Faktureringsklassificeringar och faktureringskoder i offentlig sektor

Den här artikeln beskriver hur organisationer inom den offentliga sektorn kan använda faktureringsklassificeringar och faktureringskoder för att hantera fritextfakturor.

Faktureringsklassificeringar

Faktureringsklassificeringar används för att gruppera liknande fritextfakturor för bearbetning och visning. En kollektivtrafikmyndighet kan till exempel lease ut utrymme på varje kollektivtrafikstation till små kaféer och andra leverantörer. Genom att skapa en faktureringsklassificering för leasing kan byrån automatiskt tillämpa samma betalningsvillkor och använda samma sekvens av kravbrev för alla leasingavtal. Byrån kan också visa fakturor för alla leasingavtal tillsammans, även om leasingavtalen inte delar samma ekonomiska dimensioner. Faktureringsklassificeringar innehåller följande information:

• Klassificeringskod för fakturering (upp till 15 alfanumeriska tecken)
• Beskrivning (upp till 60 tecken)
• Betalningsvillkor
• Intresseanmälan
• Nummerserie för fakturanummer
• Nummerserie för kreditfakturor
• Nummerserie för kravbrev
• Faktureringskoder som kan tilldelas till fakturor som använder den här faktureringsklassificeringen

Du kan använda faktureringsklassificeringar för att kontrollera kvittningsprioriteten för fritextfakturor. Mer information finns i Betalningsprioritet i den offentliga sektorn. En faktureringsklassificering kan innehålla många faktureringskoder, men varje faktureringskod kan bara tilldelas till en faktureringsklassificering. När du Välj en faktureringsklassificering på en fritextfaktura är endast de faktureringskoder som anges i faktureringsklassificeringen tillgängliga för fakturan. Innan du ställer in faktureringsklassificeringar måste du kontrollera att du har ställt in betalningsvillkor, räntekoder, bokföringsprofiler, kravbrevsserier, nummerserier och faktureringskoder som du planerar att använda i faktureringsklassificeringarna.

Faktureringskoder

Faktureringskoder innehåller en uppsättning standardfaktureringsvärden och tariffer för angiven typ av tjänst eller tillägg. Värdena som du definierar för varje faktureringskod anges automatiskt i fritextfakturaraden när faktureringskoden har valts. En avfallshanteringsavdelning kan till exempel fakturera vissa kunder för nya behållare. De skulle ha faktureringskoden "Ny container" som innehåller faktureringsinformationen för dessa containrar. När avdelningen skapar en fritextfaktura och väljer faktureringskoden "Ny behållare" på en fakturarad anges standardvärdena från faktureringskoden automatiskt. Faktureringskoder innehåller följande information:

• Faktureringskod (upp till 10 alfanumeriska tecken)
• Beskrivning (upp till 60 tecken, detta skrivs ut på fakturan)
• Ikraftträdandedatum och utgångsdatum
• Momsinformation
• Intresseanmälan
• Redovisningsfördelning
• Prisinformation
• Projektinformation (om det är aktiverat på sidan Parametrar för kundreskontra)
• Anpassade fält

I allmänhet kan standardvärdena från faktureringskoden ändras på fritextfakturan. Du kan dock ange faktureringskoden för att tillåta eller förhindra ändringar i vissa fält. Mer information finns i Fritextfakturor i offentlig sektor. Faktureringskoder kan också associeras med bokföringsdefinitioner. När en faktureringskod används på en fakturarad används bokföringsdefinitionen som är associerad med faktureringskoden för att bokföra transaktionen i redovisningen. Mer information om bokföringsdefinitioner finns i Bokföringsdefinitioner i offentlig sektor.

Anpassade fält

Du kan skapa anpassade fält för faktureringskoder. Dessa fält används för att samla in data relaterade till specifika faktureringsavgifter. Till exempel kan djurkontrollavdelningen i en stad använda anpassade fält för att registrera typen av djur och datumet för den senaste rabiesvaccinationen. Eftersom du tilldelar anpassade fält till faktureringskoder bör du skapa dina anpassade fält innan du skapar faktureringskoder. Dit finns sex typer av anpassade fält. Du kan ange ett standardvärde för alla anpassade fält. Standardvärdena kan ändras på fritextfakturan.

• Valuta – Valutafält accepterar endast siffror med två decimaler. Du kan ange lägsta och högsta värden för fältet.
• Decimal – Decimalfält accepterar endast decimaltal med fyra decimaler. Du kan ange lägsta och högsta värden för fältet.
• Text– Textfält kan innehålla vilken typ av text som helst, och all inmatning som skrivs in i dem kommer att tolkas som text. Du kan ange en maximal fältlängd för fältet.
• Heltal – Heltalsfält accepterar endast heltal. Du kan ange lägsta och högsta värden för fältet.
• Boolesk – Booleska fält tillåter ja/nej-val.
• Datum – Datumfält accepterar endast datum. Datumet lagras som mm/dd/åååå.

Måste jag använda faktureringsklassificeringar?

Även om du inte behöver aktivera faktureringsklassificeringar rekommenderar vi starkt att du gör det. Många av funktionerna för den offentliga sektorn i appen Kundreskontra är endast tillgängliga när faktureringsklassificeringar har aktiverats. När du har aktiverat faktureringsklassificeringar är faktureringsklassificeringen dock ett obligatoriskt fält på fritextfakturor. Mer information om faktureringsklassificeringar och faktureringskoder för fritextfakturor finns i Fritextfakturor i offentlig sektor.

如何实现 aktivera faktureringsklassificeringar?

Aktivera faktureringsklassificeringar på sidan Parametrar för kundreskontra. I avsnittet Allmänt , på snabbfliken Försäljningsinställningar , VäljAnvänd faktureringsklassificeringar. Sidorna där du skapar faktureringsklassificeringar och faktureringskoder är tillgängliga innan du aktiverar faktureringsklassificeringar. Du bör konfigurera alla dina faktureringsklassificeringar och faktureringskoder innan du aktiverar dem. När du har aktiverat faktureringsklassificeringar måste varje fritextfaktura ha en faktureringsklassificering. Om du planerar att använda faktureringsklassificeringar för att fastställa kvittningsprioriteten för fritextfakturor måste du aktivera attributet Fakturering på sidan Betalningsprioritet när du har aktiverat faktureringsklassificeringar. Mer information finns i Betalningsprioritet i den offentliga sektorn.

Måste jag skapa nya faktureringskoder när faktureringspriserna ändras?

När faktureringskoder behöver uppdateras behöver du inte skapa nya faktureringskoder. I stället kan du skapa flera versioner av faktureringskoden, med giltighets- och utgångsdatum för varje version. På ikraftträdandedatumet börjar systemet använda den uppdaterade versionen automatiskt.

Kan jag tilldela samma faktureringskod till mer än en faktureringsklassificering?

Nej, men Dit är ett sätt att få de resultat du behöver ändå. Anta att din organisation använder en separat faktureringsklassificering för varje avdelning. Tre av institutionerna behöver en faktureringskod för licensavtal. Du kan inte tilldela en enda faktureringskod för "licensavtal" till tre faktureringsklassificeringar, men du kan skapa en uppsättning med tre identiska faktureringskoder och tilldela en till varje avdelning.