Förstå postfördelning i tilldelningsregler
I Dynamics 365 Sales distribuerar eller tilldelar tilldelningsregler automatiskt nya och uppdaterade leads, affärsmöjligheter och insikter till ditt säljteam. Den automatiserade processen sparar tid och ansträngning och optimerar arbetsbelastningen i hela säljteamet.
Tilldelningsregler kan distribuera dessa poster på ett av två sätt: resursallokering eller belastningsutjämning.
- I distributionen av resursallokering är den primära faktorn när säljare senast tilldelades en post.
- Vid distribution av belastningsutjämning är det framför allt kapaciteten och hur många aktiva poster de arbetar med.
Beroende på definitionen kan en regel som prioriterar belastningsutjämning fortfarande använda resursallokeringsvillkor för att tilldela poster till säljare.
Det är viktigt att du förstår både skillnaderna mellan dem och hur andra villkor, som säljarens arbetsbelastning och scheman, påverkar hur poster tilldelas.
Segment och tilldelningsregler ingår i funktionen arbetstilldelning. Arbetstilldelningen är tillgänglig i försäljningsacceleratorn version 9.1.23074.10021 och distribueras i faser i olika regioner. Läs mer om tilldelningsmetod.
Distribution av resursallokering
Distribution av tilldelning av resursallokering en ny eller uppdaterad post ganska mellan de säljare som uppfyller regelns villkor. Posten ges till säljaren som har väntat längst på ett nytt lead, en affärsmöjlighet eller ny insikt, inklusive poster som tilldelats manuellt eller av ett tillägg.
Kommentar
Ordningen på säljartilldelningen med resursallokeringsalgoritmen lagras på organisationsnivå och inte på regelnivå.
Låt oss ta en titt på några olika scenarier för att förstå resursallokeringsdistribution.
Scenario1
Ett lead kommer in i systemet 13:33. Utifrån de urvalsvillkor som definieras i tilldelningsregeln kan tre säljare potentiellt arbeta med leadet:
| Säljare | Senast tilldelade entitet |
|---|---|
| Miriam | 02:02 |
| Sanjay | 31:31 |
| Susana | 17:17 |
Miriams sista tilldelning är tidigare än Sanjays och Susannes. Hon har väntat längst, så leadet har tilldelats henne och hennes sista tilldelningstid uppdateras.
Ett annat lead kommer in i systemet 13:50. Den här gången är det bara Miriam och Sanjay som har de attribut som krävs för att arbeta med det:
| Säljare | Senast tilldelade entitet |
|---|---|
| Miriam | 1:33 |
| Sanjay | 31:31 |
Men den här gången har Sanjay väntat längre än Miriam. Sanjay tar leadet.
Scenario 2:
Anta att du har tre säljare – Mamam, Sanjay och Susana. En regeluppsättning skapas för att tilldela poster till dem. Den ursprungliga ordningen är Mamam, Sanjay och Susana.
- Regel 1 tilldelar ett inkommande lead 1 till Miriam. Den nya ursprungliga ordningen blir Sanjay, Susana och Miriam.
- Regel 2 tilldelar nästa inkommande lead 2 till Sanjay. Ordningen är nu Susana, Miriam och Sanjay.
- Regel 3 tilldelar lead 3 till Susana. Den slutgiltiga ordningen blir Miriam, Sanjay och Susana.
- Nu kommer ett nytt lead in i programmet – Regel 1 tilldelar lead 4 till Miriam.
Du kanske har märkt att endast Regel 1 tilldelar posten till Miriam två gånger i följd. Detta beror på att ordningen för att tilldela poster lagras på organisationsnivå och inte på regelnivå.
Scenario 3:
Anta att du har två säljare – Miriam och Sanjay. En regel skapas för att tilldela poster till dem. Den ursprungliga ordningen är Miriam och Sanjay.
Om Lead 1 nu genereras av Miriam blir hon automatiskt dess ägare. När regeln körs tilldelas därför leadet till Sanjay eftersom Miriam redan är ägare och en del av distributionslistan. Den nya tilldelningsordningen ändras till Miriam och Sanjay.
Detta beror på att varje gång en säljare skapar en ny post inkluderas de automatiskt i distributionslistan. Detta påverkar tilldelningsordningen för framtida poster.
