Arbetsyta för automatisering av leverantörsfaktura
Viktigt
Delar av eller hela funktionaliteten som beskrivs i den här artikeln är tillgänglig som en del av en förhandsversion. Funktionen och dess innehåll kan ändras. Mer information om förhandsversioner finns i Tillgänglighet för tjänstuppdateringar.
I den här artikeln beskrivs hur du ställer in en arbetsyta som är relaterad till leverantörsfakturor och som visar den information som är tillgänglig via Microsoft Power BI. Informationen om leverantörsfakturor på den här arbetsytan filtreras för specifika användare och visas i ett grafiskt format.
Översikt
Arbetsytan Automatisera leverantörsfaktura visar information kopplad till behandling av leverantörsfaktura. Den innehåller vyn Mitt arbete och sidan Analyser – alla företag. Vyn Mitt arbete visar sammanfattningsrutor, rutnät för leverantörstransaktioner och relaterad leverantörsinformation. Sidan Analyser – alla företag använder funktionerna i Power BI för att visa visualiseringar relaterade till leverantörsfakturor.
Ställ in arbetsytan för att visa Power BI-innehåll
Du måste slutföra den här inställningen innan data kan visas i Power BI-visualiseringar på arbetsytan Automatisera leverantörsfaktura.
- I arbetsytan funktionshantering filtrerar du listan för att hitta funktionen automatisering av leverantörsfakturor.
- Välj Aktivera nu.
- Om du vill försäkra dig om att fakturor kan bearbetas från början till slut utan att behöva handläggas, ställer du in ett arbetsflöde för leverantörsfakturor För att ställa in ett arbetsflöden, gå till Leverantörsreskontra > Inställningar > Arbetsflöden för leverantörsreskontra.
- Gå till Leverantörsreskontra > Inställningar > Parametrar för leverantörsreskontra och välj fliken Automation av leverantörsfaktura. För mer information, se Konfigurera alternativ för automatisering av leverantörsfakturor.
- Ange alternativet Skicka importerade fakturor automatiskt till arbetsflödet till Ja.
- Om produktinleveranser automatiskt ska matchas ställer du in alternativet Matcha produktkvitton automatiskt till fakturarader till Ja.
- Granska de återstående, valfria inställningarna och konfigurera dem enligt organisationens krav.
- Gå till Systemadministration > Inställningar > Systemparametrar och ställ in Systemvaluta och Systemets valutakurs.
- Gå till Redovisning > Inställningar > Redovisning och ange fälten redovisningsvaluta och valutakurstyp.
- Gå till Redovisning > Valutor > Valutakurser, och ange valutakurserna mellan transaktionsvalutan och redovisningsvalutan och mellan redovisningsvalutan och systemvalutan.
- Gå till Systemadministration > Inställningar > Enhetslagring och sök efter Åtgärd för automatisering av leverantörsfaktura. Välj uppdatera.
Om du vill visa den information som visas på arbetsytan måste du ha säkerhetsrollen Leverantörsreskontrachef eller Leverantörsreskontraansvarig.
Vyn Mitt arbete
Företagsval
När funktionen Automatisera leverantörsfakturor är aktiverad visas fältet Företag högst upp på arbetsytan. Valet i fältet Företag påverkar all information som visas på arbetsytan. Som standard visar vyn information för det företag som du har loggat in på. Genom att välja ett annat företag i fältet företag kan du visa information för det företaget på arbetsytan. Du kan sedan välja en panel på arbetsytan för att gå till den relaterade sidan i det valda företaget.
Sammanfattningsrutor
Panelerna i avsnittet Sammanfattning av väntande fakturor i vyn Mitt arbete ger en översikt över statusen för leverantörsfakturorna. Du kan visa journaler som ännu inte har bokförts och fakturor som är spärrade. Det finns dessutom fyra paneler som är kopplade till funktionen automatisering av leverantörsfaktura:
- Manuell kvittomatchning krävs
- Matchningsvalideringen lyckades inte
- Fakturor som inte skickats till arbetsflödet
- Fakturor som inte importerats
(De fyra panelerna kräver att funktionen för automatisering av leverantörsfakturor aktiveras i funktionshantering.)
