Ställ in alternativ för automatisering av leverantörsfakturor

I den här artikeln beskrivs de alternativ som är tillgängliga när du ställer in och konfigurerar automatisering av leverantörsfakturor. I funktionerna för fakturaautomatisering används följande typer av installationsparametrar:

• Parametrar för automatisk tillämpande av förskottsbetalningar på importerade fakturor.

• Parameter för att skicka importerade leverantörsfakturor till arbetsflödessystemet och matcha bokförda inleveransrader till pågående leverantörs fakturarader

• Parametrar för bearbetning av bakgrundsaktiviteter för automatisering:

  • Skicka importerade leverantörsfakturor till arbetsflödessystemet.
  • Automatisk matchning av bokförda produktinleveransrader med väntande leverantörsfakturarader.
  • Validera fakturamatchning för manuella fakturor som matchats automatiskt mot produktinleveransrader. Olika affärsprocesser använder det här ramverket för att definiera hur ofta den valda processen körs. De tillgängliga frekvenserna för matcha produktinleverans till fakturarader och bakgrundsprocesser skicka in leverantörsfakturor till arbetsflödet omfattar timmar och dagar.

Om du vill ställa in eller visa information om en uppgift i bakgrunden går du till Systemadministration>Automatisering> av installationsprocessenoch Välj fliken Bakgrund uppgift .

Om du vill ha en nedrullad automatisering från importprocessen genom bokföringen av leverantörsfakturan måste du skapa ett arbetsflöde för leverantörsfakturan. Om du vill ställa in ett arbetsflöde går du till Inställningar för leverantörsreskontra>>Arbetsflöden för leverantörsreskontra. Om du vill vara säker på att fakturan kan bearbetas från början till slut utan manuell ingrepp, måste du inkludera en automatisk bokföringsuppgift i arbetsflödeskonfigurationen.

Parametrar för automatisk tillämpande av förskottsbetalningar på importerade fakturor

• Använd förskottsbetalning automatiskt för importerade fakturor – När det här alternativet är inställt på Ja söker systemet automatiskt efter befintliga förskottsbetalningar för en motsvarande inköpsorder när leverantörsfakturor importeras. Om det finns förskottsbetalningar som kan användas läggs en extra rad till för att tillämpa förskottsbetalningarna på de leverantörsfakturor som importeras.
• Blockera automatiseringsprocessen för uppföljning i händelse av att förskottsbetalningsansökan misslyckas – När det här alternativet är inställt på Ja blockeras fakturor om en förskottsbetalning inte kan tillämpas. Precis som andra automatiserade processer, som kvittomatchningsprocessen och överföringen till en arbetsflödesprocess, hämtar fakturaautomatiseringsprocessen inte spärrade fakturor förrän förskottsbetalningen tillämpas manuellt.

Parametrar för att skicka importerade leverantörsfakturor till arbetsflödessystemet

Specifika parametrar används för att skicka importerade leverantörsfakturor till arbetsflödessystemet. Dessutom används vissa parametrar för att matcha bokförda produktinleveranser mot pågående leverantörsfakturarader. På fliken Automation av leverantörsfaktura på sidan Parametrar för leverantörsreskontra, är de parametrar som du måste ställa in uppdelade mellan följande avsnitt:

• Arbetsflöde över leverantörsfakturor
• Matcha produktinleveranser automatiskt

Följande parametrar är tillgängliga:

• Skicka importerade fakturor automatiskt till arbetsflödet:

  • Om du ställer in det här alternativet på Ja skickas fakturor automatiskt till arbetsflödessystemet om de har slutfört jobbet Matcha produktinleveranser mot fakturarader och om alternativet Ingår i automatiserad bearbetning har valts. Genom att ställa in detta alternativ på Ja aktiverar du en beröringslös process från importresultaten genom bokföring. Du kan ställa in det här alternativet på Ja endast om ett aktivt arbetsflöde för en leverantörsfaktura har ställts in för din juridiska person. Om du vill ställa in ett arbetsflöde går du till Inställningar för leverantörsreskontra>>Arbetsflöde för leverantörsreskontra.
  • Om du ställer in det här alternativet på Nej måste fakturor skickas manuellt till arbetsflödessystemet.

