionerna visas för leverantörerna när dessa skickar in en kategoribegäran.
7. Stäng sidan Egenskaper.
8. Dra arbetsflödeselementet Godkänn ny kategoribegäran till arbetsytan.
9. Dra en länk från arbetsflödeselementet Starta till arbetsflödeselementet Godkänn ny kategoribegäran.
10. Dra en länk från arbetsflödeselementet Godkänn ny kategoribegäran till arbetsflödeselementet Slut.
11. Tryck två gånger eller dubbelklicka på arbetsflödeselementet Godkänn ny kategoribegäran.
12. Markera och håll (eller högerklicka) på arbetsflödeselementet Steg 1 och välj sedan Egenskaper.
13. På sidan Egenskaper för arbetsflödeselementet anger du ämnestexten i fältet Ämne för arbetsartikel. Denna text visas som värdet i fältet Ämne på sidan Arbetsobjekt som har tilldelats mig.
14. I fältet Arbetsuppgiftsinstruktioner anger du instruktionstexten. Instruktionerna visas för godkännare när dessa väljer Arbetsflöde i åtgärdsfönstret i en kategoribegäran.
15. Välj Tilldelning i det vänstra fönstret.
16. På fliken Tilldelningstyp anger du Tilldela användare till detta arbetsflödeselement som Användare.
17. På fliken Användare och i listan Tillgängliga användare väljer du en godkännare. Välj till exempel en användare på anskaffningsavdelningen.
18. Välj höger pilknapp (>) för att flytta godkännaren till listan Valda användare.
19. Stäng sidan Egenskaper.
20. Välj Spara och stäng.
21. Skriv anteckningar om arbetsflödet i fältet Versionsanteckningar.
22. Välj OK för att spara arbetsflödet.
23. Om du vill börja testa arbetsflödet väljer du Aktivera den nya versionen. Annars ska du välja Aktivera inte den nya versionen.
24. Välj OK för att slutföra konfigurationen av arbetsflödet.

Tips!

Om din myndighet inte kräver godkännande av kategoribegäranden bör du konfigurera arbetsflödet för automatiskt godkännande.

För mer information om hur du konfigurerar arbetsflöden, se Översikt över arbetsflödessystem.

Skapa och skicka en kategoriförfrågan

I det här avsnittet beskrivs hur leverantörer kan använda arbetsytan Leverantörsinformation för att skapa, redigera, visa och skicka kategoribegäranden.

Starta en ny begäran

Starta en ny kategoribegäran genom att följa dessa steg.

1. I arbetsytan Leveransinformation väljer du panelen Kategoribegäranden.

2. På sidan Kategoribegäranden väljer du Ny kategoriförfrågan i åtgärdsfönstret.

3. I dialogrutan Ny kategoribegäran letar du upp den kategori som du vill tillämpa genom att bläddra dig fram i trädet och/eller använda filtret högst upp i listan. Markera kryssrutan för respektive relevant kategori.

   Observera följande:

   • Kategorier som för närvarande är aktiva på ditt leverantörskonto visas som valda och går inte att ta bort.
   • Du kan begära flera anskaffningskategorier i en enskild kategoriförfrågan.

4. Skapa begäran om utkast genom att välja OK.

   Den nya utkastbegäran visas nu på sidan Kategoribegäranden.

5. Öppna den nya utkastförfrågan om du vill granska och redigera den efter behov.

   • Välj snabbfliken Begärda kategorier för att visa listan över de kategorier som för tillfället ingår i begäran.
   • Du visar aktiva kategorier genom att öppna faktaboxen Aktiva kategorier till höger på sidan.
   • Om du vill lägga till en kategori i begäran väljer du Lägg till i verktygsfältet på snabbfliken Begärda kategorier.
   • Om du vill ta bort en kategori från begäran väljer du kategorin på snabbfliken Begärda kategorier och sedan Ta bort i verktygsfältet.
   • Om du vill bifoga ett dokument till begäran väljer du Bilagor i åtgärdsfönstret. Bifogade dokument blir tillgängliga för godkännare när de granskar kategoriförfrågan.
   • Om du vill ta bort ett bifogat dokument från begäran väljer du Bilagor i åtgärdsfönstret. Välj det dokument du vill ta bort och sedan Ta bort i åtgärdsfönstret.