Om du vill använda panelen Återställ leverantörsfakturor måste funktionen vara aktiverad i leverantörsparametrar. Gå till leverantörsreskontra > parametrar för leverantörsreskontra och ställ sedan in fliken faktura ange alternativet tillåt återställning av leverantörsfaktura till Ja.
När funktionen är aktiverad visas också tre paneler som grupperats på arbetsytan i ett avsnitt med namnet journaler. Panelerna heter Journaler, Journaler – tilldelade till mig och Fakturapool.
Informationen i avsnittet Sammanfattning av väntande fakturor för företaget som anges som standardföretag för inloggningen.
Skapa nya registreringar
Om du vill skapa en ny fakturapost väljer du ny och väljer sedan en av följande posttyper i listan:
- Leverantörsfaktura
- Fakturajournal
- Global fakturajournal
- Fakturaregister
- Godkännande av faktura
Observera att den post du skapar baseras på företagsfiltret, inte det företag som du är inloggad på. Du är t.ex. inloggad på UMSF företaget, men företagsfiltret är inställt på GBSI. I detta fall när du väljer Ny och sedan väljer en posttyp i listan, skapas posten i GBSI-företaget.
Dokument utan fakturerade rutnät
Avsnittet dokument som inte är fakturerade innehåller rutnät som visar dokument som väntar på leverantörsfakturor.
I rutnätet öppna inköpsorder visas alla inköpsorder som ännu inte har fakturerats helt. Du kan använda knappen fakturera nu om du vill skapa en leverantörsfaktura för en inköpsorder. Du kan använda knappen Förskottsfaktura nu om du vill skapa en förskottsfaktura för en inköpsorder.
I rutnätet Produktinleveranser visas alla produktinleveranser för inköp som ännu inte har fakturerats helt. Du kan använda knappen fakturera nu om du vill skapa en leverantörsfaktura för en inköpsorder.
Rutnätet väntande leverantörsfakturor visar alla leverantörsfakturor som inte har skickats till arbetsflödessystemet. Du kan använda fältet Sök fältet och/eller företagsfiltret för att söka efter en viss leverantörsfaktura. Du kan använda knappen Redigera om du vill redigera en transaktion som visas i rutnätet.
I rutnätet Söka efter inköpsorder kan du använda fältet Sök för att söka efter en viss inköpsorder.
Relaterad information
Du kan visa information om bokförda fakturor genom att använda länkarna på höger sida av arbetsytan. Dessa länkar inkluderar Öppna leverantörsfakturor, Fakturajournal och Fakturahistorik och matchningsuppgifter. I avsnittet leverantörer kan du komma åt en filtrerad lista som visar alla leverantörer som är i vänteläge, eller så kan du använda Alla leverantörer. Alla inköpsorder och öppna förskottsbetalningslänkar är också tillgängliga.
Sidan analyser – alla företag
När alternativet Skicka importerade fakturor automatiskt till arbetsflödet anges till Ja på sidan Parametrar för leverantörsreskontra kan du visa automatiseringsanalys. Sidan Analys – alla företag innehåller viktiga mått, t.ex. leverantörsfakturor som har godkänts av godkännaren och av företaget. Denna sida innehåller fem rapportsidor. En sida ger en översikt och de andra sidorna ger information om statistik över automatisering av leverantörsreskontra.
Följande tabell visar de visulaiseringar som är tillgängliga på varje rappportsida.
| Rapportsida | Visualiseringar |
|---|---|
| Översikt över leverantörsfakturor |
|
| Automationsstatus |
|
| Fakturor som inte kunde importeras |
|
| Orsaker till automatiseringsfel |
|
| Arbetsflödesstatus |
|