Distribution av belastningsutjämning
Tilldelning av belastningsutjämning hittas de säljare som uppfyller regelns villkor och som ger posten till den som kan ta sig tid att arbeta mer. Med den här metoden får alla säljare en rätt stor del arbete och minskar belastningen.
Låt oss ta ett exempel för att förstå belastningsutjämning distribution.
Ett lead kommer in i systemet. Utifrån de urvalsvillkor som definieras i tilldelningsregeln kan tre säljare potentiellt arbeta med leadet:
| Säljare | Tillgänglig kapacitet |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana kan hantera mer arbete just nu än Miriam eller Sanjay. Susana får ett lead och hennes kapacitet är nu 14.
I det här exemplet fortsätter vi med att anta att alla Miriam, Sanjay och Susana potentiellt kan arbeta med kommande leads.
Två nya leads kommer in i systemet. Susana har fortfarande den mest tillgängliga kapaciteten, så alla leads är tilldelade till henne. Deras tillgängliga kapacitet ser ut så här:
| Säljare | Tillgänglig kapacitet |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Ytterligare ett lead kommer in i systemet. Sanjay och Susana är lika tillgängliga. Susana fick nyligen ett lead, så den nya tilldelas Sanjay baserat på resursallokeringsvillkor. Nu ser deras tillgängliga kapacitet ut så här:
| Säljare | Tillgänglig kapacitet |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam stänger tre leads och ökar kapaciteten till 13. Ett nytt lead kommer in i systemet. Miriam har nu mest kapacitet, så den är tilldelad henne.
Andra distributionsvillkor
Tilldelningsregler prioriterar olika sätt beroende på om du väljer resursallokering eller belastningsutjämnad distribution. Men rättvisa är inte den enda faktorn när poster måste tilldelas. De kan också fundera på om säljare kan ta på sig mer arbete, det vill säga säljarens arbetsbelastning och arbetsschema.
Ta hänsyn till säljarens arbetsbelastning
I definitionerna för tilldelningsregeln kan du välja Tilldela posttyp baserat på säljarens kapacitet. Med det här alternativet distribueras endast poster till säljare som har kapacitet att arbeta med dem. Om ingen gör det lämnas posterna otilldelade.
Vi tar en titt på vårt säljteam igen, lite senare samma dag.
Ett nytt lead kommer in i systemet. Utifrån de urvalsvillkor som definieras i tilldelningsregeln kan fyra säljare potentiellt arbeta med det:
| Säljare | Sista tilldelning | Tillgänglig kapacitet |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 | 0 |
| Susana | 2:57 | 4 |
| David | 3:02 | 1 |
| Miriam | 2:35 | –2 |
Om distributionen av resursallokeringen är ensam får Miriam ett lead eftersom hon har väntat längre på en tilldelning än de andra. Men du sa till regeln att Tilldela leads baserat på säljarens kapacitet och Miriams tillgängliga kapacitet just nu är –2. Sanjay har väntat längst, men hans tillgängliga kapacitet är 0. Leadet går till Susana.
Om ingen säljare som uppfyllt villkoren hade en kapacitet som var större än noll skulle detta lead lämnas utan tilldelare.
Överväg säljarens arbetsschema
I definitionerna för tilldelningsregeln kan du välja Tilldela om en säljare är tillgänglig N timmar, där N är ett helt nummer från 1 till 120. Med det här alternativet distribueras poster endast till säljare vars arbetsschema visar att de är tillgängliga inom den tid du väljer. Om ingen gör det lämnas posterna otilldelade. Lär dig hur du anger säljares tillgänglighet.
Regeln betraktar säljare som matchar varandra först genom tilldelningsprioritet (belastningsutjämning eller resursallokering) och därefter efter vem som är tillgänglig från och med nu till den maximala tillåtna tiden.
Som visas i följande diagram är matchade säljare uppdelade i sex delar på 24 timmar styck baserat på deras arbetsscheman. Om inga säljare faller inom den första kategorin, har distribution av resursallokering företräde framför belastningsbalansering även om fördelning enligt belastningsbalansering är prioriterad. Regeln fortsätter att utvärdera kategorierna från början till nedersta. När den stöter på en icke-tom kategori tilldelar regeln leadet till säljarna på grundval av resursallokeringsvillkor.
Låt oss titta på ett exempel för att förstå hur säljares arbetsscheman påverkar tilldelningen av poster.
