Importera elektroniska leverantörsfakturor

Artikel
12/11/2024

I den här artikeln beskrivs hur du konfigurerar och importerar leverantörers elektroniska fakturor i format som baseras på PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) Microsoft Dynamics 365 Finance.

Import från följande elektroniska fakturaformat stöds:

Standard PEPPOL-format ;
Tysklandsspecifikt XRechnung-format i UBL-syntaxen (Universal Business Language).

Krav

Innan du slutför uppgifterna i den här artikeln importerar du följande eller senaste versioner av konfigurationer för Elektronisk rapportering (ER) från databasen. Mer information finns i Importera konfigurationer för Elektronisk rapportering (ER) från Dataverse.

Fakturamodell version 280
Mappning av leverantörsfaktura till målversion 280.46
Import av leverantörsfaktura version 280.7

Konfigurera parametrar

Referera till importerade ER-formatkonfigurationer

Gå till Leverantörsreskontra>Inställningar>Parametrar för leverantörsreskontra.
På fliken Elektroniska dokument på snabbfliken Elektronisk rapportering i fältet Leverantörsfaktura välj det importerade formatet leverantörsfakturaimport.

Konfigurera källorna för att importera filer i batchläge

Konfigurera en SharePoint-mapp som en källplats för inkommande leverantörsfakturafiler.

Gå till Organisationsadministration>Dokumenthantering>Dokumenttyper.
Skapa en ny dokumenttyp eller välj en befintlig.
På snabbfliken Allmänt i fältet Plats, välj SharePoint.
I fältet SharePoint-adress väljer du mappen där importfilerna ska finnas.
Gå till Organisationsadministration>Elektronisk rapportering>Elektronisk rapporteringskälla.
Skapa en ny ER-resurs
I fältet Format väljer du formatkonfigurationen Leverantörsfakturaimport.
På snabbfliken Filkälla i fältet Namn tilldelar du ett källnamn.
Välj inställningar.
I dialogrutan Källinställningar, aktivera alternativet Sharepoint.
I fältet Dokumenttyp för indatakällor välj den dokumenttyp som du skapade tidigare.
Valfritt: Ställ in ytterligare tre dokumenttyper och använd dem för att definiera olika efterprocess platser:
- Dokumenttyp för importerade filer – Flytta de filer som har importerats.
- Dokumenttyp för filer med varningar– Flytta de filer som importerades med varningar .
- Dokumenttyp för misslyckade filer – Flytta de filer som misslyckades med fel.

Kommentar

Om ingen källa är definierad för import i batchläge, uppmanar systemet dig att definiera en individuell importfil innan importprocessen påbörjas.

Konfigurera leverantörsdata

Under importprocessen identifieras leverantörer med sitt momsregistreringsnummer. Följ dessa steg för att aktivera korrekt leverantörsidentifiering.

Gå till Leverantörsreskontra>Leverantörer>Alla leverantörer och välj en leverantör.
På Faktura och leverans snabbfliken, i momsregistreringsnummer fältet, ange ett giltigt momsregistreringsnummer för leverantören. Detta nummer används för att identifiera leverantören under importen genom att matcha det med värdet på elementet Invoice\cac:AccountingSupplierParty\cac:Party\cac:PartyTaxScheme\cbc:CompanyID i importera XML-fil.

Konfigurera produkter

Under importprocessen identifieras produkterna med deras externa beskrivningar. Dessa beskrivningar är vanligtvis leverantörsspecifika. Följ dessa steg för att aktivera korrekt produktidentifiering.

Gå till Produktinformationshantering>Produkter>Frisläppta produkter.
Välj en produkt och sedan i menyn Köpa i avsnittet Relaterad information, välj Extern artikelbeskrivning.
Skapa en ny extern beskrivning för den valda produkten.
I kolumnen Kontokod välj Tabell för att definiera en extern produktbeskrivning för en specifik leverantör.
Välj en leverantör i kolumnen Leverantörsrelation.
I kolumnen Externt artikelnummer, ange en extern produktkod. Denna kod används för att identifiera produkten under import, genom att matcha koden med värdet på elementet Invoice\cac:InvoiceLine\cac:Item\cac:SellersItemIdentification\cbc:ID i importera XML-fil.