6. Om du är redo att skicka denna begäran väljer du Skicka i åtgärdsfönstret. I annat fall stänger du bara sidan och hoppar över återstående steg i den här proceduren. Du kan sedan återgå till denna begäran vid en senare tidpunkt.

7. Läs alla sändningsinstruktioner som visas och välj sedan Skicka.

8. I rutan Kommentar anger du eventuell ytterligare information som krävs. Välj sedan Skicka för att slutföra begäran.

Redigera ett utkast eller en återkallad begäran

Om du vill redigera en utkast- eller en återkallad kategoribegäran gör du på följande sätt:

1. I arbetsytan Leveransinformation väljer du panelen Kategoribegäranden.
2. Välj utkast eller återkallad begäran för att öppna det/den.
3. Redigera begäran efter behov och stäng den antingen sedan eller skicka den enligt beskrivningen i föregående procedur.

Skicka ett utkast eller en återkallad begäran

Om du vill skicka ett utkast eller en återkallad kategoribegäran gör du på följande sätt:

1. I arbetsytan Leveransinformation väljer du panelen Kategoribegäranden.

2. Välj det utkast eller den återkallade begäran som du vill skicka.

3. I åtgärdsfönstret väljer du Skicka.

4. Läs alla sändningsinstruktioner som visas och välj sedan Skicka.

5. I rutan Kommentar anger du eventuell ytterligare information som krävs. Välj sedan Skicka för att slutföra begäran.

   Statusvärdet för kategoriförfrågan ändras till något av följande värden:

   • Väntar på granskning – Begäran finns i arbetsflödet.
   • Väntar på godkännande – Godkännande krävs.

Återkalla en skickad begäran som ännu inte har godkänts

Om du vill återkalla en kategoribegäran som har skickats men ännu inte godkänts, följer du dessa steg.

1. I arbetsytan Leveransinformation väljer du panelen Kategoribegäranden.

2. Välj den pågående begäran som du vill återkalla.

3. Välj Återkalla i åtgärdsfönstret.

4. I rutan Ange en kommentar anger du eventuell ytterligare information som krävs. Välj sedan Skicka för att slutföra begäran.

   Statusen för kategoribegäran ändras till Avbröts. Begäran kvarstår i denna status tills du tar bort eller skickar den på nytt.

Ta bort ett utkast eller en återkallad begäran

Om du vill ta bort ett utkast eller en återkallad kategoribegäran gör du på följande sätt:

1. I arbetsytan Leveransinformation väljer du panelen Kategoribegäranden.
2. Välj det utkast eller den återkallade begäran som du vill ta bort.
3. Välj sedan Ta bort i åtgärdsfönstret.
4. Välj Ja för att bekräfta raderingen.

Visa slutförda begäranden

Om du vill visa slutförda begäranden öppnar du arbetsytan Leverantörsinformation och väljer panelen Kategoribegäranden. Kategoribegäranden som har slutförts får någon av följande statusar:

• Godkänd – Begäran godkändes. Om du vill visa nya kategorier som har lagts till går du tillbaka till arbetsytan Leverantörsinformation, öppnar listrutan Mer information i vänstra fönstret, och väljer sedan Kategorier.
• Avvisad – Begäran avvisades. Du kan skapa en ny kategoribegäran efter behov.

Granska kategoribegäranden

I det här avsnittet beskrivs hur du godkänner, avslår och delegerar kategoribegäranden som leverantörer har skickat, och hur du visar slutförda begäranden. Dessa arbetsflödesåtgärder gäller för hela kategoriförfrågan.

Visa kategoribegäranden

Visa en ny kategoribegäranden genom att följa dessa steg:

1. Gå till Anskaffning och inköp > Leverantörer > Begäranden om samarbete mellan leverantörer > Kategoribegäranden.

   Sidan Kategoribegäranden visas. På standardsidan visas kategoribegäranden som har statusvärdet Inväntar åtgärd.

2. Om du vill visa alla begäranden väljer du Alla i fältet Visa förfrågningar.

3. Öppna en begäran om du vill granska och redigera den efter behov.