I dina tilldelningsregler prioriterar du distribution med resursallokering och anger en tidsgräns på 48 timmar.
En ny lead kommer in i systemet på en fredagskväll från ett undersökningsformulär på webbplatsen. Flera säljare uppfyller villkoren för en tilldelningsregel, men ingen av dem arbetar nu. Därefter tar regeln hänsyn till matchande säljare som är tillgängliga inom de närmaste 24 timmarna. Den dagen är lördag. Vanligtvis fungerar Sanjay, men kalendern säger att han är på semester. Det finns inga andra säljare tillgängliga, så regeln tittar på kommande 24 timmar. Ingen arbetar på söndagar heller. Regeln har uppnått gränsen på 48 timmar och leadet lämnas därför inte tilldelat. Om tiden hade varit 60 timmar hade leadet tilldelats den första säljaren som var tillgänglig på måndagsförmiddagen.
Exempel
Nu ska vi titta på ytterligare några exempel och se hur säljarens tillgänglighet och arbetsbelastning påverkar distribution av resursallokering och belastningsutjämning. Vi ska nu använda följand enotation för en säljares tillgänglighet vid tidpunkten för dirigering:
- 0D – För närvarande tillgänglig
- 1D – Tidigast tillgänglig inom 24 timmar
- 2D – Tidigast tillgängligt inom 24-48 timmar
- 3D – Tidigast tillgängligt inom 48-72 timmar
- 4D – Tidigast tillgängligt inom 72-96 timmar
- 5D – Tidigast tillgängligt inom 96-120 timmar
Exempel 1: Resursallokering överväger endast att säljaren är tillgänglig
Regeln matchade följande säljare:
| Säljare | Tillgänglighet | Senast tilldelade entitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 |
| Maya | 1D | 2:15 |
| Vivek | 0D | 3:02 |
| Maria | 2D | 3:10 |
| Sal | 0D | 2:29 |
Två säljare, Vivek och Sal, är tillgängliga först. Vivek fick ett lead mer nyligen än Sal, så regeln distribuerar detta lead till Sal.
Nästa leads som kommer in tilldelas Vivek, sedan till Sal och så vidare tills tillgängligheten för de säljare som matchar dem ändras. Säljarnas kapacitet tas inte i beaktande.
Exempel 2: Belastningsutjämning överväger endast att säljaren är tillgänglig
Regeln matchade följande säljare:
| Säljare | Tillgänglighet | Tillgänglig kapacitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Vivek och Sal är tillgängliga först. Den här gången har Vivek högre kapacitet, så regeln distribuerar leadet till honom.
Nästa leads som kommer in tilldelas Vivek tills hans kapacitet faller under Sals. Följande leads går till Sal tills hans kapacitet sjunker under Viveks, och så vidare, tills tillgängligheten för de matchade säljarna ändras. I detta tas säljarnas kapacitet inte i beaktande. Kapaciteten för Vivek och Sal kan minska under noll så länge de är tillgängliga före de andra.
Exempel 3: Belastningsutjämning överväger säljarens tillgänglighet och kapacitet
Regeln matchade följande säljare:
| Säljare | Tillgänglighet | Tillgänglig kapacitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Eftersom Tilldela leads baserat på säljkapacitet har valts i definitionen för tilldelningsregel ignoreras Vivek och Sal även om de är tillgängliga först. Då återstår Burt, Maya och Maria:
| Säljare | Tillgänglighet | Tillgänglig kapacitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt och Maya är tillgängliga före Maria, så Maria avvaktar med att göra något av följande:
| Säljare | Tillgänglighet | Tillgänglig kapacitet |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
Regeln är konfigurerad att prioritera belastningsutjämning. Distribution av belastningsutjämning fungerar emellertid endast med säljare som är tillgängliga när de dirigeras. Eftersom Burt och Maya inte är tillgängliga nu används resursallokeringsvillkor i stället för regeln.
När kapaciteten inte längre är en fråga tar regeln hänsyn till vem som har väntat längre på ett lead:
| Säljare | Senast tilldelade entitet |
|---|---|
| Burt | 2:37 |
| Maya | 2:15 |
Regeln tilldelar Maya leadet. Nästa leads som kommer in tilldelas Burt, sedan till Maya och så vidare tills tillgängligheten för de säljare som matchar dem ändras.