Konfigurera måttenheter (valfritt)

Du kan konfigurera externa koder för måttenheter, om specifika enheter är uttryckligen definierade i de inkommande importfilerna.

Gå till Organisationsadministration>Inställningar>Enheter>Enheter.
Välj ett enhets-ID och välj sedan Externa koder.
På sidan Externa koder, i avsnittet Översikt, i fältet Koden, ange en kod som motsvarar det valda enhets-ID.
I avsnittet Värde , i fältet Värde, anger du den externa enhetskoden som förväntas i importfiler.

Importera leverantörers elektroniska fakturor

Följ dessa steg för att köra importen av leverantörens elektroniska fakturor.

Gå till Leverantörsreskontra>Periodiska uppgifter>Importera leverantörsfakturor.
På sidan Elektroniska rapportparametrar på Filkällan snabbfliken i Källinställningar fältet, välj källplatsen för batchlägesimport. Om ingen källa är definierad för batchimport, uppmanar systemet dig att välja en enskild fil för import.

Notering

Lämna fältet Beskrivning tomt.

Skärmdump som visar en tom beskrivning före importen.

Välj OK för att omedelbart starta importprocessen eller för att schemalägga importen så att den körs i bakgrunden.

Importera processbeskrivning

Följande är en översikt över stegen i importprocessen.

Säljare identifieras genom att använda det momsregistreringsnummer som definieras i leverantörsposten. Om ingen leverantör matchar informationen som genomsöks misslyckas importprocessen och ett relaterat felmeddelande visas.
Produkter som används på fakturarader identifieras med hjälp av ett externt artikelnummer, som kan vara leverantörsspecifikt. Om ingen produkt matchar den externa beskrivningen misslyckas importprocessen och ett relaterat felmeddelande visas.
Om måttenheter används på fakturarader identifieras de med hjälp av externa koder. Om ingen enhet som har ett matchande externt kodvärde hittas i systemet misslyckas importprocessen och ett relaterat felmeddelande visas.
Om en inkommande importfil innehåller information om inköpsorder och deras rader i elementen Invoice\cac:OrderReference\cbc:ID och Invoice\cac:InvoiceLine\cac:OrderLineReference\cbc:LineID elements, används siffrorna för att matcha fakturor med inköpsorder och rader som läggs in i systemet.
Om inga order- eller radreferenser är definierade i en inkommande fil, försöker systemet automatiskt matcha inkommande leverantörsfakturor med befintliga inköpsorder för bekräftad. Produkternas inköpspriser används för matchning.
Om ingen inköpsorder hittas avger systemet en varning men fortsätter importen. Den överväger nu produkterna på fakturaradartiklar Ej i lager. Därför förväntar sig systemet att dessa produkter tillhör en produktmodellgrupp där kryssrutan Produkt i lager är avmarkerad på sida Lagerpolicy.
Om ingen relaterad produkt för Ej i lager finns, försöker systemet importera fakturarader genom att referera till en standardpost. Standardartikeln måste konfigureras i systemet som en frigiven produkt där koden definieras exakt som DEFAULT_ITEM och produkten måste tillhöra en produktmodellgrupp där kryssrutan Produkt i lager är avmarkerad på sidan Lagerpolicy. Uppgifterna om beskrivningar av inkommande fakturarader importeras till fältet Text i avsnittet Radinformation för den relaterade raden . Om inget standardobjekt är konfigurerat i systemet misslyckas importprocessen och ett relaterat felmeddelande visas.
Skatter beräknas i systemet, baserat på importerade data och skatteinställningar. Skatter importeras inte som fasta belopp från den inkommande XML-filen. Resultatet av beräkningen kan justeras manuellt efter behov.
Filbilagor stöds under importen. Alla bifogade filer som anges i elementet Invoice\cac:AdditionalDocumentReference i importfiler ska ha filnamnstillägg. Om en bifogad fil inte har något tillägg, väcker systemet en varning och bilagan hoppas över under importen.

Framgångsrika importerade leverantörers elektroniska fakturor visas i systemet som väntande fakturor. För att granska importerade fakturor, gå till Leverantörsreskontra>Fakturor>Väntande leverantörsfakturor.