   • Välj snabbfliken Begärda kategorier för att visa listan över de kategorier som för tillfället ingår i begäran.
   • Du visar aktiva kategorier genom att öppna faktaboxen Aktiva kategorier till höger på sidan.
   • Om dokument har skickats visar knappen Bilagor (gem) i åtgärdsfönstret antalet kopplade dokument. Om du vill visa bifogade dokument väljer du knappen Bilagor. Markera sedan dokumentet som du vill visa och välj Öppna om du vill visa det.
   • Om du vill bifoga ett dokument till begäran väljer du Bilagor i åtgärdsfönstret. Bifogade dokument blir tillgängliga för godkännare när de granskar kategoriförfrågan.
   • Om du vill ta bort ett bifogat dokument från begäran väljer du Bilagor i åtgärdsfönstret. Välj det dokument du vill ta bort och sedan Ta bort i åtgärdsfönstret.
   • Välj Arbetsflöde i åtgärdsfönstret för att visa arbetsflödeshistoriken. Välj Mer och sedan Arbetsflödeshistorik bland alternativen för arbetsflödeshistorik. Sidan Arbetsflödeshistorik visas.

Godkänn en väntande kategoriförfrågan

Om du vill godkänna en pågående kategoribegäran följer du dessa steg.

1. Gå till Anskaffning och inköp > Leverantörer > Begäranden om samarbete mellan leverantörer > Kategoribegäranden.

2. Välj den pågående begäran som ska godkännas.

3. Granska kategoribegäranden.

4. Valfritt: Välj en orsakskod på snabbfliken Allmänt > fältet Orsakskod. I fältet Orsakskommentar anger du sedan en kommentar angående orsakskoden.

5. Klicka på Arbetsflöde i åtgärdsfönstret.

6. Välj Godkänn bland arbetsflödesalternativen.

7. I fältet Kommentar anger du eventuell ytterligare information som krävs. Välj sedan Godkänn för att slutföra begäran.

   Statusvärdet för kategoriförfrågan ändras till Godkänd och anskaffningskategorierna läggs till på leverantörskontot.

Avvisa en väntande kategoriförfrågan

Om du vill avvisa en pågående kategoribegäran följer du dessa steg.

1. Gå till Anskaffning och inköp > Leverantörer > Begäranden om samarbete mellan leverantörer > Kategoribegäranden.

2. Välj den pågående begäran som ska avvisas.

3. Granska kategoribegäranden.

4. I åtgärdsfönstret väljer du Redigera.

5. I snabbfliken Allmänt väljer du en orsakskod i fältet Orsakskod. I fältet Orsakskommentar anger du sedan en kommentar angående orsakskoden.

6. Klicka på Spara i åtgärdsfönstret.

7. Klicka på Arbetsflöde i åtgärdsfönstret.

8. Välj Mer och sedan Avvisa bland alternativen för arbetsflöde.

9. I fältet Kommentar anger du eventuell ytterligare information som krävs. Välj sedan Avvisa för att slutföra begäran.

   Statusen för kategoribegäran ändras till Avvisades. Vid den här tidpunkten kan leverantören skapa en ny kategoribegäran efter behov.

Delegera en väntande kategoriförfrågan

Om du vill delegera en pågående kategoribegäran till en annan användare gör du så här:

1. Gå till Anskaffning och inköp > Leverantörer > Begäranden om samarbete mellan leverantörer > Kategoribegäranden.
2. Välj den pågående begäran som du vill godkänna.
3. Klicka på Arbetsflöde i åtgärdsfönstret.
4. Välj Mer och sedan Delegera i alternativen för arbetsflöde.
5. I fältet Användare väljer du den användare som du vill tilldela kategoribegäran till för granskning.
6. I fältet Kommentar anger du eventuell ytterligare information som krävs.
7. Välj Delegera för att slutföra delegeringen. Den valda användaren kan nu granska kategoriförfrågan.

Visa anskaffningskategorier för en leverantör

Följ dessa steg om du vill visa anskaffningskategorier för en leverantör efter det att en kategoribegäran har godkänts.

1. Gå till Anskaffning och källa > Leverantörer > Alla leverantörer.

2. På sidan Alla leverantörer väljer du den leverantör som du vill visa anskaffningskategorier för.

3. I åtgärdsfönstret öppnar du fliken Allmänt, och i gruppen Inställningar väljer du Kategorier.

   Sidan Kategorier visas. På snabbfliken Anskaffning visas anskaffningskategorier som har lagts till via kategoriförfrågan.

4. På snabbfliken Anskaffning kan du göra ändringar om det behövs. Du kan till exempel konfigurera fältet Status för leverantörskategori som Prioriterat.