• Kontrollera status för matchning av produktinleverans innan arbetsflödet skickas:

  • Om du ställer in det här alternativet på Ja kan den importerade fakturan inte skickas automatiskt till arbetsflödessystemet förrän den matchade produktinleveranskvantiteten är lika med fakturakvantiteten.
  • Om du ställer in det här alternativet på Nej skickas fakturan till arbetsflödessystemet efter att antalet försök har uppnåtts, även om produktinleveranskvantiteten inte är lika med fakturakvantiteten.

  Alternativet Kontrollera matchning av produktinleveransstatus innan arbetsflödet skickas är bara tillgängligt om alternativet Aktivera validering av fakturamatchning har valts. När det här alternativet är markerat ställs alternativet Matcha produktinleveranser automatiskt mot fakturarader automatiskt in på Ja.

• Matcha produktinleveranser automatiskt mot fakturarader – Om du ställer in det här alternativet på Ja kan bakgrundsbearbetning användas för att automatiskt matcha bokförda produktinleveranser med fakturarader som en trevägsmatchningspolicy har definierats för. Processen körs antingen tills den matchade produktinleveranskvantiteten är lika med fakturakvantiteten eller tills värdet i fältet Antal gånger för automatisk matchning har uppnåtts. Processen kan köras tills fakturan skickas till arbetsflödessystemet.

  Alternativet Matcha produktinleveranser automatiskt mot fakturarader är bara tillgängligt om alternativet Aktivera validering av fakturamatchning har valts. Om du ställer in matcha produktinleveranser mot fakturarader innan alternativet för automatisk matchning till Ja, kan det här alternativet inte ställas in på Nej. Om du ställer in det här alternativet på Nej måste du först ange alternativet matcha produktinleveranser mot fakturarader innan alternativet för automatisk matchning till Nej.

• Antal gånger som automatisk matchning ska göras – Välj det antal gånger som systemet försöker matcha produktinleveranser med en fakturarad innan processen misslyckas. När det angivna antalet försök har nåtts tas fakturan bort från automatiseringsbearbetningen.

Inkludera fakturor i automatiseringsprocessen för leverantörsfakturor

När alternativet Skicka importerade fakturor automatiskt till arbetsflödet eller Matcha produktinleveranser automatiskt mot fakturarader är aktiverat (d.v.s. inställt på Ja) visas alternativet Inkludera i automatiserad bearbetning i fakturahuvudet.

• När en faktura importeras från en extern källa aktiveras alternativet Inkludera i automatiserad bearbetning automatiskt. Detta säkerställer att leverantörsfakturor införlivas i automatiseringsprocessen för leverantörsfakturor och att fakturorna inte kan redigeras.
• För manuellt skapade fakturor är alternativet Inkludera i automatiserad bearbetning inaktiverat som standard. Om alternativet Matcha produktinleveranser automatiskt med fakturarader är aktiverat anges fältet Automatisk inleveransmatchningsstatus från början till Ej tillämpligt. Användare kan manuellt aktivera det här alternativet för att inkludera en faktura i automatiseringsprocessen för leverantörsfakturor efter att fakturaregistreringen har slutförts. Värdet i fältet Automatisk inleveransmatchningsstatus ändras sedan till Har ännu inte körts. Funktionen Inkludera manuellt skapade fakturor i fakturaautomatiseringen styr den här funktionen.

Exkludera fakturor från automatiseringsprocessen för leverantörsfakturor

En leverantörsfaktura som ingår i automatiseringsprocessen för leverantörsfakturor kan undantas från automatisering.

• Användaren kan exkludera fakturan manuellt genom att inaktivera alternativet Inkludera i automatiserad bearbetning .

• Om alternativet Matcha produktinleveranser automatiskt med fakturarader är aktiverat utesluts fakturan från automatisering under följande förhållanden:

  1. Alternativet Skicka importerade fakturor automatiskt till arbetsflödet är inaktiverat och fältet Automatisk kvittomatchningsstatus är inställt på Slutförd, Misslyckad eller Inte tillämpligt.
  2. Alternativet Skicka importerade fakturor automatiskt till arbetsflödet är aktiverat.
  3. Fakturan godkänns inte när den har skickats till arbetsflödessystemet.